Analizza i dati con i modelli di Excel

Si applica a: Dynamics 365 (online), Dynamics 365 (on-premises), Dynamics CRM Online, Dynamics CRM 2016

Questa funzionalità è stata introdotta nell'Aggiornamento di CRM Online 2016 e in CRM 2016 (locale).

Se desideri ottenere questa funzionalità, contatta l'amministratore Dynamics 365 o il personale di supporto.

Microsoft Excel offre sistemi efficienti per analizzare e presentare i dati Dynamics 365. Con i modelli di Excel puoi creare e condividere facilmente le tue analisi personalizzate con altri utenti dell'organizzazione.

Usa i modelli di Excel per:

• Previsioni di vendita

• Gestione pipeline

• Punteggi lead

• Pianificazione del territorio

• E molto altro ancora...

Puoi provare i modelli di Excel forniti con Microsoft Dynamics 365 per avere una rapida panoramica di quali tipi analisi è possibile effettuare.

Creare un nuovo modello di Excel

Di seguito vengono descritti i passaggi per creare un modello di Excel.

Passaggio 1: crea un nuovo modello dai dati esistenti

Ci sono due posti in Dynamics 365 dove puoi creare un modello di Excel:

• Dalla pagina Impostazioni. Passa a Impostazioni > Modelli > Modelli di documento > Nuovo(). Devi avere le autorizzazioni sufficienti per accedere alla pagina Impostazioni, come Amministratore di sistema o Addetto alla personalizzazione di sistema.

• Da un elenco di record. Ad esempio, vai a Vendite > Opportunità > Le mie opportunità aperte. Sulla barra dei menu, fai clic su Modelli di Excel > Crea modello di Excel.

  

Viene visualizzata la pagina Crea modello da dati Dynamics 365.

Seleziona i dati da includere nel modello

1. Fai clic su Modello di Excel.

2. Seleziona un'entità (tipo di record) per includere i dati di quell'entità Dynamics 365. Le viste che è possibile selezionare nel campo successivo dipendono dall'entità selezionata.

3. Selezionare una visualizzazione.

4. Fai clic su Modifica colonne per aggiungere, rimuovere e modificare le proprietà per le colonne da includere nel modello.

5. Fai clic su Scarica file per creare il file del modello.

Passaggio 2: personalizza i dati in Excel

Apri il modello appena creato in Excel per personalizzare i dati.

Di seguito viene riportato un esempio di personalizzazione di un modello di Excel con i dati di esempio Dynamics 365.

Esempio di personalizzazione dei dati delle opportunità

1. Fai clic su Attiva modifica per consentire la personalizzazione del foglio di calcolo Excel.

2. Aggiungi una nuova colonna e denominala "Ricavi previsti".

   

3. Crea una formula per ricavi previsti. Non creare riferimenti alle celle utilizzando i loro indirizzi ma definisci e usa i nomi.

   

4. Crea una tabella pivot e un grafico. Questi e altri passaggi dimostrativi verranno illustrati in un aggiornamento futuro di questo argomento.

   Posiziona il contenuto aggiunto dall'utente sopra o sulla destra della tabella dei dati esistente. In questo modo il contenuto non viene sovrascritto se si aggiungono successivamente nuovi dati Dynamics 365 e si crea un nuovo modello di Excel. Per ulteriori informazioni, vedi: Procedure consigliate e considerazioni per l'uso dei modelli di Excel.

   

5. Salvare il foglio di calcolo.

A questo punto sei pronto per caricare il modello di Excel in Dynamics 365.

Passaggio 3: carica il modello e condividilo con altri utenti

Quando il modello di Excel è personalizzato nel modo desiderato, puoi caricarlo in Dynamics 365. La disponibilità del modello dipende da dove viene caricato.

Gli amministratori di Dynamics 365 possono usare la pagina Impostazioni per caricare il modello Excel in Dynamics 365. Un modello caricato nelle Impostazioni è disponibile per tutti gli utenti nell'organizzazione di Dynamics 365.

Per gli amministratori: Caricare il modello Excel in Dynamics 365

1. In Dynamics 365, passa a Impostazioni > Modelli > Modelli di documento.

2. Fai clic su Carica modello.

3. Trascina il file Excel nella finestra di dialogo o cerca e carica il file.

   

4. Fare clic su Carica.

Gli utenti non amministrativi possono caricare da soli il loro proprio uso da un elenco di record.

Per gli amministratori e i non amministratori che desiderano creare un modello personale: carica il modello Excel in Dynamics 365

1. In Dynamics 365 apri una pagina con un elenco di record, ad esempio, l'elenco delle opportunità di vendita. Vai a Vendite > Opportunità > Le mie opportunità aperte.

2. Sulla barra dei menu, fai clic su Modelli di Excel > Crea modello di Excel.

3. Fai clic su Modello di Excel > Carica.

   

4. Trascina il file nella finestra di dialogo o cerca e carica il file.

5. Fare clic su Carica.

Passaggio 4: scegli chi può utilizzare il nuovo modello

L'accesso al modello di Excel appena creato dipende da come lo hai caricato e dall'accesso concesso al ruolo di sicurezza. Verifica Usare i ruoli di sicurezza per controllare l'accesso ai modelli.

Se hai caricato il modello dalla pagina Impostazioni

La pagina delle informazioni per il modello di Excel caricato apparirà come segue.

I modelli caricati dalla pagina Impostazioni sono disponibili per tutti gli utenti nella tua organizzazione Dynamics 365. Al momento, non è richiesto alcun ulteriore intervento da parte tua.

Se hai caricato il modello da un elenco di record

La pagina delle informazioni per il modello di Excel caricato apparirà come segue.

I modelli caricati da un elenco di record sono disponibili per l'utente che ha caricato il modello. Per condividere il modello con altri, attenersi alla procedura seguente:

1. Dalla pagina delle informazioni sul modello, fai clic su Condividi.

2. Usa la pagina Condividi modello di documento personale per condividere il modello di Excel con altri e per impostare le autorizzazioni.

Esportare e analizzare i dati mediante il nuovo modello

Il processo per utilizzare un modello di Excel viene illustrato di seguito.

Passaggio 1: seleziona un'entità da analizzare

In Dynamics 365, seleziona un'entità (tipo di record) da analizzare con il modello di Excel che hai creato. Ad esempio, vai a Vendite > Opportunità > Le mie opportunità aperte. Due nuove opportunità sono state aggiunte dal momento in cui il modello è stato creato.

Passaggio 2: esporta i dati di Dynamics 365 tramite il nuovo modello di Excel

Scegli il modello di Excel che hai creato.

Questo modello è stato creato dalla pagina Impostazioni pertanto verrà visualizzato nel menu Modelli di Excel. Se è stato creato da un elenco di record, comparirebbe in Modelli di Excel personali.

Se disponi di Microsoft Excel Online, puoi visualizzare i dati sul posto in una finestra di Excel in Dynamics 365. In caso contrario, o se preferisci creare il file di Excel, fai clic su Scarica <nome del modello>.

Passaggio 3: analizza i dati di Dynamics 365 in Excel

Il contenuto del foglio di calcolo di Excel si basa su due elementi:

• Record di Dynamics 365. La vista scelta per l'esportazione determina quali record Dynamics 365 vengono visualizzati nel file Excel esportato. Ad esempio, se si seleziona le opportunità chiuse, verranno visualizzati quei record anche se hai utilizzato il modello creato con Le mie opportunità aperte.

• Colonne. Il modello utilizzato determina quali colonne vengono visualizzate nella tabella del file Excel esportato. Ad esempio, la vista Opportunità chiuse include le seguenti colonne: Potenziale cliente, Stato, Ricavi effettivi e Data chiusura effettiva. Tuttavia, se il modello utilizzato è basato su Le mie opportunità aperte, vengono visualizzate le colonne associate a quella vista e a qualsiasi filtro applicato alle colonne durante la creazione del modello.

Passaggio 4: condividi i risultati con altri

Se utilizzi Excel, salva una copia online o sul tuo computer. Invia il file ad altri per la revisione e l'input.

Prova i modelli di Excel di esempio

I modelli di Excel forniti con Microsoft Dynamics 365 sono quattro.

I modelli di Excel di esempio sono stati creati con un tipo di record specifico (entità). Sarà possibile soltanto applicare il modello ai record dello stesso tipo di record.

Per applicare un modello di Excel di esempio

1. Apri un elenco di record con le informazioni con il tipo di entità che corrisponde al modello di esempio. Ad esempio, apri un elenco delle opportunità di vendita per applicare il modello Gestione pipeline.

2. Fai clic su > Modelli di Excel, quindi sotto Modelli di Excel, seleziona il modello di esempio.

3. Scarica un modello o aprirlo sul posto in Excel.

Procedure consigliate e considerazioni per l'uso dei modelli di Excel

Di seguito vengono elencati alcuni concetti da considerare per creare e utilizzare al meglio i modelli di Excel in Dynamics 365.

Testare i modelli di excel

Excel dispone di molte funzionalità. È consigliabile testare le personalizzazioni per verificare che tutte le funzionalità di Excel funzionino nel modo previsto nei modelli.

Privacy e grafici pivot

Per impostazione predefinita, i dati dei grafici pivot non vengono aggiornati quando si apre un foglio di calcolo. Questo potrebbe comportare un problema di sicurezza se alcuni dati del grafico pivot non devono essere visti da utenti con autorizzazioni insufficienti.

Si consideri il seguente scenario:

• Un amministratore Dynamics 365 crea un modello con i dati sensibili in grafici pivot e carica il modello in Dynamics 365.

• Un venditore che non deve avere accesso ai dati sensibili nei grafici pivot utilizza il modello per creare un file Excel ed eseguire alcune analisi dei dati.

Risultato: il venditore potrebbe essere in grado di vedere i dati del grafico pivot così come caricati dall'amministratore Dynamics 365 incluso l'acceso alle viste per cui il venditore non ha autorizzazioni.

Inoltre, iOS non supporta l'aggiornamento dei dati e dei grafici pivot quando si utilizza l'app Microsoft Excel sui dispositivi IOS.

Consiglio: i dati sensibili non devono essere inclusi nelle tabelle e nei grafici pivot.

Impostare i dati del grafico pivot per l'aggiornamento automatico

Per impostazione predefinita, i dati del grafico pivot non vengono automaticamente aggiornati quando si apre il foglio di calcolo. I grafici standard si aggiornano automaticamente.

In Excel, fai clic con il pulsante destro del mouse sul grafico pivot, quindi fai clic su Opzioni di grafico pivot > Aggiorna dati all'apertura del file.

Inserimento di nuovi dati

Se desideri aggiungere contenuto al modello di Excel, inserisci i tupi dati sopra o sulla destra dei dati esistenti. Un'altra opzione consente di inserire il nuovo contenuto su un secondo foglio.

I modelli di Excel con immagini potrebbero causare un errore

Se tenti di analizzare i dati Dynamics 365 con un modello di Excel che ha un'immagine salvata al suo interno, verrà visualizzato l'errore seguente: "Errore durante il tentativo di salvare la cartella di lavoro. Pertanto, la cartella di lavoro non è stata salvata." Prova a eliminare l'immagine dal modello e ricaricarla in Dynamics 365.

Modelli di Excel e app Office Mobile in Windows 8.1

I modelli di Excel non verranno aperti nei dispositivi Windows 8.1 con l'app Office Mobile. Viene visualizzato il messaggio di errore seguente: "Abbiamo recuperato quanto possibile del tuo documento, ma non puoi modificarlo. Prova ad aprire e riparare il documento sul PC per risolvere il problema."

Si tratta di un problema noto.

Utilizzare i nomi di colonna della tabella e nomi dell'intervallo nelle formule

Quando crei formule di Excel, non utilizzare i titoli di colonna o i numeri di cella. Utilizza invece i nomi di colonna della tabella e definisci i nomi per le celle o gli intervalli di celle.

Usare i ruoli di sicurezza per controllare l'accesso ai modelli

Gli amministratori di Dynamics 365 possono controllare l'accesso ai modelli di Excel con un certo grado di granularità. Ad esempio, puoi dare ai venditori accesso in lettura ma non in scrittura a un modello di Excel.

1. In Dynamics 365, fai clic su Impostazioni > Sicurezza > Ruoli di sicurezza.

2. Seleziona un ruolo di sicurezza, quindi fai clic sulla scheda Gestione aziendale.

3. Seleziona Modello del documento per impostare l'accesso per i modelli disponibili all'intera organizzazione. Seleziona Modello del documento personale per i modelli condivisi con diversi utenti.

4. Fai clic sui cerchi per regolare il livello di accesso.

Per visualizzare ed eliminare i modelli di documento personali

Segui questi passaggi per eliminare i modelli di documento personali:

1. Fai clic su Ricerca Avanzata ().

2. Per Cerca, seleziona Modelli di documento personali.

3. Fai clic su Risultati(!).

4. Seleziona il modello di documento personale da eliminare, quindi fai clic su Elimina ().

Il modello di Excel non si carica in Microsoft Edge

Se il tuo modello di Microsoft Excel non si carica in Dynamics 365 quando usi Microsoft Edge come browser, aggiorna Microsoft Edge e riprova.

Informativa sulla privacy

Se utilizzi Microsoft Dynamics 365 (online), quando esegui l'esportazione dei dati in un foglio di lavoro statico, nel tuo computer viene creata e archiviata una copia locale dei dati esportati. I dati vengono trasferiti da Dynamics 365 (online) al computer tramite una connessione sicura e non viene mantenuto alcun collegamento tra questa copia locale e Dynamics 365 (online).

Quando esegui l'esportazione in una tabella pivot oppure in un foglio di lavoro dinamico, viene mantenuto un collegamento tra il foglio di lavoro di Excel e Dynamics 365 (online). Ogni volta che si aggiorna il foglio di lavoro dinamico o la tabella pivot, le tue credenziali verranno utilizzate per l'autenticazione con Dynamics 365 (online). Sarai in grado di visualizzare i dati per cui disponi delle autorizzazioni appropriate.

Un amministratore stabilisce se gli utenti dell'organizzazione sono autorizzati a esportare i dati in Excel tramite ruoli di sicurezza.

Vedere anche

Scaricare un modello per l'importazione dei dati
Utilizzo dei modelli Word in Dynamics 365