Criteri di scadenza del gruppo di Microsoft 365
Con l'aumento dell'utilizzo dei gruppi di Microsoft 365 e di Microsoft Teams, gli amministratori e gli utenti hanno bisogno di un modo per pulire i gruppi e i team inutilizzati. I criteri di scadenza dei gruppi di Microsoft 365 consentono di rimuovere i gruppi inattivi dal sistema e rendere più chiaro il processo.
Alla scadenza di un gruppo, vengono eliminati anche quasi tutti i servizi associati (cassetta postale, Planner, sito di SharePoint, team e così via).
Quando un gruppo scade, viene "eliminato temporaneamente", il che significa che può ancora essere recuperato per un massimo di 30 giorni.
Gli amministratori possono specificare un periodo di scadenza e qualsiasi gruppo inattivo che raggiunge la fine di tale periodo e non viene rinnovato verrà eliminato. (Inclusi i team archiviati). Il periodo di scadenza inizia quando viene creato il gruppo o alla data dell'ultimo rinnovo. Ai proprietari del gruppo verrà inviata automaticamente una notifica prima della scadenza che consente loro di rinnovare il gruppo per un altro intervallo di scadenza. Le notifiche di scadenza per i gruppi usati in Teams vengono visualizzate nel feed Proprietari di Teams.
I gruppi attivamente in uso vengono rinnovati automaticamente circa 35 giorni prima della scadenza del gruppo. In questo caso, il proprietario non riceve alcuna notifica di rinnovo. Una delle azioni seguenti rinnoverà automaticamente un gruppo:
- SharePoint: consente di visualizzare, modificare, scaricare, spostare, condividere o caricare file. La visualizzazione di una pagina di SharePoint non viene conteggiata come azione per il rinnovo automatico.
- Outlook : aggiungere o modificare un gruppo, leggere o scrivere un messaggio di gruppo dal gruppo e come un messaggio (Outlook sul Web).
- Teams: visitare un canale di teams.
- Viva Engage: visualizza un post all'interno di una community viva engage o un messaggio di posta elettronica interattivo in Outlook.
- Moduli: consente di visualizzare, creare o modificare moduli o inviare una risposta a un modulo.
Importante
Quando si modificano i criteri di scadenza, il servizio ricalcola la data di scadenza per ogni gruppo. Inizia sempre a contare dalla data di creazione del gruppo e quindi applica i nuovi criteri di scadenza.
È importante sapere che la scadenza è disattivata per impostazione predefinita. Gli amministratori devono abilitarlo per l'organizzazione se vogliono usarlo.
Nota
Per configurare e usare i criteri di scadenza per i gruppi di Microsoft 365 è necessario disporre di licenze P1 o P2 di Microsoft Entra ID ma non necessariamente per i membri di tutti i gruppi a cui vengono applicati i criteri di scadenza. Per altre informazioni, vedere Introduzione a Microsoft Entra ID P1 o P2.
Chi può configurare e usare i criteri di scadenza dei gruppi di Microsoft 365?
| Ruolo | Cosa è possibile fare |
|---|---|
| Amministratore globale di Office 365 (in Azure, amministratore aziendale), amministratore utente | Creare, leggere, aggiornare o eliminare le impostazioni dei criteri di scadenza dei gruppi di Microsoft 365. |
| Amministratore gruppi | I membri di questo ruolo possono creare/gestire gruppi, creare/gestire le impostazioni dei gruppi, ad esempio i criteri di denominazione e scadenza, nonché visualizzare le attività dei gruppi e i report di controllo. |
| Utente | Rinnovare o ripristinare un gruppo di Microsoft 365 proprietario |
Importante
Microsoft consiglia di usare i ruoli con il minor numero di autorizzazioni. Ciò consente di migliorare la sicurezza per l'organizzazione. Amministratore globale è un ruolo con privilegi elevati che deve essere limitato agli scenari di emergenza quando non è possibile usare un ruolo esistente.
Come impostare i criteri di scadenza
Come indicato in precedenza, la scadenza è disattivata per impostazione predefinita. Un amministratore dovrà abilitare i criteri di scadenza e impostare le proprietà affinché dia effetto. Per abilitarlo, passare allascadenzadei gruppi> di ID> di Microsoft Entra. Qui è possibile impostare la durata predefinita del gruppo.
La durata del gruppo viene specificata in giorni e può essere impostata su 180, 365 o su un valore personalizzato specificato. Il valore personalizzato deve essere di almeno 30 giorni.
Se il gruppo non ha un proprietario, i messaggi di posta elettronica di scadenza verranno inviati al messaggio di posta elettronica specificato.
È possibile impostare i criteri per tutti i gruppi, solo i gruppi selezionati (fino a 500) o disattivarli completamente selezionando Nessuno. Quando si seleziona Nessuno , tutti i gruppi attivi e in sospeso per la verifica non avranno alcuna data di scadenza. Tuttavia, i gruppi già scaduti non sono interessati.
Si noti che attualmente non è possibile avere criteri diversi per gruppi diversi.
Funzionamento della scadenza con i criteri di conservazione
Se sono stati configurati criteri di conservazione per i gruppi nel portale di conformità di Microsoft Purview, i criteri di scadenza funzionano senza problemi con i criteri di conservazione. Quando un gruppo scade, le conversazioni e i file delle cassette postali del gruppo nel sito del gruppo vengono conservati nel contenitore di conservazione per il numero specifico di giorni definiti nei criteri di conservazione. Gli utenti non vedranno tuttavia il gruppo o il relativo contenuto dopo la scadenza.
Come e quando un proprietario del gruppo apprende se i gruppi stanno per scadere
Se il gruppo è stato creato tramite Planner, SharePoint o qualsiasi altra app, le notifiche di scadenza verranno sempre inviate tramite posta elettronica. Se il gruppo è stato creato tramite Teams, il proprietario del gruppo riceverà un messaggio di posta elettronica e una notifica da rinnovare tramite la sezione attività. Non è consigliabile abilitare la scadenza in un gruppo se il proprietario del gruppo non ha un indirizzo di posta elettronica valido.
30 giorni prima della scadenza del gruppo, i proprietari del gruppo (o gli indirizzi di posta elettronica specificati per i gruppi che non hanno un proprietario) riceveranno un messaggio di posta elettronica che consente loro di rinnovare facilmente il gruppo. Se non lo rinnovano, riceveranno un altro messaggio di posta elettronica di rinnovo 15 giorni prima della scadenza. Se non l'hanno ancora rinnovato, riceveranno un'altra notifica tramite posta elettronica il giorno prima della scadenza.
Se per qualche motivo nessuno dei proprietari o degli amministratori rinnova il gruppo prima della scadenza, l'amministratore può comunque ripristinare il gruppo per un massimo di 30 giorni dopo la scadenza. Per informazioni dettagliate, vedere: Ripristinare un gruppo di Microsoft 365 eliminato.
Contenuto del gruppo di archiviazione
Se si dispone di un gruppo che non si prevede più di usare, ma si vuole conservarne il contenuto, vedere Archiviare gruppi, team e Viva Engage per informazioni su come esportare informazioni dai diversi servizi dei gruppi.
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