Профили, конфиденциальность и поиск SharePoint

Исходная статья опубликована в пятницу, 27 июля 2012 г.

Мэтью Фечко (Matthew Feczko) является руководителем программ инженерной группы SharePoint и работает над социальным взаимодействием.

Профиль

Вы находитесь на корпоративной встрече с участием тысячи коллег и встречаете Джима, который работает в партнерской рабочей группе в другой части страны. Вы не знаете о нем ничего, кроме того, как он выглядит. Вы не знаете, над какими проектами он работает, каким опытом обладает и что у вас общего. К счастью, у вас с Джимом имеются профили SharePoint, благодаря чему вы можете больше узнать о Джиме, отслеживать его деятельность и оставаться с ним на связи даже после завершения корпоративного собрания.

Почему следует обновлять свой профиль?

SРаскрытие сведений о себе, своем опыте, навыках и интересах позволяет другим пользователям находить вас, когда им требуется выполнение каких-либо задач. Если вам требуется человек с техническими знаниями по конкретной теме, Вы можете выполнить поиск по этой теме и того самого человека, который может ответить на ваш вопрос. И это отличный способ познакомиться с другим сотрудниками вашей организации, особенно когда вы работаете за сотни километров друг от друга.

Для начала заполнить раздел с информацией о себе, чтобы люди могли изучить ваши биографические данные. Затем добавьте ключевые области или темы в разделы «Спросить меня», «Интересы» и т. д., которые помогают пользователям с легкостью находить вас. Ваш профиль содержит множество других разделов, так что заполните как можно больше полей!

Настройки конфиденциальности

Вероятно вы, как и я, заботитесь о конфиденциальности и представлении вашей личной информации в Интернете. Вот почему настройки конфиденциальности в SharePoint являются очень простыми и понятными. Конфиденциальность подразумевается по умолчанию. Если изучаете разделы SharePoint, подписанные на пользователей или документы, добавляете публикации в сообществе и т. д., все эти действия не будут отображаться в ленте новостей. Вам не приходится беспокоиться о передаче каких-либо данных, которые не предназначены для совместного использования.

Однако при первом открытии ленты новостей отображается запрос на изменение настроек конфиденциальности для более открытой социальной работы. Мы уверены, что очень важно сообщать о своих действиях своим коллегам. Таким образом, другие пользователи смогут открыть для себя новых и интересных людей, сообщества и многое другое. Если вы согласны, ваши действия становятся общедоступными. Вы всегда можете вернуться в профиль и изменить настройки конфиденциальности.

Настройки конфиденциальности, расположенные в разделе «Настройки ленты новостей» профиля, разделены на две части: «Люди» и «Действия».

Конфиденциальность раздела «Люди»

Если флажок «Люди, на которых я подписан» снят, посетители вашего профиля не смогут просмотреть, на чьи новости вы подписаны и кто подписан на ваши новости. Эта информация полностью скрыта и защищена.

Конфиденциальность раздела «Действия»

Как указал Бен в начале этой недели, в ленте новостей отображаются не только беседы, но и действия людей, на которых вы подписаны. Если вы подписаны на нового пользователя, документ или сайт, если изменяется заголовок вашего профиля или сегодня ваш день рождения, эти события (и другие) приводят к появлению новых сообщений в лентах новостей тех пользователе, которые подписаны на вас. Ваши настройки конфиденциальности действий определяют, какие действия публикуются в ленте новостей (при наличии таких действий). Даже если все ваши действия общедоступны, определенные события, например подписка на конфиденциальный документ, отображаются только для тех пользователей, которые обладают доступом к указанным компонентам.

Результаты поиска людей

После заполнения анкеты другие люди могут с легкостью находить вас. На любой странице введите ключевые слова или имена в поле поиска — и происходит чудо! Вы можете уточнить критерии поиска, чтобы осуществлять поиск среды бесед, пользователей, видео или везде.

Поиск людей осуществляется не только по профилю, но и по создаваемому вами содержимому, то есть по вашим публикациям, созданным документам и беседам в сообществах. Таким образом, в некотором смысле ваш профиль — это не просто данные, указанные вами в анкете. Это все, что вы делаете. 

Фотографии и синхронизация фотографий

И, наконец, хочу рассказать вам о том, что, вероятно, является моим самым любимым улучшением страницы профиля: более заметная фотография профиля увеличенного размера, позволяющая эффективно идентифицировать себя. Пусть все говорит о вас: фотографии ваших детей, ваши фотографии в костюме Дарта Вейдера или фотографии с недавней поездки на лыжах. Любые фотографии будут выглядеть просто превосходно. И, что является еще одним преимуществом этой версии, синхронизация фотографии осуществляется не только в SharePoint, но и в Exchange. Это означает, что одна и та же фотография будет отображаться во всех приложениях пакета Office.

Заполнение профиля и изменение настроек конфиденциальности занимаем всего несколько минут, и это поможет другим пользователям находить вас и эффективно выполнять свою работу. Поэтому не откладывайте это, обновите свой профиль уже сегодня.

Это локализованная запись блога. Исходная статья находится по адресу SharePoint Profiles, Privacy, and Search