Pianificare la raccolta dei record (SharePoint Server 2010)

Si applica a: SharePoint Server 2010

Ultima modifica dell'argomento: 2016-11-30

Dopo aver sviluppato un piano di archiviazione e aver progettato la soluzione di gestione dei record in SharePoint Server 2010, è necessario pianificare la trasformazione in record dei documenti cartacei ed elettronici attivi dell'organizzazione. In questo articolo vengono esaminate le tecniche che è possibile utilizzare per dichiarare i documenti attivi come record e viene suggerito un metodo per pianificare la trasformazione degli elementi del piano di archiviazione in record.

Contenuto dell'articolo:

• Tecniche per convertire documenti attivi in record

• Completamento del piano

Tecniche per convertire documenti attivi in record

Per convertire i documenti attivi in record, è possibile utilizzare le tecniche seguenti:

• Dichiarazione manuale di un documento come record utilizzando un sito Web basato su Microsoft SharePoint Server.

• Definizione di criteri per dichiarare un documento come record o inviare un documento al sito Centro record a un'ora specificata.

• Creazione di un flusso di lavoro per l'invio di un documento a un sito Centro record.

• Utilizzo di una soluzione personalizzata basata sul modello a oggetti SharePoint Server.

Creazione manuale di record

Se per una raccolta documenti è abilitata la gestione dei record sul posto, gli utenti possono dichiarare esplicitamente come record un documento della raccolta modificandone i dettagli relativi alla conformità. Quando abilita la gestione dei record sul posto, l'amministratore della raccolta siti specifica chi può dichiarare e annullare la dichiarazione di record, nonché se gli utenti possono modificare o eliminare i documenti convertiti in record.

Se è stata creata una connessione al sito Centro record, gli utenti possono inviare manualmente documenti a tale sito tramite il comando Invia a. Quando un amministratore di farm configura una connessione al sito Centro record, questo comando diventa disponibile in tutti i documenti attivi. A seconda della modalità di configurazione della connessione, i documenti possono essere copiati o spostati nel sito Centro record oppure spostati nel sito Centro record mantenendo un collegamento al documento.

L'invio manuale di record al sito Centro record non costituisce una soluzione pratica adottabile su vasta scala, tuttavia può essere utilizzato a complemento di altri metodi per la creazione di record.

Definizione di criteri

È possibile utilizzare criteri di conservazione per specificare le azioni da eseguire sui documenti in momenti specifici. Le azioni dei criteri verranno eseguite automaticamente e non dovranno essere avviate dagli utenti.

Due azioni dei criteri sono correlate specificamente alla gestione dei criteri, ovvero il trasferimento di un documento in un'altra posizione e la dichiarazione di un documento come record. Se esiste una connessione a un sito Centro record, è possibile creare criteri per l'invio di documenti a un tale sito. Nei criteri viene inoltre specificato se copiare il documenti nel sito Centro record, se spostarlo oppure se spostarlo lasciando un collegamento nella raccolta documenti. Se per il sito è abilitata la gestione dei record sul posto, è possibile creare criteri per dichiarare un documento come record. È inoltre possibile utilizzare il modello a oggetti SharePoint Server per creare un'azione personalizzata.

I criteri di conservazione possono prevedere più fasi. È ad esempio possibile creare criteri di conservazione per eliminare tutte le versioni precedenti di un documento una volta trascorso un anno dall'ultima modifica e trasferire il documento a un sito Centro record cinque anni dopo l'ultima modifica.

Se per un sito è abilitata la gestione dei record sul posto, il sito può contenere sia documenti attivi che record. In tal caso, è possibile specificare criteri di conservazione diversi per documenti attivi e record. È ad esempio possibile creare criteri per dichiarare come record un documento attivo due anni dopo la creazione e creare altri criteri per eliminare un record sette anni dopo essere stato dichiarato come tale.

Creazione di un flusso di lavoro

Quando si utilizza Microsoft Office SharePoint Designer per creare un flusso di lavoro, è possibile aggiunge un'azione per inviare un elemento a un archivio. Utilizzando questa azione è possibile creare flussi di lavoro per inviare documenti a un sito Centro record. È inoltre possibile includere altre azioni nel flusso di lavoro, ad esempio creare un flusso di lavoro per inviare un messaggio di posta elettronica all'autore di un documento per richiedere l'approvazione e quindi inviare il documento a un sito Centro record. È infine possibile combinare criteri e flussi di lavoro creando criteri di conservazione che eseguono il nuovo flusso di lavoro un anno dopo la creazione del documento.

È inoltre possibile utilizzare il modello a oggetti SharePoint Server per creare un flusso di lavoro personalizzato per la copia dei file nel sito Centro record. È quindi possibile integrare nel sistema di gestione dei documenti un flusso di lavoro per l'invio dei file al sito Centro record nell'ambito di un flusso di lavoro per la gestione del ciclo di vita di un documento. Per i tipi di documento con un ciclo di vita prevedibile, ad esempio le note spese, è possibile implementare un flusso di lavoro per la gestione del documento nelle varie fasi e che termina con l'invio di una copia del documento al sito Centro record. Il flusso di lavoro può essere attivato dalla creazione di un nuovo documento.

Utilizzo di una soluzione personalizzata

È possibile sviluppare soluzioni personalizzate per utilizzare gli oggetti nello spazio dei nomi Microsoft.Office.RecordsManagement.OfficialFileWSProxy e inviare al sit Centro record contenuto di altre origini dati. Per ulteriori informazioni su come implementare soluzioni personalizzate tramite il modello a oggetti di SharePoint Server 2010, vedere l'SDK (Software Development Kit) (le informazioni potrebbero essere in lingua inglese) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=166117&clcid=0x410) di SharePoint Server 2010.

Completamento del piano

Dopo aver sviluppato il piano di archiviazione e aver esaminato i metodi per lo spostamento del contenuto nel sito Centro record, è possibile completare il piano determinando il metodo di invio di ogni tipo di record al sito Centro record. I fattori da prendere in considerazione sono i seguenti:

• La conformità è imposta o volontaria?

• È possibile contare sulla collaborazione degli utenti all'interno dell'organizzazione per garantire la conformità ai processi di gestione dei record? In generale, è preferibile evitare processi manuali. Se tuttavia sono necessari, approntare una formazione adeguata e misure di monitoraggio appropriate per garantire la conformità del team.

• Il contenuto verrà archiviato in server Document Management di SharePoint Server 2010?

• Si intende mantenere il contenuto fisico? La gestione del contenuto fisico attivo, ad esempio documenti cartacei o CD-ROM, e il relativo invio a una cassaforte dei record per la conservazione (unitamente alla gestione del record in un sito Centro record) richiede una speciale pianificazione non illustrata nel presente argomento. Se ad esempio non esiste nessuna versione elettronica di un documento cartaceo, potrebbe essere necessario tenere traccia dell'elemento utilizzando un elenco e i relativi criteri e flussi di lavoro associati. Per una descrizione completa delle strategie e delle tecniche per la gestione di un record fisico, sia mentre è attivo che quando viene inviato al sito Centro record, vedere l'argomento Pianificazione dei record fisici (SharePoint Server 2010).

Nella tabella seguente vengono illustrati gli spostamenti di alcuni record di un piano di archiviazione in un sito Centro record:

See Also

Concepts

Aggiungere, modificare o eliminare una connessione a un archivio di documenti o a un Centro record (SharePoint Server 2010)
Creare un piano di archiviazione per la gestione dei record in SharePoint Server 2010
Pianificazione dei record fisici (SharePoint Server 2010)