Gestione attività

La gestione delle attività consente di creare attività che devono essere completate per assumere (onboard), licenziare (offboard) e trasferire (transizione) dipendenti. La gestione delle attività utilizza il concetto di elenchi di controllo. Un elenco di controllo è un elenco di attività di onboarding, offboarding o transizione. La gestione delle attività utilizza gli elenchi di controllo per raggruppare le attività e per assegnarle a individui o gruppi. La funzionalità dell'elenco di controllo per l'onboarding, l'offboarding e le transizioni è simile.

Panoramica dell'elenco di controllo

Un elenco di controllo è un gruppo di attività. Gli elenchi di controllo ti offrono un modo flessibile per raggruppare le attività e possono essere riutilizzati (ad esempio, quando assumi altri dipendenti). Puoi creare tutti gli elenchi di controllo di cui hai bisogno e puoi assegnare le stesse attività a più elenchi di controllo.

Esempi

Gli esempi seguenti mostrano come utilizzare gli elenchi di controllo nel processo di onboarding. Tuttavia, poiché la funzionalità dell'elenco di controllo per l'onboarding, l'offboarding e le transizioni è simile, le informazioni si applicano anche ai processi di offboarding e transizione.

Come parte del processo di onboarding, i professionisti delle risorse umane (HR) possono creare attività che tengono traccia dei progressi di onboarding dei dipendenti in entrata e di recente assunzione. Poiché il processo di onboarding può variare, a seconda della posizione del dipendente o della posizione geografica, è possibile creare più elenchi di controllo di onboarding per adattarsi a diverse situazioni di assunzione.

Esempio 1

Ogni dipendente assunto negli Stati Uniti deve completare attività come la compilazione di moduli di ritenuta d'acconto. Tuttavia, attività come l'assegnazione di un'auto aziendale potrebbero essere applicabili solo al personale di livello esecutivo. In questo caso, è possibile creare due elenchi di controllo di onboarding: Dipendenti con sede negli Stati Uniti e Solo dirigenti. Quindi, quando un manager di medio livello viene assunto negli Stati Uniti, l'elenco di controllo Dipendenti con sede negli Stati Uniti è selezionato. Tuttavia, quando un dirigente viene assunto negli Stati Uniti, entrambi gli elenchi di controllo vengono selezionati per garantire che tutte le attività di onboarding richieste siano completate.

Esempio 2

Un'azienda ha sia dipendenti stagionali che dipendenti regolari a tempo pieno. Sebbene alcune attività (come la verifica dell'orario di arrivo del nuovo dipendente) si applichino ai dipendenti di entrambi i tipi, alcune attività aggiuntive si applicano solo ai normali dipendenti a tempo pieno. In questo caso, puoi creare due elenchi di controllo. Entrambi gli elenchi di controllo includono le attività che si applicano ai dipendenti a tempo pieno sia stagionali che regolari, ma solo un elenco di controllo include le attività specifiche per i dipendenti regolari a tempo pieno.

Area di lavoro gestione attività

L'area di lavoro Gestione attività elenca tutte le attività che sono state assegnate alle persone nei processi di onboarding, offboarding e transizione. Per visualizzare le attività di un processo, seleziona la scheda appropriata nell'angolo in alto a sinistra: Onboarding, Offboarding, o Transizioni. Per impostazione predefinita, solo i professionisti delle risorse umane possono accedere all'area di lavoro Gestione attività.

La scheda Onboarding contiene un elenco Inizio a breve che mostra i dipendenti in entrata e un elenco Assunzioni recenti che mostra i dipendenti assunti di recente. In entrambi gli elenchi puoi selezionare un solo dipendente. Quando selezioni un dipendente, tutte le attività correlate all'onboarding di quel dipendente vengono visualizzate sul lato destro della pagina. La scheda Onboarding contiene anche un elenco Tutte le attività che mostra tutte le attività per tutti i dipendenti in entrata o assunti di recente. Infine, contiene un elenco di attività scadute e un elenco di attività assegnate all'utente corrente.

La scheda Offboarding contiene un elenco di dipendenti che stanno uscendo dall'azienda e un elenco di dipendenti che sono già usciti dall'azienda. In entrambi gli elenchi puoi selezionare un solo dipendente. Quando selezioni un dipendente, tutte le attività correlate all'offboarding di quel dipendente vengono visualizzate. La scheda Offboarding contiene anche un elenco Tutte le attività che mostra tutte le attività per tutti i dipendenti in uscita o usciti di recente. Infine, contiene un elenco di attività scadute e un elenco di attività assegnate all'utente corrente.

La scheda Transizioni contiene un elenco Tutte le attività che mostra tutte le attività per tutti i dipendenti che cambieranno posizione o che hanno cambiato posizione di recente. Contiene anche un elenco di attività scadute e un elenco di attività assegnate all'utente corrente.

In tutte e tre le schede, gli assistenti e i manager delle risorse umane possono completare le seguenti attività:

• Applicare un elenco di controllo a un dipendente
• Aggiornare lo stato di un'attività
• Riassegnare un'attività
• Aggiornare la data di scadenza di un'attività

Impostazione delle attività

Puoi creare attività individualmente e quindi riutilizzarle in più elenchi di controllo. Per creare un'attività, nella pagina Impostazione onboarding nella scheda Attività seleziona Nuovo.

È possibile assegnare un'attività creata a più elenchi di controllo selezionando l'attività e quindi selezionando Applica a elenchi di controllo nel menu.

In alternativa, puoi aggiungere attività direttamente a un elenco di controllo. Per aggiungere un'attività a un elenco di controllo, nella pagina Impostazione onboarding nella scheda Elenco di controllo crea un nuovo elenco di controllo a cui aggiungere l'attività o aggiungi l'attività a un elenco di controllo esistente.

Per modificare un'attività nella libreria, seleziona Modifica nel menu della libreria delle attività. Se l'attività è associata a delle liste di controllo, tali liste di controllo verranno visualizzate nella pagina Modifica attività. Se desideri che le attività in qualsiasi elenco di controllo vengano aggiornate con le modifiche, seleziona tali elenchi di controllo nella sezione Applica a elenchi di controllo.

Per eliminare le attività dalla libreria, seleziona l'opzione Elimina. Se un'attività è associata a un elenco di controllo, questa azione non eliminerà l'attività dall'elenco di controllo. L'attività deve essere rimossa dall'elenco di controllo con un'azione separata.

Nella tabella seguente vengono descritti i campi disponibili quando crei un'attività con entrambi i metodi.

Collegamento attività

Un collegamento attività fornisce un collegamento a una pagina Web esterna o a una pagina nell'app Dynamics 365. Puoi specificare un collegamento attività se la persona assegnata a un'attività deve accedere a una pagina Web specifica o a una pagina specifica nell'app Dynamics 365 per completare l'attività. Quando crei un collegamento attività, puoi selezionare una delle seguenti opzioni:

• Voce di menu – Se selezioni questa opzione, viene visualizzato un elenco di tutte le pagine nell'app Dynamics 365. Seleziona una pagina nell'elenco.

• URL – Se selezioni questa opzione, immetti l'URL della pagina Web a cui vuoi indirizzare la persona assegnata all'attività. La pagina specificata può essere una pagina che non fa parte dell'app Dynamics 365.

• Dettagli lavoratore – Se selezioni questa opzione, seleziona una delle seguenti opzioni:

  • Azioni self-service dipendenti – Questa opzione mostra un elenco di pagine disponibili in Self-service dipendenti. Usala se l'attività assegnata al dipendente inserito deve essere completata in Self-service dipendenti. Ad esempio, se il dipendente deve inserire le proprie informazioni di contatto personali, seleziona Azioni self-service dipendenti, quindi seleziona Dettagli personali>Informazioni personali.
  • Azioni di gestione lavoratori – Questa opzione mostra un elenco di pagine correlate al record del lavoratore, ma che non sono accessibili al dipendente. Ad esempio, se il titolare dell'attività deve inserire informazioni specifiche per un lavoratore inserito, come le informazioni sulla retribuzione, seleziona Azioni di gestione lavoratori, quindi seleziona Retribuzione>Retribuzione fissa.

Tipi di assegnazione

Quando un dipendente viene assunto, licenziato o trasferito, è possibile selezionare uno o più elenchi di controllo. Dopo aver selezionato un elenco di controllo e completato il processo di assunzione, licenziamento o trasferimento, le attività vengono create e assegnate agli utenti per tenere traccia dell'avanzamento.

Quando un'attività viene creata, viene assegnata a un utente specifico. L'utente a cui è assegnata un'attività dipende dal tipo di assegnazione selezionato per tale attività. I valori seguenti sono disponibili nel campo Tipo di assegnazione:

• Lavoratore – Assegna l'attività a un lavoratore specifico. Dopo aver selezionato questo valore, seleziona il lavoratore nel campo Assegnato a.

• Posizione – Assegna l'attività a una posizione specifica. Dopo aver selezionato questo valore, seleziona la posizione nel campo Assegnato a.

  Ad esempio, un tecnico IT sarà sempre responsabile della preparazione di un laptop per un nuovo dipendente. In questo caso, quando crei l'attività di configurazione del laptop, seleziona Posizione come tipo di assegnazione, quindi seleziona Tecnico informatico come posizione. Quindi, quando un dipendente viene assunto e l'elenco di controllo viene assegnato, l'attività di configurazione del laptop viene assegnata a qualsiasi lavoratore si trovi nella posizione di tecnico IT al momento in cui viene immessa l'azione di assunzione.

• Gruppo – Assegna l'attività a un gruppo di posizioni (gruppo di assegnazioni). Dopo aver selezionato questo valore, seleziona il gruppo nel campo Assegnato a. Per ulteriori informazioni, vedi la sezione Impostazione di gruppi di assegnazioni (facoltativo).

• Manager – Assegna l'attività al manager del dipendente che viene assunto, licenziato o trasferito.

  Importante

  Quando viene applicato un elenco di controllo, se non è attualmente assegnata alcuna posizione al dipendente assunto, licenziato o trasferito, il manager non può essere determinato. In questo caso, l'attività viene assegnata al proprietario dell'elenco di controllo. Per ulteriori informazioni, vedi la sezione Impostazione di elenchi di controllo.

• Dipendente – Assegna il dipendente che viene assunto, licenziato o trasferito.

Date di scadenza attività e campo Offset data di scadenza

Le date di scadenza delle attività si basano sulla data di inizio del rapporto di lavoro, sulla data di licenziamento o sulla data di transizione. Alcune attività devono essere completate prima della data di inizio di un dipendente, mentre altre attività possono essere completate dopo. Quando definisci un'attività, imposti il campo Offset data di scadenza per specificare una data di scadenza relativa alla data di inizio, licenziamento o transizione. Ad esempio, un tecnico IT deve preparare un laptop per un nuovo dipendente due giorni prima della data di inizio del dipendente. In questo caso, quando crei l'attività di configurazione del laptop, imposta il campo Offset data di scadenza su -2. Quindi, se la data di inizio di un dipendente è il 5 maggio, l'attività scadrà il 3 maggio.

Le date di scadenza vengono calcolate in base al calendario associato all'elenco di controllo. Per ulteriori informazioni, vedi la sezione Impostazione di elenchi di controllo.

Istruzioni

Attività complesse possono richiedere più passaggi, o la persona che esegue l'attività potrebbe dover fornire ulteriori informazioni. Nel campo Istruzioni puoi inserire istruzioni o informazioni aggiuntive per aiutare la persona assegnata all'attività a completarla.

Impostazione di elenchi di controllo

Un elenco di controllo è un gruppo di attività. Puoi creare tutti gli elenchi di controllo di cui hai bisogno e puoi assegnare le stesse attività a più elenchi di controllo.

Per creare una nuova attività in un elenco di controllo, seleziona Nuovo nella barra dei menu Attività. Quando crei una nuova attività, puoi scegliere di aggiungerla alla libreria delle attività, in modo che possa essere condivisa tra più elenchi di controllo. È possibile aggiungere l'attività alla libreria solo se l'opzione Applica attività alla libreria è impostata su sì. Se aggiungi l'attività alla libreria delle attività, puoi anche aggiungerla ad altri elenchi di controllo contemporaneamente selezionando tali elenchi di controllo nella sezione Applica a elenchi di controllo. Se non aggiungi l'attività alla libreria, esisterà solo nell'elenco di controllo in cui la crei.

Per modificare un'attività nell'elenco di controllo, seleziona Modifica. Se l'attività è associata a delle liste di controllo, tali liste di controllo verranno visualizzate nella pagina Modifica attività. Se desideri che le attività in altri elenchi di controllo vengano aggiornate con le modifiche, seleziona tali elenchi di controllo nella sezione Applica a elenchi di controllo.

Per rimuovere le attività dall'elenco di controllo, seleziona Rimuovi. Questa azione rimuove semplicemente le attività dall'elenco di controllo. Non le elimina dalla libreria delle attività. Per eliminare un'attività dalla libreria, vai alla pagina della libreria delle attività e seleziona Elimina.

Quando crei un elenco di controllo, specifichi un proprietario e un calendario.

Se il campo Tipo di assegnazione per un'attività è impostato su Posizione, Manager, o Gruppo, ma non è possibile derivare alcun individuo specifico dal tipo di assegnazione, l'attività verrà assegnata al proprietario dell'elenco di controllo. Di seguito sono riportati alcuni esempi di situazioni in cui le attività verranno assegnate al proprietario dell'elenco di controllo:

• Nessuna posizione viene assegnata al dipendente in fase di assunzione o licenziamento. Poiché il dipendente non ha un'assegnazione di posizione, il suo manager non può essere determinato.
• Il campo Tipo di assegnazione è impostato su Posizione, ma nessun dipendente è assegnato alla posizione al momento della creazione dell'attività. Ad esempio, l'attività Installazione laptop è assegnata alla posizione numero 000876 (Specialista del supporto tecnico). Al momento dell'assunzione di un dipendente, nessun dipendente viene assegnato alla posizione 000876. Pertanto, verrà creata un'attività per il proprietario dell'elenco di controllo.
• Il campo Tipo di assegnazione è impostato su Gruppo, ma nessun dipendente è assegnato alle posizioni nel gruppo al momento della creazione dell'attività.

Il calendario specificato per un elenco di controllo viene utilizzato per calcolare la data di scadenza delle attività che fanno parte dell'elenco di controllo. I giorni lavorativi e non lavorativi sono definiti nell'impostazione del calendario. I giorni lavorativi sono inclusi quando viene calcolata la data di scadenza delle attività e sono esclusi i giorni non lavorativi. I giorni non lavorativi includono i fine settimana e i giorni festivi.

Dopo aver impostato un calendario, viene associato a un modello di elenco di controllo. In questo modo, la data di scadenza di ogni attività nell'elenco di controllo viene calcolata allo stesso modo. Puoi impostare più calendari, ma è possibile associare un solo calendario a ciascun elenco di controllo.

Impostazione dei gruppi di assegnazione (facoltativo)

A volte, un gruppo di individui è responsabile di un'attività. Ad esempio, un gruppo di lavoratori IT potrebbe essere responsabile della preparazione dei laptop per le nuove assunzioni.

Per impostare un gruppo di assegnazioni effettua le seguenti operazioni.

1. Nella pagina Assegnazione gruppo, seleziona Nuovo.
2. Immetti un nome (ad esempio, IT Laptop) e una descrizione per il gruppo.
3. Seleziona Salva.
4. Nella Scheda dettaglio Membri seleziona Aggiungi.
5. Nel campo Posizioni seleziona tutte le posizioni responsabili dell'attività.

Dopo aver creato un gruppo di assegnazioni, è disponibile per la selezione quando viene creata un'attività. Per selezionare un gruppo specifico per un'attività, devi selezionare Gruppo in Tipo di assegnazione. Il gruppo che hai creato sarà quindi disponibile per la selezione nel campo Assegnato a.

Impostazione dei gruppi di attività (facoltativo)

Un processo di onboarding, offboarding o transizione può includere molte attività. Per semplificare l'assegnazione di tutte le attività richieste a un elenco di controllo, è possibile creare gruppi di attività facoltativi per classificare le attività correlate. Ad esempio, i dipartimenti delle risorse umane, dell'IT e dell'amministrazione devono completare ciascuno compiti specifici per assumere un nuovo dipendente. Pertanto, crei i seguenti gruppi di attività: Risorse umane, IT, e Amministrazione. Quindi, quando crei un'attività, puoi associarla a uno di quei gruppi di attività.

Quando vuoi aggiungere un'attività a un elenco di controllo, puoi filtrare l'elenco delle attività in base al gruppo di attività a cui è assegnata l'attività desiderata. Ad esempio, quando crei un modello di elenco di controllo, puoi filtrare l'elenco in modo che solo le attività IT assegnate al gruppo di attività IT sono mostrate. Pertanto, è possibile garantire che vengano selezionate solo le attività IT pertinenti.

Utilizzo degli elenchi di controllo

Quando un lavoratore viene assunto, licenziato o trasferito, è possibile selezionare uno o più elenchi di controllo. Le date di scadenza delle attività e le assegnazioni dei lavoratori vengono create dopo il completamento del processo di assunzione, licenziamento o transizione. Ad esempio, quando selezioni il pulsanti Assumi o Assumi e aggiungi dettagli le attività vengono create per gli individui, in base al tipo di assegnazione.

Una data di scadenza viene assegnata a ciascuna attività aggiungendo o sottraendo l'offset data di scadenza dalla data di inizio del dipendente. Per ulteriori informazioni, vedi la sezione Date di scadenza attività e campo Offset data di scadenza.

Se stai utilizzando le azioni del personale, le attività vengono create quando il pulsante Completa è selezionato o l'azione è stata approvata.

Nell'area di lavoro Gestione attività puoi applicare un elenco di controllo a un dipendente selezionando il dipendente nella pagina dell'elenco semplice o nella pagina dei dettagli, quindi selezionando Applica elenco di controllo. Il valore del campo Data stabilita verrà utilizzato per calcolare la data di scadenza delle attività. In genere, la data stabilita corrisponde alla data di assunzione, licenziamento o transizione del dipendente.

Puoi anche applicare un elenco di controllo a un dipendente aprendo la pagina Lavoratore e selezionando Elenchi di controllo nel menu.

Completamento delle attività

Nella pagina Self-service dipendenti un dipendente può visualizzare tutte le attività che gli sono state assegnate. Per ogni attività assegnata, sono mostrati i valori Attività, Descrizione, Istruzioni, e Contatto. Inoltre, per ogni attività, il dipendente può aprire la pagina Web esterna associata o la pagina associata nell'app Dynamics 365.

Le attività possono essere visualizzate anche sulla dashboard predefinita. Per visualizzare le attività sulla dashboard predefinita:

1. Andare a Opzioni utente – Preferenze – Gestione attività
2. Impostare Visualizza attività su dashboard predefinita su Attivo.

Le attività possono essere contrassegnate come In corso, Annullato, o Completato. Se un'attività viene assegnata a un gruppo, viene contrassegnata come Completato quando una persona del gruppo la completa.

Le attività possono anche essere riassegnate.