企業有效降低庫存成本的方法

庫存管理一向是中小企業注重的一環, 尤其中小企業資金運用更需要審慎的控制, 如能有效降低庫存成本, 減少庫存資金積壓, 對中小企業的資金周轉會更為有利。

Microsoft Dynamics ERP提供完整的庫存管理解決方案, 能夠協助中小企業有效管理庫存、降低庫存量及庫存成本, 提升庫存周轉率, 進而達到有效管理資金的目的。

不論企業規模大小, 庫存管理一定是企業經營管理的重點.

庫存管理主要是在控制存貨的進出數量, 一方面保持適當數量的原物料, 使生產過程不致發生缺料、欠料的情形, 導致無法如期完工交貨的情形；另一方面, 要避免存貨數量過多, 導致佔用倉庫儲位情形, 並且有效降低庫存總費用、減少庫存資金積壓與持有成本的負擔, 同時加速資金週轉.

        然而, 積極的庫存管理不僅在於控管倉庫中目前的存貨數量, 還包括已訂購尚未入庫的數量和已被保留預定出貨的數量, 因為這些計劃數量才是影響庫存管理做得好不好的最主要原因.

例如, 某電腦組裝廠的倉庫中有可以組裝1,000套個人電腦的零組件, 而且, 已組裝完成、等候出貨的個人電腦也有1,000套, 這時, 倉庫中除了積壓了2,000套個人電腦的庫存資金外, 還要有足夠的場地空間來儲存這些電腦零組件和成品, 也需要人力來管理這些存貨.

如果, 這家電腦組裝廠經過流程改造與ERP系統的協助, 將個人電腦零組件維持在500套, 已組裝完成的電腦維持在500套, 這時, 庫存資金可以減少, 需要用來保管電腦零件與成品的空間也可以大幅縮減, 而管理倉庫的人力也可以減少, 降低庫存成本, 整個營運成本將可大幅降低.

更重要的是, 因為庫存降低, 面對產品生命週期短的電腦市場, 可以更快速的因應市場變化, 不會為了清理庫存而失去占有市場先機.

降低庫存也代表整個存貨的流通將更為快速, 原來的補貨週期是十天, 降低庫存後可能變成是五天, 連帶影響的是資金的周轉也比較頻繁. 亦即, 除了補貨計劃必須配合降低庫存調整外, 資金的流動也會同時配合改變.

也就是說, 企業並不是簡單的把存貨數量降低就好了, 還必須搭配全盤的進銷存管理制度的修訂, 因應降低存貨後的不同運作模式, 才能有效降低庫存成本.

常見的用以降低庫存的管理手法為: VMI(Vendor-Managed Inventory)和豐田式管理中的Just-in-time(JIT), 也就是把原物料庫存擺放在供應商管理, 藉由良好的補貨計劃及供應商管理來達到即時供貨生產的目的, 這樣就能真正有效降低企業內需要的庫存數量.

Microsoft Dynamics ERP經過多年的實際上線經驗的累積與不斷的功能修訂、調整, 在庫存管理與補貨計劃方面, 提供完善的系統功能, 讓VMI和JIT得以具體實踐. 圖一所示為Microsoft Dynamics NAV ERP的料品基本資料中的補貨計劃設定畫面.

圖一: Microsoft Dynamics NAV ERP中對料品補貨計劃的設定.

Microsoft Dynamics NAV ERP提供四種補貨計劃設定: 固定再訂量(Fixed Reorder Quantity)、最小-最大再訂量(Min-Max Reorder Quantiry)、批量訂貨(Lot-to-lot)及安全存量(Order), 可以讓採取不同庫存控制方法的企業, 根據本身的需要進行最佳化設定.

在進行物料需求計劃的過程中, 系統會參照已經設定好的補貨計劃, 根據現庫存量及計劃庫存量、需求量等等參數, 計算應補貨數量, 並開出必須的採購單或生產單, 提交給採購部門或生產部門完成補貨的動作.

庫管部門對於庫存量的有效控管, 也是降低庫存成本的基本要領之一.

Microsoft Dynamics ERP提供分倉分儲位的存量控管方式, 讓庫管部門能夠預先規劃料品的存放方式, 並適當分配管理人員, 以達到提高庫存周轉率的目的.

庫管人員可以利用Microsoft Dynamics NAV ERP的Bin Contents功能, 查詢本身控管的倉庫中所有料品的現存量, 以及直接用下拉的方式把現在量的交易明細線上查詢. 圖二有兩個視窗, 上方視窗Bin Contents顯示倉庫中各個料品的現存量; 下方的視窗Warehouse Entries則顯示出查詢的料品現存量是由那些交易單據產生的.

圖二: Microsoft Dynamics NAV ERP的現庫存量查詢及相關交易記錄查詢功能畫面.

庫管人員由系統自動提示的收貨單來瞭解接下來應該有那些供應商來交貨, 並預先安排收貨及入庫作業, 避免因料品放置不當導致倉庫內因雜亂的擺置方式造成呆料、廢料問題, 從而提升庫存準確度. 而透過圖二的查詢料品現庫存量的方式, 讓庫管人員能更迅速的掌握倉庫現況, 因應生產部門或業務部門對料品的需求.

透過系統提供的功能讓庫管人員更精確的掌握庫存量, 是降低呆料、非生產廢料的最好辦法; 而藉由系統預先規劃的補貨計劃, 來進行料品採購或生產, 可以更有效的控制與降低庫存量. 這些都是最有效的降低庫存成本的方法, 而Microsoft Dynamics ERP正是企業用來控庫存、降低庫存成本的最佳選擇.