Panoramica firme elettroniche

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Questo articolo fornisce una panoramica delle firme elettroniche e descrive come utilizzarle.

Firma elettronica

Una firma elettronica consente di confermare l'identità di una persona che sta per avviare o approvare un processo di elaborazione. In alcuni settori una firma elettronica è considerata legalmente vincolante come una firma manuale.

Le firme elettroniche rappresentano un requisito di legge per diversi settori regolamentati, tra cui quello farmaceutico, quello alimentare e quello aerospaziale e della difesa. Sono inoltre obbligatorie per la conformità alle normative incluse in 21 CFR Part 11 emanate dalla Food and Drug Administration (FDA) negli Stati Uniti.

Nota

Una firma elettronica in sé non equivale a una firma digitale. Una firma elettronica viene utilizzata soltanto in sostituzione di una firma manuale, mentre una firma digitale soddisfa ulteriori requisiti di sicurezza, ad esempio consente di rilevare se i dati sono stati manomessi da un altro utente o processo. Una firma digitale può inoltre essere verificata e tale verifica non può essere rifiutata dal proprietario del certificato utilizzato per la firma dei dati. Come descritto più avanti, nelle firme elettroniche è incorporata la funzionalità di firma digitale.

Firme elettroniche

È possibile utilizzare le firme elettroniche per i processi aziendali critici. In alcuni processi sono disponibili funzionalità di firma elettronica incorporate. È inoltre possibile creare requisiti di firma personalizzati per qualsiasi tabella o campo di database.

Nelle firme elettroniche è incorporata la funzionalità di firma digitale. Ogni utente che firma documenti deve ottenere un certificato di crittografia valido. Al momento della firma di un documento, la chiave privata associata al certificato viene convalidata. Le informazioni relative alle firme elettroniche vengono memorizzate in un registro in modo da fornire un audit trail. Per impostare le firme elettroniche, vedere Impostare le firme elettroniche.

Utenti che richiedono l'accesso alle firme elettroniche

Tre tipi di utenti in genere richiedono l'accesso protetto alle firme elettroniche: amministratori delle firme elettroniche, firmatari e revisori delle firme elettroniche.

Amministratore delle firme elettroniche

L'amministratore delle firme elettroniche imposta i requisiti di firma, i parametri generali e gli approvatori e riceve gli avvisi quando le firme non possono essere verificate. Per impostazione predefinita, un utente che appartiene al ruolo di sicurezza Responsabile IT dispone dell'autorizzazione ad amministrare le firme elettroniche.

Firmatario

Un firmatario fornisce le firme elettroniche per i documenti e i processi per i quali sono richieste tali firme. Per impostazione predefinita, un utente che appartiene al ruolo di sicurezza Utente sistema dispone dell'autorizzazione a firmare documenti elettronicamente.

Nota

È possibile che il firmatario debba disporre di autorizzazioni aggiuntive per ottenere l'accesso ai dati correlati al documento o al processo da firmare. Un utente che apporta modifiche ai dati e deve quindi firmare per tali modifiche deve disporre dell'autorizzazione per la modifica dei dati. Un utente firmatario per conto di un altro utente potrebbe non richiedere l'accesso ai dati. Un esempio di questo tipo di utente è un supervisore che firma per le modifiche di un dipendente.

Revisore delle firme elettroniche

Il revisore delle firme elettroniche controlla il registro database e il registro di verifica delle firme disponibile nel registro database. Per impostazione predefinita, un utente che appartiene al ruolo di sicurezza Responsabile IT dispone dell'autorizzazione ad amministrare le firme elettroniche.

Se si utilizza un ruolo diverso da Responsabile IT, assicurarsi che al ruolo siano assegnati i privilegi seguenti:

  • Visualizza errori firma elettronica
  • Visualizza registro database

Firma elettronica di documenti

Ottenere un certificato

Per poter apporre la firma elettronica ai documenti, è necessario richiedere un certificato.

Nota

Le funzionalità di Microsoft SQL Server sono utilizzate per creare certificati e abilitare la firma elettronica. Non è richiesto alcun certificato aggiuntivo o infrastruttura a chiave pubblica (PKI).

Per l'utente che richiede un certificato vengono create una chiave pubblica e una chiave privata. La chiave privata viene crittografata mediante una password nota solo all'utente. Al momento della firma elettronica di un documento, l'identità del firmatario viene verificata quando si immette la password.

Per richiedere un certificato, nella pagina Opzioni della scheda Conti , fare clic su Ottieni certificato.

Immettere e confermare la password che verrà utilizzata per la firma. La password consente la protezione della chiave privata e autorizza l'utilizzo del certificato. La password non viene archiviata nel database e non è disponibile per altri utenti, nemmeno per l'amministratore.

Se si dimentica la password associata al certificato, quest'ultimo deve essere reimpostato. La reimpostazione del certificato non influisce sui documenti firmati con il certificato precedente. Per reimpostare il certificato, nella pagina Opzioni fare clic su Reimposta certificato.

Apporre la firma elettronica a un documento

La pagina Firma documento viene visualizzata quando si apporta una modifica per la quale è richiesta una firma elettronica.

  1. Nella pagina Firma documento fare clic sulla scheda Documento per verificare le modifiche apportate al documento.
  2. Nella scheda Firma selezionare un codice motivo.
  3. Immettere un commento, se è richiesto un commento.
  4. Se l'ID dell'utente non viene visualizzato nel campo Firmatario, selezionarlo dall'elenco.
  5. Immettere l'ubicazione, se queste informazioni sono necessarie.
  6. Scegliere OK.

Firma per le modifiche apportate da un altro utente

Talvolta si può decidere che un utente firmi per le modifiche apportate da altri. È ad esempio possibile che un supervisore debba firmare per le modifiche apportate alle distinte base (DBA) da un dipendente. Utilizzare questa procedura per designare un utente come firmatario per un altro utente.

Nota

Quando un utente firma per una modifica apportata da un altro, la firma deve essere fornita alla workstation dell'utente autore della modifica. Quest'ultimo sarà in grado di salvare la modifica solo dopo che è stata fornita la firma.

Per designare gli approvatori, attenersi alla procedura indicata di seguito.

  1. Nella pagina Opzioni , nella scheda Conti , fare clic su Approvatore designato.
  2. Nel campo ID utente approvatore selezionare l'ID dell'utente che deve firmare per le modifiche apportate da un altro utente.
  3. Nel campo ID utente per firma selezionare l'ID dell'utente che ha apportato le modifiche per le quali è richiesta la firma.