Mode natif Viva Engage : guide pas à pas

Les organisations qui souhaitent tirer parti des nouvelles fonctionnalités de conformité de Viva Engage doivent s’assurer que leur réseau est aligné sur le mode natif. Le mode natif offre également d’autres avantages, tels que la possibilité de :

• Organiser un événement en direct dans chaque communauté Viva Engage
• Simplifier l’administration des fichiers via SharePoint
• Appliquer des stratégies de gestion de groupe Microsoft 365

Tout réseau créé après le 16 janvier 2020 est déjà en mode natif et peut utiliser ces fonctionnalités immédiatement. Vous pouvez utiliser l’outil d’alignement en mode natif pour vous assurer que le réseau est soutenu par Microsoft 365 avant d’accéder à ces nouvelles fonctionnalités.

Les étapes suivantes vous indiquent comment passer en mode natif. Pour plus d’informations sur la signification du mode natif pour votre réseau Viva Engage, consultez Vue d’ensemble du mode natif.

1. Étapes initiales pour accéder à l’outil d’alignement en mode natif

Pour aligner votre réseau sur le mode natif, vérifiez qu’un seul réseau Viva Engage Network est associé à votre locataire Microsoft. Si vous avez plusieurs réseaux Viva Engage sur votre locataire Microsoft, vous devez d’abord effectuer les étapes décrites dans Consolider plusieurs réseaux Viva Engage.

Ensuite, assurez-vous que le réseau applique l’identité Microsoft 365. Pour plus d’informations, consultez Appliquer l’identité Microsoft 365.

2. Accéder à l’outil d’alignement en mode natif

Vous devez être un administrateur Engage pour utiliser l’outil d’alignement en mode natif. Si ces privilèges sont accordés à votre compte de manière temporaire, l’affichage de vos privilèges d’administrateur dans Viva Engage peut prendre quelques heures. Une fois accordés, les privilèges temporaires sont nécessaires uniquement pour lancer le processus d’alignement . ils n’ont pas besoin d’être conservés pendant toute la durée de l’exécution de l’outil. En outre, Privileged Identity Management (PIM) n’a aucun effet sur le processus d’alignement.

Pour accéder à l’outil d’alignement en mode natif une fois que Viva Engage a reconnu vos fonctionnalités d’administration : Connectez-vous à Viva Engage, accédez à la section Administrateur réseau, puis sélectionnez l’élément de menu Mode natif pour Microsoft 365 .

3. Préparer l’exécution de l’outil d’alignement en mode natif

Avant d’exécuter l’outil d’alignement en mode natif, vous devez générer et examiner le rapport d’alignement pour votre réseau. Pour exécuter le rapport à partir de l’outil, sélectionnez le bouton Générer un rapport au milieu de l’écran. Cette étape n’apporte aucune modification à votre réseau et ne démarre pas le processus d’alignement. Il génère simplement une liste de tous les utilisateurs et communautés de votre réseau Viva Engage.

Ce rapport est au format YML. Si vous préférez examiner le rapport sous la forme d’un fichier CSV, nous fournissons un outil disponible dans GitHub qui convertit le fichier.

Utilisez le rapport pour identifier les informations suivantes :

• Utilisateurs actuellement non mappés

  L’outil d’alignement tente de mapper tous les utilisateurs non mappés à un compte Microsoft Entra existant. Tous les utilisateurs qui n’ont pas de compte Microsoft Entra sont supprimés du réseau.

• Nombre de fichiers que chaque utilisateur a stockés dans les messages privés

  L’outil d’alignement supprime définitivement tous les fichiers joints à des messages privés. Ces fichiers sont irrécupérables une fois l’alignement terminé.

• Quelles sont les communautés de votre réseau qui sont privées et non répertoriées

  Les communautés non listées deviennent des communautés privées standard grâce à l’alignement de l’infrastructure Microsoft Entra B2B Guest. L’outil d’alignement en mode natif convertit tous vos groupes externes en groupes internes. Si vous avez des invités Microsoft Entra B2B dans votre réseau Viva Engage, vous pouvez les réinviter en tant qu’invités Microsoft Entra B2B dans le cadre de la migration.

• Quelles communautés de votre réseau autorisent les invités externes

  Les groupes externes ne sont pas autorisés en mode natif. L’accès invité en mode natif n’est disponible que via l’infrastructure Microsoft Entra B2B Guest. L’outil d’alignement en mode natif convertit tous vos groupes externes en groupes internes. Si vous avez des invités Microsoft Entra B2B dans votre réseau Viva Engage, vous pouvez réinviter vos invités en tant qu’invités Microsoft Entra B2B dans le cadre de la migration.

• Quelles communautés de votre réseau n’ont pas de propriétaires ou n’ont pas de droits de création de groupe Microsoft 365

  L’outil d’alignement en mode natif crée un groupe Microsoft 365, qui est autorisé à l’aide des informations d’identification des propriétaires existants de la communauté Viva Engage. Si la communauté Viva Engage n’a pas de propriétaire ou si aucun propriétaire n’est autorisé à créer des groupes Microsoft 365, l’outil crée le groupe à l’aide des informations d’identification de l’administrateur qui a lancé l’outil d’alignement.

  Avant d’exécuter l’outil, nous vous recommandons d’informer tous les utilisateurs qui ont des fichiers stockés dans des messages privés, les propriétaires des groupes marqués comme non listés et les propriétaires des groupes actuellement externes.

4. Exporter le contenu dans votre réseau Viva Engage

Immédiatement avant d’exécuter l’outil d’alignement, vous devez exporter tout contenu de votre réseau Viva Engage qui n’est pas déjà sauvegardé. La meilleure pratique consiste à exporter régulièrement ce contenu. Nous vous encourageons à configurer des sauvegardes automatisées environ une fois par mois. Lorsque des sauvegardes régulières sont en place, il est plus facile d’exporter d’autres données en fonction des besoins.

Si vous n’effectuez pas de sauvegardes régulières de vos données, exportez toutes les données du réseau domestique que vous souhaitez conserver. Les réseaux externes peuvent être ignorés, car l’outil d’alignement en mode natif ne les affecte pas. Vous pouvez exporter des données à partir du début de votre réseau, mais vous pouvez décider de sauvegarder uniquement les données remontant à une certaine période de temps. N’oubliez pas que l’outil d’alignement en mode natif supprime certaines données, telles que les fichiers joints à des messages privés et tous les messages publiés dans des groupes précédemment supprimés de votre réseau. Toutes les données qui ne sont pas sauvegardées peuvent ne pas être récupérables après l’exécution de l’outil.

Il s’agit d’un processus en deux étapes pour exporter un grand volume de contenu à partir de votre réseau :

1. Exporter des données de message

   • Nous vous suggérons d’exporter les données des messages à l’aide de la fonctionnalité d’exportation de données réseau dans le panneau d’administration Viva Engage.
   • Nous vous suggérons de limiter votre exportation à une plage de dates maximale de deux mois à la fois et d’exclure les pièces jointes. Si vous incluez des pièces jointes, vous devrez peut-être limiter considérablement votre plage de dates, par exemple à une semaine à la fois, pour éviter que le système ne rencontre des erreurs de délai d’attente.

2. Exporter des fichiers

   • Nous vous suggérons d’exporter les fichiers séparément des messages à l’aide de l’API d’exportation de fichiers Viva Engage.
   • Vous pouvez utiliser cette API pour exporter tous les fichiers à partir d’une plage de dates spécifiée. L’API prend en charge jusqu’à six demandes simultanées, et chaque demande doit être limitée à une période de deux mois. Cette méthode vous permet d’exporter simultanément une année complète de fichiers dans un seul appel d’API.

5. Exécuter l’outil d’alignement pour la première fois

Après avoir passé en revue le rapport d’alignement, communiqué les modifications à venir aux utilisateurs de votre réseau, exporté vos données et être conscient des modifications apportées par l’outil dans votre réseau, vous devez être prêt à exécuter l’outil pour la première fois.

L’outil s’exécute en arrière-plan de votre réseau et n’a aucun effet notable sur les utilisateurs finaux. Dès que l’outil commence à s’exécuter, il apporte des modifications à votre réseau pour empêcher les nouveaux utilisateurs non mappés, les groupes non connectés, etc.

Il est important de noter que dans la plupart des cas, vous devez exécuter l’outil plusieurs fois.

Pour exécuter l’outil, faites défiler jusqu’au bas de la page et sélectionnez le bouton Continuer . Vous êtes invité à confirmer que vous avez lu et compris les modifications que l’outil va apporter à votre réseau. Lisez attentivement le formulaire et ce guide et assurez-vous de bien comprendre les implications de l’exécution de l’outil.

Lorsque vous êtes prêt, remplissez le formulaire d’autorisation et lancez l’outil d’alignement. Vous devez garder la fenêtre ouverte jusqu’à cinq minutes jusqu’à la fin de la phase initiale de l’outil. Si vous essayez de quitter la page pendant la phase d’installation, l’outil envoie un avertissement pour vous empêcher de partir accidentellement trop tôt.

6. Suivre la progression de l’outil d’alignement

L’outil d’alignement s’exécute en arrière-plan et ne doit pas affecter les utilisateurs finaux. Les petits réseaux peuvent être en mesure de terminer le processus en une à deux semaines. Pour les grands réseaux, la première exécution peut prendre jusqu’à 90 jours. Si votre réseau doit exécuter l’outil plusieurs fois, chaque exécution prend moins de temps que l’exécution précédente, car l’outil doit uniquement traiter le contenu qui n’a pas été traité lors des exécutions précédentes.

Pour vérifier la progression de l’outil d’alignement, revenez à la page où vous avez démarré l’outil. En haut de la page, une bannière indique l’état actuel de l’outil, les étapes suivantes et indique si l’outil est prêt pour vous permettre d’effectuer les étapes suivantes.

En bas de l’écran, des détails sur la mise à jour de l’état toutes les 30 minutes. Les détails incluent le nombre d’utilisateurs, de groupes, de fichiers, etc. qui ont été migrés.

7. Résoudre le rapport d’erreurs

Une fois l’outil terminé, la bannière en haut de la page signale l’un des deux éléments suivants. Si la bannière indique que votre réseau est correctement aligné sur le mode natif, le processus d’alignement est terminé et aucune action supplémentaire n’est nécessaire. Si la bannière indique que l’alignement a échoué et qu’un rapport d’erreurs a été généré, vous devez télécharger le rapport d’erreurs et corriger les erreurs. La plupart des erreurs sont faciles à résoudre et nécessitent simplement de renommer un fichier comportant des caractères qui ne sont pas autorisés dans les fichiers SharePoint.

Ce rapport d’erreurs CSV reste disponible jusqu’à la prochaine exécution de l’outil d’alignement. Lorsque l’outil est réexécuté, un nouveau rapport d’erreurs est généré.

Le rapport contient la liste des fichiers qui n’ont pas pu migrer de l’ID Microsoft Entra vers SharePoint, ainsi que des codes d’erreur. Pour obtenir la liste des codes d’erreur courants et les étapes à suivre pour y remédier, consultez la section Codes d’erreur de cet article. Vous pouvez également faire appel à notre équipe de support Premier pour vous aider à résoudre les erreurs. Si vous rencontrez un volume élevé d’erreurs, l’équipe du support technique peut fournir des scripts pour mettre à jour en bloc les fichiers de votre réseau pour une correction plus rapide.

Il est possible que votre rapport d’erreurs contienne des erreurs qui ne sont pas couvertes dans la documentation mentionnée précédemment ou qui ne semblent pas exploitables. Souvent, ces erreurs sont des doublons d’autres erreurs qui peuvent être actionnables. Nous vous suggérons de résoudre toutes les erreurs que vous pouvez, puis de réexécuter l’outil d’alignement. La plupart de ces erreurs sont résolues la prochaine fois que vous exécutez l’outil une fois que les erreurs actionnables sont corrigées.