Informazioni su Viva Glint SFTP e automazione dei dati

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Usare Microsoft Viva Glint Secure File Transfer Protocol (SFTP) per stabilire importazioni regolari dei dati dei dipendenti. Un feed di dati automatizzato consente di mantenere sincronizzati i dati HRIS (HR Information System) con Viva Glint e consente all'organizzazione di:

  • Inviare sondaggi e risultati ai partecipanti giusti in qualsiasi momento.
  • Attivare automaticamente i sondaggi per i dipendenti in punti specifici del ciclo di vita dei dipendenti.
  • Avere sempre le informazioni sui dipendenti più aggiornate.

Preparare i dati per l'importazione

Prima di trasferire i dati a Viva Glint con SFTP, verificare di esaminare le informazioni sui concetti fondamentali sugli attributi viva glint e completare la configurazione dell'attributo. Altre informazioni.

Attenzione

Assicurarsi che tutti gli utenti dell'amministratore aziendale siano inclusi nel primo caricamento del file, con ID dipendente che corrispondono agli ID in Viva Glint. In caso contrario, gli utenti dell'amministratore aziendale verranno disattivati e perderanno l'accesso alla piattaforma.

Gestire le impostazioni SFTP

In Viva Glint impostazioni generali, gestire le chiavi SSH pubbliche, aggiungere indirizzi IP pubblici, specificare gli utenti di notifica, gestire le impostazioni di crittografia e visualizzare le credenziali SFTP. Altre informazioni.

Informazioni sull'importazione automatica dei dati

Viva Glint SFTP:

  • Consente file di dati completi e parziali.
  • Controlla regolarmente e importa automaticamente nuovi file.
  • Deriva gli attributi per creare campi calcolati durante l'importazione.
  • Funziona meglio con i formati di file consigliati.

Directory SFTP

Nell'account SFTP sono presenti due (2) directory che Viva Glint monitora per l'importazione automatica dei file:

  • /files/user_full: Usare per il caricamento di file FULL: i record dei dipendenti esistenti nella piattaforma che non sono inclusi nel file diventano INACTIVE.
  • /files/user_delta: Usare per il caricamento di file PARTIAL: nella piattaforma vengono aggiornati solo i record dei dipendenti nel file; tutti gli altri sono invariati.

Nota

  • I file vengono eliminati automaticamente da SFTP dopo 48 ore.
  • I file che causano avvisi ed errori possono essere scaricati dal log di controllo attività nelle impostazioni generali per 28 giorni dopo l'importazione.

Consiglio

Per SAP Success Factors e Workday, "/files" può essere aggiunto automaticamente al percorso del file per le trasmissioni SFTP. Rimuovere "/files" dal percorso del file ("/user_full" o "/user_delta") per evitare errori di caricamento se il file "/files" con aggiunta automatica HRIS.

Metodi di trasferimento

A seconda della frequenza con cui l'organizzazione importa i dati in Viva Glint, valutare quale metodo di trasferimento dei dati SFTP soddisfa meglio le proprie esigenze.

  • Feed di dati HRIS automatizzato: Collaborare con il team dei dati dei dipendenti per stabilire un'esportazione automatizzata che viene trasmessa direttamente da HRIS a SFTP.
  • Trasferimento manuale di file SFTP: Connettersi con un'applicazione FTP per inserire manualmente un file completo o incrementale in SFTP.

Attributi derivati

Mentre i dati dei dipendenti vengono caricati in Viva Glint, gli attributi e i valori derivati vengono calcolati per gerarchia di manager, tenure e gruppi di età in base alle selezioni effettuate durante l'installazione dell'attributo. Altre informazioni.

Nota

Non includere attributi derivati nel file di dati dei dipendenti. Viva Glint crea questi campi.

Procedure consigliate per i file

Selezionare una frequenza, un formato, un layout e una convenzione di denominazione dei file in base alle esigenze e alle funzionalità HRIS dell'azienda.

Frequenza:

Aggiornare i dati dei dipendenti almeno settimanalmente o con cadenza regolare in linea con la pianificazione del sondaggio dell'azienda.

Se sono presenti meno di 10.000 dipendenti, un feed giornaliero del file completo deve essere una buona frequenza e i file incrementali possono essere caricati per gli aggiornamenti una tantum. Se si dispone di una base di dipendenti di grandi dimensioni con diversi attributi (oltre 50), l'invio di file completi 1-2 volte al mese con file incrementali giornalieri può avere più senso per le esigenze dell'azienda. Discutere con il team HRIS per scoprire le possibilità di trasferimento dei file di dati.

Formato e layout:

Il formato e il layout di file coerenti nel tempo garantiscono l'esito positivo delle importazioni di file. Mantenere le stesse etichette di attributo nella riga di intestazione del file e selezionare un formato di file tra le opzioni di Viva Glint:

  • .csv con un separatore di virgola e la codifica UTF-8. Quando i valori contengono virgole, racchiuderli tra virgolette doppie.
  • .xlsx con una singola scheda e senza password o formule.

Convenzione di denominazione:

Viva Glint consiglia le convenzioni di denominazione dei file seguenti, dove "companyid" è l'ID univoco all'interno di Viva Glint, ma questo metodo di nome file non è obbligatorio. Assicurarsi che il nome del file selezionato sia di almeno 64 caratteri, inclusa l'estensione del file.

  • Companyid_user_full_yyyymmdd.csv
  • Companyid_user_delta_yyyymmdd.csv

Ad esempio: contoso_user_delta_20230101.csv

Importante

Le estensioni di file devono riflettere la crittografia PGP, se usata. Ad esempio, un'estensione di file .csv crittografata viene visualizzata come: contoso_user_full_20230101. csv.pgp