Modalità di calcolo dell'età di conservazione in Exchange Online
Nota
Per conservare o eliminare in modo proattivo il contenuto delle cassette postali per la governance delle informazioni in Microsoft 365, è consigliabile usare criteri di conservazione ed etichette di conservazione dal portale di conformità di Microsoft Purview, anziché la gestione dei record di messaggistica descritta in questa pagina. È tuttavia consigliabile continuare a usare la gestione dei record di messaggistica per spostare i messaggi nelle cassette postali di archiviazione.
Se attualmente si usa la gestione dei record di messaggistica, questa funzionalità meno recente continuerà a funzionare affiancata ai criteri di conservazione e alle etichette di conservazione. Tuttavia, si consiglia per il futuro di usare i criteri di conservazione e le etichette di conservazione. Forniscono infatti un unico meccanismo per gestire in modo centralizzato sia la conservazione che l'eliminazione del contenuto in Microsoft 365.
Managed Folder Assistant (MFA) è uno dei numerosi processi dell'assistente cassette postali eseguiti in Exchange Online. Il suo lavoro consiste nel processare le cassette postali con criterio di conservazione applicato, aggiungere i tag di conservazione inclusi nel criterio alla cassetta postale ed elaborare gli elementi nella cassetta postale. Se gli elementi hanno un tag di conservazione, l'assistente verifica la validità di tali elementi. Se un elemento ha superato il periodo di conservazione, esegue l'azione di conservazione specificata. Le azioni di conservazione includono lo spostamento di un elemento nell'archivio dell'utente, l'eliminazione dell'elemento e l'autorizzazione di ripristino o l'eliminazione permanente dell'elemento.
Per ulteriori informazioni, vedere Tag di conservazione e criteri di conservazione.
Determinazione della scadenza di diversi tipi di elementi
L'età di conservazione degli elementi della cassetta postale viene calcolata a partire dalla data di recapito o nel caso di elementi come le bozze che non vengono recapitate ma create dall'utente, la data di creazione di un elemento. Quando Assistente cartelle gestite elabora gli elementi in una cassetta postale, applica una data di inizio e una data di scadenza a tutti gli elementi con tag di conservazione utilizzando l'azione di conservazione Elimina e consenti ripristino o Elimina definitivamente. Agli elementi con un tag di archiviazione viene applicata una data di spostamento.
Gli elementi nella cartella Elementi eliminati e gli elementi che hanno una data di inizio e una di fine, ad esempio gli elementi del calendario (riunioni e appuntamenti) e le attività, vengono gestiti in modo diverso come mostrato nella tabella.
| Se il tipo di elemento è... | E l'elemento è... | L'età di conservazione viene calcolata in base a... |
|---|---|---|
| Messaggio di posta elettronica Documento Fax Elemento del Diario Convocazione di riunione, risposta o annullamento Chiamata senza risposta Note |
In una cartella diversa da Elementi eliminati | Data di consegna o data di creazione |
| Messaggio di posta elettronica Documento Fax Elemento del Diario Convocazione di riunione, risposta o annullamento Chiamata senza risposta Note |
Nella cartella Elementi eliminati | Data di recapito o creazione, a meno che l'elemento non sia stato eliminato da una cartella che non dispone di un tag di conservazione ereditato o implicito. Se un elemento si trova in una cartella a cui non è applicato un tag di conservazione ereditato o implicito, l'elemento non viene elaborato dall'autenticazione a più fattori e pertanto non ha una data di inizio contrassegnata da esso. Quando l'utente elimina tale tipo di elemento e il MFA lo elabora per la prima volta nella cartella Elementi eliminati, contrassegna la data corrente come data di inizio. |
| Calendario | In una cartella diversa da Elementi eliminati | Gli elementi del Calendario non ricorrenti scadono in base alla data di fine. Gli elementi del Calendario ricorrenti scadono in base alla data di fine dell'ultima occorrenza. Gli elementi del Calendario ricorrenti senza una data di fine non scadono. |
| Calendario | Nella cartella Elementi eliminati | Un elemento del Calendario scade in base alla message-received date, se presente. Se un elemento del Calendario non possiede una message-received date, la scadenza viene stabilita in base alla message-creation date. Se un elemento del Calendario non possiede una message-received date né una message-creation date, non scade. |
| Attività | In una cartella diversa da Elementi eliminati | Attività non ricorrenti: Un'attività non ricorrente scade in base al relativo Se un'attività non ricorrente non ha un Se un'attività non ricorrente non ha né Un'attività ricorrente scade in base all'ultima Un'attività rigenerante (ovvero un'attività ricorrente che viene rigenerata una volta trascorso un tempo specificato dal completamento dell'istanza precedente dell'attività) non scade. |
| Attività | Nella cartella Elementi eliminati | Un'attività scade in base alla message-received date, se presente. Se un'attività non possiede una message-received date, la scadenza viene stabilita in base alla message-creation date. Se un'attività non possiede una message-received date né una message-creation date, non scade. |
| Contatto | In qualsiasi cartella | I contatti non vengono contrassegnati con una data di inizio o una data di scadenza, quindi vengono ignorati da Managed Folder Assistant e non scadono. |
| Danneggiato | In qualsiasi cartella | Gli elementi danneggiati vengono ignorati dall'Assistente cartelle gestite e non scadono. |
Esempi
| Se l'utente... | Tag di conservazione nella cartella... | Assistente cartelle gestite... |
|---|---|---|
| Riceve un messaggio nella posta in arrivo il 26/01/2019. Elimina il messaggio il 27/2/2019. | Posta in arrivo: Elimina in 365 giorni Elementi eliminati: Elimina in 30 giorni |
Elabora il messaggio nella posta in arrivo il 26/1/2019; timbra con una data di inizio del 26/01/2019 e una data di scadenza del 26/01/2020. Elabora nuovamente il messaggio nella cartella Posta eliminata il 27/2/2019. Ricalcola la data di scadenza in base alla stessa data di inizio (26/01/2019). Poiché l'elemento è più vecchio di 30 giorni, è scaduto immediatamente. |
| Riceve un messaggio nella posta in arrivo il 26/01/2019. Elimina il messaggio il 27/2/2019. | Posta in arrivo: Nessun elemento (ereditato o implicito) Elementi eliminati: Elimina in 30 giorni |
Elabora il messaggio nella cartella Posta eliminata il 27/02/2019 e determina che l'elemento non ha una data di inizio. Contrassegna la data corrente come data di inizio e il 27/03/2019 come data di scadenza. L'elemento è scaduto il 27/3/2019, ovvero 30 giorni dopo l'eliminazione o lo spostamento dell'utente nella cartella Posta eliminata. |
Ulteriori informazioni
In Exchange Online, Managed Folder Assistant elabora una cassetta postale una volta in sette giorni. Ciò potrebbe comportare la scadenza degli elementi fino a sette giorni dopo la data di scadenza contrassegnata per l'elemento.
Gli elementi nelle cassette postali inserite nel blocco di conservazione non vengono elaborati da Managed Folder Assistant fino a quando il blocco di conservazione non viene rimosso.
Se viene eseguito il mantenimento su una cassetta postale in stato di blocco sul posto o per controversia legale, gli elementi in scadenza vengono rimossi dalla Posta in arrivo, ma vengono conservati nella cartella Elementi recuperabili fino alla rimozione della cassetta di posta da In-Place Hold and Litigation Hold.
Nelle distribuzioni ibride, è necessario che i criteri di conservazione e i tag di conservazione siano gli stessi nelle organizzazioni locali e in Exchange Online, per spostare e fare scadere gli elementi coerentemente nelle organizzazioni. Per altre informazioni, vedere Esportare e importare tag di conservazione .