Configurare le attività manuali in un flusso di lavoro

Articolo
03/21/2023

In questo articolo viene descritto come configurare le proprietà per un'attività manuale.

Per configurare un'attività manuale, nell'editor flusso di lavoro fare clic con il pulsante destro del mouse sull'attività, quindi scegliere Proprietà per aprire la pagina Proprietà. Per configurare le proprietà dell'attività manuale, attenersi alle procedure indicate di seguito.

Assegnare un nome all'attività

Per immettere un nome per l'attività manuale, effettuare le operazioni indicate di seguito.

Nel riquadro sinistro, fare clic sull'icona Impostazioni di base.
Nel campo Nome immettere un nome univoco per l'attività.

Immettere una riga di argomento e le istruzioni

La riga di argomento e le istruzioni sono necessarie agli utenti assegnati all'attività. Se ad esempio si configura un'attività per richieste di acquisto, l'utente assegnato all'attività visualizzerà la riga di argomento e le istruzioni nella pagina Richieste di acquisto. La riga di argomento si trova nella barra dei messaggi della pagina. L'utente può fare clic sull'icona nella barra per visualizzare le istruzioni. Per immettere una riga di argomento e le istruzioni, effettuare le operazioni indicate di seguito.

Nel riquadro sinistro, fare clic sull'icona Impostazioni di base.
Nel campo Argomento elemento di lavoro immettere la riga di argomento.
Per personalizzare la riga di argomento, è possibile inserire segnaposto. I segnaposto verranno sostituiti con i dati appropriati al momento della riga di argomento. Per inserire un segnaposto, effettuare le operazioni seguenti:
1. Fare clic sulla casella di testo per specificare il punto in cui deve essere inserito il segnaposto.
2. Fare clic su Inserisci segnaposto.
3. Nell'elenco visualizzato selezionare il segnaposto da inserire.
4. Fare clic su Inserisci.
Per aggiungere traduzioni della riga di argomento, effettuare le operazioni seguenti:
1. Fare clic su Traduzioni.
2. Nella pagina visualizzata fare clic su Aggiungi.
3. Nell'elenco visualizzato selezionare la lingua in cui immettere il testo.
4. Nel campo Testo tradotto immettere il testo.
5. Per personalizzare il testo, è possibile inserire segnaposto come indicato nel passaggio 3.
6. Fare clic su Chiudi.
Nel campo Istruzioni elemento di lavoro immettere le istruzioni.
Per personalizzare le istruzioni, è possibile inserire segnaposto. I segnaposto verranno sostituiti con i dati appropriati al momento della visualizzazione. Per inserire un segnaposto, effettuare le operazioni seguenti:
1. Fare clic sulla casella di testo per specificare il punto in cui deve essere inserito il segnaposto.
2. Fare clic su Inserisci segnaposto.
3. Nell'elenco visualizzato selezionare il segnaposto da inserire.
4. Fare clic su Inserisci.
Per aggiungere traduzioni delle istruzioni, effettuare le operazioni seguenti:
1. Fare clic su Traduzioni.
2. Nella pagina visualizzata fare clic su Aggiungi.
3. Nell'elenco visualizzato selezionare la lingua in cui immettere il testo.
4. Nel campo Testo tradotto immettere il testo.
5. Per personalizzare il testo, è possibile inserire segnaposto come indicato nel passaggio 6.
6. Fare clic su Chiudi.

Assegnare l'attività

Per specificare gli utenti a cui assegnare l'attività manuale, effettuare le operazioni indicate di seguito.

Nel riquadro sinistro, fare clic sull'icona Assegnazione.

Nella scheda Tipo di assegnazione selezionare una delle opzioni nella tabella indicata di seguito, quindi seguire le altre indicazioni per l'opzione prima di procedere al passaggio 3.

Opzione	Utenti a cui viene assegnata l'attività	Passaggi aggiuntivi
Partecipante	Utenti assegnati a un ruolo o un gruppo specifico	Dopo aver selezionato Partecipante, nella scheda Basato sui ruoli selezionare il tipo di gruppo o il ruolo a cui assegnare l'attività nell'elenco Tipo di partecipante. Nell'elenco Partecipante selezionare il gruppo o il ruolo a cui assegnare l'attività.
Gerarchia	Utenti in una specifica gerarchia organizzativa	Dopo aver selezionato Gerarchia, nella scheda Selezione gerarchia selezionare il tipo di gerarchia cui assegnare l'attività nell'elenco Tipo di gerarchia. Il sistema dovrà recuperare un intervallo di nomi utente dalla gerarchia. Questi nomi rappresentano gli utenti a cui può essere assegnata l'attività. Attenersi alla procedura indicata di seguito per specificare il punto di inizio e il punto finale dell'intervallo di nomi utente recuperati dal sistema: Per specificare il punto di inizio, selezionare una persona dall'elenco Inizia da. Per specificare il punto finale, fare clic su Aggiungi condizione. Immettere quindi una condizione per determinare il punto della gerarchia in cui verrà arrestato il recupero dei nomi da parte del sistema. Nella scheda Opzioni gerarchia specificare a quali utenti nell'intervallo l'attività deve essere assegnata: Assegna a tutti gli utenti recuperati - L'attività viene assegnata a tutti gli utenti nell'intervallo. Assegna solo all'ultimo utente recuperato - L'attività viene assegnata solo all'ultimo utente dell'intervallo. Escludi utenti con la seguente condizione: - L'attività non viene assegnata ad alcun utente nell'intervallo che soddisfa una specifica condizione. Fare clic su Aggiungi condizione per specificare la condizione.
Utente del flusso di lavoro	Utenti nel flusso di lavoro corrente	Dopo aver selezionato Utente del flusso di lavoro, nella scheda Utente del flusso di lavoro, nell'elenco Utente del flusso di lavoro selezionare un utente che partecipa al flusso di lavoro.
Utente	Utenti specifici	Dopo aver selezionato Utente, fare clic sulla scheda Utente. Nell'elenco Utenti disponibili sono inclusi tutti gli utenti. Selezionare gli utenti a cui assegnare l'attività, quindi spostarli nell'elenco Utenti selezionati.
Coda	Coda di elementi di lavoro	Dopo aver selezionato Coda fare clic sulla scheda Basato su coda. Per assegnare l'attività a una specifica coda, effettuare le operazioni seguenti: Nell'elenco Tipo coda selezionare Coda di elementi di lavoro. Nell'elenco Nome coda selezionare la coda. Se una specifica condizione deve determinare la coda a cui viene assegnata l'attività, effettuare le operazioni seguenti: Nell'elenco Tipo coda selezionare Code di elementi di lavoro condizionali. Nell'elenco Nome coda selezionare Coda condizionale. NOTA: Questa opzione viene utilizzata solo per alcuni flussi di lavoro, ad esempio la gestione dei casi.

Nella scheda Limite di tempo, nel campo Durata specificare il tempo a disposizione di un utente per completare l'attività. Consente di selezionare una delle opzioni indicate di seguito.
- Ore: immettere il numero di ore a disposizione dell'utente per completare l'attività. Selezionare quindi il calendario utilizzato dall'organizzazione e immettere informazioni sulla settimana lavorativa dell'organizzazione.
- Giorni: immettere il numero di giorni a disposizione dell'utente per completare l'attività. Selezionare quindi il calendario utilizzato dall'organizzazione e immettere informazioni sulla settimana lavorativa dell'organizzazione.
- Settimane: immettere il numero di settimane a disposizione dell'utente per completare l'attività.
- Mesi: selezionare il giorno e la settimana entro cui l'utente deve completare l'attività. È ad esempio possibile scegliere che l'utente completi l'attività entro il venerdì della terza settimana del mese.
- Anni: selezionare il giorno, la settimana e il mese entro cui l'utente deve completare l'attività. È ad esempio possibile scegliere che l'utente completi l'attività entro il venerdì della terza settimana di dicembre.
Se l'utente non completa l'attività nel tempo prestabilito, l'attività scadrà. Un'attività scaduta può essere riassegnata in base alle opzioni selezionate nell'area Riassegnazione della pagina.

Specificare l'azione da eseguire quando l'attività è scaduta

Se un utente non completa l'attività manuale nel tempo prestabilito, l'attività scadrà. Un'attività scaduta può essere riassegnata o assegnata automaticamente a un altro utente. Per riassegnare l'attività scaduta, effettuare le operazioni seguenti.

Nel riquadro sinistro fare clic su Riassegnazione.
Selezionare la casella di controllo Utilizza percorso di riassegnazione per creare un percorso di riassegnazione. L'attività verrà assegnata automaticamente agli utenti elencati nel percorso. La tabella indicata di seguito rappresenta un esempio di percorso di riassegnazione.

Sequenza Percorso di riassegnazione

1 Assegna a: Maria

2 Assegna a: Francesca

3 Azione finale: Rifiuta

In questo esempio l'attività scaduta viene assegnata a Maria. Se Maria non completa l'attività nel tempo prestabilito, l'attività verrà assegnata a Francesca. Se Francesca non completa l'attività nel tempo prestabilito, il sistema rifiuta il documento inviato per l'elaborazione.

Sequenza	Percorso di riassegnazione
1	Assegna a: Maria
2	Assegna a: Francesca
3	Azione finale: Rifiuta

Per aggiungere un utente al percorso di riassegnazione, fare clic su Aggiungi riassegnazione. Nella scheda Tipo di assegnazione selezionare una delle opzioni nella tabella indicata di seguito, quindi seguire le altre indicazioni per l'opzione prima di procedere al passaggio 4.

Opzione	Utenti a cui viene riassegnata l'attività	Passaggi aggiuntivi
Gerarchia	Utenti in una specifica gerarchia organizzativa	Dopo aver selezionato Gerarchia, nella scheda Selezione gerarchia selezionare il tipo di gerarchia cui riassegnare l'attività nell'elenco Tipo di gerarchia. Il sistema dovrà recuperare un intervallo di nomi utente dalla gerarchia. Questi nomi rappresentano gli utenti a cui può essere riassegnata l'attività. Attenersi alla procedura indicata di seguito per specificare il punto di inizio e il punto finale dell'intervallo di nomi utente recuperati dal sistema: Per specificare il punto di inizio, selezionare una persona dall'elenco Inizia da. Per specificare il punto finale, fare clic su Aggiungi condizione. Immettere quindi una condizione per determinare il punto della gerarchia in cui verrà arrestato il recupero dei nomi da parte del sistema. Nella scheda Opzioni gerarchia specificare a quali utenti nell'intervallo l'attività deve essere riassegnata: Assegna a tutti gli utenti recuperati - L'attività viene riassegnata a tutti gli utenti nell'intervallo. Assegna solo all'ultimo utente recuperato - L'attività viene riassegnata solo all'ultimo utente dell'intervallo. Escludi utenti con la seguente condizione: - L'attività non viene riassegnata ad alcun utente nell'intervallo che soddisfa una specifica condizione. Fare clic su Aggiungi condizione per specificare la condizione.
Utente del flusso di lavoro	Utenti nel flusso di lavoro corrente	Dopo aver selezionato Utente del flusso di lavoro, nella scheda Utente del flusso di lavoro, nell'elenco Utente del flusso di lavoro selezionare un utente che partecipa al flusso di lavoro.
Utente	Utenti specifici	Dopo aver selezionato Utente, fare clic sulla scheda Utente. Nell'elenco Utenti disponibili sono inclusi tutti gli utenti. Selezionare gli utenti a cui riassegnare l'attività, quindi spostarli nell'elenco Utenti selezionati.

Nella scheda Limite di tempo, nel campo Durata specificare il tempo a disposizione di un utente per completare l'attività. Consente di selezionare una delle opzioni indicate di seguito.
- Ore: immettere il numero di ore a disposizione dell'utente per completare l'attività. Selezionare quindi il calendario utilizzato dall'organizzazione e immettere informazioni sulla settimana lavorativa dell'organizzazione.
- Giorni: immettere il numero di giorni a disposizione dell'utente per completare l'attività. Selezionare quindi il calendario utilizzato dall'organizzazione e immettere informazioni sulla settimana lavorativa dell'organizzazione.
- Settimane: immettere il numero di settimane a disposizione dell'utente per completare l'attività.
- Mesi: selezionare il giorno e la settimana entro cui l'utente deve completare l'attività. È ad esempio possibile scegliere che l'utente completi l'attività entro il venerdì della terza settimana del mese.
- Anni: selezionare il giorno, la settimana e il mese entro cui l'utente deve completare l'attività. È ad esempio possibile scegliere che l'utente completi l'attività entro il venerdì della terza settimana di dicembre.
Ripetere i passaggi da 3 a 4 per ogni utente che si desidera aggiungere al percorso di riassegnazione. È possibile modificare l'ordine degli utenti.
Se gli utenti nel percorso di riassegnazione non completano l'attività nel tempo prestabilito, verrà eseguita un'azione sull'attività dal sistema. Per specificare l'azione presa dal sistema, selezionare la riga Azione, quindi nella scheda Termina azione selezionare un'opzione.

Specificare quando il sistema deve eseguire automaticamente un'azione sull'attività

È possibile configurare il sistema in modo che venga eseguita automaticamente un'azione sull'attività, se vengono soddisfatte specifiche condizioni. Si supponga, ad esempio, che un'attività richieda che un membro del reparto responsabile delle note spese verifichi le ricevute inviate insieme a una nota spese. In base alle politiche aziendali, tale attività deve essere eseguita se l'importo totale della nota spese è maggiore di USD 100. In questo scenario è possibile configurare il sistema in modo che l'attività venga contrassegnata automaticamente come Completa quando l'importo totale è inferiore a 100. Per specificare quando il sistema deve eseguire automaticamente un'azione sull'attività manuale, attenersi alla procedura indicata di seguito.

Nel riquadro sinistro fare clic su Azioni automatiche.
Selezionare la casella di controllo Attiva azioni automatiche.
Fare clic su Aggiungi condizione.
Immettere una condizione.
Immettere altre condizioni, se necessario.
Per verificare la correttezza della configurazione delle condizioni immesse, eseguire i passaggi seguenti:
1. Fare clic su Test.
2. Nella pagina Test condizione flusso di lavoro, nell'area Convalida condizione, selezionare un record.
3. Fare clic su Test. Il sistema valuta il record per determinare se soddisfa le condizioni definite.
4. Fare clic su OK o su Annulla per tornare alla pagina Proprietà.
Nell'elenco Azione completamento automatico selezionare l'azione che dovrà essere eseguita sull'attività dal sistema.

Specificare quando verranno inviare le notifiche

È possibile inviare notifiche agli utenti quando un'attività manuale è stata delegata, riassegnata, completata o rifiutata oppure quando è stata richiesta una modifica. Per specificare quando e a chi verranno inviate le notifiche, effettuare le operazioni indicate di seguito.

Nel riquadro sinistro fare clic su Notifiche.
Selezionare la casella di controllo accanto agli eventi per cui inviare notifiche:
- Delega: se l'attività è stata assegnata a un altro utente.
- Riassegna: se l'utente assegnato non ha completato l'attività nel tempo prestabilito.
- Completa: se l'utente assegnato ha completato l'attività.
- Rifiuta: se l'utente assegnato ha rifiutato il documento inviato.
- Richiedi modifica: se l'utente assegnato ha richiesto una modifica al documento inviato.
Scegliere la riga per un evento selezionato nel passaggio 2.
Nella scheda Testo notifiche immettere il testo della notifica nella casella di testo.
Per personalizzare la notifica, è possibile inserire segnaposto. I segnaposto verranno sostituiti con le informazioni appropriate al momento della visualizzazione della notifica. Per inserire un segnaposto, effettuare le operazioni seguenti:
1. Fare clic sulla casella di testo per specificare il punto in cui deve essere inserito il segnaposto.
2. Fare clic su Inserisci segnaposto.
3. Nell'elenco visualizzato selezionare il segnaposto da inserire.
4. Fare clic su Inserisci.
Per aggiungere traduzioni della notifica, effettuare le operazioni seguenti:
1. Fare clic su Traduzioni.
2. Nella pagina visualizzata fare clic su Aggiungi.
3. Nell'elenco visualizzato selezionare la lingua in cui immettere il testo.
4. Nel campo Testo tradotto immettere il testo.
5. Per personalizzare il testo, è possibile inserire segnaposto come indicato nel passaggio 5.
6. Fare clic su Chiudi.

Nella scheda Destinatario specificare il destinatario cui inviare le notifiche. Selezionare una delle opzioni nella tabella indicata di seguito, quindi seguire le altre indicazioni per l'opzione prima di procedere al passaggio 8.

Opzione	Destinatari delle notifiche	Passaggi aggiuntivi
Partecipante	Utenti assegnati a un ruolo o un gruppo specifico	Dopo aver selezionato Partecipante, nella scheda Basato sui ruoli selezionare il tipo di gruppo o il ruolo a cui inviare le notifiche nell'elenco Tipo di partecipante. Nell'elenco Partecipante selezionare il tipo di gruppo o ruolo a cui inviare notifiche.
Utente del flusso di lavoro	Utenti nel flusso di lavoro corrente	Dopo aver selezionato Utente del flusso di lavoro, nella scheda Utente del flusso di lavoro, nell'elenco Utente del flusso di lavoro selezionare un utente che partecipa al flusso di lavoro.
Utente	Utenti specifici	Dopo aver selezionato Utente, fare clic sulla scheda Utente. Nell'elenco Utenti disponibili sono inclusi tutti gli utenti. Selezionare gli utenti a cui inviare notifiche, quindi spostarli nell'elenco Utenti selezionati.

Ripetere i passaggi dal 3 al 7 per ciascun evento selezionato nel passaggio 2.

Impostare un limite di tempo

Se è necessario completare l'attività manuale in un periodo di tempo specifico, attenersi alla procedura indicata di seguito.

Nota

Le opzioni selezionate in questi passaggi prevalgono su quelle selezionate nelle aree Assegnazione e Riassegnazione della pagina.

Nel riquadro sinistro, fare clic sull'icona Impostazioni avanzate.
Selezionare la casella di controllo Imposta un limite di tempo per l'elemento del flusso di lavoro.
Nel campo Durata specificare il momento in cui completare l'attività. Consente di selezionare una delle opzioni indicate di seguito.
- Ore: immettere il numero di ore entro cui deve essere completata l'attività. Selezionare quindi il calendario utilizzato dall'organizzazione e immettere informazioni sulla settimana lavorativa dell'organizzazione.
- Giorni: immettere il numero di giorni entro cui deve essere completata l'attività. Selezionare quindi il calendario utilizzato dall'organizzazione e immettere informazioni sulla settimana lavorativa dell'organizzazione.
- Settimane: immettere il numero di settimane entro cui deve essere completata l'attività.
- Mesi: selezionare il giorno e la settimana entro cui deve essere completata l'attività. È ad esempio possibile scegliere di completare il processo di approvazione entro il venerdì della terza settimana del mese.
- Anni: selezionare il giorno, la settimana e il mese entro cui deve essere completata l'attività. È ad esempio possibile scegliere che l'attività venga completata entro il venerdì della terza settimana di dicembre.
Se viene superato il limite di tempo, l'azione sull'attività verrà eseguita dal sistema. Nell'elenco Azione selezionare l'azione che dovrà essere eseguita dal sistema.

Specificare le azioni disponibili per l'utente

Quando l'attività manuale viene assegnata a un utente, quest'ultimo dovrà eseguire un'azione sull'attività. Per specificare le azioni che possono essere eseguite dall'utente sull'attività, attenersi alla procedura indicata di seguito.