Archiviazione sul posto di Exchange 2013

Si applica a: Exchange Server 2013

Archiviazione sul posto consente di riprendere il controllo dei dati di messaggistica dell'organizzazione eliminando la necessità di file di archivio personale (pst) e consentendo agli utenti di archiviare i messaggi in una cassetta postale di archiviazione accessibile in Microsoft Outlook 2010 e versioni successive e in Microsoft Office Outlook Web App.

In Microsoft Exchange Server 2013, archiviazione In-Place offre agli utenti un percorso di archiviazione alternativo in cui archiviare i dati di messaggistica cronologici. Un archivio In-Place è una cassetta postale aggiuntiva (denominata cassetta postale di archiviazione) abilitata per un utente della cassetta postale. Outlook 2007 e versioni successive e Outlook Web App gli utenti hanno accesso facile alla cassetta postale di archiviazione. Usando una di queste applicazioni client, gli utenti possono visualizzare una cassetta postale di archiviazione e spostare o copiare i messaggi tra la cassetta postale primaria e l'archivio. In-Place Archiviazione presenta agli utenti una visualizzazione coerente dei dati di messaggistica ed elimina il sovraccarico dell'utente necessario per gestire i file pst.

È possibile effettuare il provisioning dell'archivio di un utente nello stesso database delle cassette postali della cassetta postale primaria dell'utente, di un altro database delle cassette postali nello stesso server Cassette postali o di un database delle cassette postali in un altro server Cassette postali nello stesso sito di Active Directory. Nelle distribuzioni ibride di Exchange 2010 e versioni successive è anche possibile effettuare il provisioning di un archivio basato sul cloud per le cassette postali presenti nei server Cassette postali locali.

Dati di messaggistica e file pst

Outlook usa i file pst per archiviare i dati in locale nei computer o nelle condivisioni di rete degli utenti. A differenza dei file dell'archivio offline (con estensione ost), usati da Outlook in modalità Cached Exchange per archiviare una copia della cassetta postale per l'accesso offline, i file pst non vengono sincronizzati con la cassetta postale di Exchange dell'utente. Se un utente sposta i messaggi in un file .pst, quei messaggi vengono rimossi dalla cassetta postale.

L'uso di file pst per gestire i dati di messaggistica può causare i problemi seguenti:

• File non gestiti: in genere, i file con estensione pst vengono creati dagli utenti e si trovano nei computer o nelle condivisioni di rete. Non vengono gestiti dall'organizzazione. Di conseguenza, gli utenti possono creare una serie di file .pst contenenti gli stessi o diversi messaggi e archiviarli in diversi percorsi, senza alcun controllo da parte dell'organizzazione.

• Maggiori costi di individuazione: le cause legali e alcuni requisiti aziendali o normativi a volte comportano richieste di individuazione. L'individuazione dei dati di messaggistica nei file .pst sui computer degli utenti può costituire uno lavoro manuale piuttosto costoso. Siccome la verifica dei file .pst non gestiti non è facile, in molti casi i dati .pst potrebbero non essere individuabili. Ciò potrebbe esporre l'organizzazione a rischi legali e finanziari.

• Impossibilità di applicare i criteri di conservazione della messaggistica: i criteri di conservazione della messaggistica non possono essere applicati ai messaggi che si trovano nei file pst. Di conseguenza, in base ai regolamenti aziendali o applicabili, l'organizzazione potrebbe non essere conforme.

• Rischio di furto di dati: i dati di messaggistica archiviati nei file pst sono vulnerabili al furto di dati. Ad esempio, i file .pst vengono spesso archiviati in dispositivi portatili quali computer portatili, dischi rigidi rimovibili e dispositivi multimediali portatili, come unità USB, CD e DVD.

• Visualizzazione frammentata dei dati di messaggistica: gli utenti che archiviano informazioni nei file pst non ottengono una visualizzazione uniforme dei dati. In genere, i messaggi archiviati nei file .pst sono disponibili esclusivamente sul computer in cui si trova il file .pst. Di conseguenza, se gli utenti accedono alle cassette postali usando Outlook Web App o Outlook in un altro computer, i messaggi archiviati nei file pst non sono accessibili.

Accesso cliente alle cassette postali di archiviazione

Nella seguente tabella vengono elencate le applicazioni client che è possibile utilizzare per accedere alle cassette postali di archiviazione.

Outlook non crea una copia in locale della cassetta postale di archiviazione sul computer di un utente, anche se è configurato per l'uso della modalità cache. Gli utenti possono accedere alla cassetta postale di archiviazione solo in modalità online.

Accesso delegato

L'accesso delegato si verifica quando a un utente o a un gruppo di utenti viene concesso di accedere alla cassetta postale di un altro utente. Esistono diversi scenari per fornire l'accesso ai delegati, tra cui:

• Fornire a uno o più utenti l'accesso alla cassetta postale di un utente che non è più impiegato dall'organizzazione. In questo caso, gli utenti a cui può essere concesso l'accesso delegato includono il responsabile o il supervisore dell'utente scomparso o un altro utente che si assumerà le responsabilità dell'utente scomparso.

• Fornire a uno o più utenti l'accesso a una cassetta postale condivisa.

• Fornire agli assistenti esecutivi l'accesso alle cassette postali dei dirigenti che stanno assistendo.

In Exchange 2013, quando si assegnano autorizzazioni di accesso completo a una cassetta postale, anche il delegato a cui si assegnano le autorizzazioni può accedere all'archivio dell'utente. I delegati devono usare Outlook per accedere alla cassetta postale e devono connettersi a un server Accesso client di Exchange 2010 SP1 o versione successiva per l'individuazione automatica. L'individuazione automatica è un servizio di Exchange che fornisce le impostazioni di configurazione per configurare automaticamente i client di Outlook. Quando i delegati usano Outlook per accedere a una cassetta postale di Exchange 2013, sia la cassetta postale primaria che l'archivio a cui hanno accesso sono visibili da Outlook.

Spostamento dei messaggi nella cassetta postale di archiviazione

Esistono diversi modi per spostare i messaggi nelle cassette postali di archiviazione:

• Spostare o copiare i messaggi manualmente: gli utenti delle cassette postali possono spostare o copiare manualmente i messaggi dalla cassetta postale primaria o da un file pst nella cassetta postale di archiviazione. La cassetta postale di archiviazione viene visualizzata come un'altra cassetta postale o un file pst in Outlook e Outlook Web App.

• Spostare o copiare messaggi usando le regole posta in arrivo: gli utenti delle cassette postali possono creare regole posta in arrivo in Outlook o Outlook Web App per spostare automaticamente i messaggi in una cartella nella cassetta postale di archiviazione. Per altre informazioni, vedere Gestire i messaggi di posta elettronica usando le regole.

• Spostare i messaggi usando i criteri di conservazione: è possibile usare i criteri di conservazione per spostare automaticamente i messaggi nell'archivio. Gli utenti possono anche applicare un tag personale per spostare i messaggi nell'archivio. Per informazioni dettagliate sui criteri di archiviazione e conservazione, vedere Criteri di archiviazione e conservazione più avanti in questo argomento.

  Nota

  I tag personali sono disponibili solo in Outlook Web App e Outlook 2010 e versioni successive.

• Importare messaggi da file pst: in Exchange 2013 è possibile usare una richiesta di importazione della cassetta postale per importare messaggi da un file pst nell'archivio o nella cassetta postale primaria di un utente. Per informazioni dettagliate, vedere Cassetta postale di importare ed esportare le richieste. È anche possibile usare lo strumento di acquisizione PST per cercare file pst nei computer dell'organizzazione e importare i dati dei file pst negli archivi degli utenti.

Criteri di archiviazione e conservazione

In Exchange 2013 è possibile applicare criteri di archiviazione a una cassetta postale per spostare automaticamente i messaggi dalla cassetta postale primaria di un utente alla cassetta postale di archiviazione dopo un periodo specificato. I criteri di archiviazione vengono implementati creando dei tag di conservazione che utilizzano l'azione di conservazione Sposta nell'archivio.

I messaggi vengono spostati in una cartella nella cassetta postale di archiviazione che ha lo stesso nome della cartella di origine nella cassetta postale principale. Se nella cassetta postale di archiviazione non è presente una cartella con lo stesso nome, viene creata quando l'Assistente cartelle gestite sposta un messaggio. Se nella cassetta postale di archiviazione si ricrea la stessa gerarchia di cartelle, gli utenti potranno trovare più facilmente i messaggi.

Per ulteriori informazioni su criteri, tag e azione di conservazione Sposta nell'archivio, vedere Tag di conservazione e criteri di conservazione.

Criterio di gestione record di messaggistica predefinito

Il programma di installazione di Exchange 2013 crea un criterio di archiviazione e conservazione predefinito denominato Criteri MRM predefiniti. Questo criterio contiene i tag di conservazione a cui è associata l'azione Sposta nell'archivio, come mostrato nella seguente tabella.

Se si abilita un archivio locale per un utente della cassetta postale e a questa non è stato ancora assegnato un criterio di conservazione, le viene automaticamente assegnato il criterio di conservazione e archiviazione predefinito. Dopo che l'Assistenti cassette postali ha elaborato la cassetta postale, questi tag diventano disponibili e l'utente può quindi contrassegnare le cartelle o i messaggi da spostare nella cassetta postale di archiviazione. Per impostazione predefinita, i messaggi di posta elettronica provenienti dall'intera cassetta postale vengono spostati dopo due anni.

Prima di fornire le cassette postali di archiviazione agli utenti, è opportuno illustrare loro i criteri di archiviazione che verranno applicati alle cassette postali e fornire loro le istruzioni o la documentazione necessaria per soddisfare le loro esigenze. Le informazioni fornite dovrebbe includere dettagli sui seguenti elementi:

• Funzionalità disponibili all'interno dell'archivio, dell'archivio predefinito e dei criteri di conservazione.
• Informazioni su quando i messaggi possono essere spostati automaticamente nell'archivio.
• Informazioni sulla gerarchia di cartelle creata nella cassetta postale di archiviazione.
• Come applicare tag personali (visualizzati nel menu Criteri di archiviazione in Outlook e Outlook Web App).

Per informazioni sulla conformità e l'archiviazione in Outlook 2010 e versioni successive, vedere Pianificare la conformità e l'archiviazione in Outlook 2010.

Quote di archiviazione

Le cassette postali di archiviazione consentono agli utenti di archiviare i dati cronologici di messaggistica esternamente alla cassetta postale principale. Spesso gli utenti utilizzano i file .pst a causa delle basse quote di archiviazione della cassetta postale e delle restrizioni imposte quando queste quote vengono superate. Ad esempio, è possibile impedire agli utenti di inviare messaggi quando le dimensioni della cassetta postale superano la quota Impedisci l'invio. Analogamente, è possibile impedire agli utenti di inviare e ricevere messaggi quando le dimensioni della cassetta postale superano la quota Impedisci l'invio e la ricezione.

Per eliminare la necessità di utilizzare i file .pst, è possibile fornire a una cassetta postale di archiviazione i limiti di archiviazione che soddisfano le esigenze dell'utente. È comunque possibile mantenere un certo controllo sulle quote di archiviazione e le dimensioni delle cassette postali di archiviazione per consentire il monitoraggio dei costi e dell'espansione.

Per consentire questo controllo, è possibile configurare una quota di avviso per l'archiviazione e una quota di archiviazione per le cassette postali di archiviazione. Quando una cassetta postale di archiviazione supera la quota di avviso specificata per l'archiviazione, nel registro eventi Applicazione viene registrato un evento. Quando una cassetta postale di archiviazione supera la quota di archiviazione specificata, i messaggi non vengono più spostati nell'archivio, nel registro eventi Applicazione viene registrato un evento di avviso e all'utente della cassetta postale viene inviato un messaggio di quota. Per impostazione predefinita, in Exchange 2013 la quota di avviso dell'archivio è impostata su 45 gigabyte (GB) e la quota di archivio è impostata su 50 GB.

Nella tabella seguente vengono elencati gli eventi registrati e i messaggi di avviso inviati quando vengono raggiunte le quota di avviso per l'archiviazione e la quota di archiviazione.

In-Place Archives and other Exchange features

Questa sezione illustra la funzionalità tra In-Place Archives e varie funzionalità di Exchange:

• Ricerca di Exchange: la possibilità di cercare rapidamente i messaggi diventa ancora più critica con le cassette postali di archiviazione. For Exchange Search, there's no difference between the primary and archive mailbox. Content in both mailboxes is indexed. Because the archive mailbox isn't cached on a user's computer (even when using Outlook in Cached Exchange Mode), search results for the archive are always provided by Exchange Search. Quando si esegue una ricerca nell'intera cassetta postale in Outlook 2010 e versioni successive e Outlook Web App, i risultati della ricerca includono la cassetta postale primaria e di archiviazione degli utenti.

• EDiscovery sul posto: quando un gestore di individuazione esegue una ricerca In-Place eDiscovery, vengono eseguite ricerche anche nelle cassette postali di archiviazione degli utenti. Non sono disponibili opzioni per escludere le cassette postali di archiviazione quando si crea una ricerca di individuazione da Interfaccia di amministrazione di Exchange (EAC). Quando si usa Exchange Management Shell per creare una ricerca di individuazione, è possibile escludere l'archivio usando l'opzione DoNotIncludeArchive . Per ulteriori informazioni, vedere New-MailboxSearch. Per ulteriori informazioni, vedere eDiscovery in locale.

  Importante

  Non è possibile usare In-Place eDiscovery per cercare una cassetta postale disconnessa.

• Blocco sul posto e blocco per controversia legale: quando si inserisce una cassetta postale in In-Place blocco o blocco per controversia legale, il blocco viene inserito sia nella cassetta postale primaria che nella cassetta postale di archiviazione. Per altre informazioni su In-Place blocco e blocco per controversia legale, vedere Blocco sul posto e blocco per controversia legale.

• Cartella Elementi ripristinabili: la cassetta postale di archiviazione contiene la propria cartella Elementi ripristinabili ed è soggetta alle stesse quote della cartella Elementi ripristinabili della cassetta postale primaria. Per ulteriori informazioni sugli elementi ripristinabili, vedere Cartella Elementi ripristinabili.

• Archiviazione del contenuto di Lync in Exchange: è possibile archiviare le conversazioni di messaggistica istantanea e i documenti delle riunioni online condivisi nella cassetta postale primaria dell'utente. La cassetta postale deve risiedere in un server Cassette postali di Exchange 2013 ed è necessario che Microsoft Lync 2013 sia distribuito nell'organizzazione. Per ulteriori informazioni, vedere Integration with SharePoint and Lync.

Gestione delle cassette postali di archiviazione

In Exchange 2013 la creazione e la gestione delle cassette postali di archiviazione è integrata con le attività comuni di gestione delle cassette postali, tra cui:

• Creazione di una cassetta postale di archiviazione: è possibile creare una cassetta postale di archiviazione durante la creazione di una cassetta postale oppure abilitare una cassetta postale di archiviazione per una cassetta postale esistente. Per informazioni dettagliate, vedere Gestire gli archivi In-Place in Exchange 2013.

• Spostamento di una cassetta postale di archiviazione: è possibile spostare la cassetta postale di archiviazione di un utente in un altro database delle cassette postali nello stesso server cassette postali o in un altro server, indipendentemente dalla cassetta postale primaria. Per spostare la cassetta postale di archiviazione di un utente, è necessario innanzitutto creare una richiesta di spostamento. Per ulteriori informazioni, vedere Gestire spostamenti locali.

  Importante

  L'individuazione della cassetta postale e dell'archivio di un utente in versioni diverse di Exchange Server non è supportata.

• Disabilitazione di una cassetta postale di archiviazione: è possibile disabilitare la cassetta postale di archiviazione di un utente a scopo di risoluzione dei problemi o se si sta spostando la cassetta postale primaria in una versione di Exchange che non supporta l'archiviazione In-Place. La disabilitazione di un archivio è simile alla disabilitazione della cassetta postale principale. Per informazioni dettagliate, vedere Gestire gli archivi In-Place in Exchange 2013. Nelle distribuzioni locali una cassetta postale di archiviazione disabilitata viene conservata nel database di cassette postali fino al termine del periodo di conservazione delle cassette eliminate specificato per il database. Durante questo periodo di tempo, è possibile ricollegare l'archivio a un utente della cassetta postale. Quando viene raggiunto il termine del periodo di conservazione delle cassette postali eliminate, la cassetta postale scollegata viene eliminata dal database di cassette postali.

• Recupero delle statistiche sulle cassette postali e delle cartelle: è possibile recuperare le statistiche delle cassette postali e le statistiche delle cartelle delle cassette postali per la cassetta postale di archiviazione di un utente usando l'opzione Archivio con i cmdlet Get-MailboxStatistics e Get-MailboxFolderStatistics .

• Connettività dell'archivio di test: in Exchange 2013 è possibile usare il cmdlet Test-ArchiveConnectivity per testare la connettività all'archivio locale o basato sul cloud di un utente specificato.