Creare un'organizzazione attenta ai costi

Come descritto in Motivi per passare al cloud - Motivazioni, esistono molti buoni motivi per cui un'azienda dovrebbe adottare il cloud. Quando la riduzione dei costi è un fattore primario, è importante creare un'organizzazione attenta ai costi.

Garantire l'attenzione ai costi non è un'attività una tantum. Come per altri argomenti sull'adozione del cloud, si tratta di un processo iterativo. Il diagramma seguente illustra questo processo, concentrandosi su tre attività interdipendenti: visibilità, responsabilità e ottimizzazione. Tali processi avvengono a livelli macro e micro, descritti in dettaglio in questo articolo.

dei costi 1: Struttura dell'organizzazione con coscienza dei costi.

Processi generali attenti ai costi

• Visibilità: affinché un'organizzazione sia attenta ai costi, deve avere visibilità su tali costi. La visibilità in un'organizzazione attenta ai costi richiede la creazione di report coerenti per i team che adottano il cloud, i team finanziari che gestiscono i budget e i team di gestione che si occupano dei costi. Si ottiene questa visibilità stabilendo:

  • L'ambito di creazione report appropriato.
  • L'organizzazione appropriata delle risorse (gruppi di gestione, gruppi di risorse, sottoscrizioni).
  • Chiare strategie di assegnazione di tag.
  • Controlli di accesso appropriati (controllo degli accessi in base al ruolo di Azure).

• Responsabilità: è importante quanto la visibilità. La responsabilità inizia con budget chiari per le attività di adozione. I budget devono essere ben definiti, comunicati chiaramente e basati su aspettative realistiche. La responsabilità richiede un processo iterativo e una mentalità volta alla crescita allo scopo di raggiungere il giusto livello di contezza.

• Ottimizzazione: è l'azione che genera riduzioni dei costi. Durante l'ottimizzazione, le allocazioni delle risorse vengono modificate per ridurre i costi di supporto di vari carichi di lavoro. Questo processo richiede l'iterazione e la sperimentazione. Ogni riduzione dei costi causa una riduzione delle prestazioni. Trovare il giusto equilibrio tra il controllo dei costi e le aspettative degli utenti finali in termini di prestazioni richiede input da più parti.

Le sezioni seguenti descrivono i ruoli svolti dai vari team nello sviluppo di un'organizzazione attenta ai costi.

Team della strategia cloud

L'introduzione dell'attenzione ai costi nelle attività di adozione del cloud inizia a livello dirigenziale. Per essere efficace a lungo termine, il team della strategia cloud deve includere un membro del team finanziario. Se la struttura finanziaria ritiene che i manager aziendali siano responsabili dei costi della soluzione, anche loro devono essere invitati a unirsi al team. Oltre alle attività di base normalmente assegnate al team della strategia cloud, tutti i membri di tale team devono occuparsi anche di:

• Visibilità: il team della strategia cloud e il team di governance del cloud devono conoscere i costi effettivi delle attività di adozione del cloud. Data la visione a livello dirigenziale di questo team, i membri devono avere accesso a più ambiti di costo per analizzare le decisioni di spesa. In genere, i dirigenti devono avere visibilità sui costi totali per tutte le spese cloud. Ma, in quanto membri attivi del team della strategia cloud, devono anche essere in grado di visualizzare i costi per ogni business unit o unità di fatturazione per convalidare lo showback, il chargeback o altri modelli di contabilità cloud.

• Responsabilità: i budget devono essere definiti fra i team della strategia cloud, di governance del cloud e di adozione del cloud in base alle attività di adozione previste. Quando si verificano deviazioni dal budget, il team della strategia cloud e il team di governance del cloud devono collaborare per determinare rapidamente la linea di condotta migliore per ovviare alle deviazioni.

• Ottimizzazione: durante le attività di ottimizzazione, il team della strategia cloud può rappresentare l'investimento e il valore restituito di carichi di lavoro specifici. Se un carico di lavoro ha un valore strategico o un impatto finanziario sull'azienda, è necessario monitorare attentamente le attività di ottimizzazione dei costi. Se non c'è alcun impatto strategico sull'organizzazione e alcun costo intrinseco per prestazioni scadenti di un carico di lavoro, il team della strategia cloud può approvare la sovraottimizzazione. Per prendere decisioni di questo tipo, il team deve essere in grado di visualizzare i costi in base a un ambito per progetto.

Team di adozione del cloud

Il team di adozione del cloud è al centro di tutte le attività di adozione. Costituisce quindi la prima linea di difesa da spese eccessive. Questo team ha un ruolo attivo in tutte e tre le fasi di attenzione ai costi.

• Visibilità:

  • Consapevolezza: è importante che il team di adozione del cloud abbia visibilità sugli obiettivi di risparmio sui costi del lavoro richiesto. Il semplice fatto di affermare che l'attività di adozione del cloud contribuirà a ridurre i costi è una ricetta per il fallimento. La visibilità specifica è importante. Ad esempio, se l'obiettivo è ridurre il costo totale di proprietà del data center del 3% o le spese operative annuali del 7%, divulgare tali obiettivi nelle fasi iniziali e in modo chiaro.
  • Telemetria: questo team deve avere visibilità sull'impatto delle decisioni che prende. Durante le attività di migrazione o innovazione, le decisioni del team hanno un effetto diretto sui costi e sulle prestazioni. Il team deve trovare un equilibrio tra questi due fattori in contrapposizione. Il monitoraggio delle prestazioni e il monitoraggio dei costi con i progetti attivi del team come ambito sono importanti per fornire la visibilità necessaria.

• Responsabilità: il team di adozione del cloud deve essere a conoscenza di eventuali budget prestabiliti associati alle attività di adozione. Quando i costi reali non sono allineati al budget, si delinea un'opportunità per creare responsabilità. Responsabilità non vuol dire penalizzare il team di adozione per il superamento del budget, in quanto l'eccesso di budget può derivare da decisioni necessarie relativamente alle prestazioni. Responsabilità significa invece formare il team sugli obiettivi e sul modo in cui le sue decisioni influiscono su questi obiettivi. Inoltre, la responsabilità include l'apertura di un dialogo in cui il team può comunicare in merito alle decisioni che hanno portato a spese eccessive. Se tali decisioni non sono allineate agli obiettivi del progetto, il lavoro svolto offre una buona opportunità per collaborare con il team della strategia cloud per prendere decisioni più appropriate.

• Ottimizzazione: si tratta di un'azione di bilanciamento perché l'ottimizzazione delle risorse può causare una riduzione delle prestazioni dei carichi di lavoro supportati. A volte i risparmi previsti o preventivati non possono essere realizzati per un carico di lavoro perché quest'ultimo non offre le prestazioni adeguate con le risorse in budget. In questi casi, il team di adozione del cloud deve prendere decisioni oculate e segnalare le modifiche al team della strategia cloud e al team di governance del cloud in modo che sia possibile correggere i budget o le decisioni di ottimizzazione.

Team di governance del cloud

In genere, il team di governance del cloud è incaricato della gestione dei costi per l'intero processo di adozione del cloud. Come descritto nell'argomento della disciplina Gestione costi della metodologia di governance della Cloud Adoption Framework, la gestione dei costi è la prima delle cinque discipline della governance cloud. Questi articoli illustrano una serie di responsabilità più specifiche per il team di governance del cloud.

Questo processo è incentrato sulle attività seguenti, correlate allo sviluppo di un'organizzazione attenta ai costi:

• Visibilità: il team di governance del cloud opera allo stesso livello del team della strategia cloud per pianificare i budget di adozione del cloud. Questi due team lavorano anche insieme per esaminare con regolarità le spese effettive. Il team di governance del cloud è incaricato di garantire report sui costi e dati di telemetria sulle prestazioni coerenti e affidabili.

• Responsabilità: quando si verificano deviazioni dal budget, il team della strategia cloud e il team di governance del cloud devono collaborare per determinare rapidamente la linea di condotta migliore per ovviare alle deviazioni. In genere, il team di governance del cloud agirà su tali decisioni. A volte l'azione può essere una semplice riqualificazione del team di adozione del cloud interessato. Il team di governance del cloud può anche cercare di ottimizzare le risorse distribuite, modificare le opzioni di sconto o persino implementare opzioni automatizzate di controllo dei costi, come il blocco della distribuzione di risorse non pianificate.

• Ottimizzazione: dopo la migrazione o la creazione delle risorse nel cloud, è possibile usare strumenti di monitoraggio per valutare le prestazioni e l'utilizzo di tali risorse. Dati di monitoraggio e prestazioni adeguati possono identificare le risorse da ottimizzare. Il team di governance del cloud è incaricato di garantire una distribuzione coerente degli strumenti di monitoraggio e creazione di report sui costi. Ciò può anche aiutare i team di adozione a identificare le opportunità di ottimizzazione in base ai dati di telemetria sulle prestazioni e sui costi.

Centro di eccellenza cloud

Anche se di solito non è incaricato della gestione dei costi, il centro di eccellenza cloud può incidere in modo significativo sulle organizzazioni attente ai costi. Molte decisioni IT fondamentali influiscono sui costi su larga scala. Quando il centro di eccellenza cloud fa la propria parte, i costi possono essere ridotti per diverse attività di adozione del cloud.

• Visibilità: al team del centro di eccellenza cloud deve essere visibile qualsiasi gruppo di gestione o gruppo di risorse che ospiti risorse IT di base. Il team può usare questi dati per creare opportunità di ottimizzazione.

• Responsabilità: anche se in genere non è responsabile dei costi, il centro di eccellenza cloud può ritenersi responsabile della creazione di soluzioni ripetibili in grado di ridurre al minimo i costi e massimizzare le prestazioni.

• Ottimizzazione: data la visibilità del centro di eccellenza cloud su più distribuzioni, il team è nella posizione ideale per fornire suggerimenti sull'ottimizzazione e per aiutare i team di adozione a mettere meglio a punto le risorse.

Passaggi successivi

L'applicazione di questi incarichi a ogni livello dell'azienda consente di costituire un'organizzazione attenta ai costi. Per iniziare a operare in base a queste indicazioni, vedere l'introduzione all'idoneità organizzativa per identificare più facilmente le strutture più appropriate per i team.