Immettere e confrontare le offerte RdO e assegnare i contratti

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Questa articolo illustra come immettere le risposte a una richiesta di offerta (RdO), valutare e confrontare le offerte e infine assegnare il contratto a uno dei fornitori. È possibile utilizzare questa procedura nella società di dati dimostrativi USMF.

Prima di iniziare questa procedura, è necessario disporre di una RdO con due righe e inviata ad almeno due fornitori. Per creare questo RdO, completare la procedura Creare una richiesta di offerta. È necessario avere impostato criteri di assegnazione del punteggio per poter completare questa procedura.

È possibile immettere l'offerta come fornitore o responsabile approvvigionamenti. Per ulteriori informazioni, vedere Impostare e gestire la collaborazione fornitore.

Immettere una risposta come fornitore

  1. Vai a Collaborazione fornitore > Aree di lavoro > Offerta fornitore.
  2. Nell'elenco Nuovi inviti di offerta, trovare una richiesta di offerta appena inviata. Selezionare la richiesta di offerta per verificare quanto è stato ordinato.
  3. Selezionare Allegati RdO per esaminare gli eventuali allegati aggiunti.
  4. Selezionare Offerta per rendere i campi modificabili. Si noti che il campo Avanzamento offerta è impostato su Aggiornamento in corso del fornitore.
  5. Nell'intestazione e nelle righe, immettere i valori dalla risposta alla richiesta di offerta.
  6. Se eventuali allegati devono essere aggiunti all'offerta, selezionare Allegati offerta.
  7. Selezionare la scheda dettaglio Elementi guida per offerta per visualizzare se vi sono dei documenti richiesti.
  8. Selezionare la scheda dettaglio Modifiche per visualizzare se la richiesta di offerta è stata modificata.
  9. Selezionare la scheda dettaglio Questionario. Tutti i questionari che sono visualizzati in questo campo devono essere completati.
  10. Selezionare la scheda dettaglio Dettagli riga per visualizzare informazioni estese sulla riga.
  11. Selezionare Reimposta dalla RdO solo se è necessario reimpostare i valori immessi con i valori originali di offerta.
  12. È possibile salvare l'offerta in qualsiasi momento ed eseguire un'ulteriore elaborazione in un secondo momento, a condizione che l'ora e la data di scadenza non siano state superate. In questo caso, è possibile trovare l'offerta nell'elenco Offerte in corso nell'area di lavoro Offerta fornitore.
  13. Quando l'offerta è pronta per l'invio, selezionare Inviare. Selezionare Rifiuta se non si desidera inviare l'offerta. Le offerte inviate sono disponibili nell'elenco Offerte inviate dell'area di lavoro Offerta fornitore.
  14. Dopo che l'offerta è stata inviata, è possibile richiamarla in qualsiasi momento prima dell'ora e della data di scadenza. Tenere presente che quando un'offerta viene richiamata, non viene considerata come inviata. Quando l'offerta è stata accettata o rifiutata dal reparto di approvvigionamento, viene visualizzata come Offerte concesse o nell'elenco Offerte perse dell'area di lavoro. Offerta fornitore

Immettere una risposta di un fornitore come responsabile approvvigionamenti

  1. Assicurarsi che l'autorizzazione per modificare le offerte fornitore sia impostata. Passare a Approvvigionamento > Impostazione > Parametri di approvvigionamento. Nella scheda Richiesta di offerta, impostare l'opzione L'acquirente può modificare l'offerta dei fornitori su Sì.
  2. Scegliere Approvvigionamento > Richieste di offerta > Tutte le richieste di offerta.
  3. Selezionare una RdO con stato di Inviato e selezionare il collegamento nel campo Caso richiesta di offerta.
  4. Selezionare Gestisci risposte. La pagina che appare mostra una RdO per ogni venditore che è stato invitato a fare un'offerta.
  5. Selezionare una richiesta di offerta a cui non è stato risposto. (Il campo Avanzamento risposta deve essere impostato su Non avviata.)
  6. Selezionare Modifica > Modifica risposta RdO. Viene visualizzata la pagina Risposta alla richiesta di offerta. Come responsabile approvvigionamenti, è ora possibile immettere la risposta per conto del fornitore. Si noti che il campo Avanzamento offerta è impostato su Aggiornamento in corso dell'acquirente.
  7. Immettere i dati di offerta. Al termine, selezionare Invia.

Assegnare un punteggio alle offerte

  1. Nella pagina Tutte le richieste di offerta, selezionare il caso RdO per cui si desidera contrassegnare le risposte ricevute.
  2. Selezionare Gestisci risposte.
  3. Selezionare la risposta per il punteggio.
  4. Selezionare Intestazione in modo da poter visualizzare il punteggio per l'offerta.
  5. Nella scheda dettaglio Punteggio offerta immettere un numero nel campo Punteggio per uno dei criteri di assegnazione del punteggio. Se si passa su un criterio di assegnazione del punteggio, una descrizione comando mostra l'intervallo entro cui scegliere il punteggio da assegnare. In questa demo è possibile aggiungere un numero compreso tra 1 e 5 per uno dei criteri di punteggio.
  6. Ripetere il passaggio 5 per un altro criterio di punteggio.
  7. Se il caso RdO contiene un questionario inviato ai fornitori, è possibile immettere le risposte del fornitore nella scheda dettaglio Questionari.
  8. Chiudere la pagina.
  9. Ripetere i passaggi da 1 a 8 per le altre offerte.

Confrontare le risposte

  1. Nel riquadro azioni, sella scheda Generale, selezionare Confronta risposte.
  2. Nel campo Classificazione immettere un numero.
    • Questa pagina mostra le offerte, insieme con l'intestazione e le informazioni sulla riga, oltre che il punteggio totale a livello di intestazione. È possibile confrontare le righe ordinando la griglia in modo che le righe confrontabili siano l'una accanto all'altra. Sono incluse anche le seguenti informazioni:
    • Quantità: la quantità dell'offerta del fornitore. Questa potrebbe essere diversa dalla quantità che è specificata nella richiesta di offerta.
    • Importo netto: il prezzo offerto da un fornitore, dopo la detrazione di eventuali sconti, per gli articoli nella riga.
    • Deviazione: il numero di giorni di differenza tra la data di ricevimento specificata nella riga o nell'intestazione dell'offerta e la data di ricevimento richiesta nella riga o nell'intestazione della RdO. È possibile inserire una classificazione per ogni offerta.
  3. Selezionare la riga dell'intestazione dell'altra offerta che si desidera classificare.
  4. Nel campo Classificazione immettere un numero.
  5. Selezionare Salva.

Rifiutare un'offerta

  1. Selezionare la riga dell'intestazione dell'offerta che si desidera rifiutare. È possibile accettare, rifiutare o restituire solo un'offerta o le righe di una sola offerta alla volta.
  2. Selezionare la casella di controllo Contrassegna.
    • Se si seleziona la casella di controllo Contrassegna nell'intestazione dell'offerta, verranno contrassegnate anche tutte le righe. Per rifiutare o accettare solo alcune righe dell'offerta, è possibile contrassegnare tali righe. Inoltre, è possibile accettare l'offerta di un fornitore in alcune righe della richiesta di offerta e quindi assegnare altre righe della richiesta di offerta a un fornitore diverso. Tuttavia, è necessario effettuare un'offerta alla volta.
    • Se sono presenti righe alternative, è possibile accettare la riga di offerta originale o la relativa alternativa, ma non entrambe.
  3. Selezionare Rifiuta.
  4. Selezionare Parametri, quindi nel campo Motivo rifiuto, immettere o selezionare il motivo del rifiuto di offerta. Il motivo viene salvato nella risposta.
  5. Selezionare OK.
  6. Selezionare OK.

Accettare un'offerta

  1. Selezionare l'offerta che si desidera accettare, quindi il collegamento nel campo Richiesta di offerta. Se ci si trova nella pagina Confronta risposte richiesta di offerta, l'offerta evidenziata con lo stato attivo è l'offerta che il sistema considererà durante l'azione Accetta. È possibile accettare le righe di una sola offerta alla volta.
  2. Nel Riquadro azioni fare clic su Rispondi.
  3. Selezionare Accetta. Se si sono contrassegnate solo righe specifiche, l'azione Accetta includerà solo quelle righe. Se si desidera accettare tutte le righe dell'offerta, non è necessario contrassegnare le righe.
  4. Selezionare Parametri, quindi nel campo Motivo accettazione, immettere o selezionare il motivo dell'accettazione di offerta. Il motivo viene salvato nell'offerta.
  5. Selezionare OK.
  6. Selezionare OK. Quando si seleziona OK, viene generato un ordine fornitore in base alle righe incluse nell'accettazione della RdO. Se sono presenti altre offerte che non sono state elaborate (accettate, rifiutate o restituite), il sistema richiederà di rifiutarle.

Visualizzare l'ordine fornitore generato

Nel riquadro azioni, sella scheda Generale, selezionare Ordine fornitore. La pagina visualizzata mostra l'ordine fornitore generato quando è stata accettata l'offerta.