Guida introduttiva alla governance per Microsoft Teams

Le attività seguenti vengono eseguite contemporaneamente e potrebbero coinvolgere tutto o parte del team chiave. Come procedura consigliata, rinviare le conversazioni di governance e sicurezza su larga scala dopo aver completato la sperimentazione iniziale con Teams. È importante comprendere in che modo le decisioni di governance potrebbero influire sull'esperienza degli utenti finali e semplificare le decisioni da prendere in un secondo momento. Per questa fase ci sono alcune decisioni che devono essere prese. Per renderli correttamente, devi prima rispondere alle seguenti domande:

• Quali stakeholder della valutazione precedente sono un buon candidato per partecipare a questo onboarding aziendale limitato?
• Questa persona (o gruppo di individui) ha suggerito casi di utilizzo che sarebbero buoni candidati per questa fase?
• Hanno un interesse sufficiente da parte dei dipendenti dell'organizzazione per essere early adopter e fornire feedback significativi e regolari?

Per altre informazioni, vedere Pianificare la governance in Teams e Pianificare la gestione del ciclo di vita in Teams.

Decisioni

Prendere le decisioni seguenti (a questo punto queste decisioni si applicano solo alla fase 2):

Decisione 1: Chi può creare team

Ai fini di questa fase è possibile limitare gli utenti che possono creare team alla popolazione che adotta anticipatamente oltre al team di progetto principale. In questo modo gli early adopter possono creare altri team, se necessario. Il monitoraggio di questo comportamento fornisce le informazioni chiave per un'ampia distribuzione.

Decisione 2: convenzioni di denominazione di Teams

È probabile che si voglia implementare alcune convenzioni di denominazione per l'ampia distribuzione di Teams e verificare la presenza di nomi duplicati. Nella fase 2 è consigliabile implementare una convenzione di denominazione manuale solo per i progetti iniziali. La procedura migliore consiste nel condurre un onboarding interattivo con il team di progetto early adopter e consentire loro di selezionare il proprio nome. Questo fornisce informazioni dettagliate sul modo in cui i dipendenti pensano al proprio lavoro e sarà essenziale per creare una convenzione di denominazione su larga scala in un secondo momento. Ulteriori informazioni sugli elementi di un onboarding interattivo verranno visualizzate più avanti in questa guida.

Decisione 3: accesso guest

A seconda dell'ambito e del tipo del progetto e della natura del settore, l'abilitazione di una collaborazione sicura con partner o fornitori può essere una funzionalità essenziale da testare. È possibile limitare gli utenti che possono aggiungere guest ai team usando i controlli tenant appropriati e limitare i team aperti ai guest usando le etichette di riservatezza. È inoltre possibile assicurarsi che gli utenti guest rispettino i requisiti di sicurezza dell'organizzazione, ad esempio l'uso di MFA (Multi-Factor Authentication).

Decisione 4: app approvate

L'uso ottimale di Teams include l'integrazione di altre app nell'esperienza. Come minimo, il team tecnico deve abilitare le app di prima parte e in primo piano nell'esperienza di Teams. A seconda del caso d'uso e di altre app usate nell'organizzazione, è possibile scegliere di includere altre app nell'ambito dell'esperimento controllato. Assicurarsi di controllare tutte le app di terze parti per assicurarsi che rispettino i requisiti di sicurezza e conformità dell'organizzazione.

Decisione 5: Le riunioni sono incluse nel test?

L'esperienza delle riunioni di Teams è di alta qualità, supporta la chat video e riunisce i dipendenti per essere più efficaci. Consultare il team tecnico per assicurarsi che l'ambiente sia pronto per includere semplici riunioni VoIP. L'abilitazione dei servizi di audioconferenza o dei servizi vocali normalmente sarebbe esclusa da questa fase della sperimentazione; tuttavia, ciò dipende dal team di progetto principale, dalla preparazione tecnica e dallo stato di altri servizi vocali/riunioni nell'organizzazione. La preparazione tecnica deve includere elementi come l'attrezzatura della sala riunioni, i dispositivi e gli accessori per l'utente finale e la rete. È consigliabile includere video chat e riunioni VoIP nella sperimentazione per ottenere più valore dall'implementazione di Teams.

Decisione 6: Gestione e struttura del contenuto

Teams funziona al meglio quando gli utenti lavorano end-to-end all'interno della piattaforma - invece di richiedere loro di tornare continuamente a sistemi e servizi legacy - e offre nuovi modi di lavorare che differiscono dal modo in cui gli utenti sono abituati. Nell'ambito dell'esperimento, collaborare con i partecipanti per valutare le strutture e i canali dei team che abbracciano i modi multi modali di collaborare all'interno di Teams ed evitare semplicemente di replicare le cartelle e le strutture di archiviazione esistenti. Considerare inoltre eventuali requisiti di conformità per il contenuto archiviato al di fuori dei sistemi supportati esistenti, ad esempio i sistemi di gestione dei record o di backup.

Decisione 7: Sicurezza dei dati

In preparazione di un'ampia distribuzione, è possibile scegliere di usare etichette di sicurezza per classificare i tipi di team nell'ambiente. Ai fini di questo esperimento è consigliabile fare riferimento a Plan for Governance in Teams e assicurarsi che siano stati impostati criteri di conservazione di base sui dati di Teams in Microsoft 365. Potrebbe essere necessario coordinare questo lavoro con il team tecnico perché per completare questo lavoro sono necessari i diritti di amministratore di Microsoft 365.

Decisione 8: Durata dell'esperimento

Un'implementazione di Teams di successo procede a un ritmo sano per garantire un'adeguata spinta, concentrazione e apprendimento. È consigliabile che la durata di questa fase del progetto sia di 60 giorni per garantire che gli early adopter completino cicli aziendali sufficienti. L'estensione della sperimentazione per un tempo troppo lungo aumenta il rischio di un programma di cambiamento fallito; tuttavia, questo periodo varierà per ogni organizzazione.

Successivo: Definire scenari di utilizzo