ワークフローでの手動決定のコンフィギュレーション
この記事では、手動決定のプロパティをコンフィギュレーションする方法について説明します。
ワークフロー エディターで手動決定をコンフィギュレーションするには、手動決定を右クリックし、プロパティをクリックして、プロパティページを開きます。 その後、手動決定のプロパティをコンフィギュレーションするには、次の手順に従います。
判断名の設定
手動決定の名前を入力するには、次の手順に従います。
- 左ウィンドウで基本設定をクリックします。
- 名前フィールドに、手動決定の一意の名前を入力します。
件名行と指示を入力する
この手動決定に割り当てられるユーザーに対して件名行と指示を入力する必要があります。 たとえば、購買要求の決定をコンフィギュレーションする場合には、その決定に割り当てられるユーザーに対して、購買要求ページの件名行と指示が表示されます。 件名行はページのメッセージ バーに表示されます。 ユーザーは、その後、メッセージ バーのアイコンをクリックして、指示を表示できます。 次に手順に従って、件名行と指示を入力します。
左ウィンドウで基本設定をクリックします。
作業項目の件名フィールドの指示タブで、件名行を入力します。
件名行をカスタマイズするには、プレースホルダーを挿入します。 プレースホルダーは、件名行がユーザーに表示されるときに、適切なデータに置き換えられます。 次の手順に従って、プレースホルダーを挿入します。
- テキスト ボックス内で、プレースホルダを表示する場所をクリックします。
- プレースホルダーの挿入をクリックします。
- 表示されるリストで、挿入するプレースホルダーを選択します。
- 挿入をクリックします。
件名行の翻訳を追加するには、次の手順に従います。
- 翻訳をクリックします。
- 表示されるページで、追加をクリックします。
- 表示される一覧で、テキストを入力する言語を選択します。
- 翻訳テキストフィールドで、テキストを入力します。
- テキストをカスタマイズする場合は、ステップ 3 の説明に従い、プレースホルダーを挿入します。
- 閉じるをクリックします。
作業項目の指示フィールドで、指示を入力します。
指示を個人向けのものにするには、プレースホルダーを挿入します。 プレースホルダーは、指示行がユーザーに表示されるときに、適切なデータに置き換えられます。 次の手順に従って、プレースホルダーを挿入します。
- テキスト ボックス内で、プレースホルダを表示する場所をクリックします。
- プレースホルダーの挿入をクリックします。
- 表示されるリストで、挿入するプレースホルダーを選択します。
- 挿入をクリックします。
指示行の翻訳を追加するには、次の手順に従います。
- 翻訳をクリックします。
- 表示されるページで、追加をクリックします。
- 表示される一覧で、テキストを入力する言語を選択します。
- 翻訳テキストフィールドで、テキストを入力します。
- テキストをカスタマイズする場合は、ステップ 6 の説明に従い、プレースホルダーを挿入します。
- 閉じるをクリックします。
決定の可能な結果を指定する
通常、ドキュメントが意思決定者に割り当てられると、その意志決定者に質問が行われます。 この質問に対する回答は、通常はいまたはいいえまたは True または False です。 手動決定の結果の候補を指定するには、次の手順に従います。
左ウィンドウで基本設定をクリックします。
結果 1 フィールドの結果タブに、結果の名前またはオプションを入力します。
結果の翻訳を追加するには、次の手順に従います。
- 翻訳をクリックします。
- 表示されるページで、追加をクリックします。
- 表示される一覧で、テキストを入力する言語を選択します。
- 翻訳テキストフィールドで、テキストを入力します。
- 閉じるをクリックします。
結果 2 フィールドに、結果の名前またはオプションを入力します。
結果の翻訳を追加するには、次の手順に従います。
- 翻訳をクリックします。
- 表示されるページで、追加をクリックします。
- 表示される一覧で、テキストを入力する言語を選択します。
- 翻訳テキストフィールドで、テキストを入力します。
- 閉じるをクリックします。
いつ通知を送信するかを指定する
決定の実行、委任、またはエスカレーションが行われたときに、ユーザーに通知を送信できます。 通知の送信条件と、通知の送信先のユーザーを指定するには、次の手順に従います。
左ウィンドウで、通知をクリックします。
通知を送信するイベントの横にあるチェック ボックスをオンにします。
- [選択 1] – 割り当てられたユーザーは [選択 1] を選択しました。
- [選択 2] – 割り当てられたユーザーは [選択 2] を選択しました。
- 委任 – 割り当てられたユーザーは別のユーザーに決定を割り当てました。
- エスカレート – 割り当てられたユーザーは割り当てられた時間内に決定を行いませんでした。
ステップ 2 で選択したイベントの行を選択します。
通知テキストタブのテキスト ボックス内で、通知のテキストを入力します。
通知を個人向けのものにするには、プレースホルダーを挿入します。 プレースホルダーは、通知がユーザーに表示されるときに、適切なデータに置き換えられます。 次の手順に従って、プレースホルダーを挿入します。
- テキスト ボックス内で、プレースホルダを表示する場所をクリックします。
- プレースホルダーの挿入をクリックします。
- 表示されるリストで、挿入するプレースホルダーを選択します。
- 挿入をクリックします。
通知の翻訳を追加するには、次の手順に従います。
- 翻訳をクリックします。
- 表示されるページで、追加をクリックします。
- 表示される一覧で、テキストを入力する言語を選択します。
- 翻訳テキストフィールドで、テキストを入力します。
- テキストをカスタマイズする場合は、ステップ 5 の説明に従い、プレースホルダーを挿入します。
- 閉じるをクリックします。
受信者タブで、通知の送信先ユーザーを指定します。 次の表のいずれかのオプションを選択し、オプションの追加ステップを実行してから、ステップ 8 に進みます。
オプション 通知の受信者 追加手順 参加者 特定のグループまたはロールに割り当てられたユーザー - 参加者のタイプ 一覧の ロール ベース タブの、参加者 を選択したのち、通知の送信先のグループまたはロールのタイプを選択します。
- 参加者 の一覧で、通知の送信先のグループを選択します。
ワークフロー ユーザー 現在のワークフロー内のユーザー - ワークフロー ユーザー 一覧の、ワークフロー ユーザー タブの、ワークフロー ユーザー を選択したのち、ワークフローに参加するユーザーを選択します。
ユーザー 特定のユーザー - ユーザー を選択したのち、ユーザー タブをクリックします。
- 利用可能なユーザーの一覧には、すべてのユーザーが含まれます。 通知の送信先のユーザーを選択して、それらのユーザーを 選択されたユーザー リストに移動します。
ステップ 2 で選択したイベントごとに、ステップ 3～7 を繰り返します。
決定の割り当て
手動決定の割り当て先のユーザーを指定するには、次の手順に従います。
左ウィンドウで、割り当てをクリックします。
割り当てタイプタブで、次の表のいずれかのオプションを選択し、オプションの追加手順を実行してから、手順 3 に進みます。
オプション 決定の割り当て先のユーザー 追加手順 参加者 特定のグループまたはロールに割り当てられたユーザー - 参加者のタイプ 一覧の ロール ベース タブの、参加者 を選択した後、決定の割り当て先のグループまたはロールのタイプを選択します。
- 参加者 の一覧で、決定の割り当て先のグループまたはロールを選択します。
階層 特定の組織階層内のユーザー - 階層タイプ 一覧の 階層選択 タブの、階層 を選択したのち、決定の割り当て先の階層タイプを選択します。
- システムは、一定範囲のユーザー名を階層から取得する必要があります。 これらの名前は、決定を割り当てることができるユーザーを表します。 システムで取得するユーザー名の範囲について、その開始点と終了点を指定するには、次の手順に従います。
- 開始点を指定するには、開始 一覧から人物を選択します。
- 終了点を指定するには、条件の追加 をクリックします。 次に、階層のどこで名前の取得を止めるかを示す条件を入力します。
- 階層オプション で、決定を割り当てる範囲内のユーザーを指定します。
- 取得したすべてのユーザーに割り当てる – 決定は範囲内のすべてのユーザーに割り当てられます。
- 取得した最後のユーザーのみに割り当てる – 決定は、範囲内の最後のユーザーのみに割り当てられます。
- 次の条件のユーザーを除外します – 決定は、特定の条件に該当する範囲内のどのユーザーにも割り当てられません。 条件を指定するには、条件の追加 をクリックします。
ワークフロー ユーザー 現在のワークフロー内のユーザー - ワークフロー ユーザー 一覧の、ワークフロー ユーザー タブの、ワークフロー ユーザー を選択したのち、ワークフローに参加するユーザーを選択します。
ユーザー 特定のユーザー - ユーザー を選択したのち、ユーザー タブをクリックします。
- 利用可能なユーザーの一覧には、すべてのユーザーが含まれます。 決定を割り当てるユーザーを選択し、そのユーザーを 選択されたユーザー リストに移動します。
期限タブの、期間フィールドで、ユーザーが決定をしなければならない期限を指定します。 次のいずれかのオプションを選択します。
- 時間数 – ユーザーが決定を行わなければならない期限を時間数で入力します。 続いて、組織で使用しているカレンダーを選択し、組織の週間労働時間に関する情報を入力します。
- 日数 – ユーザーが決定を行わなければならない期限を日数で入力します。 続いて、組織で使用しているカレンダーを選択し、組織の週間労働時間に関する情報を入力します。
- 週数 – ユーザーが決定を行わなければならない期限を週数で入力します。
- 月 – ユーザーが決定を行わなければならない期限を曜日および週で選択します。 たとえば、当月の第 3 週の金曜日までに決定を行うよう設定できます。
- 月 – ユーザーが決定を行わなければならない期限を曜日、週、および月で選択します。 たとえば、12 月の第 3 週の金曜日までに決定を行うよう設定できます。
割り当てられている時間内にユーザーが決定を行わなかった場合、その決定は期限超過になります。 期限超過の決定は、このページのエスカレーション領域で選択したオプションに基づいて、エスカレートされます。
決定が期限超過の場合の処置を指定する
割り当てられている時間内にユーザーが決定を行わなかった場合、その決定は期限超過になります。 期限超過した決定は、別のユーザーにエスカレートする (自動的に割り当てる) ことができます。 期限超過した決定をエスカレートするには、次の手順に従います。
左ウィンドウで、エスカレーションをクリックします。
エスカレーション パスを使用チェック ボックスをオンにし、エスカレーション パスを作成します。 決定は、エスカレーション パスにリストされるユーザーに自動的に割り当てられます。 たとえば、次の表に、エスカレーション パスを示します。
順番 エスカレーション パス 1 割り当て先: 奈緒美 2 割り当て先: 悦子 3 最終アクション: [選択 1] この例では、奈緒美に、期限超過の決定が割り当てられます。 割り当てられた時間内に奈緒美が決定を行わない場合は、悦子に決定が割り当てられます。 割り当てられた時間内に悦子が決定を行わない場合は、[選択 1] が決定として選択されます。
エスカレーション パスにユーザーを追加するには、エスカレーションの追加をクリックします。 次の表のいずれかのオプションを選択し、そのオプションの追加ステップを実行してから、ステップ 4 に進みます。
オプション 決定のエスカレート先のユーザー 追加手順 階層 特定の組織階層内のユーザー - 階層タイプ 一覧の 階層選択 タブの、階層 を選択したのち、決定をエスカレートする先の階層グループを選択します。
- システムは、一定範囲のユーザー名を階層から取得する必要があります。 これらの名前は、決定のエスカレート先にすることできるユーザーを表します。 システムで取得するユーザー名の範囲について、その開始点と終了点を指定するには、次の手順に従います。
- 開始点を指定するには、開始 一覧から人物を選択します。
- 終了点を指定するには、条件の追加 をクリックします。 次に、階層のどこで名前の取得を止めるかを示す条件を入力します。
- 階層オプション で、決定をエスカレートできる範囲内のユーザーを指定します。
- 取得したすべてのユーザーに割り当てる – 決定は範囲内のすべてのユーザーにエスカレートされます。
- 取得した最後のユーザーのみに割り当てる – 決定は、範囲内の最後のユーザーのみにエスカレートされます。
- 次の条件のユーザーを除外します – 決定は、特定の条件に該当する範囲内のどのユーザーにもエスカレートされません。 条件を指定するには、条件の追加 をクリックします。
ワークフロー ユーザー 現在のワークフロー内のユーザー - ワークフロー ユーザー 一覧の、ワークフロー ユーザー タブの、ワークフロー ユーザー を選択したのち、ワークフローに参加するユーザーを選択します。
ユーザー 特定のユーザー - ユーザー を選択したのち、ユーザー タブをクリックします。
- 利用可能なユーザーの一覧には、すべてのユーザーが含まれます。 決定をエスカレートするユーザーを選択し、そのユーザーを 選択されたユーザー リストに移動します。
期限タブの、期間フィールドで、ユーザーが決定をしなければならない期限を指定します。 次のいずれかのオプションを選択します。
- 時間数 – ユーザーが決定を行わなければならない期限を時間数で入力します。 続いて、組織で使用しているカレンダーを選択し、組織の週間労働時間に関する情報を入力します。
- 日数 – ユーザーが決定を行わなければならない期限を日数で入力します。 続いて、組織で使用しているカレンダーを選択し、組織の週間労働時間に関する情報を入力します。
- 週数 – ユーザーが決定を行わなければならない期限を週数で入力します。
- 月 – ユーザーが決定を行わなければならない期限を曜日および週で選択します。 たとえば、当月の第 3 週の金曜日までに決定を行うよう設定できます。
- 月 – ユーザーが決定を行わなければならない期限を曜日、週、および月で選択します。 たとえば、12 月の第 3 週の金曜日までに決定を行うよう設定できます。
エスカレーション パスに追加するユーザーごとに、ステップ 3～4 を繰り返します。 ユーザーの順序は、変更できます。
エスカレーション パスに含まれるユーザーが、割り当てられた時間内に決定を行わない場合、システムによって決定が行われます。 システムによるオプションを指定するには、アクション行を選択し、アクションの終了タブでオプションを選択します。
期限の設定
特定の時間内に決定を行わなければならないようにするには、次の手順に従います。
メモ
この手順で選択するオプションは、このページの割り当て、およびエスカレーション領域で選択されたオプションよりも優先されます。
左ウィンドウで詳細設定をクリックします。
ワークフロー要素の期限の設定を選択し、チェック ボックスをオンにします。
期間フィールドで、決定を行う必要がある期間を指定します。 次のいずれかのオプションを選択します。
- 時間数 – 時間数を入力します。 続いて、組織で使用しているカレンダーを選択し、組織の週間労働時間に関する情報を入力します。
- 日数 – 日数を入力します。 続いて、組織で使用しているカレンダーを選択し、組織の週間労働時間に関する情報を入力します。
- 週数 – 週数を入力します。
- 月 – 決定の実行期限を曜日、週で選択します。 たとえば、当月の第 3 週の金曜日までに決定を実行する必要があるように設定できます。
- 年 – 決定の実行期限を曜日、週、月で選択します。 たとえば、12 月の第 3 週の金曜日までに決定を実行する必要があるように設定できます。
時間制限を超過した場合は、システムによって決定が行われます。 アクションの一覧から、システムで選択するオプションを選択します。