Pianificare il controllo delle versioni dei documenti, l'approvazione del contenuto e i controlli di estrazione in SharePoint Server

SI APPLICA A:2013 2016 2019 Subscription Edition SharePoint in Microsoft 365

Questo articolo descrive come pianificare l'uso del controllo delle versioni, dell'approvazione del contenuto e dell'estrazione in SharePoint Server per controllare le versioni dei documenti durante l'intero ciclo di vita.

Informazioni sul controllo delle versioni, sull'approvazione del contenuto e sulle estrazioni

SharePoint Server include le funzionalità seguenti che consentono di controllare i documenti in una raccolta documenti:

• Il controllo delle versioni è il metodo in base al quale iterazioni successive di un documento vengono numerate e salvate.

• L'approvazione del contenuto è il metodo con cui i membri del sito che dispongono delle autorizzazioni di responsabile approvazione controllano la pubblicazione del contenuto.

• L'estrazione e l'archiviazione sono i metodi con cui gli utenti possono controllare meglio quando viene creata una nuova versione di un documento e anche commentare le modifiche apportate quando archiviano un documento.

È possibile configurare le impostazioni per le funzionalità di governance del contenuto illustrate in questo articolo nelle raccolte documenti. Per condividere queste impostazioni tra le raccolte nella soluzione, è possibile creare modelli di raccolta documenti che includono le impostazioni di governance del contenuto. Ciò garantisce che le nuove librerie riflettano le decisioni di governance del contenuto.

Per ulteriori informazioni sul controllo delle versioni, vedere Abilitare e configurare il controllo delle versioni per un elenco o una raccolta.

Pianificare il controllo delle versioni

Il controllo delle versioni predefinito per una raccolta documenti dipende dal modello della raccolta siti. È tuttavia possibile configurare il controllo delle versioni per una raccolta documenti in base ai propri requisiti specifici. Ogni raccolta documenti può avere un controllo di controllo delle versioni diverso che meglio si adatta al tipo di documenti nella raccolta. SharePoint Server dispone di tre opzioni di controllo delle versioni:

• Nessun controllo delle versioni Specifica che non vengono salvate versioni precedenti dei documenti. Quando il controllo delle versioni non viene usato, le versioni precedenti dei documenti non sono recuperabili e la cronologia dei documenti non viene mantenuta perché i commenti che accompagnano ogni iterazione di un documento non vengono salvati. Utilizzare questa opzione per le raccolte documenti con contenuto non importante o che non verrà mai modificato.

• Creare versioni principali Specifica che le versioni numerato dei documenti vengono mantenute usando uno schema di controllo delle versioni semplice (ad esempio 1, 2, 3). Per controllare l'effetto sullo spazio di archiviazione, è possibile specificare il numero di versioni precedenti da mantenere, con il conteggio rispetto alla versione corrente.

  Quando si utilizzano le versioni principali, ogni volta che viene salvata una nuova versione di un documento, potranno visualizzarne il contenuto tutti gli utenti che dispongono di autorizzazioni per la raccolta documenti. Utilizzare questa opzione se non si desidera differenziare le versioni bozza dei documenti dalle corrispondenti versioni pubblicate. Ad esempio, nel caso di una raccolta documenti utilizzata da un gruppo di lavoro di un'organizzazione, la scelta delle versioni principali è una buona soluzione se tutti i membri del team hanno necessità di visualizzare tutte le iterazioni di ogni documento.

• Creare versioni principali e secondarie (bozza) Specifica che le versioni numerato dei documenti vengono conservate usando uno schema di controllo delle versioni principale e secondario (ad esempio 1.0, 1.1, 1.2, 2.0, 2.1). Le versioni che terminano con .0 sono quelle principali, mentre quelle che terminano con estensioni diverse da zero sono quelle secondarie. Le versioni principali e secondarie precedenti dei documenti vengono salvate insieme alle versioni correnti. Per controllare l'effetto sullo spazio di memorizzazione, è possibile specificare il numero di versioni principali precedenti da mantenere, contando a ritroso a partire dalla versione corrente. È anche possibile specificare il numero di versioni principali da conservare, incluse le rispettive versioni secondarie. Se ad esempio si specifica che le versioni secondarie debbano essere mantenute per due versioni principali e la versione principale corrente è la 4.0, verranno mantenute tutte le versioni secondarie a partire dalla 3.1.

  Quando si utilizzano sia le versioni principali che quelle secondarie, possono visualizzare le versioni principali dei documenti tutti gli utenti che dispongono di autorizzazioni di lettura. È inoltre possibile specificare quali utenti possono visualizzare anche le versioni secondarie. In genere, è consigliabile concedere le autorizzazioni per visualizzare e usare versioni secondarie agli utenti che possono modificare gli elementi e limitare gli utenti con autorizzazioni di lettura alla visualizzazione solo delle versioni principali.

  Utilizzare questa opzione se si desidera differenziare il contenuto pubblicato visualizzabile da un gruppo di destinatari dal contenuto in formato bozza non ancora pronto per la pubblicazione. Nel caso ad esempio di un sito Web destinato alla gestione delle risorse umane in cui vengono descritti i benefici concessi dall'azienda, utilizzare questo tipo di controllo delle versioni per limitare l'accesso dei dipendenti a tali descrizioni mentre sono in fase di modifica.

Pianificare l'approvazione del contenuto

Usare l'approvazione del contenuto per formalizzare e controllare la disponibilità del contenuto per un gruppo di destinatari. Un'azienda che pubblica contenuto come uno dei prodotti o servizi che offre può ad esempio richiedere la verifica e l'approvazione al proprio ufficio legale prima di pubblicare il contenuto.

Una bozza di documento in attesa dell'approvazione del contenuto è in sospeso. Quando un responsabile approvazione esamina il documento e approva il contenuto, diventa disponibile per la visualizzazione da parte degli utenti con autorizzazioni di lettura. Un proprietario della raccolta documenti può abilitare l'approvazione del contenuto per una raccolta documenti e, facoltativamente, associare un flusso di lavoro alla raccolta per eseguire il processo di approvazione.

La modalità di invio dei documenti per l'approvazione varia a seconda delle impostazioni per il controllo delle versioni attivate nella raccolta documenti:

• Nessun controllo delle versioni Se il controllo delle versioni non viene usato e le modifiche apportate a un documento vengono salvate, lo stato del documento diventa In sospeso. SharePoint Server mantiene la versione precedente del documento in modo che gli utenti con autorizzazioni di lettura possano comunque visualizzarla. Dopo l'approvazione delle modifiche in sospeso, la nuova versione del documento viene resa disponibile per la visualizzazione da parte degli utenti con autorizzazioni di lettura e la versione precedente non viene mantenuta.

  Se il controllo delle versioni non viene usato e un nuovo documento viene caricato nella raccolta documenti, viene aggiunto alla raccolta nello stato In sospeso e non è visualizzabile dagli utenti che dispongono delle autorizzazioni di lettura fino a quando non viene approvato.

• Creare versioni principali Se viene usato il controllo delle versioni principale e vengono salvate le modifiche apportate a un documento, lo stato del documento diventa In sospeso e la versione principale precedente del documento viene resa disponibile per la visualizzazione da parte degli utenti con autorizzazioni di lettura. Dopo l'approvazione delle modifiche apportate al documento, viene creata e resa disponibile una nuova versione principale del documento agli utenti con autorizzazioni di lettura e la versione principale precedente viene salvata nell'elenco della cronologia del documento.

  Se viene usato il controllo delle versioni principale e un nuovo documento viene caricato nella raccolta documenti, viene aggiunto alla raccolta nello stato In sospeso e non è visualizzabile dagli utenti che dispongono delle autorizzazioni di lettura fino a quando non viene approvato come versione 1.

• Creare versioni principali e secondarie (bozza) Se viene usato il controllo delle versioni principale e secondario e vengono salvate le modifiche apportate a un documento, l'autore può scegliere di salvare una nuova versione secondaria del documento come bozza o di creare una nuova versione principale, che modifica lo stato del documento in Sospeso. Dopo l'approvazione delle modifiche apportate al documento, viene creata e resa disponibile una nuova versione principale del documento agli utenti con autorizzazioni di lettura. Con questo tipo di controllo delle versioni, nell'elenco della cronologia del documento vengono mantenute sia le versioni principali che quelle secondarie.

  Se si usa il controllo delle versioni principale e secondario e un nuovo documento viene caricato nella raccolta documenti, è possibile aggiungerlo alla raccolta nello stato Bozza come versione 0.1 oppure l'autore può richiedere immediatamente l'approvazione. In questo caso, lo stato del documento diventa In sospeso.

Pianificare l'estrazione e l'archiviazione

È possibile richiedere agli utenti di estrarre documenti da una raccolta documenti prima di modificarli. I vantaggi della richiesta di check-out e check-in includono quanto segue:

• Maggiore controllo sulla creazione delle versioni dei documenti. Quando un documento viene estratto, l'autore può salvarlo senza archiviarlo. Gli altri utenti della raccolta documenti non potranno visualizzare queste modifiche e non verrà creata una nuova versione. Viene creata una nuova versione visibile agli altri utenti solo se l'autore archivia il documento. Tale operazione garantisce all'autore maggiore flessibilità e controllo.

• Raccolta dei metadati più efficace. Quando un documento viene archiviato, l'autore può scrivere commenti in cui vengono descritte le modifiche apportate al file. In questo modo viene creato un record cronologico in corso delle modifiche apportate al documento.

Se la soluzione richiede agli utenti di archiviare ed estrarre documenti per modificarli, è possibile usare le funzionalità nelle applicazioni client di Office che supportano queste azioni. Gli utenti possono estrarre documenti, annullare le esezioni e archiviare i documenti dalle applicazioni client di Office.

Quando un documento viene estratto, viene bloccato per la modifica esclusiva da parte dell'utente. Quando l'utente salva le modifiche apportate a questo file, le modifiche vengono caricate e salvate nel server. Le modifiche sono private per l'utente e non visibili ad altri utenti. Quando l'utente è pronto per archiviare il documento, le modifiche più recenti vengono rese visibili ad altri utenti e pubblicate.

Dalle applicazioni client di Office, gli utenti possono anche scegliere di lasciare i documenti estratti nel server modificando le opzioni di modifica del contenuto.