Identificare gli utenti e analizzare l'utilizzo dei documenti

Si applica a: SharePoint Foundation 2010, SharePoint Server 2010

Ultima modifica dell'argomento: 2016-11-30

Il primo passaggio per pianificare la soluzione di gestione di documenti è identificare gli utenti e analizzare la modalità di utilizzo dei documenti. In questo articolo vengono fornite indicazioni per identificare gli utenti e analizzare l'utilizzo dei documenti per la soluzione basata su Microsoft SharePoint Server 2010.

Contenuto dell'articolo:

• Identificare gli utenti

• Analizzare l'utilizzo dei documenti

• Fogli di lavoro

Identificare gli utenti

Per determinare i partecipanti e i cointeressati alla soluzione di gestione dei documenti, è possibile avvalersi di un sondaggio con cui raccogliere tali informazioni. Il sondaggio potrebbe ad esempio contenere le domande seguenti:

• Chi si occupa della creazione di documenti nell'organizzazione?

• Che tipi di documenti vengono creati?

• Chi rivede i documenti?

• Chi modifica i documenti?

• Chi utilizza i documenti?

• Chi approva la pubblicazione dei documenti?

• Chi progetta siti Web utilizzati per l'hosting di documenti?

• Chi imposta le linee guida e i criteri per la gestione dei documenti?

• Chi gestisce i record nell'organizzazione?

• Chi distribuisce e gestisce i server in cui sono memorizzati i documenti?

Esempio di foglio di lavoro del partecipante al documento:

L'identificazione dei cointeressati ai contenuti può contribuire a garantire la completezza della soluzione di gestione dei documenti e la conformità di siti e raccolte di documenti alle esigenze e ai processi relativi ai contenuti aziendali.

Analizzare l'utilizzo dei documenti

Dopo aver identificato i cointeressati al contenuto, raccogliere informazioni da essi che agevoleranno l'analisi delle modalità di utilizzo dei documenti all'interno dell'organizzazione. Questa è una parte importante del processo di pianificazione poiché l'analisi consente di determinare gli aspetti seguenti:

• Modalità di strutturazione delle raccolte documenti.

• Modelli di sito da utilizzare.

• Numero di siti necessario.

• Criteri di gestione delle informazioni da applicare ai siti.

• Topologia del server fisico necessaria per implementare la soluzione.

Le informazioni da raccogliere includono:

• Tipo di documento, ad esempio nota su una ricerca azionaria, valutazione delle prestazioni dei dipendenti, memo interno o specifiche del prodotto.

• Scopo di ogni tipo documento, ad esempio "include indicazioni sui titoli azionari e relativi dati di supporto per i clienti".

• Autore di ogni tipo di documento. È utile indicare il ruolo dell'autore, ad esempio "analista finanziario" o "responsabile di prodotto", anziché il nome proprio.

• Formato del documento. Se il documento deve essere trasformato da un formato a un altro in una fase qualsiasi del ciclo di vita, registrare tali informazioni.

• Utenti di ogni tipo di documento, ad esempio "clienti" o "membri del team".

• Altri ruoli che riguardano il ciclo di vita del documento, ad esempio "revisore tecnico" o "revisore testi".

• Posizione del documento, ad esempio "computer client", "server Web" o "file server". Si noti che per questo aspetto sono possibili opzioni multiple, ad esempio quando un documento viene creato su un computer client e quindi pubblicato su un server Web.

• Modalità di visualizzazione del documento da parte dei lettori, ad esempio da una pagina Web o da una condivisione di file.

Esempio di foglio di lavoro sull'utilizzo dei documenti:

Analisi I formati di creazione e pubblicazione separati richiedono una conversione di formato. Un numero elevato di revisori richiede uno o più flussi di lavoro (processi aziendali implementati nel server). I quattro siti (creazione, test, Internet e archivio record) richiedono meccanismi per lo spostamento del contenuto da un sito all'altro. L'esigenza di archiviare il contenuto in un archivio record aziendale e le implicazioni legali relative alla pubblicazione di consigli relativi a titoli azionari richiedono criteri aziendali e procedure consigliate quali il controllo e la conservazione dei contenuti.

Analisi Due autori e più revisori richiedono uno o più flussi di lavoro. Il documento è gestito da molti utenti che risiedono in un server Web aziendale, presumibilmente protetto da misure estremamente sicure, e archiviato in un archivio record. Poiché questo contenuto è riservato, nei desktop e nei server è richiesto Information Rights Management (IRM), oltre ai criteri aziendali e alle procedure consigliate (ad esempio il controllo) che proteggono la privacy del dipendente e la posizione legale dell'azienda.

Fogli di lavoro

Utilizzare i fogli di lavoro seguenti per registrare le informazioni riportate in questo articolo:

• Document management participants worksheet (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165871&clcid=0x410)

• Analyze document usage worksheet (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165873&clcid=0x410)