Personalizzare un criterio di archiviazione ed eliminazione per le cassette postali nell'organizzazione

Per conservare ed eliminare i messaggi di posta elettronica, è consigliabile usare i criteri di conservazione e le etichette di conservazione di Microsoft 365 anziché la gestione dei record di messaggistica precedente da Exchange Online. Tuttavia, un motivo valido per usare ancora questa funzionalità meno recente consiste nel spostare automaticamente i messaggi di posta elettronica dalla cassetta postale primaria di un utente alla cassetta postale di archiviazione. Potrebbe anche essere necessario usare MRM per applicare le impostazioni di conservazione ed eliminazione a cartelle specifiche nella cassetta postale, anziché all'intera cassetta postale.

Usare questo articolo come scenario di esempio per comprendere meglio questi due motivi validi per usare i criteri di conservazione mrm e i tag di conservazione. Per tutti gli altri scenari di conservazione ed eliminazione, usare i criteri di conservazione e le etichette di conservazione di Microsoft 365.

I passaggi di configurazione dello scenario di esempio richiedono la creazione di un criterio di conservazione mrm che verrà quindi assegnato alle cassette postali. Questo criterio sposta gli elementi nella cassetta postale di archiviazione di un utente dopo un periodo di tempo specificato ed elimina anche gli elementi dalla cartella Posta eliminata dopo aver raggiunto un limite di età specifico.

Le regole effettive che determinano quali elementi vengono spostati o eliminati e quando ciò accade sono chiamati tag di conservazione. I tag di conservazione sono collegati a un criterio di conservazione mrm, che a sua volta viene assegnato alla cassetta postale di un utente. Un tag di conservazione applica le impostazioni di conservazione a singoli messaggi e cartelle nella cassetta postale di un utente. Definisce quanto tempo rimane un messaggio nella cassetta postale e quale azione viene eseguita quando il messaggio raggiunge l'età di conservazione specificata. Quando un messaggio raggiunge l'età di conservazione, viene spostato nella cassetta postale di archiviazione dell'utente o eliminato.

Scenario di esempio per le istruzioni

La procedura descritta in questo articolo consente di configurare criteri di archiviazione e conservazione per un'organizzazione fittizia denominata Alpine House. Questa distribuzione di esempio richiede le attività seguenti:

• Passaggio 1: Abilitare una cassetta postale di archiviazione per ogni utente dell'organizzazione. Questa procedura offre agli utenti più spazio di archiviazione per le cassette postali ed è necessaria in modo che un criterio di conservazione possa spostare automaticamente gli elementi nella cassetta postale di archiviazione. Un utente può anche spostare manualmente gli elementi nella cassetta postale di archiviazione per l'archiviazione.

• Passaggio 2: Create due tag di conservazione personalizzati per eseguire le azioni seguenti:

  • Spostare automaticamente gli elementi che hanno 3 anni nella cassetta postale di archiviazione dell'utente. Lo spostamento di elementi nella cassetta postale di archiviazione libera spazio nella cassetta postale primaria di un utente.

  • Eliminare automaticamente gli elementi che hanno 5 anni dalla cartella Posta eliminata. In questo modo si libera anche spazio nella cassetta postale primaria dell'utente. Gli utenti avranno la possibilità di recuperare questi elementi, se necessario. Per altre informazioni, vedere il punto finale nella sezione Altre informazioni .

• Passaggio 3: Create un nuovo criterio di conservazione e aggiungervi i nuovi tag di conservazione personalizzati. Inoltre, si aggiungerà un tag di conservazione predefinito che non è possibile ottenere con un'etichetta di conservazione di Microsoft 365 consigliata perché sposta anche gli elementi nella cassetta postale di archiviazione. Si tratta di un tag personale per l'archiviazione dopo 1 anno che gli utenti possono assegnare agli elementi nella propria cassetta postale quando vogliono un periodo di archiviazione più breve rispetto al valore predefinito di 3 anni.

• Passaggio 4: Sostituire i criteri mrm predefiniti con i nuovi criteri di conservazione creati.

Facoltativamente, è anche possibile eseguire Managed Folder Assistant per applicare le nuove impostazioni e impostare i nuovi criteri di conservazione come predefiniti per l'organizzazione .

È possibile seguire alcuni o tutti i passaggi descritti in questo articolo per comprendere come configurare criteri di archiviazione ed eliminazione personalizzati per le cassette postali nell'organizzazione. È consigliabile testare questo processo in alcune cassette postali prima di implementarlo in tutte le cassette postali dell'organizzazione.

Prima di configurare i criteri di archiviazione ed eliminazione

• Per seguire questa configurazione di esempio, usare un ambiente di test isolato che non influirà sugli utenti sulla rete di produzione. Quindi, è possibile acquisire le conoscenze nella rete di produzione.

• Nell'ambiente di test isolato è consigliabile usare un account amministratore globale per poter eseguire tutti i passaggi per questo scenario di esempio. In un ambiente di produzione usare sempre ruoli amministrativi che concedono privilegi minimi.

• Quando si crea un nuovo account utente e si assegna all'utente una licenza Exchange Online, viene creata automaticamente una cassetta postale per l'utente. Quando la cassetta postale viene creata, viene assegnato automaticamente un criterio di conservazione predefinito, denominato Criteri MRM predefiniti. In questa distribuzione di esempio si creerà un nuovo criterio di conservazione mrm e quindi lo si assegnerà alle cassette postali utente, sostituendo i criteri mrm predefiniti. A una cassetta postale può essere assegnato un solo criterio di conservazione MRM alla volta.

• Per altre informazioni sui tag di conservazione e sui criteri di conservazione mrm in Exchange Online, vedere Tag di conservazione e criteri di conservazione e le istruzioni associate. Ad esempio:

  • Create criteri di conservazione per Exchange Online
  • Aggiungere o rimuovere tag di conservazione da un criterio di conservazione in Exchange Online

Passaggio 1: Abilitare le cassette postali di archiviazione per gli utenti

Il primo passaggio consiste nel garantire che ogni utente dell'organizzazione disponga di una cassetta postale di archiviazione. È necessario abilitare la cassetta postale di archiviazione di un utente in modo che, per lo scenario di esempio, un tag di conservazione con un'azione di conservazione "Sposta nell'archivio" possa spostare l'elemento dopo la scadenza dell'età di conservazione.

Per istruzioni su come abilitare le cassette postali di archiviazione, vedere Abilitare le cassette postali di archiviazione in Microsoft 365.

Passaggio 2: Create nuovi tag di conservazione per i criteri di archiviazione ed eliminazione

In questo passaggio verranno creati i due tag di conservazione personalizzati descritti in precedenza per lo scenario di esempio.

• Tag dei criteri predefiniti dell'archivio personalizzato, denominato "Alpine House 3 Year Move to Archive".
• Tag dei criteri di conservazione personalizzati configurato per la cartella Posta eliminata, che verrà denominato "Alpine House Deleted Items 5 Years Delete and Allow Recovery".

Per questa configurazione, è possibile usare il portale di Microsoft Purview o il Portale di conformità di Microsoft Purview.

1. A seconda del portale in uso, passare a una delle posizioni seguenti:

   • Accedere al portale> di Microsoft PurviewTag di conservazione MRM per la scheda > gestione del ciclo di vita dei dati(legacy).>

     Se la scheda della soluzione Gestione ciclo di vita dei dati non è visualizzata, selezionare Visualizza tutte le soluzioni e quindi Gestione del ciclo di vita dei dati nella sezione Governance dei dati .

   • Accedere ai tag Portale di conformità di Microsoft Purview>Solutions>Data lifecycle management>Exchange (legacy)>MRM Retention

   Viene visualizzato un elenco dei tag di conservazione per l'organizzazione.

Seguire le istruzioni dettagliate su come creare i tag di conservazione di esempio per lo scenario.

Create il tag dei criteri predefiniti dell'archivio personalizzato

Prima di tutto per lo scenario di esempio, si creerà un tag di criteri predefinito dell'archivio personalizzato (DPT) che sposterà gli elementi nella cassetta postale di archiviazione dopo 3 anni.

1. Nella pagina Tag di conservazione MRM selezionare + Nuovo tag e quindi nella pagina Nome tag digitare un nome per il nuovo tag di conservazione e una descrizione facoltativa che spiega lo scopo del tag di conservazione personalizzato.

   Per lo scenario di esempio, questo tag verrà denominato "Alpine House 3 Year Move to Archive".

2. Nella pagina Definisci come verrà applicato il tag selezionare Automaticamente per l'intera cassetta postale (impostazione predefinita).

3. Nella pagina Definisci impostazioni di conservazione completare i campi seguenti:

   1. Quando gli elementi raggiungono l'età seguente (in giorni) Immettere la durata del periodo di conservazione. Per questo scenario, gli elementi verranno spostati nella cassetta postale di archiviazione dopo 1095 giorni (3 anni).

   2. Per l'azione di conservazione Selezionare Sposta elemento da archiviare per spostare gli elementi nella cassetta postale di archiviazione alla scadenza del periodo di conservazione.

4. Selezionare Avanti, quindi esaminare e inviare per creare il DPT di archivio personalizzato.

Il nuovo DPT di archivio viene visualizzato nell'elenco dei tag di conservazione.

Create il tag dei criteri di conservazione personalizzati per la cartella Posta eliminata

Il secondo tag di conservazione da creare per lo scenario di esempio è un tag dei criteri di conservazione personalizzato (RPT) per la cartella Posta eliminata. Questo tag di conservazione eliminerà gli elementi nella cartella Posta eliminata dopo 5 anni e fornisce un periodo di ripristino in cui gli utenti possono usare lo strumento Ripristina elementi eliminati per recuperare un elemento.

1. Tornare alla pagina Tag di conservazione MRM selezionare + Nuovo tag e nella pagina Nome tag digitare un nome per il nuovo tag di conservazione e una descrizione facoltativa che spiega lo scopo del tag di conservazione personalizzato.

   Per lo scenario di esempio, questo tag verrà denominato "Alpine House Deleted Items 5 Years Delete and Allow Recovery".

2. Nella pagina Definisci come verrà applicato il tag selezionare Automaticamente cartella predefinita e quindi per l'opzione Applica tag a questa cartella selezionare Posta eliminata.

3. Nella pagina Definisci impostazioni di conservazione completare i campi seguenti:

   1. Quando gli elementi raggiungono l'età seguente (in giorni) Immettere la durata del periodo di conservazione. Per questo scenario, gli elementi verranno eliminati dopo 1825 giorni (5 anni).

   2. Per l'azione di conservazione Selezionare Elimina e consentire al ripristino di eliminare gli elementi alla scadenza del periodo di conservazione, ma consentire agli utenti di ripristinare un elemento eliminato entro il periodo di conservazione degli elementi eliminati (che per impostazione predefinita è 14 giorni).

4. Selezionare Avanti, quindi esaminare e inviare per creare il DPT di eliminazione personalizzato.

Il nuovo RPT viene visualizzato nell'elenco dei tag di conservazione.

Passaggio 3: Create un nuovo criterio di conservazione

Dopo aver creato i tag di conservazione personalizzati, il passaggio successivo per lo scenario di esempio consiste nel creare un nuovo criterio di conservazione e aggiungere i tag di conservazione. Si aggiungeranno i due tag di conservazione personalizzati creati nel passaggio 2 e un tag predefinito preconfigurato automaticamente. Nel passaggio 4 si assegnerà questo nuovo criterio di conservazione alle cassette postali degli utenti.

1. A seconda del portale in uso, passare a una delle posizioni seguenti:

   • Accedere al portale> di Microsoft PurviewCriteri di conservazione MRM delle schede > di gestione del ciclo di vita dei datiexchange (legacy).>

     Se la scheda della soluzione Gestione ciclo di vita dei dati non è visualizzata, selezionare Visualizza tutte le soluzioni e quindi Gestione del ciclo di vita dei dati nella sezione Governance dei dati .

   • Accedere ai criteri di conservazione MRM Portale di conformità di Microsoft Purview >Solutions>Data lifecycle Management>Exchange (legacy).>

2. Nella pagina Criteri di conservazione mrm selezionare Nuovo criterio.

3. Nella casella Nome digitare un nome per i nuovi criteri di conservazione; Ad esempio, criteri di eliminazione e archiviazione di Alpine House.

4. Selezionare + Aggiungi tag.

   Viene visualizzato un elenco dei tag di conservazione nell'organizzazione, che include i tag personalizzati creati nel passaggio 2.

5. Aggiungere i 3 tag di conservazione descritti in modo più dettagliato nella sezione Altre informazioni :

   • Alpine House 3 Year Move to Archive : tag dei criteri predefiniti per l'archivio personalizzato creato nel passaggio 2 di queste istruzioni
   • Alpine House Deleted Items 5 Years Delete and Allow Recovery : tag personalizzato per la cartella Posta eliminata creata nel passaggio 2 di queste istruzioni
   • Passaggio personale di 1 anno all'archivio : tag predefinito preconfigurato

   Per aggiungere questi tag di conservazione, selezionarli e quindi selezionare Aggiungi.

6. Tornare alla pagina Configura i criteri selezionare Avanti per esaminare e inviare i nuovi criteri.

I nuovi criteri di conservazione vengono visualizzati nell'elenco. Selezionarlo per visualizzare i tag di conservazione collegati nel riquadro dei dettagli.

Passaggio 4: Assegnare i nuovi criteri di conservazione alle cassette postali degli utenti

Quando viene creata una nuova cassetta postale, per impostazione predefinita viene assegnato un criterio di conservazione denominato Criteri MRM predefiniti. In questo passaggio per lo scenario di esempio si sostituirà questo criterio di conservazione assegnando i nuovi criteri di conservazione creati nel passaggio 3 alle cassette postali utente dell'organizzazione.

La sostituzione è necessaria perché a una cassetta postale può essere assegnato un solo criterio di conservazione mrm alla volta. Questo passaggio presuppone che si assegneranno i nuovi criteri a tutte le cassette postali dell'organizzazione.

Per seguire questa procedura, assicurarsi di usare la nuova interfaccia di amministrazione di Exchange anziché la versione classica.

1. Accedere all'interfaccia di amministrazione di Exchange e passare aCassette postalidestinatari>.

   Viene visualizzato un elenco di tutte le cassette postali utente nell'organizzazione.

2. Selezionare tutte le cassette postali selezionando la casella Nome visualizzato.

3. Selezionare l'opzione Criteri cassetta postale .

4. Nel riquadro a comparsa Criteri cassetta postale selezionare i criteri di conservazione creati nel passaggio 3 in Criteri di conservazione. ad esempio i criteri di conservazione e archiviazione di Alpine House.

5. Selezionare Salva per salvare la nuova assegnazione dei criteri di conservazione.

6. Per verificare che i nuovi criteri di conservazione sono stati assegnati alle cassette postali:

   1. Selezionare una cassetta postale nella pagina Cassette postali .

   2. Nella pagina delle proprietà della cassetta postale per l'utente selezionato selezionare Cassetta postale.

   Il nome del nuovo criterio assegnato alla cassetta postale viene visualizzato per i criteri di conservazione.

(Facoltativo) Passaggio 5: Eseguire Managed Folder Assistant per applicare le nuove impostazioni

Dopo aver applicato i nuovi criteri di conservazione alle cassette postali nel passaggio 4, possono essere necessari fino a 7 giorni in Exchange Online che le nuove impostazioni di conservazione vengano applicate alle cassette postali. Questo avviene perché un processo denominato Managed Folder Assistant elabora le cassette postali almeno una volta ogni 7 giorni. Invece di attendere l'esecuzione di Managed Folder Assistant, è possibile forzare questa operazione eseguendo il cmdlet Start-ManagedFolderAssistant in Exchange Online PowerShell.

Cosa accade quando si esegue Managed Folder Assistant? Applica le impostazioni nei criteri di conservazione controllando gli elementi nella cassetta postale e determinando se sono soggetti alla conservazione. Contrassegna quindi gli elementi soggetti a conservazione con il tag di conservazione appropriato e quindi esegue l'azione di conservazione specificata per gli elementi che hanno superato l'età di conservazione.

Ecco i passaggi per connettersi a Exchange Online PowerShell e quindi eseguire Managed Folder Assistant in ogni cassetta postale dell'organizzazione.

1. Connettersi a PowerShell per Exchange Online.

2. Eseguire i due comandi seguenti per avviare Managed Folder Assistant per tutte le cassette postali utente dell'organizzazione.

   $Mailboxes = Get-Mailbox -ResultSize Unlimited -Filter {RecipientTypeDetails -eq "UserMailbox"}
   

   $Mailboxes.Identity | Start-ManagedFolderAssistant
   

È tutto. Sono stati configurati criteri di archiviazione ed eliminazione per l'organizzazione Alpine House.

Altre informazioni su Managed Folder Assistant

Come indicato in precedenza, Managed Folder Assistant elabora le cassette postali almeno una volta ogni 7 giorni. È quindi possibile che una cassetta postale possa essere elaborata con maggiore frequenza da Managed Folder Assistant. Inoltre, gli amministratori non possono prevedere la prossima volta che una cassetta postale viene elaborata da Managed Folder Assistant, motivo per cui potrebbe essere necessario eseguirla manualmente.

Tuttavia, se si vuole impedire temporaneamente all'Assistente cartelle gestite di applicare le nuove impostazioni di conservazione a una cassetta postale, è possibile eseguire il Set-Mailbox -ElcProcessingDisabled $true comando per disabilitare temporaneamente l'elaborazione di una cassetta postale da parte di Managed Folder Assistant.

Per riabilitare Managed Folder Assistant per una cassetta postale, eseguire il Set-Mailbox -ElcProcessingDisabled $false comando .

Infine, se un utente della cassetta postale ha un account disabilitato, gli elementi non vengono spostati nella cassetta postale di archiviazione per tale cassetta postale.

(Facoltativo) Passaggio 6: Impostare i nuovi criteri di conservazione come predefiniti per l'organizzazione

Nel passaggio 4 è necessario assegnare i nuovi criteri di conservazione alle cassette postali esistenti. È tuttavia possibile configurare Exchange Online in modo che i nuovi criteri di conservazione vengano assegnati alle nuove cassette postali create in futuro.

A tale scopo, usare Exchange Online PowerShell per aggiornare il piano predefinito per le cassette postali dell'organizzazione. Un piano per le cassette postali è un modello che configura automaticamente le proprietà nelle nuove cassette postali. In questo passaggio facoltativo è possibile sostituire i criteri di conservazione correnti assegnati al piano delle cassette postali (per impostazione predefinita, i criteri MRM predefiniti) con i criteri di conservazione MRM creati nel passaggio 3. Dopo aver aggiornato il piano delle cassette postali, i nuovi criteri di conservazione mrm verranno assegnati alle nuove cassette postali.

1. Connettersi a PowerShell per Exchange Online.

2. Eseguire il comando seguente per visualizzare informazioni sui piani delle cassette postali nell'organizzazione.

   Get-MailboxPlan | Format-Table DisplayName,RetentionPolicy,IsDefault
   

   Si noti il piano della cassetta postale impostato come predefinito.

3. Eseguire il comando seguente per assegnare i nuovi criteri di conservazione MRM creati nel passaggio 3 (ad esempio, Archivio alpine House e criteri di conservazione) al piano predefinito per le cassette postali. In questo esempio si presuppone che il nome del piano cassetta postale predefinito sia ExchangeOnlineEnterprise.

   Set-MailboxPlan "ExchangeOnlineEnterprise" -RetentionPolicy "Alpine House Archive and Retention Policy"
   

4. È possibile eseguire nuovamente il comando nel passaggio 2 per verificare che i criteri di conservazione mrm assegnati al piano cassetta postale predefinito sia stato modificato.

Ulteriori informazioni

• L'età di conservazione degli elementi della cassetta postale viene calcolata a partire dalla data di recapito. O dalla data di creazione per elementi come le bozze di messaggi che non vengono inviati ma creati dall'utente. Quando Assistente cartelle gestite elabora gli elementi in una cassetta postale, applica una data di inizio e una data di scadenza a tutti gli elementi con tag di conservazione utilizzando l'azione di conservazione Elimina e consenti ripristino o Elimina definitivamente. Gli elementi con tag di archivio vengono contrassegnati con una data di spostamento.

• La tabella seguente fornisce altre informazioni su ogni tag di conservazione per i criteri di conservazione MRM personalizzati in questo articolo.

  Tag di conservazione	Operazioni eseguite da questo tag	Predefinito o personalizzato?	Tipo
  Alpine House 3 Year Move to Archive	Sposta gli elementi di 1095 giorni (3 anni) nella cassetta postale di archiviazione.	Personalizzato (vedere Passaggio 2: Create nuovi tag di conservazione per i criteri di archiviazione ed eliminazione)	Tag dei criteri predefiniti (archivio); questo tag viene applicato automaticamente all'intera cassetta postale.
  Alpine House Elimina gli elementi 5 anni Elimina e consenti il ripristino	Elimina gli elementi dalla cartella Posta eliminata che hanno 5 anni. Gli utenti possono recuperare questi elementi per un massimo di 14 giorni dopo l'eliminazione. Per altre informazioni, vedere la voce di elenco successiva.	Personalizzato (vedere Passaggio 2: Create nuovi tag di conservazione per i criteri di archiviazione ed eliminazione)	Tag dei criteri di conservazione (elementi eliminati); questo tag viene applicato automaticamente agli elementi nella cartella Posta eliminata.
  Sposta elementi personali in archivio dopo 1 anni	Sposta gli elementi nella cassetta postale di archiviazione dopo 1 anno.	Incorporato	Personale; questo tag può essere applicato dagli utenti.

• Gli utenti possono usare lo strumento Ripristina elementi eliminati in Outlook e Outlook sul web per ripristinare un elemento eliminato entro il periodo di conservazione degli elementi eliminati, che per impostazione predefinita è 14 giorni in Exchange Online. Un amministratore può usare Exchange Online PowerShell per aumentare il periodo di conservazione degli elementi eliminati fino a un massimo di 30 giorni. Per altre informazioni, vedere: Ripristinare gli elementi eliminati in Outlook per Windows e Modificare il periodo di conservazione degli elementi eliminati per una cassetta postale in Exchange Online.