Progettazione del processo

Quando si progetta un'automazione di processo, il primo passaggio consiste nel decidere quando e cosa automatizzare. Esaminando il processo aziendale in esecuzione al momento, è consigliabile prima identificare quale parte del processo automatizzare.

Identificazione delle aree di automazione

I tipi di vantaggi che puoi potenzialmente ottenere dall'automazione rientrano in queste categorie:

• Applicare coerentemente regole di business standardizzate

• Ridurre il lavoro manuale sui processi ripetitivi

• Ridurre l'errore umano

• Semplificare le approvazioni

• Ottenere efficienza nelle transazioni ad elevati volumi

• Spostare in modo efficiente i dati tra i sistemi (ridurre l'inserimento manuale dei dati)

• Massimizzare l'uso delle risorse disponibili

• Aumentare la produttività

Applicare regole di business standardizzate

Le regole di business sono la logica if/then che si applica ai criteri aziendali. L'automazione garantisce che vengano seguiti costantemente ogni volta.

Nel nostro scenario di note spese di esempio, una regola di business richiede che se l'importo di una nota spese supera $10.000, deve essere approvata anche dal CFO. Automatizzando il processo, Abhay garantisce che nessuna note spese troppo alta passi inosservata.

Automatizzare i processi ripetitivi

L'automazione dei processi ripetitivi può aiutare i tuoi dipendenti a evitare l'esaurimento fisico e mentale. I processi che vengono eseguiti allo stesso modo ogni volta dovrebbero essere in cima alla lista da considerare per l'automazione.

Ad esempio, il contabile Abhay deve raccogliere moduli di spesa e ricevute da tutti. Le ricevute potrebbero essere una ricevuta cartacea di un ristorante o fatture cartacee di fornitori. Abhay deve digitalizzare manualmente questi documenti e convertirtli in un file PDF e archiviarlo. Abhay deve inoltre immettere ciò che è scritto su ogni nota spese presentata e registrare tali informazioni nel sistema finanziario.

Ridurre l'errore umano

Attività come copiare e incollare valori da un sistema all'altro o inserire dati da moduli cartacei, sono processi in cui possono verificarsi errori umani.

Un caso di esempio per lo scenario di rendicontazione delle spese è quello in cui Abhay deve rimborsare denaro al dipendente cercando i dettagli bancari del dipendente, quindi accedendo al sistema bancario.

Semplificare le approvazioni

Un diverso tipo di errore si verifica quando le persone dimenticano di svolgere i propri compiti. Puoi configurare l'automazione per ricordare loro di lavorare sull'attività o sul processo che sono stati loro assegnati.

Ad esempio, Lee ha presentato una nota spese ma Nick non ha risposto alla richiesta di approvazione da tempo. È possibile configurare un'automazione per ricordare a Nick di prendere una decisione e persino fornire un pulsante per rispondere direttamente dal promemoria.

Ottenere efficienza nei processi ad elevati volumi

Un'altra area che potresti voler automatizzare sono i processi ad elevati volumi. I processi ad elevati volumi sono processi che si verificano molto frequentemente su base giornaliera. Sono strettamente legati ai processi ripetitivi, ma leggermente diversi. Potresti avere un processo che può avere solo uno o due passaggi che possono essere automatizzati. Tuttavia, se un processo deve essere eseguito molte volte, anche piccoli miglioramenti possono avere grande impatto.

Ad esempio, se lo scenario di rendicontazione delle spese vale per 1.000 venditori, ogni minuto di miglioramento equivale a due giorni lavorativi di tempo risparmiato. L'analisi dell'impatto effettivo può essere eseguita utilizzando la funzionalità di analisi.

Automatizzare l'inserimento dati

È consigliabile inserire manualmente i dati perché hai due sistemi che non comunicano tra loro. Nel nostro scenario di note spese, è qui che Abhay inserisce i dati nel sistema contabile inserendo nuovamente i valori dalla nota di spesa presentata.

Massimizzare l'uso delle risorse disponibili

Altri buoni candidati per l'automazione sono quei processi che possono essere eseguiti indipendentemente dall'interazione umana. Questo tipo di processo non è così facile da identificare, quindi il modo migliore è capire se ci sono processi che possono essere completati al di fuori del normale orario lavorativo. Una simile automazione agisce come un "moltiplicatore" delle tue persone e utilizza completamente le tue altre risorse (come i PC).

È consigliabile anche utilizzare l'automazione per i processi che richiedono troppo tempo rispetto a un'interazione umana, ma è tollerabile se eseguiti durante la notte quando non c'è fretta per completare l'automazione. Ad esempio, se una persona inizia la giornata elaborando gli ordini ricevuti durante la notte, potresti creare un'automazione che elabori gli ordini non appena arrivano, in modo che il tuo team possa iniziare a evadere gli ordini per prima cosa al mattino.

Aumentare la produttività

Allo stesso modo della massimizzazione dell'utilizzo delle risorse disponibili, l'automazione aiuta anche ad aumentare la produttività di un particolare processo. Con questo tipo di automazione, il tuo processo attuale può essere eseguito da persone in parallelo con l'automazione.

Ad esempio, immaginiamo che il contabile Abhay sia l'unica persona a elaborare le note spese e che il suo orario di lavoro standard sia compreso tra le 9:00 e le 18:00. Configurando un'automazione, Power Automate potrebbe essere disponibile anche per elaborare le note spese e quindi sia Abhay che l'automazione potrebbero elaborarle, con conseguente maggiore produttività.

Scenario di esempio

Quando vengono applicate tutte le aree di automazione, l'esempio seguente mostra come un processo aziendale di note spese viene gestito da Power Automate con miglioramenti alla produttività, ottimizzazione delle risorse disponibili, automazione dell'immissione di dati e semplificazione delle approvazioni.