Creazione di una sequenza numerica
Prima di creare nuovi record per un riferimento, è necessario impostare una sequenza numerica e associarla al riferimento per un modulo specifico nelle app per la finanza e le operazioni.
In tali app le sequenze numeriche si usano per generare identificatori univoci leggibili per record di dati master e record di transazioni che richiedono identificatori. Un record di dati master o un record di transazione per cui è necessario un identificatore viene indicato con il termine riferimento.
Per configurare sequenze numeriche, è consigliabile usare le pagine disponibili in Amministrazione organizzazione. Se sono necessarie impostazioni specifiche del modulo, è possibile usare la pagina Parametri in un modulo per indicare le sequenze numeriche per i riferimenti nel modulo stesso. Nei moduli di contabilità clienti e contabilità fornitori, ad esempio, è possibile configurare gruppi di sequenze numeriche per allocare determinate sequenze numeriche a clienti o fornitori specifici.
È possibile configurare contemporaneamente tutte le sequenze numeriche richieste tramite la procedura guidata Imposta sequenze numeriche oppure creare o modificare singole sequenze numeriche nella pagina Sequenze numeriche.
Quando si configura una sequenza numerica, è necessario specificare un ambito per definire l'organizzazione che usa la sequenza numerica.
Per impostazione predefinita, è possibile usare gli ambiti seguenti:
Condiviso: per tutte le organizzazioni viene usata un'unica sequenza numerica. Il campo Ambito condiviso è disponibile solo per alcuni riferimenti.
Società: per ogni società viene usata una sequenza numerica distinta. Usare l'ambito Società quando la tabella sottostante include il campo DataAreaId. Usare questo ambito, ad esempio, per la sequenza numerica per il numero di conto cliente che si trova nella tabella Cliente in CustTable.
Persona giuridica: per ogni persona giuridica viene usata una sequenza numerica distinta. Usare l'ambito Persona giuridica quando la tabella sottostante non include il campo DataAreaId e ha una chiave esterna per la tabella delle persone giuridiche CompanyInfo. Usare questo ambito, ad esempio, per la sequenza numerica per il numero di nota spese che si trova nella tabella di note spese TrvExpTable.
Unità operativa: per ogni unità operativa viene usata una sequenza numerica distinta.
Società e periodo di calendario fiscale: per ogni combinazione di società e periodo di calendario fiscale viene usata una sequenza numerica distinta.
Persona giuridica e periodo di calendario fiscale: per ogni combinazione di persona giuridica e periodo di calendario fiscale viene usata una sequenza numerica distinta.
Tipo di unità operativa: per ogni tipo di unità operativa viene usata una sequenza numerica distinta.
È possibile configurare, ad esempio, sequenze numeriche distinte per centri di costo e reparti.
L'ambito definisce quali organizzazioni usano la sequenza numerica. I formati di sequenza numerica, inoltre, sono costituiti da segmenti. Le sequenze numeriche con un ambito diverso da Condiviso possono contenere segmenti che corrispondono all'ambito. Una sequenza numerica con ambito Persona giuridica, ad esempio, può contenere un segmento corrispondente alla persona giuridica. Se include un segmento di ambito nel formato della sequenza numerica, è possibile identificare l'ambito di un record osservandone il numero.
Oltre ai segmenti che corrispondono agli ambiti, i formati di sequenza numerica possono contenere segmenti costanti e alfanumerici. Un segmento costante contiene un insieme di lettere, numeri o simboli che non cambia.
Un segmento alfanumerico contiene un insieme di lettere o numeri che aumentano ogni volta che si usa un numero. Usare un simbolo di cancelletto (#) per rappresentare i numeri in aumento e una e commerciale (&) per rappresentare le lettere in aumento. Il formato #####_2017, ad esempio, crea la sequenza 00001_2017, 00002_2017 e così via.
Il video seguente mostra come creare una nuova sequenza numerica tramite una procedura guidata.
Dopo aver configurato le sequenze numeriche richieste dal sistema, durante la fase di implementazione della gestione finanziaria sarà probabilmente necessario creare sequenze numeriche aggiuntive che soddisfino i requisiti richiesti per identificare determinati record con formati specifici.
Può essere necessario creare, ad esempio, una sequenza numerica con un formato GTL-APINV-&#######, che determinerà un intervallo di valori come GTL-APINV-A0000001 tramite GTL-APINV-Z9999999. Quando questa sequenza numerica non è compresa nei valori disponibili, nell'ambito dell'elaborazione periodica, è necessario creare una nuova sequenza numerica e sostituirla in tutti i riferimenti cui è stata assegnata.
Alcune aziende o requisiti per paese/area geografica richiedono spesso di modificare le sequenze numeriche anche quando sono ancora disponibili valori. In Italia, ad esempio, alla fine di ogni fine anno fiscale i numeri di fattura devono iniziare nuovamente da 1.
Sequenze numeriche continue e non continue
Le sequenze numeriche possono essere continue o non continue.
Una sequenza numerica continua non salta alcun numero, ma i numeri non possono essere usati in sequenza.
I numeri di una sequenza numerica non continua vengono usati in sequenza, ma la sequenza numerica può saltare i numeri.
Se un utente annulla una transazione, a esempio, viene generato un numero che non viene usato. In una sequenza numerica continua tale numero viene riciclato in seguito, mentre in una sequenza numerica non continua il numero non viene usato.
Non è consigliabile modificare una sequenza numerica non continua in una sequenza numerica continua. La sequenza numerica non sarà veramente continua. Tale modifica può anche causare violazioni di chiavi duplicate nel database. Le sequenze numeriche continue, inoltre, hanno un impatto maggiore sulle prestazioni.
Le sequenze numeriche continue sono in genere necessarie per documenti esterni, come ordini fornitore, ordini cliente e fatture. Tali sequenze, tuttavia, possono influire negativamente sui tempi di risposta del sistema perché il sistema deve richiedere un numero al database ogni volta che viene creato un nuovo documento o record.
Se si usa una sequenza numerica non continua, è possibile abilitare l'opzione Preallocazione nella Scheda dettaglio Prestazioni della pagina Sequenze numeriche. Quando si specifica una quantità di numeri da preallocare, il sistema seleziona tali numeri e li inserisce in memoria. I nuovi numeri vengono richiesti dal database solo dopo che è stata usata la quantità preallocata.
A meno che non sia presente un requisito normativo che prevede l'uso di sequenze numeriche continue, è consigliabile usare sequenze numeriche non continue per ottenere prestazioni migliori.
Numerazione cronologica
Per i riferimenti ai documenti disponibili, è possibile creare gruppi di sequenze numeriche validi per il periodo e collegarli a sequenze numeriche univoche. Quando si creano documenti simili basati sulle date del documento, viene assegnata automaticamente una categoria di sequenze numeriche adeguata.
Quando si registra un documento, quest'ultimo viene assegnato alla categoria di sequenze numeriche appropriata in base alla data di registrazione del documento stesso, che viene quindi usata per creare un numero di documento basato sulla sequenza numerica rilevata. Il sistema invia una notifica sull'assegnazione del gruppo di sequenze numeriche.
Nota
Per alcuni paesi o aree geografiche esiste già una logica specifica per la numerazione dei documenti. In questo caso, la logica specifica del paese o dell'area geografica ha la prevalenza sulla funzionalità di numerazione cronologica.
Pulizia automatica delle sequenze numeriche
In caso di interruzione dell'alimentazione, errore dell'applicazione o altri guasti imprevisti, le app per la finanza e le operazioni non sono in grado di riciclare automaticamente i numeri per ottenere sequenze numeriche continue. È possibile eseguire il processo di pulizia manualmente o automaticamente per recuperare i numeri persi.
Considerare attentamente l'uso del server quando si pianifica il processo di pulizia. È consigliabile eseguire la pulizia come processo batch durante le ore non di punta.
Dopo la configurazione delle sequenze numeriche, il passaggio logico successivo consiste nel pianificare e preparare le gerarchie organizzative.