個人用分析情報のデプロイ ガイド
管理者は、Microsoft Viva Insights が参加者に提供する内容と、エクスペリエンスを有効にして強化するために何ができるかを知ることでメリットを得ることができます。
Viva Insights とは
Viva Insights について詳しくは、 Microsoft Viva Insights をご覧ください。
使用の利点
Viva Insights は、参加者が仕事の関係を強化し、重要な作業に集中する時間を増やし、ワーク ライフ バランスを改善するのに役立ちます。 Viva Insights は、ユーザーの仕事の習慣に関する分析情報を表示することでこれを行います。 これらの分析情報は、メール、会議、通話、チャットに関する Microsoft 365 データから得られます。 .
Viva Insights を使用することで、あなたとチームは素晴らしいことを達成できます。
- 個人の生産性に関する分析情報を通じて作業パターンを改善 する – Viva Insights では、Microsoft 365 の日常データを使用して、よりスマートな作業に役立つ時間とヒントの使い方に関する分析情報を提供します。
- 関係を改善する - コラボレーション時間を増やし、チーム会議を改善し、ネットワークを拡張します。
- より多くのフォーカス時間を得る - 気晴らしを排除し、マルチタスクを停止し、コアの優先順位に焦点を当てる時間を増やします。
- 仕事と生活のバランスを改善 する – 仕事のパターンを改善し、仕事と生活のバランスと全体的なウェルビーイングのために作業に費やす時間を短縮します。
Viva Insights のビジネス価値
今まで以上に多くの人が、仕事中の自分の時間をコントロールする必要がないと感じています。 多くのチームは、1 週間の 80 ~ 90% を会議に座り、メールを送信し、電話で話しています。 しかし、会議時間の 50% は非生産的と見なされ、ほぼ半数の従業員が仕事が家庭生活に干渉すると報告しています。
Viva Insights は、Microsoft 365 クライアント エクスペリエンスの拡張機能であり、より良い習慣を構築し、時間を管理する機会を見つけるのに役立ちます。
自分とユーザーが担当している
- 管理者は、ユーザーが Viva Insights の使用を開始する方法の構成を制御します。 詳細については 、「個人の分析情報を構成する 」を参照してください。
- ユーザーは、 アプリ、 ダイジェスト メール、 インライン候補、 Insights Outlook アドインなど、最初からオプトインまたはオプトアウトできます。 詳細については、「 オプトアウト 」を参照してください。
データのプライバシー
ユーザーの個人情報は、同僚やマネージャーと共有されません。 Viva Insights は、GDPR などのコンプライアンス規制に準拠しています。 管理者向けのプライバシー ガイドも参照してください。
アクセス許可の付与
Microsoft Viva Insights サービス プランを使用してライセンスをユーザーに割り当てるとすぐに、 Teams や Web 上の Viva Insights などの個人的な分析情報要素にアクセスし、メールの ダイジェスト、 Outlook でのインライン提案、 Viva Insights Outlook アドイン、 Viva Insights ウェルカム メッセージを取得します。
これらの要素へのアクセスは、組織の計画によって異なります。 詳細については、「 Viva Insights 要素へのアクセス」を参照してください。
Microsoft Viva Insights を使用した個人的な分析情報は、簡単に展開できるすぐに使用できるソリューションであり、同僚と同僚が個人の生産性の習慣を改善するのに役立ちます。 これらのサービス プランを使用する Microsoft 365 ユーザーは、広く利用できます。 ライセンスが割り当てられると、Viva Insights は既定で オン になりますが、 このガイドの手順に従ってデプロイをカスタマイズできます。
Viva Insights をロールアウトする
Viva Insights は、組織内で一度または段階的にデプロイできます。 どちらの場合も、製品を広くロールアウトする前に、次の 準備 手順セクションで説明されているオプションの手順である追加のバイインを取得することをお勧めします。
Viva Insights ロールアウトのチェックリスト
- (省略可能) 準備手順を完了します。
- ロールアウト シナリオを選択します。
- 選択したロールアウト シナリオの手順を完了します。
準備手順
Microsoft 365 サブスクリプションが付属しているため、組織内のすべてのユーザーに対して Viva Insights を簡単に有効にすることができます。 Viva Insights を有効にする前に組織が考慮する可能性がある推奨される手順の一覧を次に示します。省略可能です。
- コミュニケーション 計画を作成する – Viva Insights のロールアウト中とロールアウト後に、組織がユーザーと効果的に通信する方法を特定します。 ユーザーが Viva Insights に関する情報を簡単に見つけられるようにします。 たとえば、Viva Engage グループまたは SharePoint サイトを使用して、組織内で Viva Insights を使用する利点についてユーザーが学ぶのに役立ちます。
- 利害関係者を検討する – Viva Insights のロールアウトに先立って、関係者を特定してコミュニケーションすることが組織で重要な場合があります。 「 関係者を含める」を参照してください。
- 最初にパイロットの実行を検討 する – Viva Insights を組織全体にスケーリングする前に、ユーザーのサブセットを使用して パイロット ロールアウトを実行 することを検討してください。 特に大規模な組織の場合は、まず、ユーザーの準備状況を検証し、問題を特定して軽減し、組織全体の実装を成功させるためにパイロットを実施することで、小規模で広範なロールアウトをテストすることは自然な手順です。
- セキュリティとプライバシー – Viva Insights は、ユーザーのプライバシーを保護するためにセキュリティで保護され、構築されています。 プライバシー ガイドでは、Viva Insights がプライバシー規制にどのように準拠しているかについて説明します。 Viva Insights のプライバシー機能について理解を深めるために、このプライバシー ガイドをセキュリティおよびプライバシー チームと共有することをお勧めします。
- 既存のイニシアチブに結び付ける - Viva Insights を導入するときは、従業員のウェルビーイング イニシアチブなど、組織内の既存のイニシアチブまたはトレーニング 計画に関連付けます。 テクノロジ ツールとして導入するのではなく、組織の価値と統合された習慣を変えるツールとして導入しないでください。
利害関係者を含める
ウェルカム メールがユーザーに送信される前に、主要な関係者を特定して通知することは、ロールアウト プロセスの重要な予備的な手順になる可能性があります。 これらの利害関係者は、ウェルカム メールのロールアウトに伴う価値、タイムライン、予想されるエクスペリエンスを理解する必要があります。 これらの利害関係者は、プロアクティブに管理すると、ロールアウト プロセスを前進させる貴重なアドボケイトになる可能性があります。
ロールアウト プロジェクトの一部として考慮する可能性があるロールを次に示します。
- エグゼクティブ スポンサー Viva Insights に関するウェルカム メールを送信します。理想的には、製品のエクスペリエンスに関する見積もりが記載されています。
- セキュリティ リーダー – プライバシー ガイド を確認して、Viva Insights のデータ セキュリティについて学習します。
- Microsoft 365 管理者 – ビジネス要件ごとに Viva Insights アクセスを有効または無効にします。 「ロールアウト シナリオ」を参照してください。
- サポートまたはヘルプ デスクリーダー - ユーザーからの質問を管理します。 役に立つ回答の一部については、 個人的な分析情報に関する FAQ を参照してください。
- トレーニング リーダー - Viva Insights に関するトレーニング ワークショップを実行します。
ロールアウト シナリオを選択する
このセクションでは、Viva Insights をデプロイするための 4 つのシナリオについて説明します。 Microsoft 365 管理者は、PowerShell を使用するか、Microsoft 365 管理センターを使用して、これらのシナリオのいずれかを実装できます。 通常、管理者は管理センターを使用して、ほとんどのユーザーまたはすべてのユーザーに Viva Insights を広く構成し、PowerShell を使用して選択したユーザーの特定の構成を設定します。
ロールアウト シナリオ
次のいずれかのシナリオを選択して完了します。
- 既定値は オンです。 すべてのユーザーに対して、Viva Insights のすべてのサーフェスが既定でオンになっています。 これは既定のシナリオです。
- 既定値はオフです。 Viva Insights は既定でオフになっています。ユーザーは、一部またはすべての Viva Insights サーフェスを個別にオンにすることができます。
- 混合デプロイ。 一部のユーザーはオプトインされ、一部のユーザーはすべての Viva Insights サーフェスからオプトアウトされます。
既定値:
このシナリオでは、すべてのユーザーに対して Viva Insights のすべてのサーフェスが既定でオンになっています。 ウェルカム メールとその後の Viva ダイジェストメールを受け取り、Web 上の Viva Insights アプリ、Viva Insights Outlook アドイン、Outlook のインライン提案にアクセスできます。
このロールアウト シナリオを実装する方法については 、「個人用分析情報の既定値を構成する」を参照してください。
既定のオフ
このシナリオでは、Viva Insights は既定でオフになっていますが、ユーザーは一度にすべての機能または個々の機能を自分でオンにすることができます。 ユーザーは Viva ダイジェスト メールを受け取りませんが、Teams または Web の Viva Insights アプリを通じて、各画面に個別にオプトインできます。
「個人用分析情報の既定値を構成する」で、このロールアウト シナリオを実装する方法について説明します
混合デプロイ
このシナリオでは、一部のユーザーがオプトインされ、一部のユーザーはすべての Viva Insights サーフェスからオプトアウトされます。 オプトインされているユーザーはダイジェスト メールを受信し、Teams と Web で Viva Insights を開き、Outlook で Viva Insights アドインを参照できます。 オプトアウトを開始したユーザーは、ここに表示される既定の "off" ページを参照してください。ここで、[設定] を使用して Viva Insights サーフェスのいずれかにオプトインできます。
このロールアウト シナリオを実装する方法については 、「個人用分析情報の既定値を構成する」を参照してください。
パイロット ロールアウトを実行する
大規模な組織の場合は、組織全体に Viva Insights をデプロイする前に、小規模なパイロット ロールアウトを実行することをお勧めします。 このパイロットは、準備状況を検証し、問題を特定して軽減し、ロールアウトを成功させるために役立ちます。 このセクションでは、ヒントを提供し、パイロットを実行する手順について説明します。
パイロットから最も現実的な結果を得るには、新しいテクノロジに熱心に取り組み、同僚と経験を共有する意欲のある実際のユーザーのグループを含める必要があります。
パイロットの前提条件
パイロットを開始する前に、次の準備を整えます。
- 目標を設定して測定します。 パイロットの成功を測定するには、明確に定義された目標が必要です。
- 期間 パイロットの開始日と終了日を特定します。 ヒント: 少なくとも 45 日間実行します。
- パイロット ユーザーを募集します。 パイロット グループには、利害関係者と参加者のバランスの取れた組み合わせを含めます。 ダイレクト レポートを持つマネージャーや、さまざまな部門のユーザーなど、さまざまなロールを含めます。
- 作業のペースを設定します。 小規模から開始し、一時停止、結果の評価、パイロットの調整に時間がかかります。
パイロット タイムライン
パイロットを実施するには、次の手順に従うことをお勧めします。
- ウェルカム メールを送信 する – Viva Insights を紹介するメールをすべてのパイロット ユーザーに送信し、トレーニングに招待します。
- Viva Insights の使用方法についてパイロット参加者をトレーニングします。
- サービス プランを割り当てる – パイロット ユーザーに Viva Insights をロールアウトする前に、すべてのユーザーが Microsoft 365 管理センターの Viva Insights サービス プラン に割り当てられていることを確認します。
- パイロットを開始する – パイロット を開始します。 試験 計画で説明されているように、パイロットが開始していることをパイロット参加者に通知し、その期間とそのタスクを思い出させます。 詳細については、「 パイロットの実施 」を参照してください。
- 利害関係者と相談する – パイロット全体を通じて、 プロジェクトの関係者 と会い、ユーザーのフィードバックが到着したら確認し、発生した技術的な問題に対処して、パイロットがスムーズに実行されていることを確認します。
- 評価と計画 - パイロットの結果を使用して、次の手順を計画します。 「パイロット レッスンを評価し、計画を立てる」を参照してください。
目標の設定と測定
パイロットの成功を判断するには、参加者が製品から価値を得て、それを同僚に勧めるかどうかを知る必要があります。 アンケートを使用して、製品のセンチメントと有用性を評価することを検討してください。
テスト 計画を設計する
パイロット エクスペリエンスを成功させるには、参加者に、フィードバックを共有する方法と共に完了するタスクを明確に定義します。 Viva Insights でユーザーが実行できる操作の例を次に示します。
- 1 つまたはすべての Viva Insights 機能にオプトインします。
- 毎日自動的にフォーカス時間を取得します。
- [分析情報] タブを使用して、未処理のタスクのフォローアップ、会議の準備、未読ドキュメントのフォローアップを行います。
フィードバックの収集
進行状況を追跡し、次のような結果を測定するためのオープン なフィードバック チャネルがあることを確認します。
- パイロットが完了した後にアンケートを設計し、それを使用して結果をキャプチャして評価します。
- パイロット参加者が体験に参加して共有できるように、Teams チャネルまたは Viva Engage コミュニティを作成します。 または、Viva Engage を使用します。
パイロット ユーザーの採用
パイロット ユーザーは、会社のロールアウトの最初のフェーズの一部です。 新しいツールの最初のユーザーであるユーザーとコミュニケーションを取り、個人の生産性を高め、職場での作業パターンを改善します。 彼らはフィードバックを提供する必要があります。 構成に関する知識、内部ドキュメント、参加者への通知を改善することで、ロールアウトの後のフェーズで他のすべてのユーザーがフィードバックを容易にすることを彼らと共有します。 パイロット ユーザーがエグゼクティブ リーダーでない場合に最適であることに注意してください。
パイロット ユーザーを特定するには、IT チームとターゲット グループの部門長との間で話し合いが必要になる場合があります。 このディスカッションでは、新しいツールを使用して作業を改善することに熱心なユーザーを特定します。
推奨： さまざまな ロールアウト シナリオに対応するグループにパイロット ユーザーをグループ化することを検討してください。 これにより、Microsoft 365 管理者は、大規模に実装する前に、さまざまなシナリオに関するフィードバックを受け取ることができます。
パイロット参加者をトレーニングする
組織は、パイロット ユーザーのトレーニングを担当する内部担当者を選択できます。
パイロットを実施する
45 日間のパイロットのタイムラインの例を次に示します。
パイロットキックオフ前の週:
- 想定される内容とタイミングについて、パイロット ユーザーに最初の通信を送信します。 これは、Viva Insights の使用方法に関する トレーニングを実施 したり、トレーニング資料を共有したりする良い機会でもあります。 今すぐアンケートを送信して、パイロットの前後でユーザーのセンチメントを比較することもできます。
- Microsoft 365 管理センターのパイロット ユーザーに Viva Insights サービス プランを割り当てます。 ロールアウト シナリオを選択し、管理者のロールアウト手順に従って、Viva Insights にユーザーを登録します。
日 1 – パイロットが開始されていることをお知らせメールを送信します。
14 日目 – パイロット ユーザーに中間通信を送信し、必要に応じてアンケートを送信します。
日 40 – パイロット ユーザーに最終的な通信を送信します。 彼らの経験に関する最終調査を実施する。
41 日から 45 日 – パイロットの結果を評価し、次の手順を計画します。
パイロット レッスンを評価し、計画を立てる
パイロットが完了したら、すべてのフィードバック調査、サポート チケット、およびその他のメトリックを収集します。 目標を念頭に置いて分析し、実際の Viva Insights ロールアウトを計画します。 パイロットの分析を使用して、組織が Viva Insights の広範なデプロイの準備ができているかどうかを判断します。 そうでない場合は、より多くのユーザーにパイロットを拡張することを検討してください。 「 パイロット後のオプション」を参照してください。
パイロット後のオプション
| パイロット目標は達成されましたか? | 次の手順を検討する |
|---|---|
| はい (たとえば、ユーザーの満足度が高かった場合) | ロールアウト フェーズを開始する準備ができました。 目標に応じて、次のいずれかを実行できます。
|
| いいえ | 計画を調整し、パイロットを見直します。 目標を確実に達成するために、目標を組織内の既存のイニシアチブに結び付けることをおすすめします。 |
サポート ドキュメント
Viva Insights の使用に関する質問がある場合は、個人的な 分析情報に関する FAQ をポイントして回答を求めます。
利害関係者向けのリソース
Viva Insights 管理者向けのプライバシー ガイド。 プライバシー ガイドを使用して、Viva Insights が従業員のプライバシーを保護し、地域の規制への準拠をサポートする方法で情報を処理する方法に関する重要な質問への回答を見つけます。
Viva Insights サーフェスの次の説明を参照してください。