Gestione documenti
Applicabile a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2
In questo argomento sono riportate le risposte alle domande comuni di gestione documenti. È possibile utilizzare la gestione documenti in Microsoft Dynamics AX per allegare i file ai record. Ad esempio, è possibile allegare PDF, Microsoft Word o i file di Microsoft Excel a un ordine acquisto o a un ordine cliente. È inoltre possibile creare i modelli Word e Excel dei dati di Microsoft Dynamics AX.
Qual è la differenza tra gestione documenti e gestione documenti?
Nessuna differenza. Entrambi i termini fanno riferimento alla stessa funzionalità. Nelle versioni precedenti di Microsoft Dynamics AX, la funzionalità era denominata gestione documenti. Nelle versioni più recenti, è denominata gestione documenti.
Qual è la differenza tra gestione documenti e gestione stampa?
La gestione documenti consente di aggiungere note, documenti e altri file a record in Microsoft Dynamics AX.
La gestione stampa consente di controllare le impostazioni di stampa per i report selezionati. Le impostazioni di stampa includono il numero di copie, la destinazione di stampa e il testo multilingua che può essere incluso nel report. Per ulteriori informazioni, vedere Gestione della stampa.
Qual è la differenza tra tipi di documento e tipi di file?
I tipi di documento sono utilizzati per classificare i documenti che si allegano ai record o ai modelli creati. Il sistema di gestione documenti consente di gestire diversi tipi di documenti. Sono inclusi lettere, fogli di lavoro e note. Prima di creare i modelli o allegare documenti ai record, è necessario configurare i tipi di documento nel modulo Tipi di documento. Per ulteriori informazioni, vedere Configurare la gestione dei documenti.
Un tipo di file è l'estensione del documento. Ad esempio, .doc, .xlsx e .pdf sono tutti tipi di file.
È possibile esportare o importare tipi di documento?
Sì. Per ulteriori informazioni, vedere Esportare e importare un tipo di documento.
La gestione documenti si integra con Office 365?
Sì. Gli allegati del documento possono trovarsi su Internet o un Intranet e possono essere allegati usando l'URL DocuType. Ad esempio, se si allega un documento di Word che si trova in SharePoint Online a un record, l'allegato viene visualizzato nella versione web di Word
È possibile archiviare gli allegati di Microsoft Dynamics AX in SharePoint?
Sì, ma solo se si utilizza Microsoft Dynamics AX 2012 R2 o versione successiva. Per ulteriori informazioni, vedere Configurare e utilizzare la gestione documenti di Microsoft Dynamics AX con le raccolte documenti di Microsoft SharePoint.
È possibile utilizzare i modelli archiviati in SharePoint come modelli di documento di Microsoft Dynamics AX?
Sì, ma solo se si utilizza AX 2012 R2 o versione successiva. Per ulteriori informazioni, vedere Configurare e utilizzare la gestione documenti di Microsoft Dynamics AX con le raccolte documenti di Microsoft SharePoint.
È possibile spostare un archivio documenti?
Sì. Tuttavia, è necessario copiare i documenti dall'archivio precedente nel nuovo archivio prima di immettere la nuova ubicazione nel campo della directory archivio. Questa precauzione è necessaria in modo da non interrompere i riferimenti di documenti esistenti ai documenti esistenti.
Per spostare un archivio documenti, effettuare le operazioni seguenti:
Copiare tutti i documenti dall'archivio precedente al nuovo archivio.
Fare clic su Amministrazione organizzazione > Impostazioni > Gestione documenti > Parametri di gestione documenti.
Nell'area Generale del modulo immettere il percorso del nuovo archivio dei documenti nel campo Directory archivio.
Perché non è possibile fare clic sull'icona degli allegati nel modulo Gestione documenti?
L'icona degli allegati è disponibile solo se vengono rispettati tutti gli scenari elencati di seguito:
È stato selezionato un record.
È stata attivata la gestione documenti. Per ulteriori informazioni, vedere Configurare la gestione dei documenti.
Si dispone dell'autorizzazione per visualizzare gli allegati del record.
Come si blocca il modulo Gestione documenti?
Il modulo Gestione documenti elenca sempre i documenti allegati al record selezionato. Se il modulo Gestione documenti viene lasciato aperto e si seleziona un altro record, il modulo verrà aggiornato per elencare i documenti allegati al record appena aperto.
Per evitare l'aggiornamento del modulo Gestione documenti quando si seleziona un record diverso, è possibile bloccare la visualizzazione in modo che le informazioni del modulo non vengano modificate.
Per bloccare la visualizzazione del modulo Gestione documenti, effettuare le operazioni seguenti:
Selezionare un record.
Fare clic su File > Comando > Gestione documenti per aprire il modulo Gestione documenti.
Fare clic su Funzioni > Blocca.
Selezionare un altro record. I documenti per il record bloccato rimangono visualizzati nel modulo Gestione documenti.
Non è possibile visualizzare la domanda qui?
Stiamo cercando di includere quante più domande è possibile, in questo modo la Guida di Microsoft Dynamics AX vi sarà più utile.
Riportateci le domande che vorreste aggiungere a questo argomento. Inviateci un'email all'indirizzo adocs@microsoft.com.
Vedere anche
Configurare la gestione dei documenti
Attività chiave: creare e utilizzare un modello di Word mediante componenti aggiuntivi di Office
Attività chiave: creare e condividere un modello di Excel mediante componenti aggiuntivi di Office