SharePoint Server での管理されたメタデータの計画

適用対象:2016 2019 Subscription Edition SharePoint in Microsoft 365

SharePoint Server で管理されたメタデータを使用すると、統一された用語の分類を作成して、SharePoint ファーム全体で使用できます。 この記事では、SharePoint Server で Managed Metadata Service アプリケーションを構成する前に必要な構成上の決定事項について順を追って説明します。

管理されたメタデータを構成する前に、管理されたメタデータについて理解し、SharePoint での働きを理解しておくことが重要です。 この記事を読む前に、「管理されたメタデータの概要 」を必ずお読みください。

SharePoint Server における Managed Metadata Service の概要

SharePoint Server では、管理されたメタデータは、サービス アプリケーションと、アプリケーション サーバーの役割およびフロント エンドのサーバーの役割を担当するサーバーで稼動する Managed Metadata Web Service により実装されます。 特別な使用目的のために用語セットを分離する必要がある場合は、複数の Managed Metadata Web Service アプリケーションを作成できます。 各サービス アプリケーションに、用語セット、用語、キーワードなどが含まれている独自のデータベースがあります。

Managed Metadata Service アプリケーションと Web アプリケーション間の接続は、管理されたメタデータへの接続 で処理されます。 これらの接続を使用して、必要に応じてさまざまな Managed Metadata Service アプリケーションをさまざまな Web アプリケーションにマップし、キーワードや用語セットの作成ポリシーに関係する機能を構成できます。

複数の SharePoint Server ファームがあり、それらの間で管理されたメタデータ用語ストアを共有する場合は、1 つのファームでサービス アプリケーションを発行し、他のファームがそれに接続できます。 (これには、ファーム間の信頼関係が必要です)。

Managed Metadata Service アプリケーションは、コンテンツ タイプ ハブの発行機能も提供します。コンテンツ タイプ ハブはサイトのコレクションで、ここで標準的なコンテンツ タイプを作成して他のサイト コレクション間で共有できます。

管理されたメタデータを構成する前に、この分野で決定する必要がある事項について考慮します。

管理されたメタデータ用語セットを分離する

用語ストア内に多種多様な用語セットを作成できます。 これらの用語セットをグループにまとめることができます。 グループにすると、安全に隔離でき、管理できる人や投稿できる人を指定できます。 しかし、ユーザーは一般に自力で用語にアクセスしたり使用したりできます。 用語セットを特定のユーザーのグループだけに制限する場合には、2 つのオプションがあります。

まず、ユーザーがサイト コレクションに対してローカルな用語セットを作成できるようにします。 これらの用語セットは、他のサイト コレクションでは使用できません。 (このオプションの詳細については、次のセクションで説明します)。

2 つ目として、用語セットを別個の Managed Metadata Service アプリケーション内に格納して、さらに厳密に隔離できます。 この場合、用語ストアを別個のデータベース内に完全に分離して、特定のユーザーの集団だけに制限できます。

法的情報や人事管理などの機密性の高い分野があり、用語ストアへのアクセスを制限しようとしている場合は、この 2 つ目の方法を検討してください。 この用語ストアのユーザーにメインの用語ストアへのアクセス権も付与できます。

決定事項

SharePoint でマネージド メタデータを構成する前に、個別の用語ストアに複数のマネージド メタデータ サービス アプリケーションが必要かどうかを判断します。 (必要に応じて、今後、追加のサービス アプリケーションを追加できます)。

ローカル用語セットの使用

すべてのサイト コレクション間で使用できるグローバル用語セット以外に、サイト コレクションに対してローカルな用語セットを作成できます。 ユーザーが SharePoint リストの管理されたメタデータ列を作成する際に、グローバル用語セットを使用せずに新しい用語セットを作成するオプションがあります。

このオプションは、特定のプロジェクトやイベントのメタデータなどの管理されたメタデータを、組織全体に適用しない方法で使用するのに便利な場合があります。

ローカル用語セットを使用すると、さまざまなチームや業務グループで独自の管理されたメタデータを作成でき、その際にグローバル用語セットに正式な更新を要求する必要はありません。さらに、業務の中核となる分野に重点を置いたグローバル用語セットも保持できます。

ユーザーがサイト コレクションに対してローカルな独自の用語セットを作成できないようにする場合は、管理されたメタデータ接続を構成する際にこの機能を無効にできます。

決定事項

SharePoint でマネージド メタデータを構成する前に、ローカル用語セットの作成を許可するかどうかを決定します。 (作成するサービス アプリケーションごとに異なる設定を使用できます)。

管理されたメタデータのキーワードとフォークソノミー

SharePoint リストでマネージド メタデータ列を使用する場合、その列に入力するユーザーは、列が接続されている用語ストアで定義されている使用可能な値のいずれかを使用する必要があります。 これは、マネージド メタデータの主な利点の 1 つです。定義済みの一覧から値が選択されたことは確かです。

しかし、SharePoint の管理されたメタデータはタグ付け機能もサポートしており、ユーザーは既存の用語ストアに含まれていない自作のキーワードがあるドキュメントなどの SharePoint アイテムにタグ付けできます。 これらのキーワードは用語ストア内の一覧に蓄積され、必要に応じてこれらのキーワードを統合したり既存の用語セットや新しい用語セットに追加したりして管理できます。 こうすると、フォークソノミーの方法を使用して、特定の用語セットを更新する正式なプロセスを経ずに、必要に応じてユーザーは新しいキーワードを作成できます。

管理されたメタデータをこの方法より正式な方法で扱う場合は、管理されたメタデータへの接続を構成する際にこの機能を無効にできます。 この場合、ユーザーは用語ストア内の既存の用語から選択し、それらの値をその目的で作成した特定のフィールドに追加する必要があります。

決定事項

SharePoint で管理されたメタデータを構成する前に、用語ストアに含まれていないキーワードのある SharePoint アイテムにタグ付けできるようにするかどうかを決定してください。

管理されたメタデータのコンテンツ タイプを発行する

管理されたメタデータを共有できること以外に、Managed Metadata Service を使用して、コンテンツ タイプも共有できます。 Managed Metadata Service アプリケーションの作成時に、コンテンツ タイプ ハブとしてサイト コレクションを指定することによって、サイト コレクションのコンテンツ タイプ ギャラリーにあるすべてのコンテンツ タイプを共有し、他のサイト コレクションで使用できるようにすることが可能です。

決定事項

SharePoint でマネージド メタデータを構成する前に、コンテンツ タイプ ハブを作成するかどうかを決定します。 (後で追加することもできます)。

関連項目

この記事の Microsoft 365 バージョンの SharePoint については、「 マネージド メタデータの概要」を参照してください。