Impostare documenti in entrata

Se si creano righe registrazioni COGE da record di documenti in entrata, è necessario specificare nella pagina Setup documenti in entrata quale definizione registrazioni e quale batch contabile utilizzare.

Se la funzionalità Documenti in entrata è impostata, è possibile utilizzare diverse funzioni per esaminare le ricevute relative alle spese, gestire le attività OCR e convertire i file dei documenti in entrata, manualmente o automaticamente, nei relativi documenti o in righe di registrazione. I file esterni possono essere allegati in qualsiasi fase dell'elaborazione, ad esempio ai documenti registrati, nonché ai fornitori, clienti e movimenti di contabilità generale risultanti. Per ulteriori informazioni, vedi Creare i record di documenti in entrata.

Per impostare la funzione Documenti in entrata

1. Selezionare l'icona , immettere Impostazione documento in arrivo, quindi scegliere il relativo collegare.
2. Compila i campi come necessario. Passare sul campo con il mouse per visualizzare una breve descrizione.

Come parte del setup, è necessario decidere se si desidera richiedere l'approvazione dei documenti in arrivo. Per richiedere l'approvazione, è necessario impostare responsabili approvazione e workflow di approvazione. Se l'organizzazione non intende richiedere l'approvazione, è possibile ignorare la sezione successiva.

Infine, se usi un servizio OCR per convertire file PDF o di immagine che rappresentano documenti in entrata, è necessario configurarlo. In caso contrario, è possibile ignorare anche quella sezione.

Per impostare i responsabili dell'approvazione dei record di documenti in entrata

Se non vuoi che gli utenti creino fatture o righe registrazioni COGE dai record di documenti in entrata prima che i documenti siano approvati, imposta un processo di approvazione per i documenti in entrata. I responsabili dell'approvazione dei documenti in ingresso devono essere impostati come utenti del workflow di approvazione.

Prima di creare workflow che coinvolgono passaggi di approvazione, è necessario impostare gli utenti del workflow coinvolti nei processi di approvazione. Nella pagina Setup utente approvazione è possibile anche impostare i limiti quantitativi per specifici tipi di richiesta e definire i responsabili di approvazione sostitutivi ai quali vengono delegate le richieste di approvazione in assenza del responsabile originale. Per ulteriori informazioni, vedere Impostare utenti per l'approvazione.

Per impostare un servizio OCR

Per trasformare file PDF e immagini in documenti elettronici che puoi convertire in fatture, note di credito o righe di giornale di registrazione, imposta la funzione OCR. In alternativa, è possibile creare manualmente voci per rappresentare i documenti esterni.

1. Selezionare l'icona , immettere Configurazione servizio OCR, quindi selezionare il file collegare correlato.
2. Compila i campi come necessario. Passare sul campo con il mouse per visualizzare una breve descrizione.

Per ulteriori informazioni, vedere Utilizzare OCR per convertire PDF e file di immagine in documenti elettronici.

Vedere anche

Documenti in arrivo
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