Panoramica del controllo del budget
Questo articolo introduce la funzionalità di controllo del budget e fornisce informazioni che consentono di configurare il controllo del budget per ottimizzare la gestione delle risorse finanziarie dell'organizzazione.
Il controllo del budget supporta la gestione delle risorse finanziarie di un'organizzazione tramite il piano dei conti, i flussi di lavoro, i gruppi di utenti, i documenti di origine e i giornali di registrazione, il calcolo configurabile dei fondi disponibili, i cicli di budget e le soglie. Se i controlli sono sul posto, un'organizzazione può programmare, misurare, gestire e programmare le risorse finanziarie nel corso dell'anno fiscale.
Dopo che i budget sono approvati nel sistema, utilizzando i piani di budget è possibile generare le voci del registro di budget per registrare il budget di spesa per un'organizzazione. In alternativa è possibile creare o importare le voci del registro di budget da un'applicazione di terze parti senza utilizzare la funzionalità di pianificazione del budget.
Le spese possono essere registrate utilizzando i conti principali e le dimensioni finanziarie. Il controllo del budget complessivo di spesa può essere configurato in base ai criteri e ai requisiti dell'organizzazione, raggruppando combinazioni di dimensioni finanziarie e conti principali.
Nel seguente diagramma viene illustrata la posizione del controllo del budget nelle fasi di un ciclo di budget tipico.
È possibile configurare il controllo del budget in base a diversi fattori:
- Dimensioni finanziarie - Quali dimensioni finanziarie devono essere utilizzate per la dichiarazione del budget e dei valori effettivi e quali dimensioni finanziarie sono necessarie per controllare i budget? Alcune combinazioni specifiche di dimensioni o alcuni conti principali hanno bisogno di un'attenzione specifica? Ad esempio, è presente un requisito per tenere traccia dei valori effettivi del budget in base al centro di costo e al programma? Le spese di viaggio necessitano di attenzione speciale?
- Tempo - Quale periodo di tempo (periodo fiscale, periodo fiscale fino alla data odierna e così via) verrà utilizzato per valutare i fondi budget disponibili?
- Documenti di origine: quali documenti di origine devono essere valutati per il controllo del budget? I documenti devono essere valutati per riga o per documento?
- Calcolo dei fondi disponibili - I documenti quali richieste di acquisto (impegno preliminare di spesa) e ordini fornitore (impegni di spesa) devono essere considerati nel calcolo dei fondi disponibili? I documenti in stato di bozza devono essere considerati nel calcolo?
- Autorizzazione di sostituzione - Chi ha l'autorizzazione a superare il budget disponibile?
Il controllo del budget è completamente integrato con l'applicazione. Di conseguenza, è possibile valutare la disponibilità di budget sia per acquisti pianificati che per acquisti effettivi. Sono disponibili sia richieste di informazioni che report sul budget. Di conseguenza, gli utenti possono valutare il budget nel ciclo di budget e apportare le rettifiche richieste sotto forma di revisioni o trasferimenti di budget. Un responsabile budget può esportare il budget e i valori effettivi in Microsoft Excel per analizzare e prevedere meglio i dati, in base alle esigenze.
Configurazione del controllo del budget
Durata ciclo di budget
Dopo aver configurato l'impostazione del budget di base, è possibile definire il tempo o il periodo iniziale e finale per l'impostazione e il controllo del budget nella pagina Durata ciclo di budget. I cicli di budget spesso corrispondono ai calendari fiscali ma possono estendere gli anni fiscali.
I passaggi successivi della configurazione vengono completati nelle schede che vengono aperte dalla pagina Configurazione controllo del budget.
Definisci parametri
In base alle dimensioni finanziarie abilitate per il budget, è possibile utilizzare tutte le dimensioni finanziarie o un sottoinsieme di esse per il controllo del budget.
Inoltre, puoi specificare l'intervallo di tempo predefinito (ad esempio Anno fiscale, Anno fiscale al, Periodo fiscale o Trimestrale) al quale il controllo del budget viene eseguito nel corso del budget correlato. Puoi anche specificare un responsabile e una soglia predefiniti del budget da utilizzare per informare gli utenti quando la soglia viene raggiunta. I valori in questi campi vengono utilizzati come valori predefiniti in qualsiasi nuova regola di controllo del budget o gruppo di budget creato. Tuttavia, i valori predefiniti possono essere modificati per i singoli gruppi o regole.
Le modalità secondo cui i budget vengono creati e registrati nel registro di budget determinano l'intervallo di tempo selezionato per valutare i fondi budget disponibili. Se è stato sviluppato e utilizzato un importo annualizzato per una combinazione di valori di dimensione, può avere senso un metodo basato su anno fiscale o anno fiscale fino a oggi. Tuttavia, se un'organizzazione che crea budget per periodo fiscale o alloca a periodi fiscali desidera un controllo più dettagliato, può considerare intervalli di tempo trimestrali o periodo fiscale fino a oggi.
La lingua di un'organizzazione in relazione all'impostazione del budget e al controllo del budget consente anche di definire la configurazione.
Autorizzazioni oltre il budget
Successivamente, nella scheda Autorizzazioni oltre il budget è possibile specificare i gruppi di utenti. Puoi specificare se gli utenti che sono membri di un gruppo dispongono dell'autorizzazione a superare il budget. È possibile impedire agli utenti di superare il budget che ha superato la soglia del budget impostata nella pagina Parametri budget oppure è possibile impedire loro di superare il budget di qualsiasi importo, indipendentemente dalla soglia. In base alla dinamicità con cui un'organizzazione gestisce le spese, queste autorizzazioni possono contribuire a gestire le risorse finanziarie.
Fondi budget disponibili
Nella scheda Fondi budget disponibili puoi definire la formula da utilizzare per calcolare i fondi budget disponibili. A seconda della prudenza usata da un'organizzazione per gestire le proprie risorse finanziarie o dei regolamenti o dei requisiti del settore, il calcolo può includere documenti in bozza o non registrati.
Nota
Se il calcolo viene modificato durante un ciclo di budget, le modifiche non interessano i documenti che precedentemente hanno superato le verifiche del controllo del budget e sono stati registrati o completati.
Importante
La funzionalità Traccia solo gli importi del calcolo dei fondi di budget disponibili modifica i dati registrati nelle tabelle BudgetSourceTracking. Quando questa funzionalità è attivata, gli importi vengono memorizzati solo se selezionati per l'uso nel calcolo dei fondi di budget disponibili. Alcune opzioni di configurazione del controllo del budget devono avere impostazioni specifiche per funzionare correttamente. Per ulteriori informazioni, vedere Fondi budget disponibili.
Documenti e giornali di registrazione
Nella pagina Documenti e giornali di registrazione è possibile selezionare i documenti di origine e i giornali di registrazione che sono soggetti alle verifiche del controllo del budget e se le verifiche vengono eseguite all'immissione della riga o per l'intero documento. Inoltre, la nuova funzionalità Miglioramento del filtro documenti del controllo del budget disponibile a partire da Microsoft Dynamics 365 Finance versione 10.0.27 fornisce un'opzione di filtro basata su query per ogni documento incluso nel controllo del budget. Pertanto, è possibile specificare quali documenti di controllo del budget devono essere controllati. In questo modo, la funzione consente di controllare il budget solo per un sottoinsieme di un tipo di documento. Ad esempio, puoi controllare solo gli ordini di acquisto in cui il campo Pool è impostato su 01. Una nuova colonna che viene aggiunta alla scheda Documenti e giornali di registrazione indica se è stata definita una query per il tipo di documento selezionato. Inoltre, due nuovi pulsanti aggiunti alla barra degli strumenti sopra la griglia del documento consentono di aggiungere, modificare o eliminare i filtri.
È consigliabile abbinare i documenti di origine selezionati con le caselle di controllo per i saldi inclusi nel calcolo dei fondi budget disponibili. Ad esempio, se si seleziona Prenotazioni budget per gli impegni di spesa, è necessario selezionare l'opzione Ordini fornitore. Quando viene eseguita una verifica del budget per gli importi e i conti in una riga acquisto, la categoria di controllo del budget assegnata alla prenotazione è Impegno di spesa. Quando viene eseguita una verifica del budget per gli importi e i conti in una richiesta di acquisto, la categoria di controllo del budget assegnata alla prenotazione è Impegno preliminare di spesa.
Se Prenotazioni budget per impegni di spesa e/o Prenotazioni budget per impegni preliminari di spesa sono inclusi nel calcolo dei fondi budget disponibili e devono essere riflessi tramite le registrazioni nella contabilità generale, devi contrassegnare quelle selezioni nel gruppo Contabilità per impegni di spesa nella pagina Parametri di contabilità generale.
Assegna modelli di budget
Successivamente, nella scheda Assegna modelli di budget assegnare i modelli di budget agli intervalli di durata ciclo di budget da includere nel controllo del budget.
Definisci regole di controllo del budget
Successivamente nella scheda Definisci regole di controllo del budget, è necessario creare le regole specifiche in base alle dimensioni finanziarie abilitate dal controllo del budget. Ad esempio, se l'attenzione è relativa alla spesa o all'intervallo di spese per un reparto, è possibile utilizzare le impostazioni presenti in questa scheda per definire e valutare tali spese. Soglie diverse possono essere definite per ogni regola di controllo del budget.
Importante
Il controllo del budget verrà attivato per qualsiasi conto principale del tipo Profitti e perdite, Spese, Ricavi, Stato patrimoniale, Passività, Capitale netto o Cespite. Se la scheda Definisci regole di controllo del budget contiene una regola con criteri vuoti, il controllo del budget verrà abilitato per tutte le combinazioni di dimensioni finanziarie contenenti i conti principali per tali tipi. Pertanto è importante creare regole di controllo del budget che definiscono solo gli intervalli delle combinazioni di dimensioni finanziarie per cui è importante attivare il controllo del budget.
Seleziona conti principali
Se Conto principale non è selezionato come dimensione di controllo del budget nella pagina Definisci parametri, ma vengono gestite spese specifiche, puoi selezionare tali spese nella scheda Seleziona conti principali. L'opzione Seleziona conti principali garantisce che le verifiche di controllo del budget vengano eseguiti solo per i conti principali selezionati (o non eseguiti nei conti principali non selezionati), anche quando Conto principale non fa parte dei Parametri definiti nel controllo del budget.
Esempio: nella pagina Definisci parametri, è selezionata l'opzione Dimensioni controllo budget, il budget viene controllato solo a livello di Business Unit e Dipartimento.
In questo esempio, il controllo del budget è obbligatorio per tutti gli account, eccetto 600120, per il quale il controllo del budget non dovrebbe essere abilitato. Questo scenario potrebbe essere realizzato contrassegnando tutti gli account principali, eccetto 600120, nella scheda Seleziona conti principali.
Se viene creato un ordine fornitore per spese associate al conto principale 600120, la verifica del budget non viene eseguita per queste righe, ma viene controllato ogni altro conto principale selezionato nella scheda Seleziona conti principali. In questo esempio la categoria di approvvigionamento SPESE DI TRASPORTO è associata al conto principale 600120.
Quando si seleziona Conto principale come dimensione di controllo del budget, non sono necessarie configurazioni nella scheda Seleziona conti principali.
Definisci i gruppi di budget
Puoi anche definire Gruppi di budget per creare un pool di budget o una raccolta di valori di dimensione finanziaria i cui budget vengono raggruppati in pool per una verifica del budget secondaria. Le combinazioni di dimensioni finanziarie presenti nella Regola di controllo del budgetvengono sempre verificate per gli importi di budget. Se una combinazione di dimensione finanziaria viene trovata anche in un Gruppo di budget, viene eseguita un seconda verifica a livello di gruppo di budget.
Importante
Il parametro Autorizzazioni sul budget del gruppo utenti definito nelle Regole di controllo del budget determina se le regole di budget che i gruppi di budget vengono verificati per scenari specifici per determinate combinazioni di dimensioni. Se le autorizzazioni oltre il budget sono definite come Impedisci verifica gruppo di budget quando i fondi budget non sono disponibili, le verifiche del gruppo di budget non vengono eseguite.
Se si desidera che un budget venga controllato per una regola/uno scenario specifico, è possibile modificare:
- i criteri del Gruppo di budget per escludere combinazioni di dimensioni specifiche che non vuoi siano verificate a livello di regole di controllo del budget che a livello di gruppi di controllo del budget. o
- Autorizzazioni sul budget del gruppo utenti.
Attiva controllo del budget
Dopo che il controllo del budget viene configurato, puoi attivarlo nella scheda Attiva controllo del budget. La versione bozza diventa effettiva.
Importante
Quando la funzionalità Traccia solo gli importi del calcolo dei fondi di budget disponibili è attivata, il controllo del budget deve avere configurazioni di regole specifiche per funzionare correttamente. In caso contrario, non è possibile attivare la configurazione del controllo del budget definito. Per ulteriori informazioni, vedere Fondi budget disponibili.
Nella seguente tabella sono illustrate le linee guida da seguire.
| Se questa opzione è selezionata | Anche questa opzione deve essere selezionata |
|---|---|
| Prenotazioni budget per impegni preliminari di spesa | Prenotazioni budget per impegni di spesaeSpese effettive |
| Prenotazioni budget per impegni di spesa | Spese effettive |
| Prenotazioni di budget per impegni di spesa con documenti di tipo Richiesta di acquisto | Prenotazioni budget per impegni preliminari di spesa |
Importante
Dopo che il controllo del budget è abilitato e attivo e le transazioni vengono registrate, non deve essere disabilitato a metà anno. Quando il controllo del budget è disattivato, le attività non vengono registrate ai fini del controllo del budget e le verifiche del budget non vengono più eseguite. Di conseguenza, i documenti già registrati potrebbero non riflettere correttamente alcuni importi o saldi di sblocco in richieste di informazioni e report correlati al controllo del budget. Questi includono le statistiche di controllo del budget per qualsiasi attività downstream o rettifica di documenti e giornali di registrazione.
Inoltre, si noti che le transazioni, ad esempio le voci del registro di budget, registrate prima dell'attivazione del controllo del budget non vengono considerate per il controllo del budget. Pertanto si consiglia cui di attivare il controllo del budget solo all'inizio di un nuovo ciclo di budget. Verificare che le voci del registro di budget che contengono i saldi iniziali del budget per il controllo del budget ottengano i saldi budget aggiornati solo dopo l'attivazione del controllo del budget. Qualsiasi documento aperto (ad esempio, un ordine fornitore) verrà verificato per il controllo dei fondi di budget disponibili e otterrà una prenotazione budget per il controllo del budget, quando l'utente manualmente attiva la verifica del controllo del budget nel documento.
Utilizzo del controllo del budget
Una volta che il controllo del budget è abilitato, ricevi i messaggi di avviso e di errore del controllo del budget nei documenti e nei giornali di registrazioni configurati per il controllo del budget. Ricorda che puoi configurare il controllo del budget in modo che gli utenti vengano avvisati quando superano i fondi di budget, ma che possano sempre continuare a confermare o registrare le transazioni. Puoi visualizzare i dettagli delle verifiche del budget nella pagina Errori e avvisi di controllo del budget.
Da questa pagina l'utente può espandere la pagina Statistiche di controllo del budget per periodo per visualizzare i dettagli di disponibilità e le prenotazioni di budget per la combinazione selezionata di dimensioni di controllo del budget. Gli utenti possono accedere alla pagina Statistiche di controllo del budget in cui la disponibilità del budget viene visualizzata per tutte le combinazioni di dimensioni finanziarie utilizzate nel controllo del budget.
Se il controllo del budget è attivato per gli ordini fornitore, il responsabile budget può utilizzare l'area di lavoro Budget contabili e previsioni per verificare la coda di tutti gli ordini fornitore non confermati con errori e avvisi di verifica budget. Se il responsabile budget dispone delle autorizzazioni per superare il budget, può confermare l'ordine fornitore direttamente nell'area di lavoro.