Introduzione ai metadati gestiti

I metadati sono informazioni sulle informazioni. Ad esempio, il titolo e l'autore di un libro sono metadati. I metadati possono essere molti tipi di informazioni, ovvero una posizione, una data o un numero di elemento del catalogo. Quando si usano prodotti SharePoint, è possibile gestire i metadati in modo centralizzato. È possibile organizzare i metadati in modo appropriato nell'azienda e usare i metadati per semplificare la ricerca degli elementi desiderati.

Questo articolo descrive alcuni termini importanti dei metadati gestiti e offre una rapida analisi di come è possibile usare gli strumenti in SharePoint per gestire i metadati.

Terminologia importante

Questa sezione contiene le definizioni di una terminologia chiave. Questi termini e concetti vengono visualizzati spesso negli articoli sui metadati gestiti.

Tassonomia

Una tassonomia è un sistema di classificazione formale. Una tassonomia raggruppa parole, etichette e termini che descrivono qualcosa e quindi li organizza in gruppi all’interno di una gerarchia.

Persone costruire tassonomie per quasi tutti i tipi di informazioni, dai sistemi biologici alle strutture organizzative. Ad esempio, i biologi raggruppano gli organismi viventi in quattro classificazioni principali: animale, pianta, fungo e microbo. Ognuno di questi gruppi principali ha molte suddivisioni. Insieme, l'intero sistema è una tassonomia.

Le organizzazioni creano tassonomie in troppi modi per elencare. Creano tassonomie del piano dei conti per gestire sistemi contabili, organigrammi e classificazioni dei processi per gestire dipendenti, cataloghi di prodotti e così via. Tutte queste tassonomie sono gerarchie strutturate di informazioni; sistemi di classificazione formale che consentono agli utenti di gestire le informazioni.

Folksonomia

Una folksonomia è un sistema di classificazione informale. Si evolve gradualmente man mano che gli utenti del sito Web collaborano su parole, etichette e termini in un sito. Originariamente, le folksonomie si sviluppavano da applicazioni popolari come il segnalibro.

Se hai mai visto un cloud di tag in un sito Web, hai visto una visualizzazione di una folksonomy. La figura seguente mostra un cloud di tag in un sito di SharePoint.

Un approccio basato su folksonomy ai metadati può essere utile. Crea un modo per condividere le conoscenze e le competenze degli utenti del sito. Usando una folksonomy, la classificazione dei contenuti può evolversi insieme alle mutevoli esigenze aziendali e agli interessi degli utenti.

Set di termini

Un set di termini è un gruppo di termini correlati.

I set di termini possono avere un ambito diverso, a seconda della posizione in cui si crea il set di termini.

• I set di termini locali vengono creati nel contesto di una raccolta siti e sono disponibili per l'uso (e visibili) solo per gli utenti di quella raccolta siti. Ad esempio, quando si crea un set di termini per una colonna di metadati in un elenco o in una raccolta, il set di termini è locale. È disponibile solo nella raccolta siti che contiene questo elenco o raccolta. Ad esempio, una libreria multimediale potrebbe avere una colonna di metadati che mostra il tipo di supporto (diagramma, fotografia, screenshot, video e così via). L'elenco dei termini consentiti è rilevante solo per questa libreria e disponibile per l'uso nella libreria.

• I set di termini globali sono disponibili per l'uso in tutti i siti che sottoscrivono una specifica applicazione Servizio metadati gestiti. Ad esempio, un'organizzazione potrebbe creare un set di termini che elenca i nomi delle business unit nell'organizzazione, ad esempio Risorse umane, Marketing, Information Technology e così via.

Inoltre, è possibile configurare un set di termini come chiuso o aperto. In un set di termini chiuso, gli utenti non possono aggiungere nuovi termini a meno che non dispongano delle autorizzazioni appropriate. In un set di termini aperto, gli utenti possono aggiungere nuovi termini in una colonna mappata al set di termini.

Termini

Un termine è una parola o una frase specifica associata a un elemento in un sito di SharePoint. Si tratta di un singolo elemento in un set di termini. Un termine ha un ID univoco e può avere molte etichette di testo (sinonimi). Se si lavora in un sito multilingue, il termine può avere etichette in lingue diverse.

Esistono due tipi di termini:

• Termini gestiti I termini gestiti sono termini predefiniti. Gli amministratori dell'archivio termini organizzano i termini gestiti in un set di termini gerarchico.

• Parole chiave dell'organizzazione Una parola chiave dell'organizzazione è una parola o una frase che un utente aggiunge agli elementi in un sito di SharePoint. La raccolta di parole chiave aziendali è nota come set di parole chiave. In genere, gli utenti possono aggiungere qualsiasi parola o frase a un elemento come parola chiave. Ciò significa che è possibile usare parole chiave aziendali per l'assegnazione di tag in stile folksonomy. In alcuni casi, gli amministratori di Archivio termini spostano le parole chiave aziendali in un set di termini gestito specifico. Quando fanno parte di un set di termini gestito, le parole chiave diventano disponibili nel contesto di tale set di termini.

Per altre informazioni su come creare e gestire i termini, vedere Creare e gestire termini in un set di termini.

Gruppo

Nei prodotti SharePoint il gruppo è un termine di sicurezza. Per quanto riguarda i metadati gestiti, un gruppo è un set di set di termini che condividono tutti i requisiti di sicurezza comuni. Solo gli utenti che dispongono delle autorizzazioni di collaboratore per un gruppo specifico possono gestire i set di termini che appartengono al gruppo o creare nuovi set di termini al suo interno. Le organizzazioni devono creare gruppi per set di termini che avranno esigenze di accesso o sicurezza univoche.

Per altre informazioni su come creare un gruppo per i set di termini, vedere Configurare un nuovo gruppo per i set di termini.

Strumento di gestione dell'archivio termini

Lo strumento di gestione dell'archivio termini è lo strumento usato dagli utenti che gestiscono le tassonomie per creare o gestire i set di termini e i termini al loro interno. Lo strumento di gestione archivio termini visualizza tutti i set di termini globali e tutti i set di termini locali disponibili per la raccolta siti da cui si accede allo strumento di gestione dell'archivio termini.

Colonna Metadati gestiti

Una colonna Metadati gestiti è un tipo speciale di colonna che è possibile aggiungere a elenchi o raccolte. Consente agli utenti del sito di selezionare i termini da un set di termini specifico. Una colonna Metadati gestiti può eseguire il mapping a un set di termini esistente oppure è possibile creare un set di termini locale specifico per la colonna.

Per informazioni su come usare una colonna Metadati gestiti, vedere Creare una colonna di metadati gestiti

Colonna Parole chiave dell'organizzazione

La colonna Parole chiave dell'organizzazione è una colonna che è possibile aggiungere a tipi di contenuto, elenchi o raccolte per consentire agli utenti di contrassegnare gli elementi con parole o frasi scelte. Per impostazione predefinita, si tratta di una colonna multivalore. Quando gli utenti digitano una parola o una frase nella colonna, SharePoint presenta suggerimenti type-ahead. I suggerimenti per i tipi in avanti possono includere elementi dei set di termini gestiti e del set di termini Parole chiave. Gli utenti possono selezionare un valore esistente o immettere qualcosa di nuovo.

I proprietari di elenchi o raccolte hanno la possibilità di abilitare o disabilitare la pubblicazione dei metadati tramite l'aggiornamento delle opzioni nella pagina Impostazione metadati e parole chiave dell'organizzazione per un elenco o una raccolta.

Per informazioni su come aggiungere una colonna di parole chiave speciali, vedere Aggiungere una colonna di parole chiave dell'organizzazione a un elenco o a una raccolta.

Aggiunta di tag

In senso generale, l'assegnazione di tag si riferisce all'applicazione di metadati gestiti a un elemento.

Scenari di uso dei metadati: da tassonomie a folksonomie

La gestione dei metadati di SharePoint supporta una gamma di approcci ai metadati, dalle tassonomie formali alle folksonomie guidate dall'utente. È possibile implementare tassonomie formali tramite termini gestiti e set di termini. È anche possibile usare parole chiave aziendali che consentono agli utenti del sito di contrassegnare il contenuto con le parole chiave scelte.

Inoltre, i prodotti SharePoint offrono flessibilità. È possibile scegliere la struttura e il controllo da usare con i metadati ed è possibile scegliere l'ambito del controllo e della struttura. Ad esempio:

• È possibile applicare il controllo a livello globale tra siti o rendere locale a siti specifici.

• È possibile configurare set di termini da chiudere o aprire ai contributi degli utenti.

• È possibile scegliere di usare parole chiave aziendali con termini gestiti o meno.

I prodotti SharePoint consentono alle organizzazioni di combinare i vantaggi delle tassonomie formali e gestite con i vantaggi dinamici dell'assegnazione di tag basata sugli utenti in modi personalizzati.

Il diagramma seguente illustra in che modo requisiti diversi possono usare livelli diversi di ambito e controllo.

Vantaggi dei metadati gestiti

L'uso dei metadati gestiti nei siti di un'organizzazione offre diversi vantaggi:

Uso coerente dei metadati

Le funzionalità dei metadati gestiti nei prodotti SharePoint consentono di controllare il modo in cui gli utenti aggiungono metadati al contenuto. Ad esempio, usando set di termini e termini gestiti, è possibile controllare quali termini gli utenti possono aggiungere al contenuto ed è possibile controllare chi può aggiungere nuovi termini. È anche possibile limitare le parole chiave dell'organizzazione a un elenco specifico configurando il set di termini Keywords come chiuso.

Quando gli stessi termini vengono usati coerentemente tra più siti, risulta più facile sviluppare processi affidabili o soluzioni che si basano sui metadati. Inoltre, è più facile per gli utenti del sito applicare i metadati in modo coerente al contenuto.

Individuabilità dei contenuti migliorata

Quando il contenuto nei siti di un'organizzazione dispone di metadati coerenti, è più facile trovare informazioni aziendali e dati tramite la ricerca. Le funzionalità di ricerca, ad esempio il pannello di perfezionamento, visualizzato sul lato sinistro della pagina dei risultati della ricerca, consentono agli utenti di filtrare i risultati della ricerca in base ai metadati.

Spostamento dei metadati per i siti

Lo spostamento dei metadati per i siti consente a un amministratore del sito di creare elementi di spostamento in base ai termini dei metadati. Per altre informazioni, incluse le raccomandazioni sulle prestazioni, vedere Opzioni di spostamento per SharePoint.

Spostamento dei metadati per elenchi e librerie

Lo spostamento dei metadati consente agli utenti di creare visualizzazioni di informazioni in modo dinamico, in base a campi di metadati specifici. Gli utenti possono quindi individuare le librerie usando cartelle o pivot di metadati e perfezionare i risultati usando filtri chiave aggiuntivi. Per informazioni su come configurare questa funzionalità, vedere Configurare lo spostamento dei metadati per un elenco o una raccolta e Usare il raggruppamento per modificare una visualizzazione di SharePoint.

Maggiore flessibilità

I metadati gestiti rendono più semplice per gli amministratori dell'archivio termini gestire e adattare i metadati man mano che le esigenze aziendali si evolvono. È possibile aggiornare facilmente un set di termini. Inoltre, i termini nuovi o aggiornati diventano automaticamente disponibili quando si associa una colonna Metadati gestiti a tale set di termini. Ad esempio, se si uniscono più termini in un unico termine, il contenuto contrassegnato con questi termini viene aggiornato automaticamente in base a questa modifica. È possibile specificare più sinonimi (o etichette) per i singoli termini. Se il sito è multilingue, è anche possibile specificare etichette multilingue per i singoli termini.

gestione dei metadati

La gestione efficace dei metadati richiede un'attenta riflessione e pianificazione. Si pensi al tipo di informazioni che si desidera gestire il contenuto di elenchi e raccolte e si pensi al modo in cui le informazioni vengono usate nell'organizzazione. È possibile creare set di termini di termini di metadati per molte informazioni diverse.

Ad esempio, è possibile avere un singolo tipo di contenuto per un documento. Ogni documento può avere metadati che identificano molti dei fatti pertinenti, ad esempio questi esempi:

• Scopo del documento: si tratta di una proposta di vendita? Una specifica di progettazione? Una procedura per le risorse umane?

• Autore di documenti e nomi di persone che l'hanno modificata

• Data di creazione, data di approvazione, data della modifica più recente

• Responsabile di eventuali implicazioni di bilancio del documento

• Gruppo di destinatari

Di seguito sono riportate alcune attività importanti coinvolte nella gestione dei metadati:

• Pianificazione e configurazione

• Gestione di termini, set di termini e gruppi

• Specifica delle proprietà per i metadati

Pianificazione e configurazione di metadati gestiti

È possibile che l'organizzazione intenda eseguire un'attenta pianificazione prima che sia possibile iniziare a usare i metadati gestiti. La quantità di pianificazione da eseguire dipende da quanto è formale la tassonomia. Dipende anche dalla quantità di controllo che si vuole stabilire sui metadati.

Se si vuole consentire agli utenti di sviluppare la tassonomia, è possibile fare in modo che gli utenti aggiungano parole chiave agli elementi e quindi organizzarli in set di termini in base alle esigenze.

Se l'organizzazione vuole usare set di termini gestiti per implementare tassonomie formali, è importante coinvolgere gli stakeholder chiave nella pianificazione e nello sviluppo. Dopo che gli stakeholder principali dell'organizzazione hanno accettato i set di termini richiesti, è possibile usare lo strumento di gestione dell'archivio termini per importare o creare i set di termini. Per informazioni su come accedere allo strumento, vedere Aprire lo strumento di gestione dell'archivio termini

Gestione di termini, set di termini e gruppi

Lo strumento di gestione archivio termini fornisce un controllo albero che è possibile usare per eseguire la maggior parte delle attività. Il ruolo utente per questo strumento determina le attività che è possibile eseguire. Per lavorare a termini globali nello strumento di gestione dell'archivio termini, è necessario essere un amministratore di SharePoint e versioni successive in Microsoft 365 o un amministratore dell'archivio termini in SharePoint. Per lavorare alle condizioni per un sito, è possibile essere un responsabile del gruppo o un collaboratore designato per i set di termini.

Per altre informazioni, vedere Creare e gestire gruppi e set di termini.

Per eseguire azioni su un elemento nella gerarchia, seguire questa procedura.

1. Scegliere il nome dell'applicazione del servizio metadati gestiti, il gruppo, il set di termini o il termine che si desidera modificare e quindi fare clic sulla freccia visualizzata.

2. Selezionare le azioni desiderate dal menu.

Ad esempio, se si è un amministratore dell'archivio termini o un gestore di gruppi, è possibile creare, importare o eliminare set di termini in un gruppo. I collaboratori possono creare nuovi set di termini.

Proprietà per termini e set di termini

A ogni livello della gerarchia è possibile configurare proprietà specifiche per un gruppo, un set di termini o un termine usando il riquadro delle proprietà dello strumento di gestione archivio termini. Ad esempio, se si sta configurando un set di termini, è possibile specificare informazioni quali Nome, Descrizione, Proprietario, Contatto e Stakeholder nel riquadro disponibile nella scheda Generale . È anche possibile specificare se si vuole che un set di termini sia aperto o chiuso ai nuovi invii degli utenti. In alternativa, è possibile scegliere la scheda Uso previsto e specificare se il set di termini deve essere disponibile per l'assegnazione di tag o la navigazione nel sito.

Vedere anche

Introduzione ai metadati gestiti in SharePoint Server

Configurare lo spostamento basato su metadati per un elenco o una raccolta

Configurare lo spostamento dei metadati per un elenco o una raccolta

Aggiungere una colonna di parole chiave dell'organizzazione a un elenco o a una raccolta

Creare una colonna Metadati gestiti

Importare set di termini