Considerazioni sulla pianificazione della distribuzione di Outlook per Windows

Una revisione dei requisiti di messaggistica dell'organizzazione consente di pianificare la distribuzione di Outlook agli utenti dell'organizzazione.

Determinazione delle esigenze di un'organizzazione

L'ambiente di messaggistica dell'organizzazione consente di modellare la distribuzione di Outlook. I fattori da considerare includono l'aggiornamento di Microsoft Outlook, l'installazione dell'applicazione per la prima volta, la pianificazione di utenti in roaming o remoti o la scelta di una combinazione di questi e altri fattori.

Metodo di distribuzione MSI rispetto ad A portata di clic

Esistono due tecnologie di installazione principali per Office: Windows Installer (MSI) e Click-to-Run. Le versioni con contratti multiuso di Office, ad esempio Office Standard 2016, usano Windows Installer (MSI). Office fornito con i piani di Microsoft 365 Enterprise usa a portata di clic. Ad esempio, Outlook incluso in Microsoft 365 Apps for enterprise usa a portata di clic.

Le versioni MSI e A portata di clic di Office e Outlook 2016 dispongono di opzioni di configurazione e strumenti di amministrazione diversi. Per le distribuzioni basate su MSI, usare lo Strumento di personalizzazione di Office prima dell'installazione per impostare le impostazioni predefinite degli utenti, installare Outlook, quindi applicare tali impostazioni e impedire agli utenti di modificarle dopo l'installazione usando Criteri di gruppo. Per le distribuzioni a portata di clic, usare innanzitutto lo strumento di distribuzione di Office per impostare un numero ridotto di impostazioni, installare Outlook, quindi impostare l'intera gamma di impostazioni di personalizzazione e impedire agli utenti di modificarle dopo l'installazione usando Criteri di gruppo.

Aggiornamento o installazione iniziale di Outlook

Se si esegue l'aggiornamento da una versione precedente di Outlook, valutare se si eseguirà la migrazione delle impostazioni precedenti, modificare i profili utente e usare nuove opzioni di personalizzazione. Per impostazione predefinita, le impostazioni utente vengono migrate automaticamente, ad eccezione delle impostazioni di protezione. La personalizzazione delle impostazioni di Outlook è facoltativa e necessaria solo se si desidera modificare le impostazioni predefinite. Outlook può anche creare automaticamente un nuovo profilo di Outlook usando il servizio di individuazione automatica.

Se si distribuisce una versione con contratti multilicenza di Office che usa Windows Installer (MSI), lo Strumento di personalizzazione di Office consente di eseguire la migrazione delle impostazioni correnti degli utenti ed effettuare altre personalizzazioni. Ad esempio, è possibile definire nuovi server di Microsoft Exchange o personalizzare nuove funzionalità. Se si distribuisce Microsoft 365 Apps for enterprise e si devono modificare le impostazioni dalla configurazione predefinita, è possibile usare Criteri di gruppo o il Registro di sistema.

Migrazione di dati

Quando si esegue l'aggiornamento da Outlook 2003, Outlook 2007, Outlook 2010 o Outlook 2013, Outlook esegue automaticamente la migrazione dei dati. La migrazione dei dati da versioni di Outlook precedenti a Outlook 2003 e altre applicazioni di posta elettronica non è supportata.

Utenti remoti e mobili

Modalità cache è adatta per tutte le configurazioni, ma soprattutto per gli utenti remoti. Modalità cache consente di creare una copia locale delle cassette postali degli utenti. Ciò offre agli utenti un accesso più affidabile ai dati di Outlook, indipendentemente dal fatto che siano connessi o meno a una rete. Per altre informazioni, vedere Pianificare e configurare la modalità cache in Outlook 2016 per Windows.

È possibile personalizzare Outlook per ottimizzare l'esperienza per utenti remoti e mobili e per configurare Outlook per più utenti nello stesso computer. Quando più utenti condividono lo stesso computer, utilizzare le funzionalità di accesso di Windows nel sistema operativo del computer per gestire la verifica dell'accesso utente.

Requisiti multilingue

Outlook supporta Unicode in tutto il prodotto per aiutare le organizzazioni multilingue a scambiare facilmente messaggi e altre informazioni in un ambiente multilingue.

Office è costituito dal pacchetto core indipendente dalla lingua più uno o più pacchetti specifici della lingua. Oltre agli strumenti di correzione inclusi in ogni versione localizzata, è possibile scaricare e distribuire strumenti di correzione per altre lingue per semplificare l'utilizzo e la modifica di file in lingue diverse da parte di gruppi multilingue. Per altre informazioni, vedere Pianificare la distribuzione multilingue di Office 2016.

Piattaforme dei client e dei server di messaggistica

Anche se Outlook funziona bene con molte versioni di Exchange e altri server di posta elettronica, alcune funzionalità di Outlook richiedono versioni specifiche di Exchange. Per altre informazioni, vedere Exchange Online Descrizione del servizio.

Se si dispone di un Exchange Server locale e si prevede di aggiungere Exchange Online per coesistere nell'ambiente, è necessario considerare due aspetti:

• Non è prevista alcuna delega del responsabile tra uffici diversi. Se l'account del manager è connesso a Exchange Online, anche l'account del delegato deve essere in Exchange Online.
• Un account locale non può avere autorizzazioni "Invia come" per un account connesso a Exchange Online.

Tenere anche presente che il metodo di autenticazione utente è diverso tra un Exchange Server locale e Exchange Online. Exchange Online gli utenti immettono l'indirizzo di posta elettronica (come nome utente) e la password. Tuttavia, gli utenti possono decidere di salvare la password in modo che devono immetterla una sola volta.

Scelta della tempistica e della modalità di installazione di Outlook

Sono disponibili opzioni per quando e come installare Outlook. Si consideri, ad esempio, quale dei seguenti elementi sarebbe più adatto per l'organizzazione:

• Installare o aggiornare Outlook per gruppi diversi di utenti in fasi o contemporaneamente.
• Installare Outlook come applicazione autonoma.
• Installare Outlook prima, durante o dopo un'installazione di Office.

Ogni organizzazione ha un ambiente diverso e potrebbe fare una scelta diversa sull'intervallo di aggiornamenti di Outlook. È ad esempio possibile avere un gruppo di messaggistica responsabile dell'aggiornamento di Outlook e un gruppo distinto che pianifica la distribuzione di altre applicazioni di Office. In questo caso, potrebbe essere più semplice aggiornare Outlook separatamente dal resto di Office invece di tentare di coordinare la distribuzione tra i due gruppi.

Si noti che una versione msi di Outlook, ad esempio Office Standard 2016, non può coesistere con le versioni msi precedenti di Outlook nello stesso computer. Tuttavia, è possibile installare una versione a portata di clic di Outlook, ad esempio con Microsoft 365 Apps for enterprise, per eseguire side-by-side con le versioni msi di Outlook prima di Outlook 2016. Tuttavia, non è possibile avere versioni a portata di clic di Outlook 2013 e Outlook 2016 installate nello stesso computer. Se nello stesso computer sono installate due versioni di Outlook, non è possibile eseguirle contemporaneamente.

Personalizzazione delle impostazioni e dei profili Outlook

È possibile personalizzare un'installazione MSI di Outlook per gestire le impostazioni utente di Outlook specificando tali impostazioni nello Strumento di personalizzazione di Office.

Quando si utilizza lo Strumento di personalizzazione di Office per personalizzare Outlook, le opzioni e le altre preferenze di installazione vengono salvate nel file di personalizzazione MSP che viene applicato durante l'installazione. Successivamente le impostazioni possono essere aggiornate aprendo il file nello Strumento di personalizzazione di Office e salvandone una nuova copia.

Per le installazioni a portata di clic di Outlook, ad esempio con Microsoft 365 Apps for enterprise, è possibile usare Criteri di gruppo o le chiavi del Registro di sistema per personalizzare le impostazioni di Outlook.

Configurazione delle sottoscrizioni e altre caratteristiche di condivisione per Outlook

Outlook include funzionalità che consentono di sottoscrivere facilmente nuove origini di contenuto e condividere le funzionalità con gli utenti all'interno e all'esterno dell'organizzazione. Le origini di contenuto includono i contatti, le attività e i calendari di SharePoint, insieme ai calendari locali e basati su Internet (iCal).

Really Simple Syndication (RSS) è un'altra caratteristica di condivisione che consente agli utenti di sottoscrivere origini interne o basate su Internet di contenuto diffuso su diversi canali (file con estensione xml) per evitare di dover visitare un sito per ottenere nuove informazioni. È possibile distribuire agli utenti feed RSS specifici o sottoscrizioni a calendari, configurare le impostazioni per poter gestire il modo in cui gli utenti possono condividere tali sottoscrizioni o contenuti, specificare la frequenza con cui i server aggiornano le copie dei dati degli utenti e altro ancora.

Uso di Outlook con Servizi Desktop remoto

Servizi Desktop remoto, precedentemente noto come Servizi terminal, in Windows Server consente di installare una singola copia con contratto multilicenza di Outlook in un computer abilitato per Servizi Desktop remoto. Anziché eseguire Outlook nei computer locali, più utenti si connettono al server ed eseguono Outlook da tale server. Per altre informazioni, vedere Office 2016 in RdSH e distribuzioni VDI e Gestione della ricerca di Outlook in ambienti non persistenti.

Archiviazione automatica in Outlook

Le dimensioni delle cassette postali di Outlook aumentano man mano che gli utenti creano e ricevono elementi. Per mantenere gestibili le cassette postali, gli utenti hanno bisogno di un'altra posizione in cui archiviare o archiviare elementi meno recenti importanti ma usati raramente. In genere risulta più comodo spostare automaticamente i vecchi elementi nella cartella di archivio ed eliminare gli elementi il cui contenuto è scaduto e non più valido. Archiviazione automatica in Outlook può gestire questo processo automaticamente per gli utenti. Tuttavia, è consigliabile usare la funzionalità di archiviazione In-Place in Exchange Server perché elimina la necessità di file di cartelle personali (pst). Usando In-Place Archiviazione, gli utenti possono visualizzare una cassetta postale di archiviazione e spostare o copiare i messaggi tra le cassette postali principali e l'archivio. Per altre informazioni, vedere Archiviazione sul posto in Exchange.

Criteri di conservazione in Outlook

Le impostazioni dei criteri di conservazione possono aiutare gli utenti a seguire le linee guida dei criteri di conservazione che l'organizzazione stabilisce per la conservazione dei documenti. Non è possibile distribuire le impostazioni di conservazione basate su archiviazione automatica tramite Outlook usando Criteri di gruppo. Se è necessario distribuire i criteri di conservazione, esplorare le funzionalità gestione record di messaggistica in Exchange Server. Per altre informazioni, vedere Gestione dei record di messaggistica in Exchange Server.

Considerazioni sulla sicurezza di Outloook

Outlook include molte funzionalità di sicurezza, alcune delle quali sono evidenziate nelle sezioni seguenti.

Prevenzione di virus

È possibile configurare la prevenzione dei virus e altre impostazioni di sicurezza in Outlook usando Criteri di gruppo. È inoltre possibile utilizzare il modello di protezione di Outlook per configurare le impostazioni, come nelle versioni precedenti di Outlook. Utilizzando uno qualsiasi dei metodi di configurazione è possibile, ad esempio, modificare l'elenco dei tipi di file bloccati nei messaggi di posta elettronica.

La protezione del modello a oggetti che impedisce ai virus di utilizzare la Rubrica di Outlook per diffondersi è stata aggiornata. Outlook verifica la disponibilità di software antivirus aggiornato per determinare quando visualizzare gli avvisi di accesso alla rubrica offline e altri avvisi di sicurezza di Outlook.

Considerazioni sulla pianificazione dell'antivirus di Outlook

Quando si pianifica l'analisi antivirus per i file di Outlook e i messaggi di posta elettronica, prendere precauzioni per evitare i problemi che possono verificarsi.

Analisi dei file di Outlook File di dati di Outlook (*.pst) e file di cartelle offline (*.ost) sono i file di Outlook a cui si accede più di frequente. Se si usa il software antivirus per eseguire l'analisi a livello di file su di essi, mentre Outlook è in uso, potrebbero verificarsi problemi di danneggiamento dei dati.

Questi problemi si possono verificare anche quando si analizzano file della Rubrica di Outlook (*.oab), file di impostazioni di invio/ricezione (*.srs), file *.xml e Outlprnt, sebbene le possibilità siano più ridotte perché l'accesso a questi file è meno frequente.

Analisi dei messaggi di posta elettronica Non è consigliabile analizzare direttamente *.pst, *.ost e altri file di Outlook. È invece consigliabile analizzare gli allegati dei messaggi di posta elettronica nel server di posta elettronica e nel computer client di Outlook.

• Per eseguire l'analisi dei messaggi di posta elettronica presenti su un server della posta, usare un programma software antivirus sviluppato per l'analisi della posta in entrata e in uscita.

  • Per analizzare messaggi di posta elettronica presenti nel server Exchange, utilizzare un programma software antivirus compatibile con Exchange.
  • Se i messaggi di posta elettronica sono presenti su un server della posta presso un provider di servizi Internet, verificare che tale provider usi un programma software antivirus per i messaggi in entrata e in uscita.

• Per analizzare gli allegati inclusi nei messaggi di posta elettronica nel computer client, utilizzare il software antivirus nel computer client. Questa soluzione è consigliata nell'eventualità che un messaggio indesiderato raggiunga il client di posta elettronica perché il software antivirus del server di posta elettronica non lo ha identificato.

Protezione da posta indesiderata e phishing

Outlook include un filtro per la posta indesiderata che sostituisce le regole usate nelle versioni precedenti di Outlook per filtrare la posta. I messaggi intercettati dal filtro vengono spostati nella cartella Posta indesiderata, da cui in seguito possono essere visualizzati o eliminati.

I mittenti di posta indesiderata spesso includono un Web beacon nei messaggi di posta elettronica HTML che includono contenuto esterno, ad esempio immagini grafiche. Quando gli utenti aprono o visualizzano il messaggio di posta elettronica, i Web beacon verificano che gli indirizzi di posta elettronica siano validi. In questo modo aumenta la probabilità che riceveranno ulteriori messaggi di posta indesiderata. Outlook riduce la probabilità che gli utenti diventino destinazioni per la posta indesiderata futura bloccando i download automatici di immagini da server esterni per impostazione predefinita.

Outlook consente di proteggere da problemi creati da messaggi di posta elettronica di phishing e nomi di dominio ingannevoli. Per impostazione predefinita, Outlook esegue lo screening dei messaggi di posta elettronica di phishing. Questi messaggi sembrano legittimi, ma tentano di ingannare gli utenti a fornire informazioni personali, ad esempio il numero di conto bancario e la password di un utente. Outlook aiuta anche a impedire la ricezione di messaggi di posta elettronica da utenti ingannevoli avvisando sui nomi di dominio sospetti negli indirizzi di posta elettronica. Outlook supporta i nomi di dominio internazionalizzati (IDN) negli indirizzi di posta elettronica. Gli IDN consentono agli utenti di registrare e usare nomi di dominio nelle proprie lingue native anziché in inglese. Il supporto IDN consente ai phisher di inviare attacchi omografici, una situazione in cui viene creato un nome di dominio simile usando caratteri alfabetici di lingue diverse, non solo l'inglese, con l'intenzione di ingannare gli utenti a pensare che stanno visitando un sito Web legittimo.

Configurazione delle caratteristiche di crittografia per Outlook

Outlook offre funzionalità di crittografia per l'invio e la ricezione di messaggi di posta elettronica ottimizzati per la sicurezza tramite Internet o Intranet. È possibile personalizzare le funzionalità di una distribuzione di Outlook per impostare le opzioni di crittografia appropriate per l'organizzazione.

È inoltre possibile implementare caratteristiche aggiuntive per migliorare la sicurezza nello scambio di messaggi di posta elettronica. È ad esempio possibile fornire etichette di sicurezza conformi ai criteri di sicurezza dell'organizzazione. È possibile implementare un'etichetta solo per utilizzo interno come etichetta di sicurezza da applicare ai messaggi di posta elettronica che non devono essere inviati all'esterno dell'azienda.

Limitazione delle autorizzazioni per i messaggi di posta elettronica

Information Rights Management (IRM) consente agli utenti di impedire che i messaggi di posta elettronica sensibili e altri contenuti di Office, ad esempio documenti e fogli di lavoro, vengano inoltrati, modificati o copiati da persone non autorizzate. In Outlook, gli utenti possono usare IRM per contrassegnare i messaggi di posta elettronica con "Non inoltrare", che limita automaticamente l'autorizzazione per i destinatari per inoltrare, stampare o copiare il messaggio. Inoltre, è possibile definire criteri di autorizzazione IRM personalizzati in Office per le esigenze dell'organizzazione e distribuire i nuovi criteri di autorizzazione che gli utenti possono usare con messaggi di posta elettronica o altri documenti di Office. Per altre informazioni, vedere Proteggere messaggi e documenti sensibili usando Information Rights Management (IRM) in Office 2016.

Protocolli e server di outlook e di posta elettronica

I server e i servizi di posta elettronica principali supportati da Outlook includono quanto segue:

• SMTP (Simple Mail Transfer Protocol)
• Protocollo POP3
• Internet Mail Access Protocol versione 4 (IMAP4)
• MAPI per Exchange Server (versione 2007 e versioni successive)
• Exchange ActiveSync per la connessione a servizi come Outlook.com (Hotmail) per accedere alla posta elettronica, al calendario, ai contatti e alle attività.
• Altre origini di messaggistica e informazioni, rese possibili dal modo in cui Outlook usa l'interfaccia di estendibilità MAPI.

Gli utenti possono usare le funzionalità Contatti, Attività e Calendario in Outlook 2016 senza essere connessi a un server di posta elettronica.

Aggiornamento da una versione precedente di Outlook

È possibile installare Outlook 2016 o versioni successive in qualsiasi installazione precedente di Outlook. La migrazione delle impostazioni utente archiviate nel Registro di sistema viene eseguita quando si esegue l'aggiornamento da Outlook 2003 o versioni successive a versioni Outlook 2016 o successive. Se nel computer dell'utente esiste già un profilo MAPI, è in genere possibile configurare la distribuzione in modo da continuare a utilizzare tale profilo.

Si noti che una versione msi di Outlook, ad esempio Office Standard 2016, non può coesistere con le versioni msi precedenti di Outlook nello stesso computer. Tuttavia, è possibile installare una versione a portata di clic di Outlook, ad esempio con Microsoft 365 Apps for enterprise, per eseguire side-by-side con le versioni msi di Outlook prima di Outlook 2016. Tuttavia, non è possibile avere versioni a portata di clic di Outlook 2013 e Outlook 2016 installate nello stesso computer. Se nello stesso computer sono installate due versioni di Outlook, non è possibile eseguirle contemporaneamente.

Quando si aggiornano gli utenti da una versione precedente di Outlook, è necessario scegliere come configurare i profili utente, prendere in considerazione i problemi relativi alla modalità cache ed essere a conoscenza delle modifiche apportate a fax e moduli.

Aggiornamento a Office con la modalità Cached Exchange abilitata

Il processo di aggiornamento degli utenti che attualmente hanno la modalità cache abilitata in Outlook 2003, Outlook 2007, Outlook 2010 o Outlook 2013 è semplice. Se non si modificano le impostazioni della modalità cache, le stesse impostazioni vengono mantenute per Outlook 2016 e versioni successive.

Per impostazione predefinita, quando vengono installate Outlook 2016 o versioni successive, viene creata una nuova versione compressa del file di dati di Outlook (con estensione ost). Questa versione compressa del file ost è inferiore fino al 40% rispetto alle dimensioni dei file ost creati nelle versioni precedenti di Outlook. Se è necessario impedire a Outlook di creare un nuovo file di dati di Outlook compresso (ost), usare il modello di Outlook Criteri di gruppo (Outlk16.admx) per abilitare il criterio Non creare nuovo file OST sui criteri di aggiornamento. Questa impostazione è disponibile in Configurazione utente\Criteri\Modelli amministrativi\Microsoft Outlook 2016\Impostazioni account\Exchange.

Per altre considerazioni sulla pianificazione della modalità cache, vedere Pianificare e configurare la modalità cache in Outlook 2016 per Windows.

Installazione di più versioni di Outlook sullo stesso computer

Con Outlook, se si usa la versione con contratto multi-licenza (installazione basata su MSI), ad esempio Office Standard 2016, non è possibile avere due versioni di Outlook installate. Per impostazione predefinita, il processo di aggiornamento rimuoverà la versione precedente. Ma se si passa da una versione con contratto multiplo a una versione della licenza di sottoscrizione, ad esempio con Microsoft 365 Apps for enterprise, che usa l'installazione a portata di clic, è possibile avere due versioni di Outlook installate nello stesso computer.

Considerazioni aggiuntive per la pianificazione di un aggiornamento di Outlook

Per prepararsi all'aggiornamento, è necessario rispondere alle seguenti domande aggiuntive:

• È consigliabile modificare i profili utente di Outlook come parte di un aggiornamento? Ad esempio, è possibile definire un nuovo Exchange Server (ad esempio Exchange Online) o abilitare nuove funzionalità di Outlook.
• Con quali modalità si desidera creare e archiviare la copia di backup dell'installazione esistente? Prima di eseguire l'aggiornamento a qualsiasi nuova versione, è consigliabile eseguire il backup dei dati esistenti.
• In che modo gli utenti impareranno a conoscere la nuova interfaccia e le funzionalità di Office? Per altre informazioni, vedere Il Centro assistenza di Outlook e il training video di Outlook per Windows.
• Sarà necessario valutare i componenti aggiuntivi di Outlook nell'ambiente?

Considerazioni per le applicazioni Outlook a 32 bit durante l'aggiornamento a una piattaforma a 64 bit

Se sono state sviluppate applicazioni MAPI (Messaging Application Programming Interface) a 32 bit, componenti aggiuntivi o macro per Outlook, è necessario eseguire azioni per modificare e ricompilare le applicazioni a 32 bit da eseguire in una piattaforma a 64 bit.

Outlook è disponibile come applicazione a 32 bit e come applicazione a 64 bit. La versione di Outlook scelta dipende dall'edizione del sistema operativo Windows (a 32 bit o a 64 bit) e dall'edizione di Office (a 32 bit o a 64 bit) installata nel computer, se Office è già installato in tale computer.

I fattori che determinano la fattibilità dell'installazione di una versione a 32 bit o a 64 bit di Outlook includono quanto segue:

• È possibile installare Office a 32 bit e Outlook a 32 bit in una versione supportata a 32 bit o a 64 bit del sistema operativo Windows. È possibile installare la versione a 64 bit di Office e Outlook a 64 bit solo in un sistema operativo Windows a 64 bit supportato.
• L'installazione predefinita di Office in una versione a 64 bit del sistema operativo Windows è Office a 32 bit.
• La versione installata di Outlook è sempre la stessa della versione di Office, se Office è installato nello stesso computer. Ovvero, non è possibile installare una versione a 32 bit di Outlook nello stesso computer in cui sono già installate versioni a 64 bit di altre applicazioni di Office, ad esempio Word 2016 a 64 bit o Excel 2016 a 64 bit. Analogamente, non è possibile installare una versione a 64 bit di Outlook nello stesso computer in cui sono già installate versioni a 32 bit di altre applicazioni di Office.