Un giustificativo

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Che cos'è Un giustificativo?

Grazie alla flessibilità dei giornali di registrazione finanziari, è possibile inserire un singolo giustificativo che rappresenta una transazione, ma ha più clienti, fornitori, cespiti, progetti o conti bancari. Microsoft indica questa funzionalità come Un giustificativo. Gli scenari Un giustificativo non includono transazioni che includono solo conti CoGe. Tali transazioni vengono registrate nella contabilità generale, non in registri secondari come Contabilità clienti, Cespiti e Banca.

Esistono due categorie di esempi di Un giustificativo:

  • Il giustificativo contiene più transazioni che sono state inserite come singola transazione. Di seguito alcuni possibili esempi:

    • In ogni riga vengono immessi più pagamenti fornitore (non viene utilizzato alcun conto di contropartita) e in un'unica riga viene immessa la somma del pagamento compensata su un conto bancario. Il riepilogo dei pagamenti viene eseguito per aggiornare il giornale di registrazione secondario bancario come importo riepilogato che corrisponde all'estratto conto bancario. Tuttavia, ogni transazione fornitore viene ancora registrata in dettaglio nel giornale di registrazione secondario Contabilità fornitori. Lo stesso scenario si trova anche dal lato del pagamento del cliente.
    • Più cespiti vengono acquisiti in un unico giustificativo. Questo approccio viene spesso utilizzato quando si inseriscono i saldi iniziali per il modulo Cespiti .

  • Il giustificativo contiene una transazione che influisce su più tipi di conto non CoGe. Di seguito alcuni possibili esempi:

    • Bonifici bancari
    • Compensazione saldi fornitore/cliente (stessa parte)
    • Trasferimento dei saldi dal cliente A al cliente B
    • Fatture fornitore con più righe che contengono cespiti o progetti

Gli esempi precedenti per ciascuna categoria rappresentano requisiti aziendali validi. A volte, i requisiti aziendali non possono essere soddisfatti in altro modo: l'organizzazione deve inserire le transazioni come Un giustificativo. Tuttavia, altre volte, ci sono altri modi validi per soddisfare i requisiti aziendali: le transazioni possono essere inserite in modo diverso o utilizzare un'altra funzionalità.

Problemi con un giustificativo

L'utilizzo della funzionalità Un giustificativo per soddisfare i requisiti aziendali potrebbe causare problemi. Vari processi, storni di transazioni e richieste/report richiedono i dettagli della transazione. Tali dettagli non possono essere determinati dal modello di dati corrente se più transazioni vengono immesse nel riepilogo in un singolo giustificativo. Inoltre, i dettagli non possono sempre essere determinati in modo chiaro se il tipo di transazione inserito è sconosciuto. Questa limitazione è causata dalla flessibilità dei giornali di registrazione, in particolare quando vengono immessi tramite il giornale di registrazione generale.

Alcuni scenari potrebbero ancora funzionare correttamente, a seconda della configurazione dell'organizzazione. Ecco le aree in cui potresti riscontrare problemi:

  • Liquidazione: se su un giustificativo esiste più di un fornitore o cliente, la contabilità creata durante la liquidazione potrebbe essere erroneamente allocata alle dimensioni finanziarie. Per altre informazioni sui problemi che possono verificarsi durante la liquidazione, vedi Singolo giustificativo con record di più clienti o fornitori. Le prestazioni di liquidazione sono fortemente influenzate dal numero di righe del giornale di registrazione fatture che utilizzano Un giustificativo. Si prevede che il tempo necessario per la registrazione di liquidazioni e pagamenti aumenterà in modo esponenziale man mano che più righe del giornale di fatturazione utilizzano Un voucher.

  • Calcolo delle imposte – Se su un giustificativo sono presenti più di un giustificativo o cliente, il calcolo delle imposte potrebbe non essere corretto.

  • Storno transazione: se su un giustificativo esiste più di un tipo di conto di giornale di registrazione secondario, quando una singola transazione di giornale di registrazione secondario viene stornata, potrebbe essere registrata una registrazione contabile errata per lo storno nella contabilità generale. Ad esempio, se si acquisiscono più cespiti in un singolo giustificativo e quindi si annulla l'acquisizione di uno dei cespiti, la contabilità di contabilità generale non sarà corretta per lo storno.

  • Report e richiesta – Se includi più di un tipo di conto del giornale di registrazione secondario (ad esempio, Fornitore e Cliente) su un giustificativo, i report/le richieste mostrano solo il valore del primo conto trovato.

    Ad esempio, si registra la seguente fattura fornitore multiriga. Contiene quattro progetti che rappresentano le "righe" in fattura. Questo approccio è un requisito aziendale comune per le organizzazioni che utilizzano ampiamente i giornali fi registrazione.

    Screenshot di un giustificativo multiriga che contiene quattro progetti che rappresentano le righe della fattura.

    Tre dei quattro progetti vengono registrati nello stesso conto principale (601500). Se apri l'esplorazione delle origini della contabilità per visualizzare i dettagli sulle transazioni registrate per quel conto principale, noterai che l'ID progetto per tutte e tre le righe è 000057. Questo comportamento è una limitazione nota di Un giustificativo. I dettagli non collegheranno correttamente ogni riga al progetto appropriato sul giornale di registrazione. Invece, il primo valore di conto trovato verrà sempre mostrato nei report e nelle richieste.

    Screenshot che mostra i dettagli delle transazioni registrate per il conto principale 601500.

Inserisci una transazione come Un giustificativo

Per inserire le transazioni come Un giustificativo, vai a Contabilità generale > Impostazione contabilità generale > Parametri di contabilità generale, e poi, nella scheda Contabilità generale, imposta l'opzione Consenti più transazioni in un giustificativo su Sì.

Screenshot che mostra l'opzione Consenti più transazioni in un giustificativo su nella pagina dei parametri di contabilità generale.

È possibile inserire una transazione Un giustificativo nella pagina Nomi giornale di registrazione impostando il campo Nuovo giustificativo su uno dei seguenti valori:

  • Un solo numero di giustificativo – Ogni riga aggiunta al giornale di registrazione verrà inclusa nello stesso giustificativo e le righe conterranno più di un cliente, fornitore, banca, cespite o progetto.
  • In relazione al saldo – Immetti un giustificativo multiriga in cui non è presente un conto di contropartita e le righe contengono più di un cliente, fornitore, banca, cespite o progetto.
  • In relazione al saldo – Immetti un giustificativo a una sola riga dove sia il conto che il conto di contropartita contengono un tipo di conto del giornale d registrazione secondario, ad esempio Fornitore/Fornitore, Cliente/Cliente, Fornitore/Cliente oppure Banca/Banca.

Il mio scenario aziendale richiede Un giustificativo?

I seguenti scenari aziendali sono stati identificati come scenari per i quali i clienti utilizzano la funzionalità Un giustificativo. Alcuni requisiti aziendali possono essere soddisfatti utilizzando soltanto Un giustificativo. Tuttavia, per molti altri, sono disponibili alternative.

Scenario Description Un giustificativo obbligatorio? Alternativo
Riepilogo pagamento fornitore Un'organizzazione comunica alla propria banca un elenco di fornitori e importi. La banca utilizza questo elenco per pagare i fornitori per conto dell'organizzazione. Ogni pagamento fornitore deve essere registrato in dettaglio in Contabilità fornitori, ma la somma dei pagamenti viene registrata sul conto bancario come prelievo singolo. N. A partire da Microsoft Dynamics 365 Finance versione 10.0.32, c'è una funzione denominata Capacità di registrare pagamenti fornitore e cliente dettagliati, ma di riepilogare gli importi nel conto bancario. Per ulteriori informazioni, vedere Registrare pagamenti fornitore e cliente dettagliati.
Riepilogo pagamento cliente I pagamenti dei clienti vengono depositati in un'unica soluzione sul conto bancario. Ogni pagamento cliente deve essere registrato in dettaglio in Contabilità clienti, ma la somma dei pagamenti viene registrata sul conto bancario come deposito singolo. Numero A partire da Dynamics 365 Finance versione 10.0.32, c'è una funzione denominata Capacità di registrare pagamenti fornitore e cliente dettagliati, ma di riepilogare gli importi nel conto bancario. Per ulteriori informazioni, vedere Registrare pagamenti fornitore e cliente dettagliati.
Fattura cliente/fornitore Viene inserita una fattura per un singolo cliente o fornitore, ma le righe aggiuntive rappresentano le righe della fattura e hanno più cespiti o progetti. Sì
Giornale di registrazione pagamenti anticipati clienti con imposte su più "righe" Un cliente effettua un pagamento anticipato per un ordine. Le righe dell'ordine hanno imposte diverse. Il pagamento anticipato del cliente deve contenere il cliente su più righe, in modo che le imposte possano essere calcolate per ciascuna riga. Sì
Rimborso cliente Se l'attività periodica di rimborso viene eseguita da Contabilità clienti, viene creata una transazione per spostare il saldo da un cliente a un fornitore. Il fornitore è la stessa parte del cliente. Sì
Gestione cespiti: rideterminazione ammortamento, divisione di un cespite e calcolo ammortamento su dismissione L'ammortamento di recupero, la suddivisione di un cespite e il calcolo dell'ammortamento per la dismissione del cespite sono tutti utilizzati per creare un singolo giustificativo. Numero A partire da Finance versione 10.0.21, le transazioni di cespiti create per il recupero dell'ammortamento, il frazionamento di un'attività e il calcolo dell'ammortamento per l'eliminazione di un'attività saranno create utilizzando diversi numeri di voucher.
Effetti attivi ed effetti passivi Gli effetti attivi ed effetti passivi spostano il saldo del cliente o del fornitore da un conto CoGe Contabilità fornitori o Contabilità clienti a un altro, in base allo stato del pagamento. Poiché nel giustificativo viene sempre utilizzato lo stesso cliente o fornitore, non esistono problemi di creazione di report. Sì
Compensazione Se un cliente e un fornitore sono della stessa parte, i saldi per un fornitore e il cliente si compensano l'un con l'altro. Questo approccio riduce al minimo lo scambio di denaro tra un'organizzazione e la parte del cliente/fornitore. N. A partire da Microsoft Dynamics 365 Finance versione 10.0.40, è disponibile la funzionalità Compensazione cliente e fornitore. La funzionalità di compensazione crea automaticamente due voucher separati per il fornitore e il cliente. Per ulteriori informazioni, vedere Compensare saldi fornitore e cliente.
Trasferisci saldi Un'organizzazione potrebbe dover trasferire un saldo da un fornitore a un altro, a causa di un errore o perché un altro fornitore ha assunto la passività. I trasferimenti di questo tipo si hanno anche per i tipi di conto, quali Cliente e Banca. Sì/No I trasferimenti del saldo da un conto (fornitore, cliente, bancario e così via) a un altro possono essere effettuati tramite giustificativi separati e la contropartita può essere registrata in un conto CoGe di compensazione. Per alcune organizzazioni, questo approccio richiede un sovraccarico eccessivo. Pertanto, scelgono invece di utilizzare Un giustificativo.
Liquidazione di più pagamenti non registrati con la stessa fattura Questo scenario è tipico soprattutto delle organizzazioni in cui i clienti possono utilizzare molteplici metodi di pagamento per pagare gli acquisti. In questo scenario, l'organizzazione deve poter registrare i molteplici pagamenti non registrati e liquidarli a fronte della fattura cliente. Numero Una nuova funzionalità aggiunta in Finance consente di liquidare un'unica fattura con più pagamenti non registrati.
Caratteristiche specifiche del paese La funzionalità Documento Amministrativo Unico (DAU) per la Polonia attualmente richiede che le transazioni siano raggruppate insieme e il numero del giustificativo viene utilizzato a tale scopo. Potrebbero esserci ulteriori funzionalità specifiche del paese/area geografica che richiedono la funzionalità Un giustificativo. Sì
Meccanismo per raggruppare le transazioni da un evento aziendale Un'organizzazione ha un singolo evento aziendale che attiva più transazioni. Il reparto di Contabilità desidera visualizzare le voci contabili insieme per garantire un controllo più facile. Uno scenario simile è quello in cui le transazioni bancarie vengono registrate in Finance tramite un file ricevuto dalla banca. Le organizzazioni spesso desiderano raggruppare quelle transazioni utilizzando il numero di rendiconto bancario nel file. Numero Sebbene il raggruppamento delle transazioni sia uno scenario valido, il numero del giustificativo non deve mai essere utilizzato per questo scopo. I giustificativi rappresentano sempre singole transazioni, mai un gruppo di transazioni. Le transazioni possono essere raggruppate invece da altri campi, ad esempio il numero batch del giornale di registrazione o il numero di documento.
Immissione dei saldi iniziali Le organizzazioni spesso immettono saldi iniziali per conti CoGe secondari (fornitori, clienti, cespiti e così via) come una singola transazione giustificativo. Numero I saldi iniziali per ciascun conto di giornale d registrazione secondario devono essere inseriti come giustificativi separati. La contropartita può essere registrata in un conto CoGe di compensazione, che viene controbilanciato dal saldo iniziale per la contabilità generale.
Correzione della voce contabile di un documento registrato Un'organizzazione potrebbe dover correggere il conto CoGe di contabilità clienti o contabilità fornitori per una fattura registrata. Poiché la fattura è corretta, non deve essere stornata. Sì/No Se occorre effettuare una correzione nel conto CoGe della Contabilità fornitori o della Contabilità clienti, la rettifica può essere effettuata direttamente nel conto CoGe. Questo approccio richiede l'esecuzione della correzione durante un "tempo di inattività", di modo che il conto CoGe possa consentire temporaneamente l'immissione manuale. Uno svantaggio di questo approccio è che i rapporti di riconciliazione tra fornitore/cliente e contabilità generale mostreranno una differenza in entrata e in uscita. L'importo netto è 0 (zero).
Registrazione in formato riepilogativo nella contabilità generale Le organizzazioni spesso desiderano registrare nella contabilità generale in formato riepilogativo per ridurre la quantità di dati. In genere, tali organizzazioni richiedono che vengano mantenuti i dettagli delle transazioni. Quando la registrazione viene eseguita in formato riepilogativo mediante un singolo giustificativo, i dettagli della transazione non sono noti e non possono essere gestiti. Numero Poiché i dettagli delle transazioni vengono persi, le organizzazioni non devono utilizzare la funzionalità Un giustificativo per registrare in formato riepilogativo se i dettagli sono obbligatori per la creazione di report.
"Consentito dal sistema" Le organizzazioni spesso utilizzano la funzionalità Un giustificativo principalmente perché il sistema ne consente l'utilizzo, senza conoscere le implicazioni. Numero Il semplice fatto che il sistema consenta l'utilizzo della funzionalità non è mai un valido motivo. La funzionalità deve essere utilizzata solo se è necessaria per soddisfare un altro requisito aziendale.

Utilizzo futuro della funzionalità Un giustificativo

A causa dei problemi che possono verificarsi quando si utilizza Un giustificato, sono al momento allo studio le seguenti opzioni.

  • Le nuove funzionalità continueranno a essere introdotte se esiste un modo migliore per realizzare uno scenario aziendale. Ad esempio, una funzionalità introdotta in Finance versione 10.0.32 consente di inserire i pagamenti come giustificativi separati, ma il conto bancario viene comunque aggiornato in formato riepilogativo. Man mano che le funzionalità vengono aggiunte, verranno documentate per ogni scenario aziendale nella colonna "Alternativa" della tabella precedente.
  • Alcune transazioni potrebbero continuare a essere inserite tramite il giornale di registrazione in un singolo giustificativo, ma potrebbero essere registrati dati aggiuntivi per identificare correttamente i dettagli della transazione.
  • Potrebbe essere utilizzata una combinazione di nuove funzionalità, ma le transazioni per gli scenari aziendali potrebbero continuare a essere inserite nel giornale di registrazione utilizzando un singolo giustificativo.

Man mano che vengono introdotte nuove funzionalità, la tua organizzazione deve valutare continuamente se l'opzione Consenti più transazioni in un giustificativo nella pagina Parametro di contabilità generale può essere disattivata. È consigliabile non utilizzare Un giustificativo per le integrazioni, a meno che la funzionalità sia necessaria per uno dei gap funzionali documentati.

Dopo che tutte le lacune funzionali sono state colmate, Microsoft comunicherà le nuove funzionalità da usare al posto di Un giustificativo. Per alcuni scenari aziendali, ad esempio una fattura fornitore con più righe, Un giustificativo continuerà a essere utilizzato, ma con alcuni miglioramenti. Tali miglioramenti verranno comunicati man mano che verranno implementati.