Abilitare il contenuto di un sito in modo che sia disponibile per la ricerca

Quando gli utenti eseguono una ricerca in un sito, i risultati possono provenire da molte origini, ad esempio colonne, raccolte e pagine. Un proprietario del sito può modificare le impostazioni di ricerca per decidere se il contenuto può essere visualizzato nei risultati della ricerca. Le autorizzazioni per il contenuto influiscono anche sul fatto che gli utenti siano autorizzati a visualizzare il contenuto nei risultati della ricerca. Una buona comprensione del funzionamento delle autorizzazioni e delle impostazioni di ricerca consente di assicurarsi che gli utenti possano visualizzare i documenti e i siti corretti nei risultati della ricerca.

Pianificare per rendere disponibile il contenuto nei risultati delle ricerche

In qualità di proprietario del sito, è possibile usare le impostazioni per controllare se il contenuto può essere visualizzato nei risultati della ricerca. Il contenuto è archiviato in varie posizioni, tra cui siti, elenchi, raccolte, web part e colonne. Per impostazione predefinita, la maggior parte del contenuto di un sito, un elenco, una raccolta, una pagina web part o una colonna viene sottoposta a ricerca per indicizzazione e aggiunta all'indice di ricerca. Gli elementi inclusi nell'indice di ricerca decidono quale contenuto può essere visualizzato nei risultati della ricerca sia nelle esperienze di ricerca classiche che moderne . Le autorizzazioni impostate su elementi, elenchi, raccolte, siti e così via influiscono anche sul fatto che gli utenti possano visualizzare il contenuto nei risultati della ricerca.

I proprietari del sito e gli amministratori della raccolta siti possono scegliere se il contenuto può essere visualizzato nei risultati della ricerca. Per impostazione predefinita, il contenuto di un sito può essere visualizzato nei risultati delle ricerche. Se il proprietario di un sito o un amministratore di una raccolta siti specifica che il contenuto di un determinato sito non può essere incluso nei risultati delle ricerche, le altre impostazioni dei risultati delle ricerche, ad esempio quelle per gli elenchi, le raccolte, le pagine ASPX e le colonne, impostate nel sito non hanno alcun effetto.

Allo stesso modo, se un proprietario del sito o un amministratore della raccolta siti impedisce la visualizzazione del contenuto di un elenco o di una raccolta nei risultati delle ricerche, l'esclusione di colonne non ha alcun effetto. È importante sapere quali impostazioni vengono ereditate da livelli superiori per pianificare la ricerca in modo efficace.

Comprendere le impostazioni e le autorizzazioni di ricerca

Una delle responsabilità del proprietario di un sito è controllare chi ha accesso al contenuto. È possibile concedere ad alcuni utenti l'autorizzazione per leggere e modificare il contenuto, consentire ad altri di leggere solo il contenuto e impedire ad altri ancora di visualizzare tutto il contenuto. Per garantire questa flessibilità, è possibile usare i gruppi di autorizzazioni, a cui sono assegnati livelli di autorizzazione specifici. Per consentire agli utenti di accedere al sito o al contenuto del sito, il proprietario del sito assegna gli utenti a uno o più gruppi di sicurezza. Usando le impostazioni delle autorizzazioni insieme alle impostazioni dei risultati di ricerca, il proprietario del sito può decidere se gli utenti possono vedere il contenuto nei risultati delle ricerche.

Si supponga ad esempio che Luca stia lavorando a una richiesta di proposta in Microsoft Office Word e collabori con un team di 10 persone. Il sito del team ha 50 utenti, ognuno dei quali è membro del sito. Luca non è ancora pronto per concedere all'intero team l'autorizzazione a visualizzare la richiesta di proposta. Pertanto, quando la carica nel sito del team, imposta le autorizzazioni in modo che solo un team di 10 persone possa vederla e modificarla. Fino a quando non concede a tutte le 50 persone le autorizzazioni di lettura, solo le 10 persone che dispongono dell'autorizzazione per visualizzare il documento lo vedranno nei risultati delle ricerche.

Le autorizzazioni possono essere applicate a elenchi, siti, visualizzazioni e web part. Le autorizzazioni possono anche dipendere da altre autorizzazioni. Tutto questo può influire sulle ciò che l'utente vede nei risultati della ricerca. Pertanto, prima di aggiungere contenuto al sito, è consigliabile familiarizzare con il modello di autorizzazioni di SharePoint, il modello di autorizzazioni del sito o dell'organizzazione o pianificare il modello di autorizzazioni per il sito.

Vedere anche: Gruppi di SharePoint predefiniti in SharePoint

Mostrare il contenuto di un sito nei risultati delle ricerche

In qualità di proprietario del sito, è possibile scegliere se il contenuto del sito può essere visualizzato nei risultati della ricerca. Per impostazione predefinita, tutto il contenuto di un sito può essere visualizzato nei risultati delle ricerche. La persona che visualizza i risultati della ricerca deve avere l'autorizzazione per visualizzare il contenuto.

1. Nel sito selezionare e quindi selezionare Impostazioni sito. Se le impostazioni del sito non sono visualizzate, selezionare Informazioni sul sito e quindi selezionare Visualizza tutte le impostazioni del sito.

2. In Ricerca fare clic su Ricerca e disponibilità offline.

3. Nella sezione Contenuto sito di indicizzazione , in Consenti la visualizzazione del sito nei risultati della ricerca selezionare Sì per consentire la visualizzazione del contenuto del sito nei risultati della ricerca.

Per evitare che il contenuto venga visualizzato nei risultati delle ricerche, selezionare No.

Mostrare contenuto proveniente da elenchi o raccolte nei risultati delle ricerche

Il proprietario di un sito può decidere se gli elementi di elenchi e raccolte del sito verranno inclusi nei risultati delle ricerche. Per impostazione predefinita, tutti gli elenchi e le raccolte sono impostati per includere tutti gli elementi nei risultati delle ricerche.

1. Nel sito individuare e fare clic sull'elenco o sulla raccolta da personalizzare.

2. Selezionare e quindi selezionare Impostazioni sito. Se le impostazioni del sito non sono visualizzate, selezionare Informazioni sul sito e quindi selezionare Visualizza tutte le impostazioni del sito.

3. In Amministrazione sito fare clic su Raccolte ed elenchi del sito.

4. Fare clic su un elemento nell'elenco, ad esempio Personalizza "Documenti condivisi"

5. Nella pagina Impostazioni elenco fare clic su Impostazioni avanzate in Impostazioni generali.

6. Nella sezione Ricerca in Includi gli elementi di questo elenco di tipo raccolta documenti nei risultati di ricerca selezionare Sì per includere tutti gli elementi dell'elenco o della raccolta nei risultati delle ricerche.

Per evitare che gli elementi dell'elenco o della raccolta siano inclusi nei risultati delle ricerche, selezionare No.

Mostrare il contenuto di pagine ASPX nei risultati delle ricerche

È possibile controllare se il contenuto delle pagine ASPX è incluso nei risultati della ricerca. Quando si crea un sito, molte pagine di contenuto vengono create automaticamente. Ad esempio, default.aspx, allitems.aspx per la raccolta web part e molte altre vengono create automaticamente. È anche possibile creare pagine ASPX personalizzate.

Per impostazione predefinita, quando una web part visualizzata in una pagina ASPX usa le informazioni di un elenco o di una raccolta che contiene autorizzazioni con restrizioni, note anche come autorizzazioni specifiche, il contenuto delle pagine ASPX del sito non viene incluso nei risultati delle ricerche. In questo modo si evita che utenti non autorizzati possano visualizzare il contenuto.

Si supponga ad esempio che cinque documenti vengano visualizzati in una web part Documenti condivisi in un sito del team con 50 membri. Uno dei documenti ha autorizzazioni limitate perché solo alcune persone possono visualizzarlo. Il contenuto del sito viene nascosto automaticamente nei risultati delle ricerche in modo che il contenuto del documento non venga visualizzato quando gli utenti eseguono una ricerca. In questo modo si evita che il contenuto della pagina ASPX venga esposto accidentalmente a utenti non autorizzati a visualizzarlo.

Si può scegliere di ignorare questa impostazione per visualizzare tutto il contenuto nei risultati delle ricerche indipendentemente dalle autorizzazioni. In questo caso, tutto il contenuto può essere incluso nei risultati delle ricerche, ma gli utenti non autorizzati non potranno accedere ai documenti effettivi. Un'altra opzione consiste nel non includere alcun contenuto ASPX nei risultati della ricerca, indipendentemente dalle autorizzazioni.

1. Nel sito selezionare e quindi selezionare Impostazioni sito. Se le impostazioni del sito non sono visualizzate, selezionare Informazioni sul sito e quindi selezionare Visualizza tutte le impostazioni del sito.

2. In Ricerca fare clic su Ricerca e disponibilità offline.

3. Nella sezione Contenuto pagina ASPX di indicizzazione selezionare una delle opzioni seguenti:

Escludere il contenuto delle colonne dai risultati delle ricerche

Il proprietario del sito può controllare se il contenuto in colonne specifiche di elenchi o raccolte viene incluso nei risultati delle ricerche. Per impostazione predefinita, tutto il contenuto è incluso nei risultati delle ricerche. Questa impostazione è utile quando si vuole impedire che dati riservati vengano visualizzati nei risultati delle ricerche.

1. Nel sito che contiene l'elenco o la raccolta selezionare Icona Impostazioni impostazioni e quindi selezionare Impostazioni sito. Se le impostazioni del sito non sono visualizzate, selezionare Informazioni sul sito e quindi selezionare Visualizza tutte le impostazioni del sito.

2. In Ricerca fare clic su Colonne che supportano la ricerca.

   L'opzione è visibile solo per i siti con la funzionalità di pubblicazione classica abilitata. Se l'opzione non è visibile, passare direttamente a <Site URL>>/_layouts/15/NoCrawlSettings.aspx.

3. Nella sezione Colonne escluse dall'indicizzazione della ricerca in Escluse selezionare la casella accanto al nome della colonna che si vuole escludere dai risultati delle ricerche.

Eseguire una ricerca per indicizzazione e reindicizzare un sito

Quando gli utenti ricercano contenuti nei siti di SharePoint, ciò che è stato inserito nell'indice di ricerca definisce i risultati della ricerca. L'indice di ricerca contiene informazioni provenienti da tutti i documenti e tutte le pagine del sito. In SharePoint il contenuto viene sottoposto automaticamente a ricerca per indicizzazione in base a una pianificazione di ricerca per indicizzazione definita. Il crawler recupera il contenuto modificato dall'ultima ricerca per indicizzazione e aggiorna l'indice.

Per i casi in cui lo schema di ricerca è stato modificato in cui è stata aggiunta/rimossa/modificata una proprietà gestita, è necessario richiedere in modo specifico una reindicizzazione completa di un sito. Per altre informazioni, vedere Richiedere manualmente la ricerca per indicizzazione e la reindicizzazione di un sito.