Flusso di lavoro conto bancario fornitore

Il flusso di lavoro di approvazione della banca del fornitore garantisce che i dati bancari inviati dai fornitori siano sicuri, conformi dal punto di vista finanziario e protetti da frodi. Questa funzionalità aiuta a ridurre il rischio di frode rilevando e prevenendo modifiche non approvate. Le aziende possono valutare e approvare eventuali modifiche alle informazioni sul conto bancario di un fornitore e possono confermare che le coordinate bancarie fornite soddisfano gli standard e i criteri della propria organizzazione.

Quando abiliti il ​​flusso di lavoro del conto bancario fornitore, puoi specificare quali campi richiedono l'approvazione e quali azioni attiveranno il flusso di lavoro.

Prerequisiti

Prima di poter utilizzare questa funzionalità, il sistema devono soddisfare i seguenti requisiti:

• La versione delle tue app per la finanza e le operazioni deve essere 10.0.32 o successiva.
• La funzionalità denominata Flusso di lavoro proposte di modifica del conto bancario fornitore deve essere attivata in Gestione funzionalità.

Impostare il flusso di lavoro del conto bancario fornitore

Per impostare la funzionalità del flusso di lavoro di approvazione della banca del fornitore attieniti alla seguente procedura.

1. Andare a Contabilità fornitori > Impostazioni > Parametri contabilità fornitori.

2. Nella scheda Generale nella scheda dettaglio Approvazione conto bancario fornitore imposta i seguenti campi:

   • Approvazione conto bancario (creazione) – Impostare questa opzione su Sì per richiedere l'approvazione per tutti i nuovi record di conto bancario, indipendentemente dal fatto che venga utilizzato il client Web o che i record vengano importati tramite l'entità dati. Imposta questa opzione su No per consentire agli utenti di creare o importare nuovi record di conto bancario senza richiedere l'approvazione.

   • Approvazione del conto bancario (aggiornamento) – Impostare questa opzione su Sì per richiedere l'approvazione quando un utente aggiorna i record del conto bancario esistente utilizzando il client Web. (l'approvazione sarà richiesta solo per i campi in cui la casella di controllo IsEnabled è selezionata nella griglia in questa Scheda dettaglio). Imposta questa opzione su No per consentire agli utenti di aggiornare tutti i campi nei record di conto bancario esistenti senza richiedere l'approvazione.

   • Comportamento dell'entità dati (aggiornamento) – Seleziona uno dei seguenti valori per specificare il comportamento che si verifica quando un record esistente viene aggiornato tramite importazione tramite l'entità dati. L'impostazione non influisce sugli aggiornamenti effettuati utilizzando il client Web.

     • Consenti modifiche senza approvazione – L'entità dati aggiornerà i valori per tutti i campi senza elaborare le modifiche tramite il flusso di lavoro.
     • Rifiuta modifiche – L'entità dati non aggiornerà mai i valori per i campi protetti. L'importazione non riuscirà se include aggiornamenti per i campi protetti.
     • Crea proposte di modifica – L'entità dati aggiornerà i valori per i campi non protetti e aggiungerà nuovi valori per i campi protetti come modifiche proposte. L'entità dati non avvierà automaticamente il flusso di lavoro e dovrai inviare le modifiche proposte come richiesto.

3. Nell'elenco dei campi del conto bancario fornitore, seleziona la casella di controllo IsEnabled per ogni campo che richiede l'approvazione.

4. Nel riquadro azioni seleziona Salva.

5. Passare a Contabilità fornitori > Impostazioni > Flussi di lavoro contabilità fornitori.

6. Nel riquadro Azioni selezionare Nuovo.

7. Nella finestra di dialogo Crea flusso di lavoro, seleziona Approvazione del flusso di lavoro per la modifica fornitore proposta.

8. L'app dell'editor del flusso di lavoro viene aperta nel computer. Usala per progettare il flusso di lavoro come necessario. Per ulteriori informazioni su come utilizzare l'editor, vedi Panoramica del sistema del flusso di lavoro e gli articoli correlati

Aggiungere un nuovo conto bancario fornitore e inviarlo per l'approvazione

Per utilizzare il client Web per aggiungere un nuovo conto bancario fornitore e inviarlo per l'approvazione, attieniti alla seguente procedura.

1. Andare a Contabilità fornitori >Fornitori > Tutti i fornitori.
2. Seleziona il fornitore per il quale intendi impostare un conto bancario.
3. Nel Riquadro azioni, nella scheda Fornitore, nel gruppo Imposta, seleziona Conti bancari.
4. Nella pagina Conti bancari fornitore, nel Riquadro azioni, seleziona Nuovo per creare un conto bancario.
5. Compila tutti i campi obbligatori.
6. Al termine della creazione del record, seleziona Salva.
7. Nel Riquadro azioni seleziona Flusso di lavoro > Invia per inviare le nuove coordinate bancarie per l'approvazione. Il nuovo record di conto bancario non sarà disponibile per l'uso finché un responsabile approvazione non lo ha approvato.

Aggiornare un record di conto bancario fornitore esistente e inviarlo per l'approvazione

Per utilizzare il client Web per modificare il conto bancario fornitore esistente e inviarlo per l'approvazione, attieniti alla seguente procedura.

1. Andare a Contabilità fornitori >Fornitori > Tutti i fornitori.

2. Seleziona il fornitore per il quale intendi aggiornare le informazioni bancarie.

3. Nel Riquadro azioni, nella scheda Fornitore, nel gruppo Imposta, seleziona Conti bancari.

4. Nella pagina Conti bancari fornitore, nel riquadro elenco, seleziona il conto che desideri modificare. Quindi seleziona Modifica nel Riquadro azioni.

5. Modifica i campi in base alle esigenze. Ogni campo che richiederà l'approvazione una volta aggiornato è contrassegnato (richiede approvazione).

6. Dopo aver modificato il record, seleziona Salva.

7. Se hai aggiornato almeno un campo che richiede l'approvazione, il Riquadro azioni presenta due nuovi pulsanti: Modifiche proposte e Flusso di lavoro.

   • Per esaminare le modifiche proposte, seleziona Modifiche proposte nel Riquadro azioni per aprire la finestra di dialogo Modifiche proposte. Per eliminare il valore proposto per un campo, seleziona Elimina accanto a quel campo nell'elenco. Per eliminare tutte le modifiche, seleziona Ignora tutte le modifiche nella parte inferiore della finestra di dialogo. Al termine, selezionare OK per chiudere la finestra di dialogo.
   • Per inviare le modifiche per l'approvazione, seleziona Flusso di lavoro > Invia nel Riquadro azioni. Le modifiche ai campi protetti non verranno aggiornate finché un responsabile approvazione non le avrà approvate.

Seguire lo stato di approvazione di un conto bancario fornitore nuovo o aggiornato

L'intestazione di ogni record di conto bancario fornitore include un campo Stato revisione che puoi utilizzare per tenere traccia dello stato di approvazione del record. Nella tabella seguente sono elencati i valori Stato di verifica e la relativa descrizione.

Per visualizzare lo storico del flusso di lavoro e seguire l'avanzamento di un record in fase di approvazione, seleziona Flusso di lavoro > Visualizza storico nel Riquadro azioni.

Approvare un conto bancario fornitore nuovo o aggiornato

Dopo l'invio di un record, Il flusso di lavoro segue il processo standard del flusso di lavoro. Informa gli approvatori appropriati dell'aggiornamento e li indirizza alla pagina Conti bancari fornitore, dove possono eseguire le seguenti azioni:

• Per gli aggiornamenti ai record di conto bancario esistenti, i responsabili approvazione possono visualizzare il valore corrente e quello proposto per ciascun campo protetto selezionando Modifiche proposte nel Riquadro azioni. Il responsabile approvazione esamina le modifiche e quindi seleziona Flusso di lavoro > Approva nel Riquadro azioni per approvarle. Una volta completate tutte le approvazioni, il sistema aggiorna tutti i campi con i valori proposti.
• Per i nuovi record di conto bancario, i responsabili approvazione devono aprire il record, esaminare i dettagli del conto bancario nella pagina Conti bancari fornitore e quindi selezionare Flusso di lavoro > Approva per approvare il nuovo record. Una volta completate tutte le approvazioni, il nuovo conto bancario diventa disponibile per l'uso.
• Per rifiutare record nuovi o aggiornati, il responsabile approvazione seleziona Flusso di lavoro > Rifiuta nel Riquadro azioni. Il record viene riportato allo stato di revisione pre-invio (Bozza o Approvato, modifiche non inviate), di modo che possa essere modificato e/o inviato di nuovo come richiesto (per inviare nuovamente un record, l'utente seleziona Flusso di lavoro > Nuovo invio nel Riquadro azioni).
• Per delegare l'approvazione a un altro responsabile approvazione, il responsabile approvazione può selezionare Flusso di lavoro > Delega nel Riquadro azioni.
• Per annullare un flusso di lavoro in corso, qualsiasi utente può selezionare Flusso di lavoro > Annulla nel Riquadro azioni. Il record viene riportato allo stato di revisione pre-invio (Bozza o Approvato, modifiche non inviate), di modo che possa essere modificato e/o inviato di nuovo come richiesto Il mittente originale potrebbe utilizzare questa funzione per correggere un errore.