Definizione di un modello di collaborazione

Un modello di collaborazione ben definito e strutturato è fondamentale per il funzionamento efficiente di un fusion team. Questa sezione considera i fattori che possono contribuire a questo successo, come ruoli e responsabilità ben definiti, un ritmo aziendale strutturato, canali di comunicazione affidabili e un portale di documentazione accessibile.

Definire ruoli e responsabilità

Per creare un fusion team efficiente, devi prima stabilire ruoli e responsabilità chiari. L'approccio chiave consiste nel partire in piccolo e introdurre più ruoli e personale solo quando necessario. Utilizza obiettivi più piccoli per costruire sul successo e dimostrare il valore del modello di fusion team prima di tentare progetti più ambiziosi.

Come minimo, il tuo team dovrebbe includere il personale e i ruoli seguenti:

• Il proprietario del prodotto – in genere, questa è la persona incaricata di garantire il successo dei progetti. Definirà anche lo scopo chiaro e convincente o potrebbe co-sviluppare tale visione con il resto del team.
• L'esperto di dominio – questo è il membro del team esperto aziendale business che comprende e può articolare sia la sfida che la soluzione. Grazie alla semplicità dell'approccio a uso limitato di codice di Power Apps, dovrebbe essere in grado di occuparsi della maggior parte del percorso per creare tale soluzione.
• Lo sviluppatore professionista – il "Pro Dev" prende la soluzione dall'esperto di dominio e gli fornisce un supporto di codifica sufficiente per consentirgli di fornire la funzionalità prevista (e nient'altro) se necessario.
• L'amministratore – questo membro del team facilita gli scenari di integrazione e supporto, mentre esegue servizi amministrativi di back-end. Qualsiasi ulteriore supporto in termini di tempo e competenze richiesto dal team principale può essere fornito su base flessibile, piuttosto che come membro permanente del gruppo. Questo approccio garantisce un funzionamento efficiente del fusion team fornendo al contempo l'accesso a più risorse di cui il proprietario del prodotto ha bisogno affinché il team raggiunga i propri obiettivi.

Stabilire un ritmo del modello aziendale

La sincronizzazione dei ritmi operativi relativi allo sviluppo dell'app nel fusion team può migliorare l'efficacia del team allineandosi alla struttura seguente:

• Definisci un evento di calendario ripetuto per la sincronizzazione del team. Per la maggior parte dei team, le riunioni di aggiornamento dello stato settimanali o quindicinali vanno bene. Tuttavia, non pianificare riunioni fini a se stesse e cerca di evitare di aumentare la frequenza delle riunioni in prossimità delle scadenze, poiché tale approccio può essere controproducente.
• Rispetta l'orario di lavoro concordato. Idealmente, il tuo team sarà situato nella stessa zona, sebbene i fusion team possano anche lavorare efficacemente in aree geografiche e fusi orari diversi. Qualunque siano le modalità di lavoro, assicurati che tutti comprendano lo scopo e la durata dell'orario di lavoro e rispettino tali limiti.
• Crea un ritmo settimanale. Il ritmo settimanale del team dovrebbe includere lavoro da solista, interazioni collaborative e, quando necessario, riunioni efficaci. Queste riunioni dovrebbero avere uno scopo specifico, come ad esempio:
  • Revisioni dell'ambito: per riunire i team su nuove iniziative.
  • Revisioni dell'esperienza utente: per esaminare la progettazione e i modelli di app. Le riunioni per pianificare altre riunioni, le riunioni al posto di messaggi e-mail o istantanei o le riunioni senza uno scopo chiaramente definito sono controproducenti per la produttività.
• Lavora in modo efficiente. Il team deve allinearsi internamente per creare la soluzione più utilizzabile. Questo allineamento dovrebbe includere la possibilità di riutilizzare i componenti che altri hanno creato.
• Mantieni un progresso costante verso l'obiettivo. Per garantire che il team raggiunga i propri obiettivi, è essenziale che tutti lavorino insieme per raggiungere tale risultato. Per i fusion team che lavorano con Power Apps, il mantenimento di questo progresso significa acquisire e comprendere il feedback degli utenti, dare priorità al backlog e stabilire e mantenere una roadmap olistica dell'intero progetto.
• Genera una matrice di supporto. Una matrice di supporto fornisce un approccio strutturato per ottenere il supporto necessario per progredire verso gli obiettivi generali del team. Una sfida inevitabile con gli esperti di tecnologia dell'azienda che creano direttamente app è rappresentata dal raggiungimento dei limiti delle loro conoscenze e abilità. A questo punto, chi contattano e come lo fanno? Come si comportano con una segnalazione di bug degli utenti? Questa matrice dovrebbe definire il modo con cui possono creare un ticket di supporto per coinvolgere il team giusto nella risoluzione del problema, in base alla gravità del problema. Per ogni scenario di supporto, questa matrice spiega il percorso di escalation e risoluzione dei problemi.

Definire le modalità di comunicazione del team

La standardizzazione delle comunicazioni del team è un'altra componente essenziale per mantenere un'operazione efficiente. Tutti i membri del team devono sapere come si connette il team, in particolare in modalità asincrona tra fusi orari. La tua strategia di comunicazione dovrebbe considerare le seguenti aree:

• Canali. Quali canali utilizzerà il team per le comunicazioni primarie e secondarie? Quali sono i vantaggi e gli svantaggi di ciascuno? In un mondo di scelta, la semplice adozione dei messaggi e-mail potrebbe non essere la migliore soluzione e opzioni come Microsoft Teams sono in grado di fornire una maggiore chiarezza, una migliore tracciabilità e tassi di risposta più elevati.
• Tipi di notifica. In che modo comunicherai al tuo team gli aggiornamenti o gli eventi di cui ha bisogno per agire?
• Volume e frequenza dei messaggi. Quanto spesso informi il tuo team? Una comunicazione quotidiana può fornire un utile riepilogo di ciò che è accaduto quel giorno, ma alcuni messaggi potrebbero richiedere un'azione anticipata. La maggior parte dei knowledge worker è sovraccarica di email. Assicurati di raggiungere un equilibrio tra frequenza e volume per evitare che i membri del team vengano sommersi da messaggi relativi al progetto.
• Automazione. Come automatizzare il processo di comunicazione? Modelli e-mail standardizzati, bot e avvisi di eventi possono aiutare, ma devono essere utilizzati in modo responsabile per non sovraccaricare la capacità di risposta dei membri del team.
• Buone capacità di comunicazione. Non tutti i membri di un team avranno lo stesso livello di capacità comunicative, ma chiunque può migliorare. Approcci semplici come la scelta di un buon oggetto per un messaggio e-mail fanno una notevole differenza nel modo in cui il team risponde a quel messaggio. Promuovi una scrittura semplice ed efficace in tutte le comunicazioni; in cui ci siano azioni che i membri del team devono intraprendere, cerca di essere specifico e richiama tali azioni nella riga dell'oggetto.

Un esempio di come impiegare capacità di comunicazione efficaci potrebbe essere laddove è necessario modificare la definizione di una tabella Dataverse, come l'aggiunta di più campi. Quando invii una notifica di questa modifica prevista, il team deve comprendere che se non risponde entro un tempo ragionevole, questa mancanza di risposta è indicativa del suo contratto. I processi di comunicazione standardizzati e logici aiutano a migliorare l'efficienza e a fornire i risultati attesi.

Pubblicare un portale di documentazione

La documentazione non è solo una parte facoltativa di qualsiasi progetto: è essenziale per la comunicazione, la collaborazione, il supporto e le operazioni in corso. Il codice commentato è un buon codice e la creazione di documentazione esplicativa e di training completa è una parte essenziale delle fasi di distribuzione e apprendimento di qualsiasi progetto di fusione.

• Catalogo delle applicazioni. Il catalogo delle applicazioni è una matrice o una tabella che riepiloga e coordina tutte le applicazioni all'interno della responsabilità di un particolare team. Il catalogo comprende tutti i rispettivi proprietari della sezione ruoli e responsabilità. Una funzione chiave consiste nel garantire che il team sappia esattamente chi è proprietario di cosa, semplificando così il processo di contatto con il membro del team giusto per risposte specifiche.
• Domande tecniche. Il tuo team deve mantenere un repository di domande tecniche frequenti (o anche meno frequenti) sul funzionamento dell'app. Queste domande devono essere ragionevoli, con le risposte ben scritte e accessibili.
• Guide pratiche. Le guide pratiche sono insiemi di procedure immediatamente digeribili che forniscono risposte semplici a domande comuni di configurazione e funzionamento. In genere, rispondono a una domanda specifica, ad esempio "Come posso iniziare a creare una nuova app?"
• Onboarding. Le istruzioni di onboarding sono documenti solo interni progettati per aiutare i nuovi membri del team. Questa documentazione include informazioni come richieste di accesso, partecipazione a liste di distribuzione e-mail, configurazione e sottoscrizione di avvisi e così via.

Procedure consigliate

Le seguenti procedure consigliate dovrebbero aiutare a definire i limiti e gli approcci per un lavoro efficiente all'interno dei team di fusione.

Responsabilità

Sebbene i team di sviluppo e i fusion team guidati dagli autori consentano uno sviluppo e un'implementazione rapidi delle applicazioni, è fondamentale garantire che questo sforzo sia palese e condotto in collaborazione con il dipartimento IT. Gli autori devono essere responsabili nei confronti dell'IT per aiutare a prevenire problemi in relazione alla crescita dei sistemi shadow IT.

Di conseguenza, l'IT deve essere avvisato ogni volta che un autore inizia la creazione di un'app. Questa notifica, a sua volta, facilita il processo di sviluppo, in quanto l'IT può fornire un supporto adeguato al produttore e al fusion team, aiutandoli a creare app ben progettate, protette e gestite correttamente.

Automazione

Un'automazione ben implementata può generare un notevole aumento della produttività. Un esempio di come aumentare il successo della distribuzione della soluzione consiste nell'automazione dei controlli necessari nelle distribuzioni su più soluzioni. Questi controlli automatizzati possono includere:

• Verifica della versione della soluzione, in cui ogni distribuzione utilizza un numero di versione aggiornato, evitando così problemi durante la risoluzione dei problemi.
• Riferimenti a una connessione duplicati.
• Riferimenti a una connessione mancanti.
• Componenti duplicati.

La soluzione PR Checker include un esempio di come incorporare questa automazione in modo efficace.

Report

I Fusion Teams e le app sviluppate dagli autori devono allinearsi a un approccio basato sui dati, il che significa creare app in cui è possibile monitorare direttamente il successo. Il raggiungimento di questo risultato richiede una buona strumentazione che fornisca la capacità di scoprire cosa sta facendo bene il team, insieme all'analisi di questo feedback per generare valutazioni accurate dell'efficacia di una particolare app. Per ottenere questo risultato, devi:

• Monitorare e valutare le applicazioni. Solo perché una persona pensa che qualcosa sia utile o una buona idea, non significa automaticamente che tutti vi troveranno valore. I team devono monitorare l'usabilità delle app e valutarne la funzionalità per garantire che eventuali nuovi sviluppi siano utili e funzionino in modo appropriato.
• Incoraggiare il buon senso. In altre parole, non creare app solo perché puoi, creale solo per soddisfare una specifica esigenza aziendale.