Gestire i criteri di conservazione per Microsoft Teams

I criteri di conservazione e le etichette di conservazione di Microsoft 365 consentono di gestire le informazioni nell'organizzazione in modo più efficiente. È possibile configurare le impostazioni di conservazione per mantenere i dati necessari per la conformità ai criteri interni, alle normative di settore o ai requisiti legali dell'organizzazione. È anche possibile configurare le impostazioni di conservazione per eliminare i dati considerati di responsabilità, che non è più necessario mantenere o che non hanno alcun valore legale o aziendale.

Teams supporta i criteri di conservazione di Teams per i messaggi di chat e canali n modo che un amministratore possa decidere modo proattivo se tenere questi dati, eliminarli o conservarli per un periodo di tempo specifico e in seguito eliminarli. L'inizio del periodo di conservazione per queste azioni è sempre basato su quando viene creato un messaggio. È possibile applicare un criterio di conservazione di Teams a un'intera organizzazione o a specifici utenti e team. Le etichette di conservazione non sono supportate per Teams.

Per altre informazioni sulle soluzioni di conservazione in Microsoft 365, vedere Informazioni sui criteri e le etichette di conservazione.

Gli utenti soggetti a criteri di conservazione per Teams devono avere una licenza appropriata, ad esempio Office 365 E3 o Office 365 A3. Per altre opzioni di licenza per questi criteri di conservazione, vedere la sezione Microsoft Purview Data Lifecycle Management di Microsoft 365 licensing guidance for security & compliance. Per altre informazioni sulle licenze per Teams, vedere Descrizione del servizio Microsoft Teams.

Come si criteri di conservazione di Teams conservano ed eliminano azioni

Se si configurano criteri di conservazione di Teams per conservare le chat o i messaggi del canale, gli utenti possono comunque modificare ed eliminare i messaggi nell'app Teams. Anche se gli utenti non vedono più i messaggi pre modificati o eliminati in Teams, i dati provenienti da questi messaggi vengono archiviati in una posizione protetta progettata per le ricerche di eDiscovery da parte degli amministratori della conformità. L'eliminazione definitiva di questi dati non avviene prima della fine del periodo di conservazione configurato o se un altro criterio di conservazione è configurato per conservare questi dati oppure è soggetto a un blocco di eDiscovery .

Quando un criterio di conservazione è configurato per eliminare le chat e i messaggi del canale, questi messaggi diventano idonei per l'eliminazione automatica. Se i messaggi vengono ancora visualizzati nell'app Teams, scompaiono da lì e gli utenti vengono informati che un criterio di conservazione ha eliminato questi messaggi. Se i messaggi sono stati precedentemente soggetti a un'azione di conservazione e sono stati modificati o eliminati dagli utenti, questi messaggi verranno eliminati dalla posizione protetta e non verranno più restituiti nelle ricerche di eDiscovery.

Per informazioni dettagliate sul funzionamento di questi criteri a seconda della configurazione dei criteri e delle azioni degli utenti e dei dati dei messaggi inclusi ed esclusi per i criteri di conservazione di Teams, vedere Informazioni sulla conservazione per Microsoft Teams. Questa pagina spiega anche perché talvolta si verificano ritardi quando i criteri di conservazione eliminano i messaggi. Ad esempio, i messaggi possono essere visibili agli utenti nell'app Teams fino a sette giorni dopo il periodo di scadenza configurato nei criteri di conservazione.

Se si configurano più criteri di conservazione di Teams con impostazioni di conservazione diverse, i principi di conservazione risolvono eventuali conflitti. Ad esempio:

• In caso di conflitto tra la conservazione o l'eliminazione dello stesso contenuto, il contenuto viene sempre conservato nella posizione protetta, in modo che rimanga disponibile per la ricerca con eDiscovery per gli amministratori della conformità.

  Questo principio si applica anche ai messaggi soggetti a blocchi di eDiscovery per motivi legali o di indagine.

• Se si verifica un conflitto per quanto tempo conservare lo stesso contenuto, viene mantenuto nella posizione protetta per il periodo di conservazione più lungo.

Questi due principi di conservazione risolvono la maggior parte dei conflitti che possono verificarsi quando si hanno più criteri di conservazione per Teams, ma per altre informazioni, vedere Principi di conservazione o cosa ha la precedenza?

Quando utilizzare i criteri di conservazione di Teams

In molti casi, le organizzazioni sentono maggiore responsabilità per i dati di chat private invece che per i messaggi dei canali, che in genere sono conversazioni relative a progetti.

È possibile configurare in modo efficiente un singolo criterio di conservazione per tutti i messaggi di Teams. Oppure, per un controllo più granulare, è possibile:

• Usare criteri di conservazione distinti per le chat private (1:1 o 1:many), i messaggi dei canali standard o i messaggi provenienti da canali privati.

• Applicare i criteri solo a utenti o team specifici dell'organizzazione. Per le chat di Teams e i canali privati, è possibile selezionare a quali utenti si applicano i criteri. Per i messaggi dei canali di Teams, è possibile selezionare i team a cui applicare i criteri.

Ad esempio, per i messaggi standard del canale: creare un criterio di conservazione per team specifici dell'organizzazione e configurare tale criterio con un'azione di eliminazione dopo un anno. Creare quindi un altro criterio di conservazione per i messaggi standard del canale per tutti gli altri team e configurare il criterio con un'azione di eliminazione dopo tre anni.

Creare e gestire i criteri di conservazione per Teams

Per creare o modificare un criterio di conservazione per i messaggi di Teams, usare le istruzioni della scheda Creare e configurare criteri di conservazione e Criteri di conservazione per Teams .

Questa pagina contiene informazioni aggiuntive sulla creazione e sulla gestione dei criteri di conservazione per altri carichi di lavoro in Microsoft 365. Ad esempio, è possibile creare anche criteri di conservazione per i gruppi di Microsoft 365 per conservare ed eliminare i file a cui si accede in Teams e archiviati in OneDrive o SharePoint.

I dati possono essere archiviati sotto forma di screenshot nell'unità locale di un utente finale tramite la funzionalità di richiamo di Windows e vengono gestiti separatamente. Per altre informazioni, vedi l'articolo Gestire il richiamo di Windows .

Esperienza dell'utente finale

Per le chat private (chat 1:1) o le chat di gruppo, gli utenti vedranno che le chat precedenti alla configurazione dei criteri di conservazione vengono eliminate e un messaggio generato automaticamente che indica che i messaggi meno recenti sono stati eliminati a causa dei criteri di conservazione dell'organizzazione viene visualizzato sopra i messaggi non eliminati. Ad esempio:

Per i messaggi del canale, gli utenti (membri del canale) vedranno i messaggi eliminati scomparire dalla visualizzazione dopo la scadenza dei messaggi. Se il messaggio eliminato è un messaggio padre di una conversazione in thread, al posto del messaggio padre verrà visualizzato un messaggio che indica che il messaggio è stato eliminato a causa di un criterio di conservazione. Ad esempio:

I collegamenti in questi messaggi visualizzati vanno a Messaggi di Teams sui criteri di conservazione. Questa documentazione per gli utenti finali consente di rispondere alle domande di base sul motivo per cui i messaggi sono stati eliminati. Tuttavia, come parte della distribuzione dei criteri di conservazione, assicurarsi di comunicare agli utenti e all’help desk l'impatto delle impostazioni configurate.

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