Informazioni su Gestione record di messaggistica
Si applica a: Exchange Server 2010 SP2, Exchange Server 2010 SP3
Ultima modifica dell'argomento: 2010-01-22
Le organizzazioni e gli utenti devono gestire un volume di messaggi di posta elettronica in costante aumento. Di questi crescenti volumi fanno parte anche messaggi particolarmente importanti per l'organizzazione da un punto di vista aziendale, legale o normativo che potrebbe essere necessario conservare per un determinato periodo, a seconda dei criteri di messaggistica dell'organizzazione. Tuttavia, per numerosi messaggi di posta elettronica potrebbe non essere necessaria una conservazione prolungata. Ad esempio, la cassetta postale di un utente potrebbe contenere messaggi critici che è necessario conservare (ad esempio, messaggi relativi a transazioni, strategie aziendali, sviluppo dei prodotti e interazioni con i clienti). Tuttavia, potrebbe non essere necessario conservare a lungo altri tipi di messaggi, quali sottoscrizioni alle newsletter o messaggi personali. La conservazione dei messaggi poco importanti provoca un eccessivo aumento del volume della cassetta postale e quindi un maggiore utilizzo delle risorse sui server Cassette postali.
Gestione record di messaggistica (MRM) è la tecnologia per la gestione dei record di Microsoft Exchange Server 2010 che consente alle organizzazioni di ridurre i rischi legali associati alla posta elettronica. Con Gestione record di messaggistica diventa più facile conservare i messaggi necessari per soddisfare criteri aziendali, normative o esigenze legali così come per rimuovere i contenuti che non hanno alcun valore legale o aziendale. Ciò si ottiene utilizzando criteri di conservazione o cartelle gestite:
Criteri di conservazione I criteri di conservazione, la nuova tecnologia MRM in Exchange 2010, utilizzano specifici tag per applicare le impostazioni di conservazione. Si creano i tag che poi vengono collegati a un criterio di conservazione. Le cassette postali a cui è applicato un criterio di conservazione vengono elaborate dall'Assistente cartelle gestite, un assistente di cassette postali che viene eseguito periodicamente e predispone dei tag di conservazione nelle cassette postali. Per ulteriori informazioni sui criteri di conservazione, vedere Informazioni sui tag di conservazione e sui criteri di conservazione.
Cartelle gestite Le cartelle gestite, la tecnologia MRM inserita per la prima volta in Exchange Server 2007 e disponibile anche in Exchange 2010, dispongono di impostazioni del contenuto gestito. È possibile creare cartelle gestite e collegarla a un criterio cassetta postale per cartelle gestite. Le cassette postali a cui sono applicati i criteri cassetta postale per cartelle gestite vengono elaborate dall'Assistente cartelle gestite, un assistente di cassette postali che viene eseguito periodicamente e predispone delle cartelle gestite nelle cassette postali. Per ulteriori informazioni sulle cartelle gestite, vedere Informazioni sulle cartelle gestite.
Quando un messaggio raggiunge il suo limite di conservazione, viene eseguita l'azione specificata nel tag di conservazione (o nelle impostazioni del contenuto gestito per una cartella gestita). I messaggi possono essere spostati nella cartella Elementi eliminati, eliminati con la possibilità di recuperarli dalla cartella Elementi ripristinabili oppure eliminati definitivamente. I tag di conservazione forniscono inoltre un'ulteriore azione per lo spostamento di un messaggio nella cassetta postale di archiviazione di un utente, se questa cassetta è stata predisposta per l'utente. Anche le impostazioni del contenuto gestito forniscono un'ulteriore azione per lo spostamento di un messaggio in una cartella gestita personalizzata.
Strategia di Gestione record di messaggistica
I criteri di conservazione e le cartelle gestite forniscono due diversi approcci per la gestione dei record di messaggistica. Entrambe queste tecnologie consentono di definire criteri di gestione di base da applicare sulle cartelle predefinite così come sull'intera cassetta postale. Affinché Gestione record di messaggistica possa risultare efficace, è necessario che gli utenti partecipino al processo di classificazione dei messaggi basato sulla loro natura e sulla necessità o meno di conservarli.
Con i tag di conservazione, è possibile applicare le impostazioni predefinite alle cartelle predefinite (ad esempio, Posta in arrivo) e un tag del criterio predefinito (DPT) all'intera cassetta postale. Le impostazioni di conservazione DPT vengono applicate agli elementi privi di tag che potrebbero trovarsi in cartelle senza un tag di conservazione, quali le cartelle personalizzate create dall'utente. I tag di conservazione possono essere utili ad entrambi i tipi di utenti: sia quelli che archiviano la posta elettronica in cartelle e conservano pochi messaggi in Posta in arrivo, sia quelli che conservano la maggior parte della loro posta in Posta in arrivo. I tag di conservazione hanno un impatto limitato sul flusso di lavoro dell'utente perché gli utenti non devono necessariamente archiviare i messaggi in cartelle separate in base alle impostazioni di conservazione della cartella. Infatti, possono applicare un qualsiasi tag personale alle cartelle personalizzate e così applicare esplicitamente un altro tag ai singoli messaggi.
Con le cartelle gestite, gli utenti partecipano al processo di Gestione record di messaggistica classificando i propri messaggi e ordinandoli in cartelle gestite. Il processo di ordinamento garantisce che i messaggi vengano classificati in base alle preferenze dell'utente e alle esigenze dell'organizzazione e consente di eliminare i rischi di una gestione non corretta dei messaggi che si verificano con una soluzione di gestione della messaggistica completamente automatizzata.
La strategia per rendere la gestione della conservazione dei messaggi e l'applicazione dei criteri di Exchange 2010 più affidabile, efficiente e facile da utilizzare si basa su tre principi:
Gli utenti classificano i propri messaggi.
I messaggi che non è necessario conservare vengono rimossi.
I messaggi con è necessario conservare vengono conservati.
Classificazione dei propri messaggi da parte degli utenti
Con Exchange 2010, gli utenti partecipano al processo di gestione dei registri di messaggistica classificando i propri messaggi. Gli utenti che applicano uno criterio di conservazione possono spostare un messaggio in una cartella a cui è applicato un tag di conservazione o applicare un tag personale al messaggio. Se l'utente non intraprende alcuna azione, viene applicata una delle seguenti impostazioni di conservazione:
Messaggi nelle cartelle predefinite a cui è applicato un tag di criterio di conservazione Se il messaggio si trova in una cartella predefinita a cui è applicato un tag di criterio di conservazione, le impostazioni di conservazione della cartella vengono applicate al messaggio.
Messaggi nelle cartelle personalizzate a cui è applicato un tag personale Se il messaggio si trova in una cartella personalizzata a cui l'utente ha applicato un tag personale, le impostazioni di conservazione della cartella vengono applicate al messaggio.
Messaggi nelle cartelle predefinite e personalizzate senza un tag di conservazione Se il messaggio si trova in una cartella predefinita o personalizzata a cui non è applicato alcun tag di conservazione, al messaggio viene applicato il tag del criterio predefinito (DPT).
Indipendentemente da dove si trova il messaggio, ogni volta che un utente applica esplicitamente un tag a un messaggio, l'azione dell'utente viene eseguita.
I messaggi che non è necessario conservare vengono rimossi
I criteri di conservazione e cassetta postale per cartelle gestite vengono applicati alla cassetta postale dell'utente dall'Assistente cartelle gestite. Questo assistente elabora le cassette postali a cui è applicato un criterio di conservazione o cassetta postale per cartelle gestite. Per le cassette postali a cui è applicato un criterio di conservazione, l'Assistente cartelle gestite applica i tag di conservazione inclusi nel criterio alle cartelle predefinite e all'intera cassetta postale. Eventuali tag personali inclusi nel criterio vengono predisposti e diventano disponibili per gli utenti in Microsoft Outlook 2010 e Microsoft Office Outlook Web App.
I messaggi da conservare non vengono rimossi
I messaggi che per qualche ragione sono importanti e non devono essere rimossi vengono conservati in base alle impostazioni di conservazione applicate al messaggio, alla cartella o alla cassetta postale. Tuttavia, tenere presente che gli utenti possono eliminare o rimuovere i messaggi dalle loro cassette postali; Gestione record di messaggistica non è stato progettato per evitare che gli utenti potessero eliminare i loro messaggi. Se per l'organizzazione è necessario conservare la cassetta postale di un utente all'esterno per un'archiviazione a lungo termine, può essere opportuno implementare la funzionalità di inserimento nel journal. Per ulteriori informazioni sull'inserimento dei dati nel journal, vedere Informazioni sull'inserimento nel journal.
Se l'organizzazione desidera conservare i messaggi in modo che gli utenti possano soddisfare i requisiti di conservazione e individuazione, può essere opportuno distribuire le cassette postali di grandi dimensioni e attivare la sospensione legale per quegli utenti. Per ulteriori informazioni sulla sospensione legale, vedere Informazioni sulla conservazione in caso di dispute.
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