Consigli per formalizzare attività di routine e non di routine

Si applica a questa raccomandazione della checklist di eccellenza operativa ben progettata: Power Platform

Questa guida descrive i consigli per formalizzare le attività di routine e non di routine. La formalizzazione delle attività di routine e non di routine è fondamentale per procedure di gestione del carico di lavoro efficienti e di successo. L'adozione di strumenti e pratiche collaudati nel settore aiuta i team che gestiscono carichi di lavoro a ottimizzare l'efficienza e la coerenza e ad automatizzare i processi quando possibile. Questa procedura aiuta a ridurre al minimo il rischio di essere impreparati quando insorgono problemi e garantisce che il supporto del carico di lavoro sia efficiente. La coerenza nella gestione delle attività di routine, improvvisate e di emergenza, i membri del team del carico di lavoro possono ridurre al minimo il rischio di errori e rafforzare un senso comune di proprietà.

Strategie di progettazione chiave

Processi coerenti rendono prevedibile la qualità del lavoro e la qualità del lavoro prevedibile rende il supporto del carico di lavoro più fluido. Per ottenere coerenza nei processi, è necessario standardizzare i processi e documentare le procedure operative standard. La standardizzazione aiuta i team del carico di lavoro a mantenere e migliorare continuamente il proprio carico di lavoro sotto la governance generale dell'organizzazione. Utilizza strategie come l’automazione e gli approcci di spostamento a sinistra per ridurre al minimo le potenziali aree di imprevedibilità.

La standardizzazione dei processi assume molte forme. Di seguito sono riportati alcuni consigli generali:

• I processi standardizzati dovrebbero coprire tutti gli aspetti della gestione del carico di lavoro: affidabilità, sicurezza, prestazioni, esperienza e processi operativi. Il team addetto al carico di lavoro dovrebbe avere la piena responsabilità dei processi necessaria per gestire e migliorare costantemente il carico di lavoro nell'ambito della governance complessiva dell'organizzazione.

• La documentazione che produci acquisisce le tue procedure operative standard e detta come vengono fatte le cose, ma la documentazione non è mai definitiva. Le procedure dovrebbero evolversi di pari passo con l'evoluzione del carico di lavoro e del team. Rivedi e metti regolarmente in discussione gli standard per assicurarti che siano gli standard giusti per il tuo team in questo momento. La documentazione deve essere strutturata in modelli e sottoposta a controllo di versione per garantire la coerenza nei formati della documentazione e che vi sia una traccia delle revisioni e degli aggiornamenti.

• Suddividi le attività di routine, improvvisate e di emergenza in elementi dell'elenco di controllo facili da comprendere in modo che i team del carico di lavoro possano raggiungere la coerenza nei loro processi e ridurre al minimo le potenziali aree di imprevedibilità.

Un esempio di attività di routine è il processo di applicazione di un aggiornamento a una soluzione presente nell'ambiente di produzione. Quando si determina che è necessario eseguire un aggiornamento della soluzione, il team del carico di lavoro potrebbe creare un elenco di controllo che include elementi quali:

• Testa dell'aggiornamento in ambienti di test e di gestione temporanea.

• Creazione di una richiesta di gestione delle modifiche per distribuire l'aggiornamento in produzione.

• Aggiornamento della documentazione, come un Wiki o una Knowledge Base, per riflettere le informazioni più recenti.

• Rivedere l'intervallo di interruzione per ridurre al minimo i disagi per gli utenti.

  Concentra ogni elemento dell'elenco di controllo su un'attività distinta e chiaramente definita.

• Le attività improvvisate e di emergenza dipendono dallo scenario, ma gli operatori dovrebbero comunque comprendere chiaramente i propri ruoli e responsabilità. Devono sapere come interagire con il team del carico di lavoro e con gli altri team dell'organizzazione per svolgere in modo efficiente questi tipi di attività.

  Ad esempio, un attività improvvisato potrebbe comportare l'attivazione di una nuova impostazione o funzionalità ambiente, oppure l'utilizzo di componenti di codice per le esperienze degli sviluppatori. Potrebbe non esserci un elenco di controllo completamente realizzato per il test di questo tipo di risorsa. Tuttavia, dovrebbero essere presenti elenchi di controllo generali per l'aggiunta di nuove risorse o funzionalità ai propri ambienti e standard che coprano i test di prestazioni, sicurezza e affidabilità in ogni fase.

  Allo stesso modo, il piano di risposta alle emergenze dovrebbe definire chiaramente ruoli e responsabilità, nonché processi e procedure generali. Devi aderire a questo piano in situazioni di emergenza per poterle gestire in modo efficiente.

  Anche le operazioni improvvisate e di emergenza sono buone opportunità per imparare a migliorare le procedure operative standard. Chiedi al team del carico di lavoro di riflettere su come le operazioni avrebbero potuto svolgersi più agevolmente e di determinare se un aggiornamento dei processi esistenti potrebbe essere utile in futuro.

• Adotta procedure collaudate nel settore per ridurre al minimo il tempo che il tuo team dedica all'elaborazione di processi e standard. Seguire le procedure Agile con Scrum, organizzare il proprio lavoro tramite le schede Kanban e adottare un'etica di spostamento a sinistra sono tutti esempi di pratiche efficaci per organizzazioni di qualsiasi dimensione. Molte organizzazioni mature utilizzano procedure operative standard controllate dalla versione, wiki, manuali per i nuovi dipendenti e manuali operativi per garantire la coerenza.

  Affidati all'esperienza del tuo team per decidere quali pratiche si adattano alla gestione del ciclo di vita del tuo carico di lavoro. Impara dagli altri team quali standard hanno implementato con successo per comprendere come determinate pratiche si adattano alla struttura della tua organizzazione.

• Incorpora requisiti organizzativi e funzioni trasversali nelle tue procedure operative standard. La tua organizzazione potrebbe disporre di standard per alcuni processi che dovresti adottare, come la gestione e il supporto del cambiamento. Tuttavia, potresti anche avere il potere di sviluppare i tuoi standard per altri processi, quindi cerca modi per incorporare gli standard richiesti nei tuoi processi. È probabile che i processi che attui si intersechino con i processi di altri team, quindi impegnati per allineare gli standard in misura praticabile.

  Documentare i punti in cui i processi del team addetto al carico di lavoro e degli altri team divergono per garantire che il team addetto al carico di lavoro possa collaborare meglio con gli altri team quando vi sono punti di intersezione. I team di sicurezza centrali potrebbero utilizzare strumenti e procedure diversi rispetto al team del carico di lavoro e i team possono collaborare più facilmente se sono consapevoli di tali differenze.

• Utilizza l'automazione per ottenere coerenza. Automatizza le attività ripetitive e soggette a errore umano per alleviare il carico di gestione del tuo team. Cerca opportunità per automatizzare i processi, come la generazione di ticket di gestione dei servizi IT. Per ulteriori informazioni, consulta la sezione Raccomandazioni per l'implementazione dell'automazione.

Compromesso: la codificazione di procedure operative standard può comportare il rischio di portare alla stagnazione o all'autocompiacimento. Gli standard dovrebbero essere seguiti, ma non dovrebbero essere rigidi o statici. Prova a trovare un equilibrio tra rigorosa aderenza e tolleranza all’innovazione in modo che i tuoi processi possano evolversi in modo sicuro nel tempo.

Facilitazione di Power Platform

Sebbene non esistano prodotti che facilitino direttamente la formalizzazione di processi e procedure, pubblica una guida completa su questo argomento. Power Platform Microsoft Utilizza queste indicazioni per comprendere le procedure comprovate e consigliate nel settore e per considerare come applicarle al tuo carico di lavoro.

Power Platform Well-Architected fornisce inoltre una guida dettagliata sui processi e sulle procedure che devono essere codificati per garantire che il carico di lavoro e il team addetto al carico di lavoro funzionino secondo gli standard del settore:

• Raccomandazioni per l'implementazione dell'automazione
• Consigli per abilitare l'automazione nel tuo carico di lavoro
• Raccomandazioni per la formalizzazione delle pratiche di gestione dello sviluppo software
• alzare di livello una cultura Agile all'interno del tuo team

Passaggi successivi