Condividere file e video in un ambiente sicuro
È importante prestare attenzione a chi può visualizzare e modificare i file e a dove vengono archiviati tali file. I file devono essere archiviati in un percorso sicuro con le autorizzazioni appropriate applicate. Con Microsoft 365 Business Premium, gli utenti possono usare Microsoft Teams per archiviare e condividere file. In alternativa, è possibile inviare un collegamento a SharePoint. L'invio di un collegamento anziché di un allegato di posta elettronica consente di assicurarsi di sapere chi visualizza o modifica i file. I file non possono essere visualizzati o modificati senza autorizzazioni concesse, mentre gli allegati di posta elettronica sono facilmente inoltrati.
Con i file in Microsoft Teams e SharePoint, i file possono anche essere elaborati e rivisti insieme, anche tenendo traccia delle modifiche in base alle esigenze. In Teams, i file vengono condivisi all'interno di un'azienda, una pratica o una campagna. Se è necessario condividerli esternamente con persone esterne all'organizzazione, è possibile aggiungerli come guest a un team o inviare un collegamento sicuro SharePoint.
Procedure consigliate
Assicurarsi che gli utenti usno questi metodi per condividere file e video in modo sicuro:
Archiviare i file in Microsoft Teams o SharePoint e assicurarsi che solo le persone che hanno bisogno di accedere a tali file li abbiano.
Quando si vuole condividere, non allegare file a un messaggio di posta elettronica. Scegliere invece Ottenere il collegamento da Microsoft Teams o SharePoint e inviare il collegamento tramite posta elettronica.
Per condividere un file esternamente, aggiungere l'utente come guest al team o usare SharePoint per ottenere un collegamento sicuro per condividere solo quel file.
Usare Microsoft Stream per ospitare i video che si desidera vengano visualizzati dalla campagna.
Usare Microsoft Teams o SharePoint per archiviare i file video a cui il team deve collaborare o condividere.
Configurazione
I membri dell'organizzazione possono creare un team e aggiungere utenti guest, ad esempio gli inserzionisti o i partner di finanziamento, con la procedura seguente.
Per condividere un collegamento sicuro con un guest, senza usare Microsoft Teams, seguire questa procedura.
Per creare e condividere video, seguire questa procedura.
Scarica un'infografica in PDF o PowerPoint per ottenere una rapida panoramica dei modi per condividere i tuoi file.
Passaggio successivo
Al termine di questo passaggio, creare un sito di comunicazione per il team.