Proposte di budget

Le organizzazioni dedicano una grande quantità di tempo e risorse alla preparazione dei propri budget. Gran parte di questo lavoro è uno sforzo ripetitivo a basso valore aggiunto, come la raccolta dei dati utilizzati nel processo di definizione del budget. È necessario ulteriore lavoro per preparare un bilancio dettagliato per reparto.

Le proposte di budget offrono i vantaggi seguenti:

• Semplificano la raccolta di dati storici dai valori effettivi o dal budget da utilizzare per la definizione del budget in Dynamics 365 Finance.
• Consentono di apportare revisioni al budget utilizzando intervalli di tempo diversi o combinazioni di budget e valori effettivi storici.
• Generano un nuovo budget che può essere ulteriormente perfezionato e ripetuto con l'attenzione di alto valore necessaria per applicare conoscenze e informazioni dettagliate che potrebbero non essere presenti nei dati storici.
• Forniscono l'output della proposta di budget come documento di registro del budget, facile da modificare, importare, esportare e utilizzare per i report standard in Dynamics 365 Finance.

Importazione di dati sufficienti per una buona previsione

La qualità delle previsioni dipende dalla disponibilità di dati sufficienti e coerenti per diversi anni. In alcuni casi, tre anni di dati coerenti sono sufficienti, ma spesso da cinque a dieci anni sono la soluzione migliore. Se oggi nel sistema non esistono 10 anni di dati storici, valuta la possibilità di pulire i dati storici precedenti che potrebbero non esistere nel sistema e caricarli come budget storico.

Il termine pulizia dei dati si riferisce alla garanzia che i dati siano coerenti in termini di conti e dimensioni finanziarie quando è avvenuta una riorganizzazione o all'importazione di dati legacy generati prima di una modifica nel piano dei conti o nelle dimensioni finanziarie.

Configurazione delle proposte di budget

Completa i passaggi seguenti per configurazione la funzionalità delle proposte di budget.

1. Dopo aver abilitato una funzionalità, una nuova voce di menu denominata Proposta di budget in Budget > Impostazione > Impostazione budget di base sarà accessibile agli utenti con il ruolo di amministratore di Finance Insights. L'impostazione del campo Abilita funzionalità deve essere modificata da No a Sì. Non verrà generata alcuna previsione finché la funzionalità non sarà abilitata.

Esempio: generazione di una proposta di budget

Le proposte di budget devono passare attraverso i seguenti passaggi per preparare il budget proposto come bozza di documento di registro del budget:

• Crea una proposta di budget in Budget > Periodico > Genera proposta di budget come utente con il ruolo di responsabile del budget.
• Viene fornito un intervallo di date per l'inizio e la fine dei dati da utilizzare per la previsione.
• Viene effettuata una selezione di dati effettivi, di budget o sia effettivi che di budget.
• È possibile aggiungere attributi individuali per perfezionare quali dati vengono generati per limitare i dati effettivi a tipi di account specifici.
• Vengono aggiunti filtri individuali per perfezionare quali modelli e codici di budget specifici dovrebbero essere utilizzati per determinare i dati di budget da utilizzare.
  Tieni presente che i filtri di data complessivi selezionati includono quanto segue:
  • Criteri di output per quale modello di budget e codice di budget dovrebbero essere utilizzati per l'output.
  • I criteri di input generano dati di input non elaborati e vengono aggregati in set di dati mensili per combinazione di dimensioni per il set corrente di dimensioni del budget, come definito in Budget > Impostazione > Impostazione budget di base > Dimensioni per impostazione budget.
  • I dati di input vengono inviati a AI Builder per applicare l'apprendimento automatico per generare previsioni.
  • AI Builder restituisce i dati di previsione a Dynamics 365 Finance.
  • È quindi possibile completare il processo e generare le previsioni come bozza di voce del registro di budget.
  • La bozza del budget può essere visualizzata e modificata nelle voci del registro del budget o in una delle opzioni di creazione di report disponibili.

Le date selezionate per l'output vengono generate dal sistema in base a 12 mesi di previsioni dopo la data di fine dell'input. Considera l'esempio riportato di seguito.

I modelli di budget immessi vengono confrontati con le date per determinare quali voci del registro di budget devono essere utilizzate e includere le singole righe di budget. Considera gli esempi seguenti.

Dimostrare, perfezionare e dare fiducia alle produzioni di apprendimento automatico

La funzionalità delle proposte di budget utilizza i dati storici, nonché il tuo input, per creare un modello di Machine Learning. I seguenti punti offrono indicazioni che possono aiutare a ottimizzare i risultati di un modello e guidare l'utilizzo dei dati.

• I modelli di Machine Learning funzionano meglio quando analizzano un set di dati coerente nel tempo. Come osservato in precedenza, è ottimale disporre di 10 anni di dati che utilizzino lo stesso piano dei conti e le stesse dimensioni. È probabile che i modelli che utilizzano più dati siano più efficaci dei modelli che ne utilizzano di meno.
• I modelli utilizzano dati storici e calcoli sofisticati per suggerire un risultato ragionevolmente probabile. Le proposte generate possono aiutarti a creare budget più efficaci con meno lavoro. Tuttavia, la generazione del miglior budget possibile avviene quando i tuoi responsabili sono coinvolti e partecipano al perfezionamento delle proposte di budget generate.
• Alcune attività sono più facili da prevedere con precisione rispetto ad altre. Ad esempio, l'attività di alcuni conti del libro paga e delle spese potrebbe essere più regolare e quindi più facile da prevedere rispetto ai conti che tengono traccia di attività più volatili.
• I risultati devono essere confrontati con i valori effettivi utilizzando il reporting standard effettivo rispetto al budget, nonché il report di Financial Reporting effettivo rispetto al budget, con colonne mensili aggiunte per visualizzare importi di scostamento dettagliati e analisi della percentuale di scostamento.
• È possibile generare previsioni per l'attività storica e iniziare a valutare le previsioni confrontando quelle che sarebbero state le previsioni per l'anno in corso con l'attività dell'anno in corso.

Dimostrare i dati effettivi rispetto all'indagine sul budget

L'indagine sui valori effettivi rispetto al budget può essere utilizzata per avere una visualizzazione riga per riga dei valori effettivi rispetto alla proposta di budget. In Parametri di richiesta, imposta la data di inizio e di fine e il modello di budget di output. Imposta anche Stato voce di registro budget su Bozza.

Nei risultati è disponibile una visualizzazione annuale che include l'importo effettivo, l'importo del budget, l'importo dello scostamento e la percentuale utilizzata. Questa pagina può quindi aprire la pagina Saldo del periodo in cui è possibile rivedere qualsiasi account periodo per periodo per una valutazione più approfondita che mostra l'importo della varianza.

Dimostrare con Financial Reporting

Puoi usare il report Effettivi rispetto al budget - Predefinito per vedere visualizzazioni riepilogative e dettagliate dei valori effettivi rispetto alla proposta di budget. La progettazione del report predefinito include un'unica visualizzazione annuale per budget originale, budget rivisto, valori effettivi, importo di scostamento, percentuale di scostamento e percentuale di budget. Il report può essere facilmente aggiornato per includere 12 colonne mensili con valori corrispondenti, anziché un singolo importo con varianze. È possibile impostare il modello di budget della proposta di budget selezionando Opzioni report e quindi selezionando il modello di budget dal menu a discesa Scenari. In questo modo il report viene aggiornato sul modello di budget corretto.

Quando un report finanziario di 12 mesi viene esportato in Excel, è possibile inserire facilmente un grafico a linee o uno sparkline per fornire una visualizzazione grafica dei dati di input o di output che aiuti a rivelare le tendenze nei dati.