Configurazione della collaborazione fornitore
L'interfaccia di collaborazione fornitore espone un insieme limitato di informazioni su ordini fornitore, fatture e scorte in spedizione agli utenti che sono fornitori esterni. Da questa interfaccia, un fornitore può anche rispondere alle richieste di offerta, nonché visualizzare e modificare le informazioni di base relative alla società. Un fornitore può anche impostare le proprie informazioni bancarie per semplificare il processo di pagamento.
Risposte fornitore
Di seguito sono riportati i quattro tipi di risposte che i fornitori possono fornire quando si invia un ordine acquisto per la conferma.
- Il fornitore accetta l'ordine e il suo profilo è configurato in modo che gli ordini acquisto siano confermati automaticamente quando vengono accettati: lo stato dell'ordine viene aggiornato in Confermato. Se qualcosa impedisce l'aggiornamento dell'ordine, la risposta del fornitore viene comunque registrata come Accettata, ma lo stato dell'ordine acquisto rimane In revisione esterna.
- Il fornitore accetta l'ordine e il suo profilo non è configurato per confermare automaticamente gli ordini acquisto quando accetta: la risposta del fornitore viene registrata come Accettata, ma lo stato dell'ordine acquisto rimane In revisione esterna.
- Il fornitore rifiuta l'ordine: la risposta del fornitore viene registrata come Rifiutata e lo stato dell'ordine acquisto rimane In revisione esterna. Il rifiuto si riceve insieme alla nota del fornitore.
- Il fornitore accetta l'ordine con modifiche: le modifiche sono suggerite a livello di riga. È possibile accettare o rifiutare singole righe. Altre possibili modifiche includono la modifica di date o quantità, la suddivisione di righe per date o quantità di consegna diverse o la sostituzione di un articolo. Il fornitore non può modificare le informazioni su prezzi e spese. Suggerimenti per modificare tali informazioni possono essere fornite tramite le note. La risposta del fornitore viene registrata come Accettata con modifiche e lo stato dell'ordine acquisto rimane In revisione esterna.
Per monitorare a quali ordini acquisto ha risposto il fornitore, si può usare l'area di lavoro Preparazione ordini acquisto.
L'area di lavoro Preparazione ordini acquisto contiene due elenchi che contengono ordini acquisto con stato In revisione esterna: In revisione esterna richiede un'azione e In revisione esterna in attesa della risposta fornitore.
Quando il fornitore risponde a un ordine acquisto, visualizza una schermata che gli consente di fornire note in merito alla propria risposta. In aggiunta al campo Note è disponibile l'opzione per fornire al fornitore messaggi informativi specifici per i propri tipi di risposta.
I messaggi informativi sono voci a testo libero basate sui tre tipi di risposta: Accetta, Accetta con modifiche e Rifiuta. È possibile impostare un testo specifico per ogni tipo di risposta e per determinate lingue. I tipi comuni di informazioni da includere contengono i termini e condizioni, le istruzioni per il fornitore, le dichiarazioni di non responsabilità e le informazioni di contatto, nonché gli URL.
Ad esempio, in caso di fornitori che necessitano di informazioni in francese o spagnolo, è possibile aggiungere versioni del testo tradotto per soddisfare tale esigenza. La lingua elencata nella pagina del fornitore determinerà l'opzione della lingua che appare nei moduli di risposta dell'ordine acquisto.
Opzioni per l'impostazione del fornitore
Prima di creare un account utente per la persona che userà la collaborazione fornitore, è necessario impostare il fornitore così sarà possibile usare la collaborazione nella pagina del profilo del fornitore. È possibile accedervi aprendo Contabilità fornitori > Fornitori > Tutti i fornitori e selezionando il fornitore nell'elenco.
È possibile impostare il campo Attivazione della collaborazione su Attiva nella Scheda dettaglio Generale.
Sono disponibili due opzioni:
- Attiva (con conferma automatica OF): gli ordini acquisto vengono confermati automaticamente quando il fornitore li accetta senza modifiche.
- Attiva (senza conferma automatica OF): gli ordini acquisto devono essere confermati manualmente dall'organizzazione dopo che il fornitore li ha accettati.
Inoltre, nella pagina Fornitore, se si desidera condividere le informazioni sui prezzi con il fornitore, ad esempio prezzo unitario, sconti e addebiti tramite l'interfaccia di collaborazione del fornitore, è possibile impostare l'opzione Prezzi/Importo ordine fornitore su Sì nella Scheda dettaglio Impostazioni predefinite ordine fornitore.
Quando un fornitore è abilitato per la collaborazione fornitore, è possibile aggiungere utenti e autorizzarli per l'accesso alla collaborazione fornitore.
Informazioni bancarie per la collaborazione fornitore
Una volta impostata la collaborazione fornitore, quest'ultimo può accedere alle proprie informazioni bancarie. Il fornitore può modificare, aggiungere o rimuovere le proprie informazioni bancarie all'interno dell'interfaccia, per semplificare il processo di pagamento. Una volta aggiunte le informazioni sul fornitore, un utente contabilità fornitori può esaminare e approvare le modifiche proposte.
Il flusso di lavoro di approvazione del conto bancario del fornitore in Dynamics 365 Supply Chain Management è uno strumento che migliora la sicurezza delle informazioni sul conto bancario del fornitore. È una risorsa preziosa per le aziende che cercano di migliorare i propri processi di pagamento e garantire la conformità alle normative finanziarie che proteggono dalle frodi.
Quando si specificano i campi che richiedono l'approvazione e le azioni che avviano il flusso di lavoro, è possibile personalizzare il processo di approvazione del flusso di lavoro del conto bancario del fornitore e adattare il flusso di lavoro alle proprie esigenze specifiche per essere certi di ottenere tutte le approvazioni necessarie prima dell'elaborazione dei pagamenti.
Il flusso di lavoro per l'approvazione dei conti bancari dei fornitori aiuta inoltre le aziende a mantenere la conformità alle leggi finanziarie. Le aziende possono avere la certezza di erogare i pagamenti solo a fornitori autorizzati e che le loro procedure di pagamento siano conformi agli standard di settore richiedendo l'approvazione per le informazioni sul conto bancario. Questo flusso di lavoro è essenziale per qualsiasi azienda che cerca di massimizzare le proprie operazioni finanziarie in quanto può ridurre gli errori, fornire un maggiore controllo sulle procedure di pagamento, migliorare la sicurezza delle informazioni sui conti bancari dei fornitori e risparmiare tempo evitando problemi derivanti dalla mancata conformità.
Impostazione del flusso di lavoro conto bancario fornitore
Per impostare il flusso di lavoro di approvazione del conto bancario del fornitore, procedere come segue:
Andare a Contabilità fornitori > Impostazione > Parametri contabilità fornitori.
Nella scheda Generale, nella Scheda dettaglio Approvazione conto bancario fornitore, impostare i campi seguenti:
È possibile configurare l'opzione Approvazione conto bancario (creazione) per richiedere l'approvazione per tutti i nuovi record del conto bancario, indipendentemente dal fatto che siano creati tramite il client Web o importati tramite l'entità di dati. Se questa opzione è impostata su Sì, tutti i nuovi record del conto bancario richiederanno l'approvazione. Al contrario, se questa opzione è impostata su No, gli utenti possono creare o importare nuovi record di conti bancari senza richiedere l'approvazione.
È possibile configurare l'opzione Approvazione conto bancario (aggiornamento) per richiedere l'approvazione quando i record del conto bancario esistenti vengono aggiornati dagli utenti che usano il client Web. Se nella griglia è selezionato IsEnabled, verrà richiesta l'approvazione. Se l'opzione è impostata su No, gli aggiornamenti sono consentiti su tutti i campi dei record dei conti bancari esistenti senza che sia necessaria l'approvazione.
Il campo Comportamento entità di dati (aggiornamento) permette di selezionare il comportamento dei record esistenti quando si effettua un'importazione aggiornata tramite l'entità di dati. Le selezioni in questo campo non influenzeranno gli aggiornamenti effettuati mediante il client Web.
Consenti modifiche senza approvazione: tutti i campi nell'entità di dati verranno aggiornati senza elaborazione delle modifiche nel flusso di lavoro.
Rifiuta modifiche: i campi protetti nell'entità di dati non verranno mai aggiornati. Quando questa opzione è selezionata, le importazioni contenenti aggiornamenti per i campi protetti avranno esito negativo.
Crea proposte di modifica: i campi non protetti verranno aggiornati nell'entità di dati e le modifiche proposte potranno essere aggiunte ai campi protetti. L'entità di dati non avvierà automaticamente il flusso di lavoro, quindi sarà necessario inviare le modifiche proposte secondo necessità.
Nell'elenco dei campi di approvazione del conto bancario del fornitore, selezionare la casella di controllo IsEnabled per ogni campo che richiede l'approvazione.
Nel riquadro Azioni selezionare Salva.
Andare su Contabilità fornitori > Impostazione > Flussi di lavoro contabilità fornitori.
Nel riquadro Azioni selezionare Nuovo.
Nella finestra di dialogo Crea flusso di lavoro selezionare Approvazione del flusso di lavoro per la modifica fornitore proposta.
Usare l'editor del flusso di lavoro per strutturare il flusso di lavoro nel modo desiderato.