Démarrer et terminer une réunion sur Surface Hub

Le Surface Hub est un appareil de collaboration conçu pour être utilisé dans des espaces de réunion par différents groupes d’utilisateurs. Cette page explique comment démarrer et terminer une réunion, ainsi que comment enregistrer ou partager votre travail pendant la collaboration.

Rencontrer d’autres personnes sur Surface Hub 2S

Organiser une réunion ponctuelle

Si aucune réunion planifiée n’est répertoriée sur l’écran d’accueil, le Surface Hub est libre d’utiliser : connectez-vous et commencez à travailler.

La façon dont vous vous rencontrez dépend de vous : vous pouvez ouvrir Microsoft Whiteboard et commencer à dessiner vos idées, ouvrir vos fichiers récents pour les afficher sur grand écran, obtenir des commentaires en temps réel de votre équipe et démarrer un appel avec Teams ou Skype. Faites preuve de créativité et de travail, mais fonctionne le mieux pour ce moment - c’est à vous de choisir.

Planifier une réunion

Il est facile de planifier une réunion sur un Surface Hub : l’inviter à la réunion comme vous le feriez pour une personne. Incluez le Surface Hub dans la liste des invitations de votre réunion : vous serez en mesure de voir sa disponibilité comme vous pouvez le faire pour les autres personnes que vous invitez.

Si vous avez besoin de connaître le nom du Surface Hub souhaité, sélectionnez Appeler sur l’écran d’accueil, puis recherchez l’adresse e-mail du Surface Hub répertoriée sous Organisateur. C’est l’adresse e-mail que vous devez inviter à votre réunion.

Commencer une réunion planifiée

Si vous avez planifié une réunion sur une Surface Hub, votre nom doit s’afficher sur l’écran d’accueil, ainsi que l’heure de la réunion. Pour commencer votre réunion, sélectionnez Participer, et vous entrerez immédiatement dans la réunion. Si votre réunion inclut Teams ou Skype, l’appel commence également.

Ajouter une personne à un appel sur Surface Hub

Ajouter une personne à un appel à l’aide de Teams :

1. Sélectionnez Afficher les participants.
2. Entrez le nom ou l’adresse e-mail de la personne que vous souhaitez ajouter dans la zone qui indique Inviter une personne.
3. Vous pouvez également composer le numéro de téléphone de la personne que vous souhaitez ajouter.

Ajouter une personne à un appel sur un Surface Hub à l’aide de Skype :

1. Sélectionnez Personnes en bas du volet Skype, puis Ajouter.
2. Entrez le nom ou l’adresse e-mail de la personne que vous souhaitez ajouter ou composer son numéro.

Partager l’écran du Surface Hub pendant un appel

Partagez l’écran à l’aide de Teams :

1. Sélectionnez Partager. Vous verrez un contour jaune autour du contenu que vous présentez à l’écran.
2. Pour arrêter le partage sans raccrocher, sélectionnez Arrêter le partage.

Partagez l’écran à l’aide de Skype :

1. Sélectionnez Écran de présentation.
2. Pour arrêter la présentation sans raccrocher, sélectionnez Arrêter la présentation.

Terminer une réunion Surface Hub avec Fin de session

À l’issue d’une réunion, les utilisateurs peuvent appuyer sur Terminer la session pour nettoyer les données sensibles et préparer l’appareil pour la prochaine réunion. Le Surface Hub nettoie ou réinitialise les états suivants :

• Applications
• Système d’exploitation
• Interface utilisateur

Cette section explique ce que la fin de session réinitialise pour chacun de ces états.

Applications

Quand vous démarrez des applications sur le Surface Hub, elles sont stockées en mémoire tandis que les données sont stockées au niveau de l’application. Les données sont disponibles pour tous les utilisateurs pendant cette session (ou réunion) jusqu’à ce que les données soient supprimées ou remplacées. Quand Terminer la session est sélectionné, l’état des applications du Surface Hub est effacé en fermant les applications, en supprimant l’historique du navigateur, en réinitialisant les applications et en supprimant les journaux Skype.

Fermer les applications

Le Surface Hub ferme toutes les fenêtres visibles, notamment les applications Win32 et les applications de plateforme Windows universelle. L’étape de fermeture des applications utilise la vue multitâche pour interroger les fenêtres visibles. Les fenêtres Win32 qui ne sont pas fermées dans un certain laps de temps le sont à l’aide de TerminateProcess.

Supprimer l’historique de navigateur

Le Surface Hub utilise Supprimer l’historique du navigateur dans Edge pour effacer l’historique Edge et les données mises en cache. Cela est similaire à la façon dont un utilisateur peut effacer manuellement l’historique de son navigateur, mais La fin de la session garantit également que les états de l’application sont effacés et que les données sont supprimées avant le début de la session ou de la réunion suivante.

Réinitialiser les applications

La fin de session réinitialise l’état de chaque application installée sur le Surface Hub. La réinitialisation d’une application permet d’effacer toutes les tâches en arrière-plan, les données d’application, les notifications et les boîtes de dialogue de consentement de l’utilisateur. L’état de première utilisation des applications est rétabli pour les utilisateurs suivants du Surface Hub.

Supprimer les journaux Skype

Skype ne stocke pas les informations d’identification personnelle sur le Surface Hub. Ces informations sont stockées dans le service Skype pour répondre aux conseils de Skype Entreprise. Les informations de journalisation de Skype locales sont les seules données supprimées lorsque Terminer la session est sélectionné. Cela inclut les journaux UCCP (Unified Communications Client Platform) et les journaux multimédias.

Système d’exploitation

Le système d’exploitation héberge une variété d’informations sur l’état des sessions qui doivent être effacées après chaque réunion Surface Hub.

Système de fichiers

Les participants aux réunions ont accès à un ensemble limité de répertoires sur le Surface Hub. Quand Terminer la session est sélectionné, le Surface Hub efface ces répertoires :

• Musique
• Vidéos
• Documents
• Images
• Téléchargements

Le Surface Hub efface également les répertoires ci-dessous, étant donné que de nombreuses applications écrivent souvent dans ceux-ci :

• Bureau
• Favoris
• Récents
• Documents publics
• Musique publique
• Vidéos publiques
• Téléchargements publics

Informations d’identification

Les informations d’identification utilisateur stockées dans TokenBroker, PasswordVault ou Gestionnaire d’informations d’identification sont désactivées lorsque vous appuyez sur Terminer la session.

Interface utilisateur

Les valeurs par défaut des paramètres de l’interface utilisateur sont rétablies lorsque Terminer la session est sélectionné.

Éléments de l’interface utilisateur

• Rétablir l’état par défaut des actions rapides
• Effacer les notifications toast
• Réinitialiser les niveaux de volume
• Réinitialiser la largeur de barre latérale
• Rétablir la disposition en mode tablette
• Déconnecter l’utilisateur des réunions et des fichiers Microsoft 365

Accessibilité

Les paramètres par défaut des fonctionnalités et des applications d’accessibilité sont rétablis lorsque Terminer la session est sélectionné.

• Touches filtres
• Contraste élevé
• Touches rémanentes
• Touches bascules
• Touches de souris
• Loupe
• Narrateur

Presse-papiers

Le Presse-papiers est vidé pour supprimer les données qui y ont été copiées durant la session.

Forum aux questions

Que se passe-t-il si j’oublie d’appuyer sur Terminer la session à la fin d’une réunion, et que le Surface Hub est utilisé par quelqu’un d’autre ultérieurement ?

• Le Surface Hub nettoie uniquement le contenu de la réunion lorsque les utilisateurs appuient sur Terminer la session. Si vous quittez la réunion sans appuyer sur Terminer la session, l’appareil affiche de nouveau l’écran d’accueil après un certain temps. À partir de l’écran d’accueil, les utilisateurs peuvent reprendre la session précédente ou en démarrer une nouvelle. Vous pouvez également désactiver la possibilité de reprendre une session si Terminer la session n’est pas sélectionné.

Les documents sont-ils récupérables ?

• La suppression des fichiers sur le disque dur lorsque le bouton Terminer la session est sélectionné équivaut simplement à toute autre suppression de fichier sur un disque dur. Des logiciels tiers sont peut-être en mesure de récupérer les données du disque dur, mais la récupération des fichiers n’est pas une fonctionnalité prise en charge sur le Surface Hub. Pour empêcher toute perte de données, veillez à toujours enregistrer celles dont vous avez besoin avant de quitter une réunion.

Les actions de nettoyage effectuées à partir du bouton Terminer la session sont-elles conformes à la norme de nettoyage et de vidage du département américain de la Défense : DoD 5220.22-M ?

• Non. Actuellement, les actions de nettoyage effectuées à partir de Terminer la session ne sont pas conformes à cette norme.

Enregistrer ou partager votre travail sur Surface Hub

Pour enregistrer votre travail, le plus simple consiste à se connecter à Surface Hub. De cette façon, vous serez également connecté automatiquement à Microsoft 365 et votre travail s’enregistrera automatiquement sur OneDrive ou SharePoint, ce que vous avez déjà configuré avec l’abonnement Microsoft 365 de votre organization.

L’enregistrement automatique signifie que vous n’êtes pas obligé de vous inquiéter de perdre votre travail après une collaboration sur Surface Hub. Toutes vos notes, les révisions, modifications et ajouts restent synchronisés dans votre fichier.