Configurare le decisioni manuali in un flusso di lavoro

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In questo articolo viene descritto come configurare le proprietà per una decisione manuale.

Per configurare una decisione manuale, nell'editor flusso di lavoro fare clic con il pulsante destro del mouse sulla decisione e scegliere Proprietà per aprire la pagina Proprietà. Per configurare le proprietà della decisione manuale, attenersi alle procedure indicate di seguito.

Assegnare un nome alla decisione

Per immettere un nome per la decisione manuale, effettuare le operazioni indicate di seguito.

  1. Nel riquadro sinistro, fare clic sull'icona Impostazioni di base.
  2. Nel campo Nome immettere un nome univoco per la decisione manuale.

Immettere una riga di argomento e le istruzioni

La riga di argomento e le istruzioni sono necessarie agli utenti assegnati alla decisione manuale. Se ad esempio si configura una decisione per richieste di acquisto, l'utente assegnato alla decisione visualizzerà la riga di argomento e le istruzioni nella pagina Richieste di acquisto. La riga di argomento si trova nella barra dei messaggi della pagina. L'utente può fare clic sull'icona nella barra per visualizzare le istruzioni. Per immettere una riga di argomento e le istruzioni, effettuare le operazioni indicate di seguito.

  1. Nel riquadro sinistro, fare clic sull'icona Impostazioni di base.

  2. Nella scheda Istruzioni, nel campo Argomento elemento di lavoro immettere la riga di argomento.

  3. Per personalizzare la riga di argomento, è possibile inserire segnaposto. I segnaposto verranno sostituiti con i dati appropriati al momento della riga di argomento. Per inserire un segnaposto, effettuare le operazioni seguenti:

    1. Fare clic sulla casella di testo per specificare il punto in cui deve essere inserito il segnaposto.
    2. Fare clic su Inserisci segnaposto.
    3. Nell'elenco visualizzato selezionare il segnaposto da inserire.
    4. Fare clic su Inserisci.

  4. Per aggiungere traduzioni della riga di argomento, effettuare le operazioni seguenti:

    1. Fare clic su Traduzioni.
    2. Nella pagina visualizzata fare clic su Aggiungi.
    3. Nell'elenco visualizzato selezionare la lingua in cui immettere il testo.
    4. Nel campo Testo tradotto immettere il testo.
    5. Per personalizzare il testo, è possibile inserire segnaposto come indicato nel passaggio 3.
    6. Fare clic su Chiudi.

  5. Nel campo Istruzioni elemento di lavoro immettere le istruzioni.

  6. Per personalizzare le istruzioni, è possibile inserire segnaposto. I segnaposto verranno sostituiti con i dati appropriati al momento della visualizzazione. Per inserire un segnaposto, effettuare le operazioni seguenti:

    1. Fare clic sulla casella di testo per specificare il punto in cui deve essere inserito il segnaposto.
    2. Fare clic su Inserisci segnaposto.
    3. Nell'elenco visualizzato selezionare il segnaposto da inserire.
    4. Fare clic su Inserisci.

  7. Per aggiungere traduzioni delle istruzioni, effettuare le operazioni seguenti:

    1. Fare clic su Traduzioni.
    2. Nella pagina visualizzata fare clic su Aggiungi.
    3. Nell'elenco visualizzato selezionare la lingua in cui immettere il testo.
    4. Nel campo Testo tradotto immettere il testo.
    5. Per personalizzare il testo, è possibile inserire segnaposto come indicato nel passaggio 6.
    6. Fare clic su Chiudi.

Specificare i possibili risultati di una decisione

Se un documento viene assegnato a un decisore, a quest'ultimo viene in genere rivolta una domanda. La risposta tipica a questa domanda è Sì o No oppure Vero o Falso. Per specificare i possibili risultati della decisione manuale, effettuare le operazioni indicate di seguito.

  1. Nel riquadro sinistro, fare clic sull'icona Impostazioni di base.

  2. Nella scheda Risultati, nel campo Risultato 1 immettere il nome del risultato o l'opzione.

  3. Per aggiungere traduzioni del risultato, effettuare le operazioni seguenti:

    1. Fare clic su Traduzioni.
    2. Nella pagina visualizzata fare clic su Aggiungi.
    3. Nell'elenco visualizzato selezionare la lingua in cui immettere il testo.
    4. Nel campo Testo tradotto immettere il testo.
    5. Fare clic su Chiudi.

  4. Nel campo Risultato 2 immettere il nome del risultato oppure l'opzione.

  5. Per aggiungere traduzioni del risultato, effettuare le operazioni seguenti:

    1. Fare clic su Traduzioni.
    2. Nella pagina visualizzata fare clic su Aggiungi.
    3. Nell'elenco visualizzato selezionare la lingua in cui immettere il testo.
    4. Nel campo Testo tradotto immettere il testo.
    5. Fare clic su Chiudi.

Specificare quando verranno inviate le notifiche

È possibile inviare notifiche agli utenti quando è stata presa, delegata o riassegnata una decisione. Per specificare quando e a chi verranno inviate le notifiche, effettuare le operazioni indicate di seguito.

  1. Nel riquadro sinistro fare clic su Notifiche.

  2. Selezionare la casella di controllo accanto agli eventi per cui inviare notifiche:

    • [Scelta 1] – L'utente assegnato ha selezionato [Scelta 1].
    • [Scelta 2] – L'utente assegnato ha selezionato [Scelta 2].
    • Delegato – L'utente assegnato ha assegnato la decisione a un altro utente.
    • Escalate – L'utente assegnato non ha preso la decisione nel tempo assegnato.

  3. Scegliere la riga per un evento selezionato nel passaggio 2.

  4. Nella scheda Testo notifiche immettere il testo della notifica nella casella di testo.

  5. Per personalizzare la notifica, è possibile inserire segnaposto. I segnaposto verranno sostituiti con i dati appropriati al momento della visualizzazione della notifica. Per inserire un segnaposto, effettuare le operazioni seguenti:

    1. Fare clic sulla casella di testo per specificare il punto in cui deve essere inserito il segnaposto.
    2. Fare clic su Inserisci segnaposto.
    3. Nell'elenco visualizzato selezionare il segnaposto da inserire.
    4. Fare clic su Inserisci.

  6. Per aggiungere traduzioni della notifica, effettuare le operazioni seguenti:

    1. Fare clic su Traduzioni.
    2. Nella pagina visualizzata fare clic su Aggiungi.
    3. Nell'elenco visualizzato selezionare la lingua in cui immettere il testo.
    4. Nel campo Testo tradotto immettere il testo.
    5. Per personalizzare il testo, è possibile inserire segnaposto come indicato nel passaggio 5.
    6. Fare clic su Chiudi.

  7. Nella scheda Destinatario specificare il destinatario cui inviare le notifiche. Selezionare una delle opzioni nella tabella indicata di seguito, quindi seguire le altre indicazioni per l'opzione prima di procedere al passaggio 8.

    Opzione Destinatari delle notifiche Passaggi aggiuntivi
    Partecipante Utenti assegnati a un ruolo o un gruppo specifico
    1. Dopo aver selezionato Partecipante, nella scheda Basato sui ruoli selezionare il tipo di gruppo o il ruolo a cui inviare le notifiche nell'elenco Tipo di partecipante.
    2. Nell'elenco Partecipante selezionare il gruppo a cui inviare notifiche.
    Utente del flusso di lavoro Utenti nel flusso di lavoro corrente
    • Dopo aver selezionato Utente del flusso di lavoro, nella scheda Utente del flusso di lavoro, nell'elenco Utente del flusso di lavoro selezionare un utente che partecipa al flusso di lavoro.
    Utente Utenti specifici
    1. Dopo aver selezionato Utente, fare clic sulla scheda Utente.
    2. Nell'elenco Utenti disponibili sono inclusi tutti gli utenti. Selezionare gli utenti a cui inviare notifiche, quindi spostarli nell'elenco Utenti selezionati.

  8. Ripetere i passaggi dal 3 al 7 per ciascun evento selezionato nel passaggio 2.

Assegnare una decisione

Per specificare gli utenti a cui assegnare una decisione manuale, effettuare le operazioni indicate di seguito.

  1. Nel riquadro sinistro, fare clic sull'icona Assegnazione.

  2. Nella scheda Tipo di assegnazione selezionare una delle opzioni nella tabella indicata di seguito, quindi seguire le altre indicazioni per l'opzione prima di procedere al passaggio 3.

    Opzione Utenti a cui viene assegnata la decisione Passaggi aggiuntivi
    Partecipante Utenti assegnati a un ruolo o un gruppo specifico
    1. Dopo aver selezionato Partecipante, nella scheda Basato sui ruoli selezionare il tipo di gruppo o il ruolo a cui assegnare la decisione nell'elenco Tipo di partecipante.
    2. Nell'elenco Partecipante selezionare il tipo di gruppo o ruolo a cui assegnare la decisione.
    Gerarchia Utenti in una specifica gerarchia organizzativa
    1. Dopo aver selezionato Gerarchia, nella scheda Selezione gerarchia selezionare il tipo di gerarchia cui assegnare la decisione nell'elenco Tipo di gerarchia.
    2. Il sistema dovrà recuperare un intervallo di nomi utente dalla gerarchia. Questi nomi rappresentano gli utenti a cui può essere assegnata la decisione. Attenersi alla procedura indicata di seguito per specificare il punto di inizio e il punto finale dell'intervallo di nomi utente recuperati dal sistema:
      1. Per specificare il punto di inizio, selezionare una persona dall'elenco Inizia da.
      2. Per specificare il punto finale, fare clic su Aggiungi condizione. Immettere quindi una condizione per determinare il punto della gerarchia in cui verrà arrestato il recupero dei nomi da parte del sistema.
    3. Nella scheda Opzioni gerarchia specificare a quali utenti nell'intervallo la decisione deve essere assegnata:
      • Assegna a tutti gli utenti recuperati - La decisione viene assegnata a tutti gli utenti nell'intervallo.
      • Assegna solo all'ultimo utente recuperato - La decisione viene assegnata solo all'ultimo utente dell'intervallo.
      • Escludi utenti con la seguente condizione: - La decisione non viene assegnata ad alcun utente nell'intervallo che soddisfa una specifica condizione. Fare clic su Aggiungi condizione per specificare la condizione.
    Utente del flusso di lavoro Utenti nel flusso di lavoro corrente
    • Dopo aver selezionato Utente del flusso di lavoro, nella scheda Utente del flusso di lavoro, nell'elenco Utente del flusso di lavoro selezionare un utente che partecipa al flusso di lavoro.
    Utente Utenti specifici
    1. Dopo aver selezionato Utente, fare clic sulla scheda Utente.
    2. Nell'elenco Utenti disponibili sono inclusi tutti gli utenti. Selezionare gli utenti a cui assegnare la decisione, quindi spostarli nell'elenco Utenti selezionati.

  3. Nella scheda Limite di tempo, nel campo Durata specificare il tempo a disposizione di un utente per prendere la decisione. Consente di selezionare una delle opzioni indicate di seguito.

    • Ore – Inserisci il numero di ore a disposizione dell'utente per prendere la decisione. Selezionare quindi il calendario utilizzato dall'organizzazione e immettere informazioni sulla settimana lavorativa dell'organizzazione.
    • Giorni – Inserisci il numero di giorni che l'utente ha per prendere la decisione. Selezionare quindi il calendario utilizzato dall'organizzazione e immettere informazioni sulla settimana lavorativa dell'organizzazione.
    • Settimane – Inserisci il numero di settimane di cui l'utente dispone per prendere la decisione.
    • Mesi – Seleziona il giorno e la settimana entro i quali l'utente deve prendere la decisione. È ad esempio possibile scegliere di far prendere la decisione all'utente entro il venerdì della terza settimana del mese.
    • Anni – Seleziona il giorno, la settimana e il mese entro i quali l'utente deve prendere la decisione. È ad esempio possibile scegliere di far prendere la decisione all'utente entro il venerdì della terza settimana di dicembre.

    Se l'utente non prende la decisione nel tempo prestabilito, la decisione scadrà. Una decisione scaduta viene riassegnata in base alle opzioni selezionate nell'area Riassegnazione della pagina.

Specificare l'azione da eseguire se una decisione è scaduta

Se l'utente non prende la decisione nel tempo prestabilito, la decisione scadrà. Una decisione scaduta può essere riassegnata o assegnata automaticamente a un altro utente. Per riassegnare la decisione scaduta, effettuare le operazioni seguenti:

  1. Nel riquadro sinistro fare clic su Riassegnazione.

  2. Selezionare la casella di controllo Utilizza percorso di riassegnazione per creare un percorso di riassegnazione. La decisione viene assegnata automaticamente agli utenti elencati nel percorso. La tabella indicata di seguito rappresenta un esempio di percorso di riassegnazione.

    Sequenza Percorso riassegnazione
    1 Assegna a: Maria
    2 Assegna a: Francesca
    3 Azione finale: [Prima scelta]

    In questo esempio la decisione scaduta viene assegnata a Maria. Se Maria non prende la decisione nel tempo prestabilito, la decisione verrà assegnata a Francesca. Se Francesca non prende la decisione nel tempo prestabilito, verrà selezionato [Prima scelta] come decisione.

  3. Per aggiungere un utente al percorso di riassegnazione, fare clic su Aggiungi riassegnazione. Selezionare una delle opzioni nella tabella indicata di seguito, quindi seguire le altre indicazioni per l'opzione prima di procedere al passaggio 4.

    Opzione Utenti a cui viene riassegnata la decisione Passaggi aggiuntivi
    Gerarchia Utenti in una specifica gerarchia organizzativa
    1. Dopo aver selezionato Gerarchia, nella scheda Selezione gerarchia selezionare il tipo di gerarchia cui riassegnare la decisione nell'elenco Tipo di gerarchia.
    2. Il sistema dovrà recuperare un intervallo di nomi utente dalla gerarchia. Questi nomi rappresentano gli utenti a cui può essere riassegnata la decisione. Attenersi alla procedura indicata di seguito per specificare il punto di inizio e il punto finale dell'intervallo di nomi utente recuperati dal sistema:
      1. Per specificare il punto di inizio, selezionare una persona dall'elenco Inizia da.
      2. Per specificare il punto finale, fare clic su Aggiungi condizione. Immettere quindi una condizione per determinare il punto della gerarchia in cui verrà arrestato il recupero dei nomi da parte del sistema.
    3. Nella scheda Opzioni gerarchia specificare a quali utenti nell'intervallo la decisione deve essere riassegnata:
      • Assegna a tutti gli utenti recuperati - La decisione viene riassegnata a tutti gli utenti nell'intervallo.
      • Assegna solo all'ultimo utente recuperato - La decisione viene riassegnata solo all'ultimo utente dell'intervallo.
      • Escludi utenti con la seguente condizione: - La decisione non viene riassegnata ad alcun utente nell'intervallo che soddisfa una specifica condizione. Fare clic su Aggiungi condizione per specificare la condizione.
    Utente del flusso di lavoro Utenti nel flusso di lavoro corrente
    • Dopo aver selezionato Utente del flusso di lavoro, nella scheda Utente del flusso di lavoro, nell'elenco Utente del flusso di lavoro selezionare un utente che partecipa al flusso di lavoro.
    Utente Utenti specifici
    1. Dopo aver selezionato Utente, fare clic sulla scheda Utente.
    2. Nell'elenco Utenti disponibili sono inclusi tutti gli utenti. Selezionare gli utenti a cui riassegnare la decisione, quindi spostarli nell'elenco Utenti selezionati.

  4. Nella scheda Limite di tempo, nel campo Durata specificare il tempo a disposizione di un utente per prendere la decisione. Consente di selezionare una delle opzioni indicate di seguito.

    • Ore – Inserisci il numero di ore a disposizione dell'utente per prendere la decisione. Selezionare quindi il calendario utilizzato dall'organizzazione e immettere informazioni sulla settimana lavorativa dell'organizzazione.
    • Giorni – Inserisci il numero di giorni che l'utente ha per prendere la decisione. Selezionare quindi il calendario utilizzato dall'organizzazione e immettere informazioni sulla settimana lavorativa dell'organizzazione.
    • Settimane – Inserisci il numero di settimane di cui l'utente dispone per prendere la decisione.
    • Mesi – Seleziona il giorno e la settimana entro i quali l'utente deve prendere la decisione. È ad esempio possibile scegliere di far prendere la decisione all'utente entro il venerdì della terza settimana del mese.
    • Anni – Seleziona il giorno, la settimana e il mese entro i quali l'utente deve prendere la decisione. È ad esempio possibile scegliere di far prendere la decisione all'utente entro il venerdì della terza settimana di dicembre.

  5. Ripetere i passaggi da 3 a 4 per ogni utente che si desidera aggiungere al percorso di riassegnazione. È possibile modificare l'ordine degli utenti.

  6. Se gli utenti nel percorso di riassegnazione non prendono la decisione nel tempo prestabilito, la decisione verrà presa dal sistema. Per specificare l'opzione selezionata dal sistema, selezionare la riga Azione, quindi nella scheda Termina azione selezionare un'opzione.

Impostare un limite di tempo

Per prendere la decisione in un periodo di tempo specifico, effettuare le operazioni seguenti:

Nota

Le opzioni selezionate in questi passaggi prevalgono su quelle selezionate nelle aree Assegnazione e Riassegnazione della pagina.

  1. Nel riquadro sinistro, fare clic sull'icona Impostazioni avanzate.

  2. Selezionare la casella di controllo Imposta un limite di tempo per l'elemento del flusso di lavoro.

  3. Nel campo Durata specificare il momento in cui prendere la decisione. Consente di selezionare una delle opzioni indicate di seguito.

    • Ore – Inserisci il numero di ore. Selezionare quindi il calendario utilizzato dall'organizzazione e immettere informazioni sulla settimana lavorativa dell'organizzazione.
    • Giorni – Inserisci il numero di giorni. Selezionare quindi il calendario utilizzato dall'organizzazione e immettere informazioni sulla settimana lavorativa dell'organizzazione.
    • Settimane – Inserisci il numero di settimane.
    • Mesi – Seleziona il giorno e la settimana entro cui deve essere presa la decisione. È ad esempio possibile scegliere di far prendere la decisione entro il venerdì della terza settimana del mese.
    • Anni – Seleziona il giorno, la settimana e il mese entro i quali deve essere presa la decisione. È ad esempio possibile scegliere di far prendere la decisione entro il venerdì della terza settimana di dicembre.

  4. Se viene superato il limite di tempo, la decisione verrà presa dal sistema. Nell'elenco Azione selezionare l'opzione che dovrà essere selezionata dal sistema.