Panoramica dei metadati gestiti
Si applica a: SharePoint Server 2010
Ultima modifica dell'argomento: 2016-11-30
I metadati gestiti costituiscono un insieme gerarchico di termini gestiti a livello centrale che possono essere definiti e quindi utilizzati come attributi per gli elementi di Microsoft SharePoint Server 2010.
In questo articolo vengono illustrati i concetti fondamentali relativi ai metadati gestiti e il modo in cui è possibile utilizzarli. Per illustrare tali concetti, all'interno dell'articolo viene utilizzato un esempio. Nella sezione finale vengono descritti alcuni vantaggi dell'integrazione dei metadati gestiti in una soluzione di SharePoint Server 2010.
Contenuto dell'articolo:
Informazioni sui metadati gestiti
Utilizzo dei metadati gestiti
Vantaggi dell'utilizzo dei metadati gestiti
Informazioni sui metadati gestiti
In questa sezione vengono definiti alcuni concetti chiave dei metadati gestiti.
Termini e set di termini
Un termine è una parola o una frase che può essere associata a un elemento di SharePoint Server 2010. Un set di termini è un insieme di termini correlati. È possibile specificare che una colonna di Microsoft SharePoint Server debba contenere un termine di uno specifico set di termini. I metadati gestiti rappresentano un modo di indicare che i termini e i set di termini possono essere creati e gestiti indipendentemente rispetto alle colonne stesse.
I set di termini locali vengono creati nel contesto di una raccolta siti. Se ad esempio si aggiunge una colonna a un elenco in una raccolta documenti e si crea un nuovo set di termini a cui associare la colonna, il nuovo set di termini è locale rispetto alla raccolta siti contenente la raccolta documenti.
I set di termini globali vengono creati all'esterno del contesto di una raccolta siti. L'amministratore dell'archivio termini ad esempio può creare un gruppo di set di termini denominato "Risorse umane" e scegliere una persona che gestisca tale gruppo. Il responsabile della gestione del gruppo può quindi creare set di termini relativi alle risorse umane, ad esempio per le posizioni lavorative e le scale retributive, nel gruppo di set di termini Risorse umane.
Gli utenti possono visualizzare esclusivamente set di termini globali e set di termini locali della propria raccolta siti.
Si supponga ad esempio di dover organizzare una conferenza. A ogni sessione della conferenza viene assegnata una sala e, per le sessioni più estese, viene inoltre assegnata una sala secondaria in cui i partecipanti che non trovano posto nella sala principale possano seguire i lavori su schermi di grandi dimensioni. Si decide quindi di tenere traccia di tutte le sessioni e dei dettagli a esse associati in un elenco di SharePoint Server.
Per tenere traccia delle sessioni e delle sale conferenze in cui si svolgono, è necessario:
Creare un set di termini denominato "Sale conferenze" per rappresentare tutte le sale disponibili.
Aggiungere al set di termini un termine per ogni sala conferenze.
Creare un tipo di contenuto denominato "Sessione".
Aggiungere al tipo di contenuto due nuove colonne denominate "Sala" e "Sala secondaria".
Specificare che il valore di ognuna di queste colonne debba provenire dal set di termini "Sale conferenze".
Creare un elenco delle sessioni.
In questo esempio, ogni volta che si aggiunge una sessione all'elenco, si specificano i valori relativi alla sala e alla sala secondaria. Se successivamente si decide di riservare un'ulteriore sala presso il centro conferenze, sarà necessario aggiungere un nuovo termine al set di termini Sale conferenze, che diventerà un valore valido per le due colonne.
Termini gestiti, parole chiave aziendali e archivio termini
È possibile dividere i termini in due tipi:
I termini gestiti, che generalmente sono predefiniti, possono essere creati solo da utenti che dispongono di autorizzazioni appropriate e vengono spesso organizzati in una gerarchia.
Le parole chiave aziendali sono semplici parole o frasi che sono state aggiunte a elementi di SharePoint Server 2010. Tutte le parole chiave aziendali fanno parte di un unico set di termini non gerarchico denominato set di parole chiave.
I termini gestiti e le parole chiave aziendali vengono utilizzati in modi diversi. Per ulteriori informazioni, vedere la sezione "Utilizzo dei termini" più avanti in questo argomento.
Nota
La parola "gestito" viene spesso omessa facendo riferimento ai termini gestiti quando il significato risulta chiaro dal contesto.
I termini gestiti e le parole chiave aziendali vengono archiviati in un database definito archivio termini.
Utilizzo dei metadati gestiti
Nelle sezioni seguenti vengono descritte le modalità di creazione e utilizzo dei termini. Per illustrare i diversi concetti, in queste sezioni viene utilizzato l'esempio delle sale conferenze.
Creazione di termini
In SharePoint Server 2010 è incluso lo Strumento di gestione archivio termini, che consente di creare e gestire i set di termini. Se si dispone delle autorizzazioni appropriate, è possibile utilizzare tale strumento per gli scopi seguenti:
Creare o eliminare un set di termini.
Aggiungere, modificare o eliminare termini.
Disporre in una gerarchia i termini gestiti di un set di termini.
Definire sinonimi.
Importare termini.
Trasformare le parole chiave aziendali in termini gestiti spostandole in un set di termini.
Esempio:
Per organizzare le sessioni della conferenza, iniziare a utilizzare lo Strumento di gestione archivio termini per definire un set di termini che rappresenti tutte le sale conferenze. Utilizzare quindi lo stesso strumento per aggiungere al set di termini un termine per ogni sala. Definire il set di termini e i termini seguenti:
Sale conferenze (set di termini)
Sala da ballo nuova
Sala 256
Sala 270
Sala da ballo martedì grasso
Sala 287
Sala 391
Sala 348b
Salone C
Salone D
Sala 348a
Auditorium C
Auditorium D
Auditorium E
Sala 354
Sala 355
Sala 293
Il set di termini inizia a diventare scomodo, in quanto è necessario scorrere un elenco piuttosto lungo ogni volta che si deve individuare una sala conferenze. Si decide quindi di riorganizzare il set di termini in base all'ala del centro conferenze in cui si trovano le diverse sale. Il nuovo set di termini e i termini presentano ora la struttura seguente:
Sale conferenze (set di termini)
Auditorium
Auditorium C
Auditorium D
Auditorium E
Saloni
Salone A
Salone B
Salone C
Salone D
Sale da ballo
Sala da ballo nuova
Sala da ballo martedì grasso
Secondo piano
Sala 256
Sala 270
Sala 287
Sala 293
Terzo piano
Sala 348a
Sala 348b
Sala 354
Sala 355
Sala 391
Poiché i termini "Auditorium", "Saloni", "Secondo piano" e "Terzo piano" vengono utilizzati solo per raggruppare altri termini e non rappresentano sale effettive in cui possono svolgersi le sessioni, non è necessario renderli disponibili per la selezione da parte degli utenti.
Utilizzo dei termini
Una colonna è una posizione di un elenco in cui archiviare informazioni su un elemento di SharePoint Server. Quando si definisce una colonna, si specifica il nome e il tipo della colonna e si includono informazioni aggiuntive che dipendono dal tipo di colonna.
SharePoint Server 2010 introduce un nuovo tipo di colonna denominato metadati gestiti. Quando si crea una colonna di metadati gestiti, si specifica il set di termini da cui deve provenire il valore della colonna. Se si desidera che gli utenti aggiungano informazioni per gli elementi dell'elenco (inclusi i documenti) e i valori validi per le informazioni sono contenuti in un set di termini, utilizzare la colonna dei metadati gestiti. Creare un nuovo tipo di contenuto o modificarne uno esistente e aggiungere la colonna dei metadati gestiti al tipo di contenuto.
Esempio:
Creare un nuovo tipo di contenuto denominato "Sessione" per rappresentare le singole sessioni. Poiché alle sessioni della conferenza saranno associate una sala e una sala secondaria, aggiungere colonne per ognuno di questi attributi. Aggiungere perciò una colonna denominata "Sala", selezionare Metadati gestiti come tipo di colonna, selezionare il set di termini "Sale conferenze" come origine da cui devono provenire i valori per la colonna "Sale" e indicare che la colonna può contenere un solo valore. Creare quindi un'ulteriore colonna denominata "Sala secondaria" e mapparla allo stesso set di termini. Dal momento che non a tutte le sessioni è associata una sala secondaria, specificare che non è obbligatorio che in tale colonna siano presenti informazioni. Poiché inoltre vi possono essere più sale secondarie, indicare che la colonna può contenere più valori.
Le definizioni delle due colonne vengono riepilogate nella tabella seguente.
| Nome colonna | Set di termini | È obbligatorio un valore? | Consente più valori? |
|---|---|---|---|
Sala |
Sale conferenze |
Sì |
No |
Sala secondaria |
Sale conferenze |
No |
Sì |
Creare infine un elenco delle sessioni.
Inserimento di termini
Quando un utente crea o carica un nuovo elemento di SharePoint Server che prevede colonne per le quali è necessario immettere un valore, l'utente deve inserire un valore. Se il tipo di colonna è di metadati gestiti, viene visualizzato il controllo dei metadati gestiti e l'utente interagisce con questo controllo per inserire il valore.
Il controllo dei metadati gestiti consente agli utenti di digitare il valore o di selezionarlo spostandosi nella gerarchia del set di termini associato alla colonna. Se l'utente inizia a digitare un valore, verranno visualizzati tutti i termini del set associato che iniziano con i caratteri digitati. Il nome del set di termini e la posizione del termine nella gerarchia vengono indicati con il termine stesso.
Se la definizione della colonna consente l'inserimento di più valori, l'utente può selezionare più di un termine. Se sia il set di termini che la definizione della colonna consentono l'aggiunta di nuovi termini, l'utente può anche creare un nuovo termine e inserirlo nella posizione appropriata all'interno della gerarchia del set di termini.
Esempio:
Un amministratore della conferenza aggiunge una nuova sessione. In SharePoint Server viene perciò visualizzato un modulo con un campo per ogni colonna associata al tipo di contenuto Sessione. Quando l'amministratore crea la sessione programmatica, nel campo Sala viene visualizzata la gerarchia di termini del set di termini Sale conferenze ed egli quindi seleziona Sala da ballo nuova.
L'amministratore non ricorda quale auditorium venga utilizzato come sala secondaria per la sessione programmatica, ma sa che è quello centrale. Digita aud e quindi come opzioni vengono visualizzati i termini seguenti:
Auditorium C [Sale conferenze: Auditorium]
Auditorium D [Sale conferenze: Auditorium]
Auditorium E [Sale conferenze: Auditorium]
L'amministratore seleziona Auditorium D.
Immissione di parole chiave aziendali
In SharePoint Server 2010 è inclusa una colonna predefinita denominata Parole chiave aziendali, che può essere aggiunta ai tipi di contenuto. Quando un utente aggiunge un valore alla colonna Parole chiave aziendali, viene visualizzato il controllo delle parole chiave aziendali e l'utente interagisce con il controllo per immettere il valore. Il controllo delle parole chiave aziendali funziona in maniera analoga al controllo dei metadati gestiti, ad eccezione del fatto che il controllo delle parole chiave aziendali consente agli utenti di selezionare parole chiave aziendali e termini gestiti.
Quando l'utente inizia a digitare un valore, dai set di termini globali e dai set di termini locali della raccolta siti dell'utente vengono visualizzati tutti i termini che cominciano con i caratteri digitati. Vengono inoltre visualizzati il set di termini in cui è presente il termine e la posizione del termine all'interno della gerarchia. In genere è possibile anche immettere una nuova parola chiave aziendale. Se l'utente immette una nuova parola chiave aziendale, questa viene aggiunta al set di parole chiave.
La colonna Parole chiave aziendali consente l'immissione di più valori per impostazione predefinita.
Esempio:
Un amministratore della conferenza aggiunge una nuova sessione per rappresentare il party di benvenuto per tutti i partecipanti. Il party si terrà presso il Circolo martedì grasso, che è un luogo di ritrovo esterno. Poiché tale circolo non fa parte del set di termini Sale conferenze, l'amministratore non può selezionarlo come valore per il campo Sala. L'amministratore desidera tuttavia includere tale ubicazione, in modo che gli altri amministratori possano trovare questa sessione ricercando la frase "Circolo martedì grasso". L'amministratore quindi nota che nel tipo di contenuto Sessione è inclusa la colonna Parole chiave aziendali e decide di aggiungere il luogo di ritrovo come parola chiave aziendale.
L'amministratore inizia a digitare il nome del luogo di ritrovo nel campo della parola chiave aziendale. Dopo avere digitato Sala da ballo mar, vengono visualizzate le opzioni seguenti:
Sala da ballo martedì grasso [Sala conferenze: Sala da ballo]
Crea nuovo
L'amministratore seleziona Crea nuovo e crea la parola chiave aziendale Circolo martedì grasso, che viene quindi aggiunta sia alla colonna Parole chiave aziendali dell'elemento di elenco che al set di parole chiave.
Vantaggi dell'utilizzo dei metadati gestiti
In questa sezione vengono descritti alcuni dei vantaggi legati all'utilizzo dei metadati gestiti.
Utilizzo più coerente della terminologia
I metadati gestiti favoriscono un utilizzo più coerente dei termini, nonché delle parole chiave aziendali che vengono aggiunte agli elementi di SharePoint Server. È possibile impostare termini predefiniti e consentire solo agli utenti autorizzati di aggiungere nuovi termini. È inoltre possibile impedire agli utenti di aggiungere proprie parole chiave aziendali agli elementi e imporre l'utilizzo di quelle esistenti. I metadati gestiti garantiscono altresì una maggiore accuratezza in quanto presentano solo un elenco di termini corretti tra i quali gli utenti possono selezionare i valori. Poiché le parole chiave aziendali sono anche un tipo di metadati gestiti, è possibile beneficiare di una maggiore coerenza persino tra le parole chiave aziendali che gli utenti applicano agli elementi.
Poiché i metadati vengono utilizzati in modo più coerente, è possibile garantire con maggiore sicurezza che siano corretti. Quando si utilizzano i metadati per automatizzare i processi aziendali, ad esempio posizionando i documenti in file diversi del Centro record in base al valore del relativo attributo di reparto, è possibile essere sicuri che i metadati siano stati creati da utenti autorizzati e che il valore dell'attributo di reparto sia sempre uno dei valori validi.
Miglioramento dei risultati delle ricerche
Una semplice ricerca può offrire risultati più pertinenti se gli elementi presentano attributi coerenti.
Quando gli utenti applicano termini gestiti e parole chiave aziendali agli elementi, vengono indirizzati verso termini che sono già stati utilizzati. In alcuni casi, gli utenti potrebbero persino non essere in grado di immettere un nuovo valore. Poiché gli utenti vengono orientati verso uno specifico set di termini, è più probabile che tali termini vengano applicati agli elementi anziché dei sinonimi. È molto più probabile quindi che la ricerca di un termine gestito o di una parola chiave aziendale offra risultati più pertinenti.
Dinamicità
Nelle versioni precedenti di SharePoint Server, per fare in modo che il valore di un attributo fosse limitato a un determinato set di valori, si crea una colonna di tipo "scelta" e quindi si specifica un elenco di valori validi. Per aggiungere un nuovo valore al set di scelte, è necessario modificare ogni colonna che utilizza lo stesso set di valori.
Utilizzando i metadati gestiti in SharePoint Server 2010, è possibile separare il set di valori validi dalle colonne i cui valori devono appartenere a uno dei set di valori validi. Per aggiungere un nuovo valore, si aggiunge un termine al set di termini e tutte le colonne con mapping a tale set di termini utilizzeranno il set aggiornato di scelte.
L'utilizzo dei termini consente di mantenere gli elementi di SharePoint Server sincronizzati con le esigenze aziendali man mano che queste cambiano. Ad esempio, si supponga che al nuovo prodotto di un'azienda fosse stato assegnato un nome in codice nelle prime fasi di sviluppo e gli sia stato assegnato un nome ufficiale poco prima del suo lancio. Nel set di termini "prodotto" era stato incluso un termine per il nome in codice e gli utenti identificavano tutti i documenti correlati al prodotto utilizzando tale termine. Al momento del cambio del nome del prodotto è stato possibile modificare il termine e il relativo nome con il nome ufficiale del prodotto. Il termine viene applicato agli stessi elementi, ma il nome risulta ora aggiornato.