Utilizzo di un archivio di record rispetto alla gestione di record in posizione (SharePoint Server 2010)

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Si applica a: SharePoint Server 2010

Ultima modifica dell'argomento: 2016-11-30

Prima del rilascio di Microsoft SharePoint Server 2010, per gestire i record era necessario creare un sito Centro record da utilizzare come archivio e quindi copiare i documenti nell'archivio quando diventavano record. Il fatto che un documento fosse oppure un meno un record veniva determinato in base alla relativa presenza nell'archivio dei record o in un'altra posizione.

In Microsoft SharePoint Server 2010 è possibile gestire i record in un apposito archivio oppure nello stesso archivio utilizzato per i documenti attivi. Grazie al nuovo approccio di Microsoft SharePoint Server 2010, quando si dichiara che un documento è diventato un record, il record rimane nella posizione corrente, ma viene gestito da Microsoft SharePoint Server 2010 come record. Ad esempio, dopo che un documento è stato dichiarato come record, i relativi criteri di conservazione potrebbero cambiare, altrimenti gli utenti potrebbero non essere in grado di modificarlo.

È anche possibile adottare un approccio ibrido, ad esempio mantenere i record nella stessa posizione insieme ai documenti attivi per due anni e quindi spostare i record in un apposito archivio al termine di un progetto.

Per stabilire se gestire i record in un centro record separato oppure nello stesso sito di collaborazione in cui vengono creati i documenti, valutare quanto segue:

  • L'appropriatezza della governance del sito di collaborazione per la gestione dei record, eventuali regolamenti o normative che impongono la separazione dei record dai documenti attivi per il proprio settore e la possibilità di affidare all'amministratore di un sito di collaborazione la gestione di un sito contenente record. Potrebbe essere opportuno archiviare i record in un sito in cui viene utilizzato un accesso più limitato rispetto al sito di collaborazione oppure in un sito con una pianificazione di backup diversa.

  • Il periodo di tempo per cui verrà utilizzato il sito di collaborazione. Se i record dovranno essere mantenuti per un periodo più lungo rispetto alla durata del progetto, la scelta di una strategia di gestione dei record nella stessa posizione implica di dover mantenere il sito di collaborazione anche quando non verrà più utilizzato.

  • La frequenza con cui i membri del progetto avranno necessità di accedere ai documenti dopo che saranno diventati record. Se si utilizza un approccio di gestione nella stessa posizione, i membri del progetto potranno accedere ai documenti allo stesso modo indipendentemente dal fatto che siano documenti attivi o record.

  • I dati di cui si occupano i responsabili della gestione dei record nella propria organizzazione, ovvero solo i record oppure tutte le informazioni indipendentemente dal fatto che siano attive oppure record. Se i responsabili della gestione dei record si occupano solo dei record ufficiali, l'utilizzo di un centro record separato potrebbe risultare più semplice.

Nella tabella seguente vengono illustrate le differenze esistenti tra le operazioni che è possibile eseguire sui record in un centro record e sui record gestiti nella stessa posizione in un sito di collaborazione. Le differenze sono presentate dal punto di vista sia dei responsabili della gestione dei record che dei dipendenti facenti parte del team di un progetto.

Differenze esistenti tra l'utilizzo di un archivio dei record e la gestione dei record nella stessa posizione

Fattore Archivio record Record in posizione

Gestione dei criteri di conservazione dei record

I nuovi record vengono inseriti automaticamente da Content Organizer nella cartella corretta del piano di archiviazione in base ai metadati.

È possibile impostare criteri diversi per i record e i documenti attivi in base alla posizione o al tipo di contenuto corrente.

Possibilità di limitare gli utenti autorizzati a visualizzare i record

Sì. L'archivio consente di specificare autorizzazioni per il record.

No. Le autorizzazioni non cambiano quando un documento diventa un record. È tuttavia possibile limitare gli utenti autorizzati a modificare ed eliminare record.

Grado di difficoltà dell'individuazione dei record (per responsabili della gestione dei record)

Basso. Tutti i record si trovano nella stessa posizione.

Alto. I record sono distribuiti tra più siti di collaborazione.

Mantenimento di tutte le versioni dei documenti come record

L'utente deve inviare in modo esplicito ogni versione di un documento all'archivio.

Se è attivato il controllo delle versioni, avviene in modo automatico.

Grado di difficoltà dell'individuazione delle informazioni (per i collaboratori dei team)

Alto, sebbene sia possibile aggiungere un collegamento al documento nel sito di collaborazione quando il documento diventa un record.

Basso.

Quantità di dati nel sito di collaborazione

Il sito di collaborazione contiene solo i documenti attivi.

Il sito di collaborazione contiene i documenti attivi e inattivi (i record), sebbene sia possibile creare visualizzazioni contenenti solo i record.

Possibilità di controllare i record

Sì.

Dipende dai criteri di controllo del sito di collaborazione.

Ambito di eDiscovery

I documenti attivi e i record vengono cercati separatamente.

Le ricerche di eDiscovery includono sia i record che i documenti attivi.

Sicurezza amministrativa

Un responsabile della gestione dei record può gestire l'archivio dei record.

Gli amministratori dei siti di collaborazione dispongono dell'autorizzazione per la gestione dei record e dei documenti attivi.

Nella tabella seguente vengono illustrate le differenze esistenti tra i due approcci di gestione dei record che potrebbero influire sulla gestione delle risorse IT.

Differenze a livello di risorse esistenti tra l'utilizzo di un archivio dei record e la gestione dei record nella stessa posizione

Fattore Archivio record Record in posizione

Numero di siti da gestire

Elevato numero di siti, determinato da un archivio separato oltre ai siti di collaborazione.

Ridotto numero di siti.

Scalabilità

Le dimensioni dei database nei siti di collaborazione non destano preoccupazione.

Viene raggiunta prima la dimensione massima delle raccolte siti.

Facilità di gestione

Sito o farm separata per i record.

Non sono richieste operazioni di provisioning aggiuntive oltre a quanto necessario per i siti contenenti documenti attivi.

Archiviazione

È possibile archiviare i record in supporti di tipo diverso.

I documenti attivi e i record vengono archiviati insieme.