Informazioni sulla conservazione per Viva Engage

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Indicazioni per l'assegnazione di licenze di Microsoft 365 per sicurezza e conformità.

Le informazioni contenute in questo articolo integrano Informazioni sulla conservazione perché contengono informazioni specifiche per Viva Engage.

Per altri carichi di lavoro, vedere:

Consiglio

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Cosa è incluso per la conservazione e l'eliminazione

Viva Engage messaggi utente e della community possono essere eliminati usando criteri di conservazione per Viva Engage e oltre al testo in questi messaggi, è possibile conservare gli elementi seguenti per motivi di conformità: collegamenti ipertestuali e collegamenti ad altri messaggi Viva Engage.

Nota

Come illustrato nella sezione seguente, i messaggi utente includono i messaggi privati di un singolo utente e tutti i messaggi della community associati a tale utente.

I messaggi utente includono anche post della trama, supportati dai criteri di conservazione.

Nei messaggi utente sono inclusi tutti i nomi degli utenti presenti nella conversazione, mentre nei messaggi della community sono inclusi il nome della community e il titolo del messaggio (se disponibile).

Le reazioni di altri utenti sotto forma di emoticon non vengono mantenute quando si usano criteri di conservazione per Viva Engage.

I file usati con Viva Engage non sono inclusi nei criteri di conservazione per Viva Engage. Questi elementi hanno criteri di conservazione personalizzati.

Funzionamento della conservazione con Viva Engage

Usare questa sezione per comprendere in che modo i requisiti di conformità vengono soddisfatti dall'archiviazione back-end e dai processi e devono essere verificati dagli strumenti di eDiscovery anziché dai messaggi attualmente visibili nell'app Viva Engage.

È possibile usare un criterio di conservazione per conservare i dati dei messaggi della community e dei messaggi utente in Viva Engage ed eliminare questi messaggi. Nel frattempo, le cassette postali di Exchange vengono usate per archiviare e i dati copiati di questi messaggi. I dati di Viva Engage messaggi utente vengono archiviati in una cartella nascosta nella cassetta postale di ogni utente incluso nel messaggio utente e viene usata una cartella nascosta simile in una cassetta postale di gruppo per i messaggi della community.

Le copie dei messaggi della community possono anche essere archiviate nella cartella nascosta delle cassette postali degli utenti quando @ menzionano gli utenti o inviano una notifica all'utente di una risposta. Anche se questi messaggi hanno origine come messaggio della community, i criteri di conservazione per Viva Engage messaggi utente spesso includono copie dei messaggi della community. Pertanto, i messaggi utente non sono limitati ai messaggi privati.

Queste cartelle nascoste non sono progettate per essere direttamente accessibili agli utenti o agli amministratori, ma archiviano dati che gli amministratori di conformità possono cercare con gli strumenti di eDiscovery.

Anche se sono archiviati in Exchange, Viva Engage messaggi sono inclusi solo in un criterio di conservazione configurato per i messaggi della community Viva Engage o Viva Engage posizioni dei messaggi utente.

Nota

Se un utente è incluso in un criterio di conservazione attivo che conserva Viva Engage dati e si elimina una cassetta postale di un utente incluso in questo criterio, per conservare i dati Viva Engage, la cassetta postale viene convertita in una cassetta postale inattiva. Se non è necessario conservare questi dati Viva Engage per l'utente, escludere l'account utente dai criteri di conservazione prima di eliminare la cassetta postale.

Dopo aver configurato un criterio di conservazione per i messaggi Viva Engage, un processo timer del servizio Exchange valuta periodicamente gli elementi nella cartella nascosta in cui vengono archiviati questi messaggi Viva Engage. Il processo timer richiede fino a sette giorni per l'esecuzione. Quando il periodo di conservazione degli elementi scade, questi vengono spostati nella cartella SubstrateHolds, una cartella nascosta presente in ogni cassetta postale utente o di gruppo in cui vengono archiviati gli elementi eliminati temporaneamente prima dell'eliminazione definitiva.

Importante

A causa del primo principio di conservazione e poiché Viva Engage messaggi vengono archiviati nelle cassette postali Exchange Online, l'eliminazione permanente dalla cartella SubstrateHolds viene sempre sospesa se la cassetta postale è interessata da un altro Viva Engage criteri di conservazione per la stessa posizione, blocco per controversia legale, blocco di ritardo o se un blocco di eDiscovery viene applicato alla cassetta postale per motivi legali o investigativi.

Anche se la cassetta postale è inclusa in un blocco applicabile, Viva Engage messaggi eliminati non saranno più visibili in Viva Engage ma continueranno a essere individuabili con eDiscovery.

Dopo aver configurato un criterio di conservazione per Viva Engage messaggi, i percorsi tracciati del contenuto dipendono dal fatto che i criteri di conservazione vengano conservati e quindi eliminati, solo conservati o eliminati.

Se il criterio di conservazione conserva e poi elimina:

Diagramma del flusso di conservazione per i messaggi Viva Engage.

Per i due percorsi nel diagramma:

  1. Se un messaggio Viva Engage viene modificato o eliminato dall'utente durante il periodo di conservazione, il messaggio originale viene immediatamente copiato (se modificato) o spostato (se eliminato) nella cartella SubstrateHolds. Il messaggio viene archiviato in questa posizione fino alla scadenza del periodo di conservazione, quindi viene eliminato immediatamente in modo definitivo.

  2. Se un messaggio Viva Engage non viene eliminato e per i messaggi correnti dopo la modifica, il messaggio viene spostato nella cartella SubstrateHolds dopo la scadenza del periodo di conservazione. Questa azione richiede fino a sette giorni dalla data di scadenza. Dopo che il messaggio è stato spostato nella cartella SubstrateHolds, viene eliminato immediatamente in modo definitivo.

Nota

I messaggi nella cartella SubstrateHolds sono disponibili per la ricerca tramite gli strumenti di eDiscovery. Finché i messaggi non vengono eliminati definitivamente dalla cartella SubstrateHolds, rimangono disponibili per la ricerca tramite gli strumenti di eDiscovery.

Quando il periodo di conservazione scade e sposta un messaggio nella cartella SubstrateHolds, viene comunicata un'operazione di eliminazione al servizio Viva Engage, che inoltra quindi la stessa operazione all'app client Viva Engage. I ritardi nella comunicazione o nella memorizzazione nella cache possono spiegare perché, per un breve periodo di tempo, gli utenti continuano a visualizzare questi messaggi nell'app Viva Engage.

In questo scenario in cui il servizio Viva Engage riceve un comando di eliminazione a causa di un criterio di conservazione, il messaggio corrispondente nell'app Viva Engage viene eliminato per tutti gli utenti della conversazione. Alcuni di questi utenti potrebbero essere di un'altra organizzazione, avere un criterio di conservazione con un periodo di conservazione più lungo o nessun criterio di conservazione assegnato. Per questi utenti, le copie dei messaggi vengono ancora archiviate nelle cassette postali e rimangono disponibili per la ricerca di eDiscovery fino a quando i messaggi non vengono eliminati definitivamente da un altro criterio di conservazione.

Importante

I messaggi visibili nell'app Viva Engage non riflettono accuratamente se vengono conservati o eliminati definitivamente per i requisiti di conformità.

Quando il criterio di conservazione è Conserva solo, o Elimina solo, i percorsi del contenuto sono varianti di Conserva ed Elimina.

Percorsi di contenuto per il criterio di conservazione Conserva solo

  1. Se viene modificato o eliminato un messaggio di Viva Engage: una copia del messaggio originale viene immediatamente creata nella cartella SubstrateHolds e mantenuta fino alla scadenza del periodo di conservazione. Quindi il messaggio viene eliminato immediatamente in modo definitivo dalla cartella SubstrateHolds.

  2. Se il messaggio Viva Engage non viene modificato o eliminato e per i messaggi correnti dopo la modifica durante il periodo di conservazione: non viene eseguito nulla prima e dopo il periodo di conservazione; il messaggio rimane nella posizione originale.

Percorsi di contenuto per il criterio di conservazione Elimina solo

  1. Se il messaggio Viva Engage non viene eliminato durante il periodo di conservazione: alla fine del periodo di conservazione, il messaggio viene spostato nella cartella SubstrateHolds. Questa azione richiede fino a sette giorni dalla data di scadenza. Quindi il messaggio viene eliminato immediatamente in modo definitivo dalla cartella SubstrateHolds.

  2. Se il messaggio Viva Engage viene eliminato dall'utente durante il periodo, l'elemento viene immediatamente spostato nella cartella SubstrateHolds dove viene immediatamente eliminato definitivamente.

Esempi di flussi e tempi per i criteri di conservazione

Usare gli esempi seguenti per vedere in che modo i processi e i tempi spiegati nelle sezioni precedenti si applicano ai criteri di conservazione con le seguenti configurazioni:

Per tutti gli esempi che fanno riferimento all'eliminazione permanente, a causa dei principi di conservazione, questa azione viene sospesa se il messaggio è soggetto a un altro criterio di conservazione per conservare l'elemento o è soggetto a un blocco di eDiscovery.

Esempio 1: Conservare solo per 7 anni

Il giorno 1, un utente pubblica un nuovo messaggio di Viva Engage.

Il quinto giorno l'utente modifica il messaggio.

Il trentesimo giorno l'utente elimina il messaggio corrente.

Risultati della conservazione:

  • Per il messaggio originale:

    • Il quinto giorno il messaggio viene copiato nella cartella SubstrateHolds, in cui è possibile eseguire ricerche con gli strumenti di eDiscovery per almeno 7 anni dal primo giorno (il periodo di conservazione).

  • Per il messaggio corrente (modificato):

    • Il trentesimo giorno il messaggio viene trasferito nella cartella SubstrateHolds, in cui è possibile eseguire ricerche con gli strumenti di eDiscovery per almeno 7 anni dal primo giorno (il periodo di conservazione).

Se l'utente ha eliminato il messaggio corrente dopo il periodo di conservazione specificato, anziché entro il periodo di conservazione, il messaggio verrà comunque spostato nella cartella SubstrateHolds. Tuttavia, dopo che il periodo di conservazione è scaduto, il messaggio verrà eliminato definitivamente dopo un minimo di 1 giorno e in genere da 1 a 7 giorni.

Esempio 2: Conservare per 30 giorni e quindi eliminarlo

Il giorno 1, un utente pubblica un nuovo messaggio di Viva Engage.

Il decimo giorno l'utente modifica il messaggio.

L'utente non apporta altre modifiche e non elimina il messaggio.

Risultati della conservazione:

  • Per il messaggio originale:

    • Il decimo giorno il messaggio viene copiato nella cartella SubstrateHolds, in cui è possibile eseguire ricerche con gli strumenti di eDiscovery.
    • Alla fine del periodo di conservazione (30 giorni dal primo giorno), il messaggio viene eliminato definitivamente in genere entro 1-7 giorni dopo un minimo di 1 giorno e quindi non viene restituito con le ricerche di eDiscovery.

  • Per il messaggio corrente (modificato):

    • Alla fine del periodo di conservazione (30 giorni dal primo giorno), il messaggio viene spostato nella cartella SubstrateHolds in genere entro 1-7 giorni, dove può ancora essere cercato con gli strumenti di eDiscovery.
    • Quindi, il messaggio viene eliminato definitivamente in genere entro 1-7 giorni dopo un minimo di 1 giorno e quindi non viene restituito con le ricerche di eDiscovery.
Esempio 3: Eliminare solo dopo 1 giorno

Nota

A causa della breve durata di questa configurazione, un giorno, e dei processi di conservazione che operano in un periodo di tempo compreso tra 1 e 7 giorni, questa sezione mostra intervalli di tempo di esempio che rientrano negli intervalli di tempo tipici.

Il giorno 1, un utente pubblica un nuovo messaggio di Viva Engage.

Esempio di risultato di conservazione se l'utente non modifica o elimina il messaggio:

  • Quinto giorno (in genere 1-7 giorni dopo l'inizio del periodo di conservazione il secondo giorno):

    • Il messaggio viene spostato nella cartella SubstrateHolds dove può ancora essere cercato con gli strumenti di eDiscovery e vi rimane per almeno 1 giorno.

  • Nono giorno (in genere 1-7 giorni dopo un minimo di 1 giorno nella cartella SubstrateHolds):

    • Il messaggio viene eliminato definitivamente e quindi non viene restituito con le ricerche di eDiscovery.

Come illustrato in questo esempio, anche se è possibile configurare criteri di conservazione per eliminare i messaggi dopo un solo giorno, il servizio viene sottoposto a più processi per garantire un'eliminazione conforme. Di conseguenza, un'azione di eliminazione dopo 1 giorno potrebbe richiedere 16 giorni prima che il messaggio venga eliminato definitivamente in modo che non venga più restituito nelle ricerche di eDiscovery.

Messaggi e utenti esterni

Per impostazione predefinita, un criterio di conservazione per Viva Engage messaggi utente si applica a tutti gli utenti dell'organizzazione, ma non agli utenti esterni. Si può applicare un'etichetta di conservazione a utenti esterni selezionando l’opzione Modifica per gli utenti inclusi e specificando il loro account.

Al momento, gli utenti guest di Azure B2B non sono supportati.

Quando un utente abbandona l’organizzazione

Se un utente lascia l'organizzazione e l'account Microsoft 365 viene eliminato, i messaggi utente Viva Engage soggetti a conservazione vengono archiviati in una cassetta postale inattiva. I messaggi restano sottoposti ai criteri di conservazione applicati all’utente prima della disattivazione della sua cassetta postale, e sono disponibili per la ricerca eDiscovery. Per ulteriori informazioni, vedere Informazioni sulle cassette postali inattive.

Se l'utente ha archiviato file in Viva Engage, vedere la sezione equivalente per SharePoint e OneDrive.

Limitazioni

Tenere presente la limitazione seguente quando si usa la conservazione per Viva Engage messaggi della community e dei messaggi utente:

  • Quando si seleziona Modifica per il percorso dei messaggi utente Viva Engage, è possibile che vengano visualizzati utenti guest e non cassette postali. I criteri di conservazione non sono pensati per questi utenti, quindi non selezionarli.

Linee guida per la configurazione

Se si configura per la prima volta la conservazione dei dati in Microsoft 365, vedere l'introduzione alla gestione del ciclo di vita dei dati .

Se si è pronti per configurare un criterio di conservazione per Viva Engage, vedere Creare e configurare i criteri di conservazione.