In-Place blocco e blocco per controversia legale in Exchange 2013

Si applica a: Exchange Server 2013

In presenza di un ragionevole rischio di controversia, le organizzazioni sono tenute a conservare le informazioni in forma elettronica, inclusi i messaggi pertinenti al caso. Questa aspettativa spesso diventa realtà prima che siano note le specifiche del caso, richiedendo pertanto una conservazione ad ampio spettro. Le organizzazioni potrebbero aver bisogno di conservare tutti i messaggi di posta elettronica relativi a un determinato argomento oppure tutti i messaggi di posta elettronica di determinati individui. A seconda delle procedure di individuazione elettronica (eDiscovery) dell'organizzazione, è possibile adottare le seguenti misure per la conservazione della posta elettronica:

• È possibile che agli utenti finali venga richiesto di non eliminare alcun messaggio per conservare la posta elettronica. Tuttavia, gli utenti possono ancora eliminare i messaggi di posta elettronica, consapevolmente o inavvertitamente.

• È possibile che vengano sospesi i meccanismi di eliminazione automatica, ad esempio Gestione record di messaggistica (MRM). In questo modo la posta elettronica potrebbe intasare la cassetta postale dell'utente, influendo sulla sua produttività. La sospensione dell'eliminazione automatica, inoltre, non impedisce l'eliminazione manuale di messaggi di posta elettronica da parte degli utenti.

• Alcune organizzazioni copiano o spostano la posta elettronica in un archivio per assicurarsi che non venga eliminata, modificata o manomessa. Ciò comporta un aumento dei costi dovuto al lavoro manuale richiesto per copiare o spostare i messaggi in un archivio o all'acquisto di prodotti di terze parti utilizzati per raccogliere e archiviare la posta elettronica all'esterno di Microsoft Exchange.

La mancata conservazione della posta elettronica può esporre un'organizzazione a rischi legali e finanziari, quali l'esame minuzioso dei processi conoscitivi e di conservazione dei registri dell'organizzazione, sentenze legali avverse, sanzioni o multe.

È possibile usare In-Place blocco o blocco per controversia legale per raggiungere gli obiettivi seguenti:

• Bloccare sul posto le cassette postali dell'utente e conservare in modo irreversibile gli elementi delle cassette postali.

• Mantenere gli elementi della cassetta postale eliminati dagli utenti o i processi di eliminazione automatica, ad esempio MRM.

• Usare il blocco In-Place basato su query per cercare e conservare elementi corrispondenti ai criteri specificati.

• Conservare elementi a tempo indeterminato o per un determinato periodo di tempo.

• Attribuire a un utente più conservazioni per casi o indagini differenti.

• Mantenere trasparenti le archiviazioni dell'utente, non dovendo sospendere Gestione record di messaggistica.

• Abilitare In-Place ricerche eDiscovery degli elementi inseriti in attesa.

scenari di blocco In-Place

Nelle versioni precedenti di Exchange, il concetto di blocco legale consiste nel contenere tutti i dati delle cassette postali per un utente a tempo indeterminato o fino a quando il blocco non viene rimosso. In Exchange 2013 In-Place Blocco include un nuovo modello che consente di specificare i parametri seguenti:

• Cosa tenere: è possibile specificare gli elementi da contenere usando parametri di query come parole chiave, mittenti e destinatari, date di inizio e fine e anche specificare i tipi di messaggio, ad esempio i messaggi di posta elettronica o gli elementi del calendario da mettere in attesa.

• Durata del blocco: è possibile specificare una durata per gli elementi in attesa.

Usando questo nuovo modello, In-Place blocco consente di creare criteri di blocco granulari per mantenere gli elementi delle cassette postali negli scenari seguenti:

• Blocco a tempo indeterminato: lo scenario di blocco a tempo indeterminato è simile al blocco per controversia legale. Ha lo scopo di mantenere gli elementi della cassetta postale in modo da poter soddisfare i requisiti di eDiscovery. Durante il periodo di controversia legale o di indagine, gli elementi non vengono mai eliminati. La durata non è nota in anticipo, quindi non è configurata alcuna data di fine. Per mantenere tutti gli elementi di posta elettronica a tempo indeterminato, non è necessario specificare parametri di query o durata durante la creazione di un blocco In-Place.

• Blocco basato su query Se l'organizzazione mantiene gli elementi in base ai parametri di query specificati, è possibile usare un blocco In-Place basato su query. È possibile specificare parametri di query come parole chiave, date di inizio e fine, indirizzi mittente e destinatario e tipi di messaggio. Una volta creata una conservazione in locale basata su query, vengono conservati tutti gli elementi della cassetta postale esistenti e futuri (inclusi i messaggi ricevuti in data successiva) corrispondenti ai parametri di query.

  Importante

  Anche gli elementi contrassegnati come non ricercabili, in genere a causa dell'errore di indicizzazione di un allegato, vengono mantenuti perché non è possibile determinare se corrispondono ai parametri di query. Per altri dettagli sull'elemento non ricercabile, vedere Elementi non ricercabili in Exchange eDiscovery.

• Blocco basato sul tempo: sia il blocco In-Place che il blocco per controversia legale consentono di specificare un periodo di tempo per il quale archiviare gli elementi. La durata viene calcolata a partire dalla data di ricezione o creazione dell'elemento della cassetta postale.

  Se l'organizzazione richiede che tutti gli elementi della cassetta postale vengano conservati per un periodo specifico, è possibile creare un blocco basato sul tempo. Si consideri, ad esempio, una cassetta postale inserita in un blocco In-Place basato sul tempo e con un periodo di conservazione impostato su 365 giorni. Se un elemento in tale cassetta postale viene eliminato dopo 300 giorni dalla data di ricezione, viene conservato per altri 65 giorni prima di essere eliminato definitivamente. È possibile usare un blocco In-Place basato sul tempo insieme a un criterio di conservazione per assicurarsi che gli elementi vengano conservati per la durata specificata e rimossi definitivamente dopo tale periodo.

È possibile utilizzare Conservazione in locale per attribuire a un utente più conservazioni. Quando un utente ha più blocchi, le query di ricerca da blocchi basati su query vengono combinate (con operatori OR ). In questo caso, il numero massimo di parole chiave in tutti i blocchi basati su query che vengono bloccate in una cassetta postale è pari a 500. Se sono presenti più di 500 parole chiave, tutto il contenuto della cassetta postale viene bloccato (non solo il contenuto che corrisponde ai criteri di ricerca). Tutto il contenuto viene bloccato finché non viene ridotto a 500 o meno il numero totale di parole chiave.

Blocco sul posto e blocco per controversia legale

Il blocco per controversia legale, la funzionalità di blocco introdotta in Exchange 2010 per mantenere i dati per eDiscovery, è ancora disponibile in Exchange 2013. Il blocco per controversia legale utilizza la proprietà LitigationHoldEnabled di una cassetta postale. Mentre In-Place blocco offre funzionalità di blocco granulare in base ai parametri di query e la possibilità di inserire più blocchi, il blocco per controversia legale consente solo di mettere tutti gli elementi in attesa. È anche possibile specificare un periodo di durata per contenere gli elementi quando una cassetta postale viene inserita nel blocco per controversia legale. La durata viene calcolata a partire dalla data di ricezione o creazione dell'elemento della cassetta postale. Se la durata non è impostata, gli elementi vengono conservati a tempo indeterminato o fino a quando non viene rimossa la conservazione.

Quando una cassetta postale viene inserita contemporaneamente in uno o più blocchi In-Place e in blocco per controversia legale (senza un periodo di tempo), tutti gli elementi vengono mantenuti a tempo indeterminato o fino alla rimozione dei blocchi. Se si rimuove Blocco per controversia legale e l'utente viene ancora inserito in uno o più blocchi In-Place, gli elementi corrispondenti ai criteri di blocco In-Place vengono mantenuti per il periodo specificato nelle impostazioni di blocco. Quando si sposta una cassetta postale in blocco per controversia legale in Exchange 2010 in un server Cassette postali di Exchange 2013, l'impostazione Blocco per controversia legale continua ad essere applicata, garantendo che i requisiti di conformità vengano soddisfatti durante e dopo lo spostamento.

Per altre informazioni, vedere:

• Applicare un blocco per controversia legale a una cassetta postale

• Mettere in attesa tutte le cassette postali

Inserimento di una cassetta postale in blocco In-Place

Gli utenti autorizzati che sono stati aggiunti al gruppo di ruoli Controllo degli accessi in base al ruolo di Gestione individuazione o a cui sono stati assegnati i ruoli di gestione Archiviazione legale e Ricerca cassette postali possono inserire gli utenti delle cassette postali in blocco In-Place. È possibile delegare l'attività ai gestori dei record, ai responsabili della conformità o agli avvocati della divisione legale dell'azienda, assegnando privilegi minimi. Per altre informazioni sull'assegnazione del gruppo di ruoli Gestione individuazione, vedere Assegnare autorizzazioni di eDiscovery in Exchange.

In Exchange 2013 la funzionalità di blocco In-Place è integrata con le ricerche di eDiscovery In-Place. È possibile usare la procedura guidata di blocco & eDiscovery sul posto nell'interfaccia di amministrazione di Exchange o new-mailboxSearch e i cmdlet correlati in Exchange Management Shell per inserire una cassetta postale in blocco In-Place. Per altre informazioni sull'inserimento di una cassetta postale in blocco In-Place, vedere Creare o rimuovere un blocco In-Place.

Molte organizzazioni richiedono che gli utenti siano informati quando è attivo il blocco. Inoltre, quando si attiva il blocco per una cassetta postale, i criteri di conservazione applicabili all'utente della cassetta postale non devono essere sospesi. Dal momento che i messaggi continuano ad essere eliminati come previsto, è possibile che gli utenti non si accorgano dell'attivazione del blocco. Se l'organizzazione richiede che gli utenti in attesa siano informati, è possibile aggiungere un messaggio di notifica alla proprietà Commento di conservazione dell'utente della cassetta postale e utilizzare la proprietà RetentionUrl per collegarsi a una pagina Web per altre informazioni. Outlook 2010 e versioni successive visualizzano la notifica e l'URL nell'area backstage. È necessario usare Shell per aggiungere e gestire queste proprietà per una cassetta postale.

Cartella Archiviazioni ed elementi ripristinabili

In-Place blocco e blocco per controversia legale usa la cartella Elementi ripristinabili per conservare gli elementi. La cartella Elementi ripristinabili sostituisce la funzionalità nota in modo informale come dumpster nelle versioni precedenti di Exchange. La cartella Elementi ripristinabili è nascosta dalla visualizzazione predefinita di Outlook, Outlook Web App e altri client di posta elettronica. Per ulteriori informazioni sulla cartella Elementi ripristinabili, vedere Cartella Elementi ripristinabili.

Per impostazione predefinita, quando un utente elimina un messaggio da una cartella (fatta eccezione per la cartella Posta eliminata), il messaggio viene trasferito nella cartella Posta eliminata. Questa caratteristica è nota con il nome di spostamento. Quando un utente elimina temporaneamente un elemento (premendo i tasti MAIUSC e DELETE) o elimina un elemento dalla cartella Posta eliminata, il messaggio viene spostato nella cartella Elementi ripristinabili, scomparendo quindi dalla visualizzazione dell'utente.

Gli elementi nella cartella Elementi ripristinabili vengono conservati per il periodo di conservazione degli elementi eliminati configurato nel database delle cassette postali dell'utente. Per impostazione predefinita, il periodo di conservazione degli elementi eliminati è impostato su 14 giorni per i database delle cassette postali. È anche possibile configurare una quota di archiviazione per la cartella Elementi ripristinabili. In questo modo è possibile proteggere l'organizzazione da un potenziale attacco DoS (Denial of Service) dovuto alla rapida crescita della cartella degli elementi ripristinabili e di conseguenza del database delle cassette postali. Se una cassetta postale non viene inserita in In-Place blocco o blocco per controversia legale, gli elementi vengono eliminati definitivamente dalla cartella Elementi ripristinabili in base al primo accesso, prima di tutto quando viene superata la quota di avviso Elementi ripristinabili o l'elemento è rimasto nella cartella per una durata più lunga rispetto al periodo di conservazione degli elementi eliminati.

La cartella Elementi ripristinabili contiene le sottocartelle seguenti usate per archiviare gli elementi eliminati in vari siti e facilitare In-Place blocco per controversia legale:

• Eliminazioni: gli elementi rimossi dalla cartella Posta eliminata o eliminati temporaneamente da altre cartelle vengono spostati nella sottocartella Eliminazioni e sono visibili all'utente quando si usa la funzionalità Ripristina elementi eliminati in Outlook e Outlook Web App. Per impostazione predefinita, gli elementi risiedono in questa cartella fino alla scadenza del periodo di conservazione degli elementi eliminati configurato per la cassetta postale.

• Eliminazioni: quando un utente elimina un elemento dalla cartella Elementi ripristinabili (usando lo strumento Ripristina elementi eliminati in Outlook e Outlook Web App, l'elemento viene spostato nella cartella Ripulise. Anche gli elementi che superano il periodo di conservazione degli elementi eliminati configurato nel database delle cassette postali o nella cassetta postale vengono spostati nella cartella Purges. Gli elementi in questa cartella non sono visibili agli utenti che utilizzano lo strumento Recupera elementi eliminati. Quando l'assistente della cassetta postale elabora la cassetta postale, gli elementi nella cartella Purges vengono eliminati dal database delle cassette postali. Quando si attiva la conservazione per controversia legale per l'utente della cassetta postale, l'assistente della cassetta postale non elimina gli elementi presenti in questa cartella.

• DiscoveryHold: se un utente viene inserito in un blocco In-Place, gli elementi eliminati vengono spostati in questa cartella. Quando l'assistente della cassetta postale elabora la cassetta postale, valuta i messaggi in questa cartella. Gli elementi corrispondenti alla query di blocco In-Place vengono conservati fino al periodo di blocco specificato nella query. Se non viene specificato alcun periodo di conservazione, gli elementi vengono conservati a tempo indeterminato o fino a quando non viene annullata la conservazione per l'utente.

• Versioni: quando un utente è stato inserito in In-Place blocco o blocco per controversia legale, gli elementi della cassetta postale devono essere protetti da manomissioni o modifiche da parte dell'utente o di un processo. Questa operazione viene eseguita usando un processo di copia in scrittura. Quando un utente o un processo modifica determinate proprietà di un elemento della cassetta postale, una copia dell'elemento originale viene salvata nella cartella Versions prima che le modifiche diventino effettive. Il processo viene ripetuto per le modifiche successive. Gli elementi acquisiti nella cartella Versions vengono anche indicizzati e restituiti nelle ricerche eDiscovery in locale. Una volta rimosso il blocco, le copie presenti nella cartella Versions vengono rimosse dall'Assistente cartelle gestite.

Anche se le cartelle DiscoveryHold, Purges e Versions non sono visibili all'utente, tutti gli elementi nella cartella Elementi ripristinabili sono indicizzati da Ricerca di Exchange e sono individuabili tramite In-Place eDiscovery. Dopo che un utente della cassetta postale è stato rimosso da In-Place blocco o blocco per controversia legale, gli elementi nelle cartelle DiscoveryHold, Purges e Versions vengono eliminati da Managed Folder Assistant.

Blocchi e quota della cassetta postale

Il calcolo degli elementi nella cartella Elementi ripristinabili non viene considerato nella quota della cassetta postale dell'utente. In Exchange la cartella Elementi ripristinabili ha una propria quota. Per Exchange, i valori predefiniti per le proprietà della cassetta postale RecoverableItemsWarningQuota e RecoverableItemsQuota sono impostati rispettivamente su 20 GB e 30 GB. Per modificare questi valori per un database delle cassette postali per Exchange Server 2013, usare il cmdlet Set-MailboxDatabase . Per modificarli per le singole cassette postali, utilizzare il cmdlet Set-Mailbox.

Quando la cartella Elementi ripristinabili di un utente supera la quota di avviso per gli elementi recuperabili (come specificato dal parametro RecoverableItemsWarningQuota ), viene registrato un evento nel registro eventi dell'applicazione del server Cassette postali. Quando la cartella supera la quota per gli elementi recuperabili (come specificato dal parametro RecoverableItemsQuota ), gli utenti non potranno svuotare la cartella Posta eliminata o eliminare definitivamente gli elementi della cassetta postale. Anche copy-on-write non sarà in grado di creare copie degli elementi modificati. Di conseguenza, è fondamentale controllare le quote degli elementi ripristinabili per gli utenti delle cassette postali sottoposti ad archiviazione sul posto.

In Exchange Online, la quota per la cartella Elementi ripristinabili (nella cassetta postale primaria dell'utente) viene aumentata automaticamente a 100 GB quando si inserisce una cassetta postale in Blocco per controversia legale o blocco In-Place. Quando la quota di archiviazione per la cartella Elementi ripristinabili nella cassetta postale primaria di una cassetta postale in attesa è vicina al raggiungimento del limite, è possibile eseguire le operazioni seguenti:

• Abilitare la cassetta postale di archiviazione e attivare l'archiviazione a espansione automatica: è possibile abilitare una capacità di archiviazione illimitata per la cartella Elementi ripristinabili semplicemente abilitando la cassetta postale di archiviazione e quindi attivando la funzionalità di archiviazione a espansione automatica in Exchange Online. Ciò comporta 100 GB per la cartella Elementi ripristinabili nella cassetta postale primaria e una quantità illimitata di capacità di archiviazione per la cartella Elementi ripristinabili nell'archivio dell'utente. Vedere come: Abilitare le cassette postali di archiviazione nel portale di conformità e Abilitare l'archiviazione illimitata - Guida per gli amministratori.

  Note:

  • Dopo aver abilitato l'archivio per una cassetta postale vicina al superamento della quota di archiviazione per la cartella Elementi ripristinabili, è possibile eseguire Managed Folder Assistant per attivare manualmente l'assistente per elaborare la cassetta postale in modo che gli elementi scaduti vengano spostati nella cartella Elementi ripristinabili nella cassetta postale di archiviazione. Per istruzioni, vedere Passaggio 4 in Aumentare la quota di elementi ripristinabili per le cassette postali in attesa.

  • Si noti che altri elementi nella cassetta postale dell'utente potrebbero essere spostati nella nuova cassetta postale di archiviazione. Valutare la possibilità di indicare all'utente che ciò potrebbe verificarsi dopo l'abilitazione della cassetta postale di archiviazione.

• Creare criteri di conservazione personalizzati per le cassette postali in attesa Oltre ad abilitare la cassetta postale di archiviazione e l'archiviazione a espansione automatica per le cassette postali in blocco per controversia legale o In-Place blocco, è anche possibile creare criteri di conservazione personalizzati per le cassette postali in attesa. In questo modo si applicano criteri di conservazione alle cassette postali in attesa diverse dai criteri MRM predefiniti applicati alle cassette postali che non sono in attesa. In questo modo è possibile applicare tag di conservazione progettati specificamente per le cassette postali in attesa. Ciò include la creazione di un nuovo tag di conservazione per la cartella Elementi ripristinabili.

Per altre informazioni, vedere Aumentare la quota di elementi ripristinabili per le cassette postali in attesa.

Archiviazioni e inoltro della posta elettronica

Gli utenti possono usare Outlook e Outlook Web App per configurare l'inoltro della posta elettronica per la cassetta postale. L'inoltro della posta elettronica consente agli utenti di configurare la propria cassetta postale per inoltrare i messaggi di posta elettronica inviati alla propria cassetta postale a un'altra cassetta posizionata all'interno o all'esterno dell'organizzazione. L'inoltro della posta elettronica può essere configurato in modo che qualsiasi messaggio inviato alla cassetta postale originale non venga copiato in tale cassetta postale e venga inviato solo all'indirizzo di inoltro.

Se l'inoltro di posta elettronica è configurato per una cassetta postale e i messaggi non vengono copiati nella cassetta postale originale, cosa accade se la cassetta postale è in attesa?

Se i messaggi vengono inoltrati a un'altra cassetta postale e non copiati nella cassetta postale originale, non vengono acquisiti e copiati nella cartella Elementi ripristinabili. Ciò significa che i messaggi inoltrati non verranno restituiti in una ricerca di eDiscovery In-Place. Per risolvere questo problema, le organizzazioni di Exchange 2013 possono prendere in considerazione la possibilità per gli utenti di configurare l'inoltro della posta elettronica.

Mantenimento del contenuto di Lync archiviato

Exchange 2013, Microsoft Lync 2013 e Microsoft SharePoint 2013 offrono un'esperienza integrata di conservazione ed eDiscovery che consente di conservare e cercare elementi nei diversi archivi dati. Exchange 2013 consente di archiviare il contenuto di Lync Server 2013 in Exchange, eliminando il requisito di disporre di un database SQL Server separato per archiviare il contenuto archiviato di Lync. La funzionalità di blocco integrato ed eDiscovery in SharePoint 2013 consente di conservare e cercare dati in tutti gli archivi da un'unica console.

Quando si inserisce una cassetta postale di Exchange 2013 in In-Place blocco o blocco per controversia legale, il contenuto di Microsoft Lync 2013 (ad esempio conversazioni di messaggistica istantanea e file condivisi in una riunione online) viene archiviato nella cassetta postale. Se si esegue una ricerca nella cassetta postale usando il Centro eDiscovery in Microsoft SharePoint 2013 o In-Place eDiscovery in Exchange 2013, anche tutti i contenuti di Lync archiviati corrispondenti alla query di ricerca vengono restituiti nei risultati della ricerca. È anche possibile limitare la ricerca al contenuto di Lync archiviato nella cassetta postale.

Per abilitare l'archiviazione del contenuto di Lync nella cassetta postale di Exchange 2013, è necessario configurare l'integrazione di Lync 2013 con Exchange 2013. Per informazioni dettagliate, vedere i seguenti argomenti:

• Pianificazione per l'archiviazione

• Distribuzione dell'archiviazione

Eliminazione di una cassetta postale bloccata

Se un amministratore elimina un account utente con una cassetta postale, l'archivio informazioni di Exchange rileverà che la cassetta postale non è più connessa a un account utente e contrassegnerà tale cassetta postale per l'eliminazione, anche se la cassetta postale è in attesa. Se si vuole conservare la cassetta postale, è necessario eseguire le operazioni seguenti:

1. Disattivare l'account utente invece di eliminarlo.

2. Modificare le proprietà della cassetta postale per limitarne l'uso e l'accesso alla cassetta postale. Ad esempio, impostare la quota di invio e ricezione su 1, bloccare gli utenti che possono inviare messaggi alla cassetta postale e limitare gli utenti che possono accedere alla cassetta postale.

3. Conservare la cassetta postale fino a quando tutti i dati sono stati rimossi o fino a quando la conservazione dei dati non è più necessaria.

Migrazione delle cassette postali in attesa da Exchange 2013 a Microsoft 365 o Office 365

Se si dispone di una distribuzione ibrida di Exchange, si verificano le condizioni seguenti quando si sposta (onboarding) una cassetta postale di Exchange 2013 locale in Exchange Online in Microsoft 365 o Office 365:

• Se la cassetta postale locale è sottoposta a Conservazione per controversia legale o Archiviazione sul posto, le impostazioni di blocco vengono mantenute dopo la cassetta postale viene spostata in Exchange Online.

• Se la cassetta postale locale è sottoposta a Conservazione per controversia legale o Archiviazione sul posto, qualsiasi contenuto nella cartella Elementi ripristinabili viene spostato nella cassetta postale di Exchange Online.

Esistono altri modi per eseguire la migrazione dei dati di posta elettronica locali a Microsoft 365 o Office 365, ad esempio l'uso di una migrazione a fasi di Exchange o una migrazione di Cutover Exchange.

• È possibile usare una migrazione a fasi per eseguire la migrazione delle cassette postali da Exchange 2003 o Exchange 2007 a Office 365. In queste versioni di Exchange la cartella Elementi ripristinabili (e le relative funzionalità) non esiste. Pertanto, quando si esegue la migrazione delle cassette postali di Exchange 2003 o Exchange 2007 a Microsoft 365 o Office 365, non c'è contenuto della cartella Elementi ripristinabili da spostare.

• È possibile usare una migrazione completa per eseguire la migrazione delle cassette postali da Exchange 2003, Exchange 2007 ed Exchange 2010 a Microsoft 365 o Office 365. Come indicato in precedenza, le cassette postali di Exchange 2003 ed Exchange 2007 non dispongono di una cartella Elementi ripristinabili di cui è possibile eseguire la migrazione. Poiché la cartella Ripristina elementi è stata introdotta in Exchange 2010, il contenuto della cartella Elementi ripristinabili viene migrato a Microsoft 365 o Office 365 quando si usa una migrazione completa per eseguire la migrazione delle cassette postali di Exchange 2010.