Panoramica della governance (SharePoint Server 2010)
Si applica a: SharePoint Server 2010
Ultima modifica dell'argomento: 2017-01-19
In questo articolo viene fornita un'introduzione al concetto di governance come parte essenziale di una corretta distribuzione di Microsoft SharePoint Server 2010 e viene illustrato il motivo per cui l'architettura delle informazioni e i servizi IT rappresentano componenti fondamentali di un piano di governance.
Negli articoli di questa sezione viene sottolineata la necessità di governance per le distribuzioni di SharePoint Server 2010 e vengono forniti esempi e informazioni generali sui processi e sulle attività di Microsoft SharePoint Server per i quali l'organizzazione dovrebbe prendere in considerazione l'utilizzo di procedure di governance.
Contenuto dell'articolo:
Informazioni sulla governance
Aspetti da sottoporre a governance
Utenti che devono determinare i criteri di governance
Metodi di implementazione della governance
Informazioni sulla governance
Con governance si intende l'insieme di criteri, ruoli, responsabilità e processi che consentono di guidare, indirizzare e controllare le modalità con cui le divisioni aziendali e i team IT di un'organizzazione collaborano per raggiungere gli obiettivi aziendali. Un piano di governance completo può offrire all'organizzazione i vantaggi seguenti:
Semplificazione della distribuzione di prodotti e tecnologie, come SharePoint Server 2010.
Supporto nella protezione dell'organizzazione da minacce per la sicurezza o da responsabilità legate a mancanza di conformità.
Supporto volto a garantire il miglior rendimento possibile dell'investimento in tecnologie, ad esempio tramite l'applicazione di procedure consigliate per la gestione dei contenuti o per l'architettura delle informazioni.
Aspetti da sottoporre a governance
Ogni organizzazione ha esigenze e obiettivi univoci che influiscono sull'approccio adottato per la governance. Le organizzazioni di grandi dimensioni, ad esempio, richiederanno probabilmente una governance maggiore, e più dettagliata, rispetto a organizzazioni di dimensioni minori.
Per una corretta distribuzione di SharePoint Server 2010, sono necessari gli elementi seguenti:
Architettura delle informazioni
L'obiettivo dell'architettura delle informazioni è quello di creare un sistema che aiuti gli utenti a raccogliere, archiviare, recuperare e utilizzare le informazioni necessarie per raggiungere gli obiettivi aziendali. L'architettura delle informazioni di un sito Web determina il modo in cui le informazioni presenti nel sito, ad esempio le pagine Web, i documenti, gli elenchi e i dati, vengono organizzate e presentate agli utenti del sito.
Una valutazione completa dell'architettura delle informazioni nell'organizzazione può aiutare a identificare le potenziali aree non efficienti, come ad esempio quanto indicato di seguito:
Un utilizzo incoerente dei metadati che può rendere difficile la ricerca e il confronto di contenuto o dati correlati.
Un sistema di archiviazione del contenuto progettato e gestito in modo inadeguato che può causare un proliferazione di versioni di documenti senza possibilità di identificare la versione rilevante.
Un sistema di archiviazione dei dati catalogato e gestito in modo inadeguato che può indurre i decisori a individuare dati scorretti e basarsi su tali dati.
Una struttura di spostamento progettata in modo inadeguato o informazioni presentate in modo inadeguato che possono rendere difficile l'individuazione di informazioni e siti importanti.
Servizio IT che ospita SharePoint Server
SharePoint Server 2010 include numerose nuove caratteristiche che devono essere gestite tramite un piano di governance completo. Alcune di queste caratteristiche sono elencate di seguito:
Nuova architettura dell'applicazione di servizio, incorporata in Microsoft SharePoint Foundation 2010, che sostituisce il modello di provider di servizi condivisi.
Miglioramenti relativi a backup e ripristino.
Multi-tenancy, che consente di creare un vero e proprio ambiente host e rende possibile la condivisione di risorse dei servizi tra più clienti (tenant), eseguendo il partizionamento dei dati in base alle sottoscrizioni al sito.
Account gestiti che consentono di rendere automatiche le modifiche delle password.
Windows PowerShell, la nuova interfaccia della riga di comando che offre un linguaggio di script progettato appositamente per gli amministratori di sistema.
Se non si dispone di un piano di governance, la crescita rapida e incontrollata di server Web gestiti individualmente che eseguono SharePoint Server può portare a risultati imprevisti, tra cui i seguenti:
Server isolati che ospitano un gruppo di siti organizzati in modo inesatto che non dispongono di un indice di ricerca, una struttura o uno schema di sicurezza comune. Se si desidera offrire supporto per la creazione di siti in modalità self-service, è necessario disporre di un piano relativo a eliminazione del contenuto e archiviazione del sito.
Server che ospitano applicazioni non sicure, che potrebbero compromettere l'integrità del contenuto.
Richieste di supporto tecnico per i server locali che eseguono SharePoint Server senza che siano disponibili competenze di un team di supporto.
Attività critiche, quali la conformità alle normative, che possono essere amministrate in modo incoerente nei diversi server.
Attività di manutenzione su base regolare, ad esempio backup e ripristino di dati o installazione degli aggiornamenti dei prodotti, che potrebbero non essere eseguite correttamente a causa di una formazione insufficiente o perché i server non sono configurati in modo coerente.
Modifiche alla proprietà del sito, che possono generare interrogativi sulla proprietà del contenuto o comportare il blocco del sito.
Con l'aumentare dell'utilizzo di SharePoint Server 2010 nell'organizzazione, è consigliabile che il reparto IT implementi servizi di hosting con una governance adeguata per rendere disponibile SharePoint Server 2010 e controllarne l'utilizzo e la configurazione.
Per ottenere soluzioni SharePoint Server 2010 efficaci e di semplice gestione, l'organizzazione deve considerare l'implementazione della governance in una o più delle aree seguenti:
Criteri di personalizzazione
SharePoint Server 2010 include caratteristiche e funzionalità personalizzabili in più aree del prodotto, ad esempio business intelligence, moduli, flusso di lavoro e gestione dei contenuti. La personalizzazione introduce tuttavia rischi per quanto riguarda stabilità, manutenzione e sicurezza dell'ambiente SharePoint Server 2010. Per supportare la personalizzazione controllandone l'ambito, sviluppare criteri di personalizzazione in grado di prendere in considerazione gli aspetti seguenti:
Strumenti di personalizzazione approvati. È ad esempio possibile stabilire se consentire l'utilizzo di Microsoft SharePoint Designer 2010 e specificare quali elementi del sito possono essere personalizzati e da parte di chi.
Modalità di gestione del codice sorgente, ad esempio sistema di controllo del codice sorgente e standard per la documentazione del codice.
Standard di sviluppo, ad esempio procedure consigliate per la scrittura del codice.
Standard per il testing e la verifica.
Metodi di installazione e creazione di pacchetti obbligatori. È necessario controllare l'utilizzo di sandbox, tramite cui i proprietari dei siti possono ospitare soluzioni personalizzate in un contesto parzialmente attendibile, in modo che non influiscano sul resto dell'implementazione di SharePoint.
Tipi di personalizzazione supportati. Potrebbe ad esempio essere necessario consentire l'utilizzo di web part per integrare le applicazioni Microsoft Silverlight 3 con i siti di SharePoint.
Per ulteriori informazioni sui processi per la gestione delle personalizzazioni, vedere il white paper Criteri di personalizzazione di Prodotti e tecnologie SharePoint (le informazioni potrebbero essere in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=92311&clcid=0x410).
Personalizzazione
Se si progettano un'architettura delle informazioni e un set di siti da utilizzare nell'organizzazione, prendere in considerazione l'opportunità di includere la personalizzazione nel piano di governance. Un set formale di criteri di personalizzazione aiuta a garantire un utilizzo coerente, nei siti, di immagini, tipi di carattere, temi e altri elementi di progettazione definiti dall'organizzazione. SharePoint Server 2010 consente, ad esempio, di importare un tema di Microsoft PowerPoint 2010 direttamente in un sito di SharePoint, in modo che il tema venga applicato automaticamente a tutti i siti secondari.
Formazione
Sebbene SharePoint Server 2010 disponga di un'interfaccia intuitiva basata sul Web e includa una Guida, l'utilizzo e soprattutto l'amministrazione di siti basati su SharePoint Server 2010 possono risultare complessi per alcuni utenti. Il set di criteri di governance implementati dalle divisioni IT e aziendali, inoltre, può richiedere che vengano offerte ulteriori informazioni. Se gli utenti vengono formati in modo adeguato, il grado di soddisfazione relativo all'implementazione di SharePoint Server 2010 risulterà superiore e si ridurranno i costi di supporto.
Utenti che devono determinare i criteri di governance
Per una corretta distribuzione di SharePoint Server 2010 sono necessarie una comunicazione continuativa e la collaborazione tra responsabili aziendali, professionisti IT e Information Worker. Quando si crea un comitato addetto alla governance, è necessario includere rappresentanti del maggior numero possibile dei gruppi e dei ruoli seguenti:
Nota
Nell'organizzazione potrebbe non essere presente un ruolo equivalente o potrebbe venire utilizzato un titolo diverso.
Parti interessate con posizioni dirigenziali: i dirigenti chiave devono definire gli obiettivi generali del comitato addetto alla governance, presentarli con autorità e valutare periodicamente l'efficacia delle procedure e dei criteri implementati.
Parti interessate responsabili dell'aspetto finanziario: i responsabili finanziari devono fare in modo che le regole e i processi di governance contribuiscano a incrementare il rendimento dell'investimento dell'organizzazione in Prodotti e tecnologie SharePoint.
Responsabili IT: i responsabili IT devono sviluppare offerte di servizi proprie e determinare in che modo raggiungere gli obiettivi legati alle responsabilità nel settore IT, ad esempio l'aumento della sicurezza e il mantenimento dell'affidabilità, offrendo, nello stesso tempo, le caratteristiche richieste dai team dell'organizzazione.
Responsabili delle divisioni aziendali: i responsabili delle divisioni aziendali rappresentano i team che eseguono il lavoro principale nell'organizzazione e definiscono i requisiti architetturali e funzionali della distribuzione di SharePoint Server 2010. Devono collaborare con gli architetti delle informazioni per determinare l'architettura delle informazioni e gli standard di tassonomia dell'organizzazione, nonché con i responsabili IT per definire contratti di servizio e altri criteri di supporto.
Architetti delle informazioni o responsabili della tassonomia: i membri di questi gruppi hanno ampia esperienza nella pianificazione e nella progettazione di tassonomie e sistemi informativi. In base all'analisi delle necessità informatiche del gruppo di destinatari, si occupano dello sviluppo di piani a supporto degli obiettivi dell'organizzazione e definiscono la struttura e l'architettura dei siti.
Responsabili della conformità: tra gli obiettivi della governance vi è quello di garantire che un'organizzazione soddisfi i requisiti normativi e legali e gestisca le conoscenze aziendali. Se nell'organizzazione sono presenti ruoli responsabili della conformità o di eseguire la supervisione legale, includere i rappresentanti di queste discipline nel comitato addetto alla governance.
Responsabili dello sviluppo: i responsabili dell'organizzazione di sviluppo software devono contribuire a determinare gli strumenti di personalizzazione approvati, le modalità di verifica della sicurezza del codice e altre procedure consigliate relative al codice.
Information Worker: i membri dell'organizzazione addetti al lavoro quotidiano devono contribuire ad assicurare che l'architettura delle informazioni e i servizi di SharePoint Server 2010 soddisfino le esigenze.
Insegnanti: gli esperti di didattica devono essere responsabili dello sviluppo di un piano di formazione e dello svolgimento di tutte le attività educative e di formazione appropriate.
Metodi di implementazione della governance
Un piano di governance efficace è in grado di anticipare le esigenze e gli obiettivi dei team IT e delle divisioni dell'organizzazione. Poiché ogni organizzazione ha caratteristiche uniche, è necessario determinare il metodo migliore di implementazione di un piano di governance in grado di adattarsi all'ambiente.
Prendere in considerazione le fasi di implementazione di governance suggerite di seguito per l'organizzazione:
Determinare i principi e gli obiettivi iniziali.
Il comitato addetto alla governance deve sviluppare una visione, criteri e standard di governance che possano essere misurati per tenere traccia della conformità e quantificare i benefici per l'organizzazione. Il piano deve ad esempio identificare i requisiti di erogazione dei servizi della distribuzione di SharePoint Server 2010, sia dal punto di vista tecnico che commerciale.
Classificare il contenuto e le informazioni aziendali.
Organizzare le informazioni in base a una tassonomia esistente oppure creare una tassonomia personalizzata che includa tutto il contenuto necessario per la soluzione aziendale. Dopo avere organizzato le informazioni, progettare un'architettura delle informazioni per gestire il contenuto aziendale. Determinare quindi i servizi IT più appropriati per supportare tale architettura.
Sviluppare una strategia di formazione.
Dopo il piano di governance stesso, il fattore umano rappresenta l'aspetto maggiormente determinante per la riuscita di una distribuzione di SharePoint Server 2010. Un piano di formazione completo deve illustrare l'utilizzo di SharePoint Server 2010 in base alle procedure e agli standard implementati e deve aiutare a comprendere l'importanza di tali procedure e standard. Il piano deve includere il tipo di formazione necessario per gruppi di utenti specifici e descrivere gli strumenti di formazione appropriati. Il reparto IT potrebbe, ad esempio, gestire una pagina di domande frequenti sulle offerte di servizi per SharePoint Server 2010 oppure la divisione aziendale potrebbe offrire corsi di formazione online in cui viene illustrato come configurare e utilizzare un nuovo processo di gestione dei documenti.
Sviluppare un piano continuativo.
Una governance adeguata deve essere continuativa, pertanto il comitato addetto alla governance deve riunirsi a intervalli regolari per occuparsi dell'inserimento di nuovi requisiti nel piano di governance, della rivalutazione e della modifica dei principi di governance o della risoluzione di conflitti tra le divisioni aziendali per le risorse IT. Il comitato deve presentare report regolari ai relativi sponsor esecutivi, per promuovere il senso di responsabilità e aiutare a garantire la conformità nell'intera organizzazione. Tenere presente che, sebbene questo processo possa sembrare laborioso, l'obiettivo è quello di migliorare il rendimento dell'investimento in SharePoint Server 2010, sfruttare al meglio la soluzione SharePoint Server 2010 e aumentare la produttività dell'organizzazione.