Gestione dei pagamenti anticipati e delle fatture di pagamento anticipato
Il video seguente mostra come usare i pagamenti anticipati.
Le organizzazioni possono usare due metodi per i pagamenti anticipati ed è importante comprenderne le differenze.
Fattura di pagamento anticipato
Giustificativo giornale di registrazione per pagamento anticipato
Fattura pagamento anticipato
Con la fattura pagamento anticipato si crea una fattura di pagamento anticipato associata a un ordine fornitore.
Le società possono emettere pagamenti anticipati ai fornitori per beni o servizi prima che tali beni o servizi vengano forniti. Per ridurre al minimo il rischio, è possibile tener traccia dei pagamenti anticipati definendo il pagamento anticipato in un ordine fornitore.
Come illustrato nello screenshot precedente, questo pagamento anticipato del venditore Acme Office Supplies è associato a un ordine fornitore definito nella colonna Documenti correlati.
È possibile usare le fatture di pagamento anticipato nelle seguenti circostanze:
Quando un valore per il pagamento anticipato è definito nell'ordine fornitore.
Quando la passività del pagamento anticipato è associata al conto dei pagamenti anticipati, non al conto della contabilità fornitori. Le informazioni sulla passività sono specificate nei profili di registrazione come parte dell'impostazione della Contabilità fornitori.
Quando il saldo fornitore non riflette il valore del pagamento anticipato durante tutto il processo.
Giustificativo giornale di registrazione per pagamento anticipato
Un giustificativo giornale di registrazione per pagamento anticipato può essere usato dalle organizzazioni che non desiderano tener traccia in modo dettagliato dei pagamenti anticipati o che non ricevono una fattura di pagamento anticipato dal fornitore.
È possibile creare giustificativi giornale di registrazione per pagamento anticipato creando scritture contabili e contrassegnandole come tali. Con questo metodo, non è possibile tenere traccia di quali pagamenti anticipati vengono effettuati a un fornitore a fronte di quali ordini fornitore. Tuttavia è possibile contrassegnare per la liquidazione un pagamento anticipato registrato relativo a un ordine fornitore.
Lo screenshot seguente mostra un pagamento fornitore specificato per Lande Packaging Supplies, ma non associato a un ordine fornitore specifico.
È possibile usare i giustificativi giornale di registrazione per pagamento anticipato nelle seguenti circostanze:
Quando non è definito alcun valore per il pagamento anticipato nell'ordine fornitore.
Quando non è necessario registrare una fattura di pagamento anticipato.
Quando la passività per il pagamento anticipato è associata al conto Contabilità fornitori. Questo conto è determinato dai profili di registrazione definiti come parte dell'impostazione della Contabilità fornitori.
Quando il saldo fornitore riflette il valore del pagamento anticipato durante tutto il processo.
Scenario
Il rappresentante degli acquisti crea un ordine fornitore per 100 televisori per un fornitore locale. Il rappresentante del fornitore comunica al rappresentante degli acquisti che è necessario un pagamento anticipato del 10% per poter elaborare l'ordine.
Il rappresentante degli acquisti deve creare l'ordine fornitore e inviare una richiesta al coordinatore della Contabilità fornitori per elaborare il pagamento anticipato. Quando il coordinatore della Contabilità fornitori riceve la richiesta, deve registrare il pagamento anticipato e stampare l'assegno per il fornitore.
Dopo la consegna dei televisori, il coordinatore della Contabilità fornitori riceve la fattura della merce. A questo punto, deve liquidare la fattura derivata dall'ordine fornitore tenendo conto del pagamento anticipato effettuato in precedenza.
Panoramica del processo di fatturazione con pagamento anticipato
Le fatture di pagamento anticipato sono una procedura commerciale comune. Un fornitore emette fatture di pagamento anticipato per richiedere un deposito sull'acquisto prima dell'evasione dell'ordine fornitore.
Ad esempio, alcuni fornitori richiedono un pagamento anticipato per beni o servizi personalizzati. Se un fornitore emette una fattura che richiede il pagamento anticipato, è possibile usare la funzionalità di fatturazione con pagamento anticipato. È possibile definire un valore per il pagamento anticipato nell'ordine fornitore. La funzionalità di fatturazione pagamento anticipato registra e paga una fattura del pagamento anticipato, quindi applica la fattura del pagamento anticipato alla fattura finale.
Per creare un pagamento anticipato, attenersi alla procedura seguente:
Il rappresentante degli acquisti crea, conferma e invia un ordine fornitore per il quale il fornitore ha richiesto il pagamento anticipato. Come parte del contratto, il valore del pagamento anticipato è già definito nell'ordine fornitore.
Il fornitore invia una fattura di pagamento anticipato.
Il coordinatore della Contabilità fornitori registra la fattura di pagamento anticipato per l'ordine fornitore, quindi procede al saldo della fattura di pagamento anticipato.
Dopo la consegna delle merci o dei servizi e la ricezione delle relative fatture fornitore, il coordinatore della Contabilità fornitori applica l'importo del pagamento anticipato già pagato alla fattura.
Il coordinatore della Contabilità fornitori paga e liquida l'importo residuo della fattura.
Panoramica del processo di pagamento anticipato
In molti Paesi o regioni, le procedure contabili richiedono che i pagamenti anticipati di un cliente o di un fornitore non vengano registrati nei normali conti riepilogativi per il cliente o il fornitore. Le società devono invece registrare questi pagamenti anticipati in speciali conti CoGe per i pagamenti anticipati.
In questa situazione, quando si crea un ordine cliente o un ordine fornitore, il sistema emette una fattura al cliente o dal fornitore. Quando si paga la fattura, il sistema storna il voucher del pagamento anticipato e del pagamento anticipato dell'IVA nei conti CoGe dei pagamenti anticipati. Quindi, registra automaticamente gli importi delle fatture nei consueti conti riepilogativi.
Per impostare i profili di registrazione per i pagamenti anticipati ai fornitori, attenersi a questa procedura:
In Contabilità fornitori > Impostazioni > Parametri contabilità fornitori, nella Scheda dettaglio Contabilità generale e IVA, selezionare il nuovo profilo di registrazione nella Scheda dettaglio Pagamento usando il parametro Profilo registrazione per giornale di registrazione pagamenti con pagamento anticipato.
Creare un giornale di registrazione pagamenti, quindi creare il nuovo pagamento.
È possibile contrassegnare il pagamento come pagamento anticipato. In questo caso, il sistema registra il pagamento nei conti CoGe definiti nel profilo di registrazione impostato nei passaggi precedenti. Inoltre, se si contrassegna il pagamento come pagamento anticipato, il sistema calcola le imposte. Alcuni enti pubblici richiedono che la società paghi le imposte alla registrazione del pagamento anticipato, anche se non è stata ancora emessa una fattura.
Registrare il pagamento anticipato.
Facoltativo: è possibile liquidare il pagamento anticipato dell'ordine fornitore prima di creare la fattura. Nel riquadro Azioni della pagina Ordine fornitore usare Liquida transazioni.
Dopo che il fornitore ha consegnato i beni o i servizi, registrare la fattura. Se si è già liquidato il pagamento anticipato a fronte dell'ordine fornitore, il sistema liquida automaticamente il pagamento anticipato a fronte della fattura creata. Se il pagamento anticipato per l'ordine fornitore non è stato liquidato, è possibile farlo manualmente a fronte della fattura usando Liquida transazioni nella pagina Fornitore.
Dopo aver creato la fattura finale, il sistema notifica l'esistenza dei pagamenti anticipati. Durante il processo di contrassegno della fattura, è possibile contrassegnare e liquidare i pagamenti anticipati.
Il sistema storna l'importo del pagamento anticipato dal conto CoGe temporaneo della Contabilità fornitori. Inoltre, se il sistema le calcola, storna anche le imposte perché la fattura include le imposte effettive.