Identificare gli utenti e analizzare l'utilizzo dei documenti in SharePoint Server
SI APPLICA A:
2013 2016 2019 Subscription Edition 
SharePoint in Microsoft 365
Il primo passaggio per pianificare la soluzione di gestione dei documenti consiste nell'identificare gli utenti e analizzare la modalità di utilizzo dei documenti. Questo articolo contiene indicazioni per identificare gli utenti e analizzare l'utilizzo dei documenti per la soluzione basata su SharePoint Server.
Identificare gli utenti
Per determinare i partecipanti e i cointeressati alla soluzione di gestione dei documenti, è possibile avvalersi di un sondaggio con cui raccogliere tali informazioni. Il sondaggio potrebbe ad esempio contenere le domande seguenti:
Chi si occupa della creazione di documenti nell'organizzazione?
Che tipi di documenti vengono creati?
Che ruolo ha l'utente del documento?
Chi rivede i documenti?
Chi modifica i documenti?
Chi utilizza i documenti?
Chi approva la pubblicazione dei documenti?
Chi progetta i siti Web utilizzati per l'hosting dei documenti?
Chi imposta le linee guida e i criteri per la gestione dei documenti?
Chi gestisce i record nell'organizzazione?
Chi distribuisce e gestisce i server in cui sono archiviati i documenti?
L'identificazione dei cointeressati al contenuto può contribuire a garantire la completezza della soluzione di gestione dei documenti e la progettazione di siti e raccolte documenti conformi alle esigenze e ai processi dell'azienda relativamente ai contenuti.
Analisi dell'utilizzo dei documenti
Dopo avere identificato le parti interessate ai contenuti, raccogliere informazioni che agevoleranno l'analisi delle modalità di utilizzo dei documenti all'interno dell'organizzazione. Questa è una parte importante del processo di pianificazione poiché l'analisi consente di determinare gli aspetti seguenti:
Modalità di strutturazione delle raccolte documenti.
Modelli di sito da utilizzare.
Numero di siti necessari
Topologia del server fisico necessaria per implementare la soluzione
Criteri di gestione delle informazioni da applicare ai siti
Nota
I criteri di gestione delle informazioni non sono disponibili in SharePoint Foundation 2013.
Le informazioni da raccogliere includono:
Tipo di documento, ad esempio nota su una ricerca azionaria, valutazione delle prestazioni dei dipendenti, memo interno o specifiche di prodotto.
Scopo di ogni tipo documento, ad esempio "include indicazioni sui titoli azionari e relativi dati di supporto per i clienti".
Autore di ogni tipo di documento. È utile indicare il ruolo dell'autore, ad esempio "analista finanziario" o "responsabile di prodotto", anziché il nome proprio.
Utenti di ogni tipo di documento, ad esempio "clienti" o "membri del team".
Formato del documento. Se il documento deve essere convertito da un formato a un altro in una fase qualsiasi del ciclo di vita, registrare tali informazioni.
Altri ruoli che riguardano il ciclo di vita del documento, ad esempio "revisore tecnico" o "revisore testi".
Posizione del documento, ad esempio "computer client", "server Web" o "file server". Si noti che per questo aspetto sono possibili risposte multiple, ad esempio quando un documento viene creato e modificato in un computer client e quindi pubblicato in un server Web.
Di seguito sono riportati esempi di informazioni che potrebbero essere raccolte e registrate nel foglio di lavoro da due organizzazioni diverse di un'azienda.
Tabella: esempio con informazioni su una ricerca
| Tipo | Scopo | Author | Ruolo utente | Formato | Altri ruoli | Posizione |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Nota su una ricerca azionaria |
Fornisce ai clienti premium di un servizio di consulenza finanziaria informazioni sulle opportunità di acquisto o di vendita di uno o più titoli |
Analista finanziario |
Cliente |
DOCX (per la creazione), PDF (per la pubblicazione) |
Revisore (tecnico), revisore (legale), responsabile approvazione, revisore testi, amministratore del sito |
Sito di creazione e modifica Sito di test |
Analisi I formati di creazione e pubblicazione separati richiedono una conversione del formato. Il numero elevato di revisori richiede uno o più flussi di lavoro (processi aziendali implementati nel server). I due siti (creazione e test) richiedono meccanismi per lo spostamento del contenuto da un sito all'altro.
Tabella: esempio con informazioni sui dipendenti
| Tipo | Scopo | Author | Ruolo utente | Formato | Altri ruoli | Posizione |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Valutazione delle prestazioni dei dipendenti |
Fornisce una valutazione delle prestazioni di un dipendente, incluse l'autovalutazione e la valutazione del responsabile |
Information Worker, responsabile |
Responsabili, esperti delle risorse umane |
.DOCX |
Revisore (risorse umane), revisore (legale), responsabile approvazione (responsabile superiore), responsabile della gestione dei record |
Computer client Server di posta elettronica (come allegato) Server Web aziendale Centro record aziendale |
Analisi Due autori e più revisori richiedono uno o più flussi di lavoro. Il documento viene gestito da molti utenti, quindi viene collocato in un server Web aziendale (presumibilmente protetto da misure estremamente sicure), gestito sul posto o spostato in un archivio record. Poiché questo contenuto è riservato, nei desktop e nei server è necessario Information Rights Management (IRM), oltre ai criteri aziendali e alle procedure consigliate (ad esempio il controllo) che proteggono la privacy del dipendente e la posizione legale dell'azienda.
Nota
Il Centro record non è disponibile in SharePoint Foundation 2013.
Fogli di lavoro
Utilizzare i fogli di lavoro seguenti per registrare le informazioni riportate in questo articolo: