Pianificazione dei siti hub SharePoint

I siti hub aiutano a organizzare la rete Intranet. Per ottenere il massimo dai siti hub, è necessaria una pianificazione iniziale. Continuare a leggere per saperne di più sui siti hub e su come pianificarli.

Preparazione dell'ambiente

I siti hub SharePoint rappresentano un elemento costitutivo particolarmente importante per la rete Intranet aziendale. Si tratta del "tessuto connettivo" usato per organizzare insieme famiglie di siti del team e siti di comunicazione.

Uno dei principi chiave delle intranet moderne basate su Microsoft SharePoint è che ogni unità di lavoro deve ottenere una raccolta siti separata. Ciò consente di gestire la governance e la crescita nel tempo. Ogni sito di comunicazione e ogni sito del team connesso a un gruppo di Microsoft 365 viene creato come una raccolta siti, che può avere autorizzazioni personalizzate. Un sito hub, che in genere viene creato da un sito di comunicazione, va anch'esso considerato un'unità di lavoro a sé stante che raggruppa molti altri siti.

In passato, molte organizzazioni usavano siti secondari per creare un tessuto connettivo per le loro intranet. Hanno usato lo spostamento condiviso della raccolta siti per connettere i siti e la struttura gerarchica delle relazioni tra siti secondari per annidare i siti all'interno dei siti. I siti secondari, tuttavia, non offrono alcun margine per la flessibilità e il cambiamento. Poiché i siti secondari sono un costrutto fisico riflesso nell'URL per il contenuto, se si riorganizzano le relazioni aziendali, si interrompono tutte le relazioni Intranet nel contenuto. I siti secondari possono anche creare sfide per la governance, perché molte funzionalità di SharePoint, incluse funzionalità dei criteri quali conservazione e classificazione, si applicano a tutti i siti della raccolta siti, che lo si voglia o meno. Ciò significa che spesso è necessario abilitare una funzionalità per l'intera raccolta siti, anche se è applicabile solo a un sito secondario.

Qual è l'unica cosa che si verificherà sicuramente in ogni azienda? Il cambiamento. Man mano che l'organizzazione si evolve, sono necessarie intranet che semplificano l'allineamento delle esperienze con il modo in cui si lavora e che possono adattarsi alle inevitabili modifiche nel modo in cui si lavora. Questo è uno dei vantaggi principali offerti dai siti hub SharePoint. Creano relazioni come collegamenti, anziché in termini di gerarchie o proprietà, in modo che sia possibile adattarsi ai cambiamenti delle procedure operative in un mondo dinamico e in continua evoluzione.

Introduzione

Prima di iniziare a creare siti hub, ricapitoliamo le tre funzionalità che offrono:

• Marchio e struttura condivisi

• Rollup di contenuto e ricerca

• Una home page di destinazione per l'hub

È il momento di riflettere sulle informazioni che si sta provando a condividere nella Intranet e sui risultati aziendali che si vogliono ottenere.

Una Intranet può svolgere molti ruoli all'interno di un'organizzazione. Si tratta di un sito interno, un luogo in cui comunicare notizie importanti e una piattaforma di collaborazione. È anche un modo per divulgare la cultura aziendale. Può rappresentare la base dell'ambiente di lavoro digitale. Una Intranet consente di raccontare storie e condividere informazioni. Offrire ai dipendenti una voce nella Intranet aziendale può fornire un modo per promuovere una cultura della collaborazione, che consenta all'organizzazione di trasformarsi e adattarsi ai cambiamenti.

Molte Intranet efficaci includono gli elementi seguenti:

• Comunicazione: ad esempio, una home page che include notizie relative all'organizzazione per mantenere i dipendenti informati, struttura di spostamento generale, collegamenti a strumenti e informazioni chiave, promozioni di marketing interne e un luogo in cui coinvolgere i dipendenti su argomenti importanti.

• Contenuto: un luogo in cui le parti funzionali dell'organizzazione, ad esempio risorse umane, legali e it, offrono i propri servizi al resto dell'organizzazione. Ad esempio, la parte hr della intranet potrebbe essere il percorso in cui i dipendenti possono scoprire quanti giorni di ferie sono rimasti, se il loro programma di benefici offre visione o copertura dentale o quale formazione è disponibile per i singoli ruoli. L'area legale potrebbe essere quella in cui i dipendenti possono trovare un accordo di non divulgazione di esempio che possono eseguire prima di avere una conversazione con un potenziale fornitore.

• Azioni e attività: collegamenti al sistema di registrazione dei tempi o al modulo della nota spese e una posizione in cui i manager possono approvare le spese o le schede attività.

• Collaborazione: luoghi in cui i team possono svolgere il proprio lavoro e in cui community basate su ruoli o argomenti possono condividere le conoscenze e sfruttare le competenze all'interno dell'organizzazione e con partner esterni nell'azienda estesa.

• Cultura: storie e luoghi che consentono ai dipendenti di interagire o apprendere, compresi profili, community, club e persino immagini e personalizzazione che riflettono la struttura organizzativa. A volte anche il nome della Intranet rappresenta la cultura. Per esempio, un'azienda elettrica può avere una Intranet denominata "La Rete" con messaggi e promozioni per assicurarsi che "nessuno lavori fuori dalla rete".

• Mobilità: la capacità per i dipendenti di lavorare con qualsiasi dispositivo mentre sono in viaggio.

• Ricerca: la capacità per i dipendenti di trovare contenuto anche se non sanno dove si trova.

La rilevanza di ognuno di questi elementi può variare a seconda delle priorità organizzative e, in una certa misura, della maturità digitale dell'organizzazione. Microsoft 365 offre tre blocchi predefiniti principali che consentono di creare la intranet in modo da configurare esperienze in linea con l'organizzazione, i dipendenti e la preparazione. Organizzazioni diverse useranno questi componenti in modi diversi, ma i componenti riflettono i modelli comuni usati dalle organizzazioni per svolgere il lavoro:

• Siti del team (collaborazione)

• Siti di comunicazione (comunicazione)

• Siti hub (connessione)

Di base, i tre tipi di componenti condividono la stessa struttura. Ad esempio, condividono lo stesso set di Web part interne. Esistono però alcune differenze fondamentali in termini di scopo, aspettative di utilizzo, governance (tra cui il modo in cui vengono creati) e rispetto a come e quali Web part possono essere usate in ogni tipo di sito.

Come dovrebbe essere un sito hub?

I siti hub integrano l'esperienza di ricerca aiutando gli utenti a trovare informazioni pertinenti al contesto.

Una delle principali sfide nella progettazione della rete Intranet è quella di stabilire come organizzare gli spostamenti al suo interno. Nel nuovo ambiente, in cui tutti i siti del team e di comunicazione sono raccolte siti di pari livello, gli architetti delle informazioni devono creare esperienze che consentano agli utenti della Intranet di trovare ciò che cercano in più scenari:

• So che esiste e so dov'è

• So che esiste, ma non so dov'è

• Non so se esiste

Questi scenari sono abilitati da una combinazione di struttura, ricerca e individuazione (o serendipità) e sono un fattore da prendere in considerazione nella progettazione e organizzazione dei siti hub. Una delle funzionalità più importanti abilitate dai siti hub è l'individuazione fortuita di informazioni, perché possono mostrare contenuto contestualmente rilevante da siti non seguiti, ma associati all'hub. La pagina iniziale di SharePoint è stata creata per supportare l'individuazione e la ricerca nel contenuto dell'intera organizzazione, ma se si ha già in mente un particolare contesto, i siti hub possono essere molto utili per restringere queste esperienze a una manciata di siti correlati.

Come punto di partenza per la pianificazione dell'hub, considerare i siti hub per le funzioni principali necessarie agli utenti per svolgere il proprio lavoro, ad esempio Risorse umane, Finanza, Comunicazioni o Pubbliche relazioni, Legale e IT. Queste funzioni possono essere rappresentate in business unit o reparti aziendali diversi nelle grandi organizzazioni oppure combinate nel ruolo di poche persone nelle organizzazioni più piccole.

Si prenda ad esempio il settore HR. Le risorse umane comprendono spesso le sottofunzioni seguenti:

• Benefit

• Retribuzione e rimborsi

• Acquisizione o selezione di talenti

• Gestione delle prestazioni

• Sviluppo professionale o formazione

• Portale per i manager

Usando il principio guida della creazione di un sito per ogni unità di lavoro, è possibile pensare a una famiglia di siti hr che potrebbero includere sei siti funzionali per ognuna di queste funzioni oltre a un hub risorse umane che connette i siti correlati per fornire un'esperienza hr complessiva. Questo è un altro modo per ragionare sul valore dei siti hub: consentono di creare un'esperienza che migliora l'individuazione di informazioni per un contesto specifico, in questo esempio per i dipendenti che cercano informazioni delle risorse umane.

Nel modello Intranet classico potrebbe essere stato creato un sito HR, usando siti secondari per supportare ogni funzione delle risorse umane. Nel mondo piatto della moderna SharePoint, la famiglia di risorse umane è connessa usando l'hub risorse umane per fornire il tessuto connettivo per la navigazione all'interno della famiglia e per offrire l'opportunità di individuare in modo serendipitosa il contenuto in un membro correlato della famiglia quando gli utenti si spostano alla casa delle risorse umane. Ad esempio, se un utente è nell'hub HR e sta leggendo un annuncio sull'apertura delle candidature, perché l'azienda sta per assumere un nuovo dipendente, può essergli utile sapere che nel sito Acquisizione talenti è stata appena rilasciata una nuova versione del toolkit di inserimento "Benvenuto in azienda". Allo stesso modo, se si sta cercando di trovare i criteri di condivisione degli uffici del team hr, si apprezzerà essere in grado di limitare la ricerca solo ai siti affiliati alle risorse umane, anziché all'intera organizzazione.

Non è necessario avere un sito hub per ogni funzione. Tuttavia, quando una funzione offre più servizi diversi dal punto di vista logico, come nell'esempio delle Risorse umane, è consigliabile creare un sito hub per fornire un unico punto di partenza per gli utenti. Spesso gli utenti della Intranet iniziano l'esplorazione navigando tra le pagine. I siti hub combinano i vantaggi della navigazione ("so che si tratta di un argomento HR"), con i vantaggi di una ricerca con un ambito più ristretto ("voglio trovare informazioni sui vantaggi della visione, non sulla visione strategica della società"). Anche se gli utenti non sanno quale sottofunzione fornisce un servizio, possono passare all'hub HR e quindi, usando l'ambito di ricerca fornito dall'hub, eseguire una ricerca (o navigare) nell'hub HR per trovare rapidamente ciò di cui hanno bisogno.

Alcune funzioni organizzative hanno un ambito a livello aziendale, ma un'esecuzione a livello regionale o di prodotto. Ad esempio, si pensi a un reparto Vendite che può avere siti per le aree di vendita e siti per gli uffici di zona. Questo tipo di funzione ha sempre rappresentato una sfida per l'organizzazione gerarchica del contenuto della Intranet mediante siti secondari. Si rende il sito Di vendita sud-orientale un sito secondario del sito dell'area sud-orientale o del sito vendite globali? E cosa accade quando uno stato all'interno dell'area sud-orientale viene allocato a una nuova area; ad esempio, dall'area sud-orientale all'area nord-orientale? Questo tipo di movimenti aziendali dinamici diventa un incubo per l'organizzazione della Intranet se si usano i siti secondari, ma non se si usano i siti hub. La selezione di un hub può creare un'idea perché un singolo sito può essere associato a un solo hub, ma tenere presente che il contenuto di un sito può essere visualizzato in più hub. È possibile personalizzare le origini per le web part seguenti in un hub:

• Notizie
• Contenuto evidenziato
• Siti
• Eventi

Non esiste un metodo universale per stabilire come allineare i siti a un hub in questo scenario. Iniziare sempre rispondendo a queste domande:

• Qual è il pubblico e cosa deve fare?

• In che modo le persone che hanno bisogno delle informazioni svolgono il proprio lavoro?

Allineare l'hub in modo da creare esperienze che mettano al primo posto l'utente. È possibile pensare al modo in cui gli utenti di ogni gruppo di lavoro pensano al lavoro che svolgono allineando i siti regionali alla funzione , poiché il contenuto delle vendite per il nord-est è più probabile che sia organizzato in modo simile al contenuto di vendita per il sud-est rispetto a quello per l'ufficio regionale sud-orientale. Ma questa è una situazione che dipende dalle circostanze. In alcune organizzazioni, avrà molto più senso organizzare tutte le funzioni intorno a un hub di area piuttosto che a un hub funzionale. Con le funzionalità Multi-Geo dei siti hub, si può creare un'esperienza utente migliore associando Vendite Austria con l'hub Austria e non con l'hub Vendite globale. In questo tipo di scenario, si può usare un collegamento nel sito Vendite Austria per connetterlo all'hub Vendite globale e aggiungere ogni sito vendite regionale alla struttura di spostamento dell'hub per le vendite globali.

È consigliabile iniziare con un approccio coerente per tutte le funzioni che hanno un modello, ad esempio Vendite. Se si allineano le funzioni specifiche dell'area geografica all'hub regionale, farlo per tutte le funzioni. Entrambi gli approcci sono validi, ma dal punto di vista dell'usabilità è utile essere coerenti.

Come organizzare il sito hub?

I siti hub forniscono due esperienze organizzative principali da considerare come parte del processo di pianificazione dell'hub. Anche se la creazione di un sito hub deve essere eseguita dagli amministratori del sito di SharePoint e [sopra] in Microsoft 365, la pianificazione, la gestione e l'organizzazione del sito hub sono responsabilità del proprietario del sito hub. I concetti di organizzazione per gli hub sono:

• Associazione

• Struttura di spostamento

Associazione

Un sito diventa parte di una famiglia di hub associando un sito di SharePoint a un sito hub. Quando si crea un sito hub, gli amministratori di SharePoint possono consentire solo a determinati proprietari di siti di associare i siti all'hub.

Dopo che un amministratore di SharePoint ha fornito a un proprietario del sito l'autorizzazione per associare i siti a un sito hub, il proprietario del sito può quindi scegliere di associare i siti all'hub. Quando lo fa, il sito eredita il tema e la struttura di spostamento condivisa del sito hub. Il contenuto del sito verrà eseguito il rollup al sito hub nelle web part in cui l'origine è "tutti i siti nell'hub" e il sito verrà incluso nell'ambito di ricerca del sito hub.

Con l'associazione all'hub, il sito non viene aggiunto automaticamente alla struttura di spostamento. Sono i proprietari del sito hub a stabilire quali siti sono inclusi nella struttura di spostamento. Possono anche configurare il contenuto Notizie, Siti, Eventi ed Evidenziato per eseguire il rollup dell'attività da tutti i siti associati o solo da siti selezionati.

Spostamento

Il proprietario del sito hub determina i siti che compaiono nella struttura di spostamento condivisa e può anche includere collegamenti ad altre risorse. La struttura di spostamento viene visualizzata nella parte superiore, sotto la barra delle applicazioni. Nella maggior parte dei casi, si vorranno aggiungere i siti associati alla struttura di spostamento dell'hub. Questo è uno dei vantaggi delle esperienze che è possibile abilitare con un hub. La struttura di spostamento dell'hub può avere un massimo di tre livelli, il che offre la possibilità di organizzare la famiglia di hub in modo da consentire agli utenti di individuare e trovare facilmente contenuti rilevanti.

Tuttavia, si potrebbe decidere di non aggiungere tutti i siti associati alla struttura di spostamento o anche di aggiungere siti che non sono associati alla struttura di spostamento. Durante la pianificazione della struttura di spostamento dell'hub, considerare quanto segue.

• Si vogliono aggiungere siti privati o con accesso limitato alla struttura di spostamento? Forse. Ad esempio, il reparto Risorse umane può decidere di associare il sito del team privato all'hub HR, per renderlo facilmente accessibile per i membri del team HR. Tuttavia, il proprietario dell'hub risorse umane potrebbe non voler visualizzare un collegamento al sito del team hr nel riquadro di spostamento condiviso per l'hub risorse umane, perché in questo modo il sito hr privato sarà più individuabile da tutti gli utenti dell'organizzazione, che riceveranno una richiesta di accesso quando fanno clic sul collegamento al sito del team delle risorse umane. Se si aggiungono siti privati alla struttura di spostamento dell'hub, è consigliabile usare la destinazione del gruppo di destinatari in modo che il collegamento venga visualizzato solo per i membri del sito privato. In un altro scenario potrebbe essere presente un sito "semi-privato" che si vuole che gli utenti interessati scoprano. Ad esempio, si può avere una community che vuole limitare l'appartenenza agli utenti con competenze specifiche, ma vuole anche individuare esperti in tutta l'organizzazione. In questo scenario, gli utenti potrebbero ricevere un messaggio di accesso negato o richiesto di accesso, ma il proprietario del sito è preparato e vuole concedere l'accesso alle persone interessate.

  Consiglio

  Se si aggiungono collegamenti a siti privati nella struttura di spostamento dell'hub e non si prevede di usare la selezione dei gruppi di destinatari, è consigliabile aggiungere (con restrizioni) o (privato) o (esterno) al nome del collegamento per consentire agli utenti di comprendere che potrebbero non avere accesso al collegamento di spostamento.

• Si vogliono aggiungere siti che non sono associati all'hub alla struttura di spostamento? Forse. Poiché un singolo sito può essere associato a un solo hub, l'aggiunta di siti non associati all'hub offre una soluzione per connettere l'hub ai siti correlati. Ad esempio, se si sceglie di associare le funzioni all'interno di un'area geografica con un hub regionale anziché con l'hub globale della funzione, si possono aggiungere collegamenti di spostamento dall'hub della funzione a ogni sito regionale. Ad esempio, se si ha un hub per la funzione HR, si potrebbero aggiungere i siti HR regionali (HR nordest, HR sudest e così via) alla struttura di spostamento dell'hub HR per creare un'esperienza completa relativa alle risorse umane. Tenere presente che, facendo questo, le notizie e le attività nei siti HR regionali non verranno visualizzate nell'hub HR, bensì nell'hub regionale. Inoltre, spostandosi dall'hub HR al sito HR regionale, ci si troverà in un sito che include il tema e la struttura di spostamento dell'hub regionale, non quelli dell'hub HR. Non c'è nulla di intrinsecamente giusto o sbagliato in questo scenario, ma è necessario essere consapevoli delle implicazioni quando si pianificano le esperienze di navigazione dell'hub

  Consiglio

  Se non si vuole che gli utenti della Extranet vedano la struttura di spostamento condivisa, non associare siti Extranet all'hub. È consigliabile aggiungere semplicemente i siti esterni alla struttura di spostamento dell'hub, in modo che gli utenti interni possano accedere rapidamente ai siti Extranet pertinenti.

È possibile creare un solo sito hub per l'intera organizzazione?

Non è necessario avere più di un hub per l'organizzazione, ma è consigliabile pensare a cosa significa questo per l'organizzazione delle informazioni e l'individuazione. Un vantaggio di avere un solo hub è che ogni sito nella Intranet condividerà una struttura di spostamento superiore coerente. Tuttavia, poiché ogni sito può anche condividere lo spostamento globale coerente nella barra delle app, è consigliabile sfruttare più di un hub.

Se si dispone di un solo hub, si perderà la possibilità di visualizzare facilmente le informazioni correlate nel contesto e la possibilità di definire facilmente un ambito di ricerca per il contenuto correlato. Ad esempio, se si ha un unico hub aziendale, sarà più difficile visualizzare solo le notizie correlate alle risorse umane nel sito HR. Anche le piccole organizzazioni possono riscontrare che limitare il contesto in cui gli utenti trovano le informazioni è utile per la gestione del sovraccarico di informazioni. Ora è possibile creare una gerarchia di hub per creare associazioni hub-hub. In questo modo è possibile creare una rete di hub che esegue il rollup l'uno all'altro per creare connessioni e ambiti di ricerca aggiuntivi. Quando gli hub sono associati tra loro, il contenuto può essere cercato e visualizzato negli hub fino a tre livelli di associazione.

Quanti siti è necessario associare a un hub?

Anche se tecnicamente non esiste alcun limite al numero di siti che è possibile associare a un hub, esistono linee guida pratiche da considerare in modo da ottenere il vantaggio ottimale dell'uso degli hub nell'architettura delle informazioni (IA).

Come per la maggior parte delle decisioni di IA, è necessario innanzitutto concentrarsi sui risultati che si sta tentando di ottenere usando gli hub e quindi usare tale obiettivo per determinare un numero pratico di siti da associare a un hub. Un buon punto di partenza è concentrarsi sui vantaggi principali dell'uso di un hub per organizzare i siti.

Altre considerazioni importanti

• Trovare gli hub quando se ne ha più di uno. Gli hub sono un blocco predefinito importante per la intranet. Ecco alcuni modi per rendere individuabili i siti hub:

  • Aggiungere hub alla struttura di spostamento globale. Aggiungere gli hub alla struttura di spostamento globale per il tenant nella barra dell'app SharePoint.

  • Aggiungere hub chiave alla pagina iniziale di SharePoint. Aggiungere i siti hub all'area Collegamenti in primo piano della pagina iniziale di SharePoint. Invitare tutti gli utenti a seguire i siti hub.

• Raggiungere il pubblico giusto per le notizie. I siti hub aiutano a presentare le notizie alle persone giuste al momento opportuno e nel giusto contesto. Le notizie non passano verso il basso verso i siti associati, solo dal sito associato all'hub. Se si vuole la massima diffusione delle notizie, pubblicarle nel sito hub. Per rendere più visibili le notizie dell'hub, è possibile che nella home page siano presenti due web part di notizie: una per le notizie pubblicate nella home page dell'hub e un'altra che include le notizie riportate dai siti associati (tutti o solo i siti selezionati).

• Convenzioni di denominazione degli hub. Stabilire convenzioni di denominazione per i siti hub per renderli più facilmente individuabili. Alcune opzioni includono nomi come HR centrale, Hub HR, Portale HR. Provare a scegliere una convenzione di denominazione coerente per tutti i siti hub.

• Prepararsi alla creazione degli hub. Dopo aver pianificato gli hub, è possibile trasformare un sito esistente (preferibilmente un sito di comunicazione) per diventare un sito hub o creare un nuovo sito di comunicazione e renderlo un sito hub. Quindi, si potranno aggiungere e configurare le Web part e la struttura di spostamento nel sito hub per potenziarne le capacità.

• Siti secondari. I siti hub consentono di risolvere molti o la maggior parte dei casi d'uso per cui in precedenza si usavano siti secondari. In futuro, è consigliabile usare siti hub per organizzare i siti all'interno della Intranet. Tuttavia, i siti secondari continueranno a essere supportati come funzionalità classica e il nuovo modello di sito del team verrà aggiunto come opzione di sito secondario.

• Il sito home deve essere un hub? Dipende. Prendere in considerazione la possibilità di rendere il sito home un hub se si dispone di un set univoco di siti che rappresentano la intranet "ufficiale" in cui si desidera un marchio distinto e un ambito di ricerca che si desidera distinguere dagli altri siti nel tenant. Prendere in considerazione la possibilità di lasciare il sito home come sito "normale" se si prevede di avere più hub e si vuole che gli utenti sfruttino la barra delle app di SharePoint per la navigazione globale. Ogni sito nella Intranet non deve essere connesso a un hub se il sito home non è un hub. Alcuni siti possono far parte di un hub e avere sia la navigazione locale che l'hub, ma altri siti possono avere solo spostamento locale. In questo scenario, la struttura di spostamento globale intranet viene fornita dalla barra dell'app, non da un hub.

Usare i siti hub quando sono allineati ai risultati aziendali e risolvono un'esigenza degli utenti.

Servono altre informazioni?

Se si hanno domande tecniche su questo argomento, potrebbe essere utile pubblicarle nel forum di discussione di SharePoint. È una risorsa utile per trovare altri utenti che hanno lavorato con problemi simili o che si sono trovati nella stessa situazione.

Autore principale: Susan Hanley, MVP

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