Impostare conti fornitore

In questo articolo vengono descritti i tipi di informazioni che è necessario specificare quando si crea un nuovo conto fornitore.

Quando si crea un conto fornitore, è necessario immettere le informazioni sul fornitore. Queste informazioni vengono utilizzate per immettere automaticamente i dati nei documenti e seguire l'attività che coinvolge il fornitore. Ad esempio, è possibile configurare le seguenti informazioni per un fornitore:

• Assegnare un gruppo di fornitori. È necessario assegnare ogni fornitore a un gruppo di fornitori. I fornitori inclusi in un gruppo condividono parametri. Possono avere ad esempio gli stessi termini di pagamento.
• Configurare il fornitore per l'importazione del catalogo. I fornitori possono fornire un file contenente il catalogo degli articoli e servizi forniti. Questo file può essere caricato in modo che i lavoratori possano ordinare dal fornitore.
• Consente di assegnare il fornitore alle categorie di approvvigionamento.
• Consentire a un fornitore esistente di svolgere attività commerciali con un'altra persona giuridica nell'organizzazione.
• Mettere in sospeso un fornitore per determinati tipi di transazioni.
• Impostare le coordinate bancarie per il fornitore in modo da poter inviare pagamenti elettronicamente.
• Impostare le informazioni su IVA, consegna, fattura e pagamento per il fornitore. Per impostazione predefinita, queste impostazioni vengono copiate nei nuovi documenti creati per il fornitore.
• Impostare le dimensioni finanziarie predefinite che vengono utilizzate per registrare automaticamente le transazioni con il fornitore nei conti finanziari.

Per accelerare il processo di creazione conti fornitore, è possibile creare modelli. Per creare un modello, nel riquadro azioni della pagina Fornitore fare clic su Opzioni > Informazioni sui record. Fare clic su Modello di account società. I modelli di account società sono condivisi con altri utenti.

È inoltre possibile creare un modello utente per proprio uso. Non è possibile eliminare un fornitore se questo è associato ad altri record, ad esempio contatti o prodotti.

Numeri conto fornitore

Il numero di conto è un identificatore univoco per un fornitore. È possibile impostare numeri di conto in modo che vengano generati automaticamente al momento della creazione di un fornitore. È inoltre possibile configurare la sequenza numerica in modo da inserire manualmente i numeri di conto. Ad esempio, potrebbe essere utile utilizzare il numero di telefono del fornitore come identificatore.

Organizzazioni fornitore e singoli fornitori

Quando si crea un nuovo conto fornitore, sarà necessario selezionare se il fornitore è un'organizzazione o una persona. L'opzione selezionata determina le informazioni che è necessario inserire per il fornitore. Per una persona, queste informazioni includono il nome, il cognome e il titolo. Per un'organizzazione, queste informazioni includono il numero di organizzazione e il numero di dipendenti.

Indirizzi

Per ciascun fornitore, è possibile definire più indirizzi, ciascuno dei quali viene utilizzato per uno scopo diverso. Ad esempio, è possibile creare un indirizzo con scopo Fattura. Se il fornitore verrà pagato con assegni, sarà possibile impostare un indirizzo con lo scopo Destinazione rimessa. Se è necessario specificare un indirizzo da utilizzare per trasferire denaro a banche estere, lo scopo sarà SWIFT.

Contatti fornitore

È possibile archiviare i contatti per un fornitore. Tali contatti possono quindi essere utilizzati in diversi documenti, ad esempio ordini fornitore o richieste di offerta.

Per aggiungere contatti per un fornitore, nella pagina Tutti i fornitori, nella scheda Fornitore, nel gruppo Imposta fare clic su Contatti > Aggiungi contatti.

È possibile creare nuovi contatti fornitore. In alternativa, è possibile copiare i dettagli di un'altra persona già registrate in Supply Chain Management e modificare le informazioni in base alle esigenze.

Non è possibile eliminare un record di contatto se al contatto viene fatto riferimento in un documento. In alternativa, è possibile disattivare il contatto.

Fornitori in persone giuridiche diverse

Se un fornitore viene registrato solo per una persona giuridica nell'organizzazione e altre persone giuridiche devono registrare lo stesso fornitore, è possibile utilizzare la pagina Aggiungi fornitore a un'altra persona giuridica per configurare il fornitore in modo che svolga attività commerciali con un'altra persona giuridica. È necessario selezionare un gruppo di fornitori, la valuta e l'eventuale stato di sospensione del fornitore nella persona giuridica selezionata.

Se più persone giuridiche nell'organizzazione hanno relazioni commerciali con lo stesso fornitore per il quale ciascuna persona giuridica gestisce un conto fornitore separato, è possibile unire gli ID parte per i conti fornitore. In questo modo, informazioni quali l'indirizzo e il numero di dipendenti possono essere condivise, in modo che sia necessario aggiornarle in un solo punto.

Per unire gli ID parte, effettuare le seguenti operazioni.

1. Nella pagina Rubrica globale selezionare i record della rubrica che rappresentano il fornitore in ciascuna persona giuridica che si desidera includere nel mapping.
2. Nel riquadro azioni, fare clic su Unisci record.

Contratti

Per impostare un conto fornitore, è inoltre essere necessario registrare gli accordi con il fornitore. È possibile impostare gli accordi su prezzi e sconti utilizzando le operazioni nel record fornitore. È inoltre possibile impostare un contratto di acquisto nella pagina Contratti di acquisto.

Fornitore in attesa

È possibile mettere in attesa un fornitore per vari tipi di transazione. Sono disponibili le seguenti opzioni:

• No: per il fornitore non sono state create sospensioni.
• Fattura: per questo fornitore non è possibile registrare fatture.
• Tutto: il fornitore è sospeso per tutti i tipi di transazione. Questi tipi di transazione includono richieste di acquisto, fatture e pagamenti.
• Pagamento: non è possibile generare pagamenti per il fornitore.
• Richiesta di approvvigionamento - Le richieste di acquisto non possono essere create per il fornitore e le righe di richiesta già create prima che il fornitore fosse messo in attesa non possono essere convertite in un ordine fornitore. Le righe di richiesta per il fornitore verranno annullate se i criteri sono impostati per creare automaticamente ordini fornitore.
• Mai: il fornitore non viene mai messo in attesa per inattività.
• Ordine di acquisto : non è possibile creare ordini di acquisto per il fornitore, ma è comunque possibile procedere con eventuali fatture aperte o pagamenti al fornitore. Questa opzione è disponibile solo quando la funzione Metti in attesa fornitore per ordini fornitore è attivata. A partire dalla versione 10.0.32 di Supply Chain Management, questa funzionalità è obbligatoria e non può essere disattivata. Per ulteriori informazioni sulla funzionalità, vedi Novità o modifiche in Dynamics 365 Supply Chain Management 10.0.29 (ottobre 2022).

Quando si mette un fornitore in attesa, è possibile specificare un motivo e una data in cui lo stato di attesa verrà terminato. Se non si immette una data di fine, lo stato di attesa del fornitore avrà durata illimitata.

È possibile eseguire un aggiornamento in blocco dello stato In attesa a Tutti per i fornitori in base ai criteri selezionati nella pagina Disattivazione fornitore e assegnare un motivo per cui il fornitore è in attesa.

I criteri seguenti vengono utilizzati per includere fornitori che sono stati inattivi in un periodo, includere o escludere fornitori che sono dipendenti ed escludere fornitori che si trovano in un periodo di tolleranza prima della successiva sospensione.

• In base al numero di giorni che si immette nel campo Nel periodo attività della pagina Inattivazione fornitore, l'applicazione calcola la data più recente in cui il fornitore può avere una qualsiasi attività da considerare inattiva. Ovvero la data corrente meno il numero di giorni che si immette. Se sono presenti una o più fatture del fornitore in cui la data è successiva all'ultima data calcolata, il fornitore verrà escluso dalla disattivazione. Questa impostazione viene convalidata anche se il fornitore ha dei pagamenti dopo tale data, apre richieste di acquisto, apre ordini fornitore, apre richieste di offerta o risposte a offerte.
• Il numero di giorni nel campo Periodo di tolleranza prima della sospensione successiva viene utilizzato per calcolare la data di tolleranza più recente. Ovvero la data corrente meno i giorni che si immette. Questa opzione è valida solo per i fornitori che sono stati precedentemente disattivati. Nel caso di una disattivazione precedente, l'applicazione verifica lo storico di altre occorrenze di disattivazione per il fornitore e controlla se l'ultima disattivazione si è verificata prima della data di tolleranza più recente. In caso affermativo, il fornitore verrà incluso nel processo di disattivazione.
• Il parametro Includi dipendenti si riferisce ai fornitori che sono collegati a un dipendente. È possibile scegliere se si desidera includere tali dipendenti.

Questo processo escluderà sempre i fornitori il cui valore nel campo Sospensione fornitore è impostato su Mai.

I fornitori che superano le convalide vengono messi in sospensione, pertanto il campo Sospensione fornitore viene impostato su Tutti e il campo Motivo su ciò che è stato selezionato. Viene creato un record nello storico in sospeso per il fornitore.

Conto fatture fornitore

Se sono presenti più fornitori con lo stesso indirizzo di fatturazione o se la fatturazione del fornitore avviene tramite terzi, è possibile specificare un conto di fatturazione nel record fornitore. Si tratta del conto a cui viene accreditato l'importo quando si crea una fattura fornitore a partire da un ordine fornitore. Se non si immette un conto fatture sul record fornitore verrà utilizzato in alternativa il conto fornitore.

Conti bancari fornitore

Se è necessario effettuare i pagamenti a un conto bancario fornitore, è possibile immettere informazioni sulla banca e sui conto bancari del fornitore nella pagina Conti bancari fornitore. È inoltre possibile immettere informazioni sulla convalida e sui pagamenti relativi al conto bancario selezionato. Ad esempio, è possibile aggiungere le notifiche anticipate per i conti bancari fornitore. Tali notifiche anticipate vengono utilizzate per verificare l'accuratezza dei dati del conto, ad esempio i numeri di registrazione e i numeri di conto. È necessario specificare un valore predefinito per i pagamenti al fornitore. Tuttavia, quando si effettua un pagamento effettivo, è possibile cambiare questo conto con uno di altri conti fornitore.

Conti CoGe

È possibile specificare i conti predefiniti visualizzati automaticamente nei giornali di registrazione delle fatture fornitore per il fornitore specificato. Utilizzare questa opzione se in genere si pagano gli stessi tipi di articoli o servizi dagli stessi fornitori nel tempo. Quando si specifica un conto predefinito, è possibile immettere in modo rapido ed efficiente voci nel giornale di registrazione fatture. I conti predefiniti specificati non vengono utilizzati per ordini fornitore o fatture fornitore immesse nella pagina Fattura fornitore.

Selezionare i conti predefiniti nella pagina Impostazione conto predefinito, accessibile dalla scheda Fattura nel record fornitore. I conti selezionati qui sono visualizzati nell'elenco filtrato dei conti relativi al fornitore quando si effettua un inserimento nel giornale di registrazione. È possibile impostare uno dei conti come conto predefinito.