ワークフローでの手動タスクのコンフィギュレーション
この記事では、手動タスクのプロパティをコンフィギュレーションする方法について説明します。
ワークフロー エディターで手動タスクをコンフィギュレーションするには、タスクを右クリックし、プロパティをクリックして、プロパティページを開きます。 それから次の手順に従って、手動タスクのプロパティをコンフィギュレーションします。
タスクに名前を付ける
手動タスクの名前を入力するには、次の手順に従います。
- 左ウィンドウで基本設定をクリックします。
- 名前フィールドに、タスクの固有名を入力します。
件名行と指示を入力する
タスクに割り当てられるユーザーに対して件名行と指示を入力する必要があります。 たとえば、購買要求のタスクをコンフィギュレーションする場合には、そのタスクに割り当てられるユーザーに対して、購買要求ページの件名行と指示が表示されます。 件名行はページのメッセージ バーに表示されます。 ユーザーは、その後、メッセージ バーのアイコンをクリックして、指示を表示できます。 次に手順に従って、件名行と指示を入力します。
左ウィンドウで基本設定をクリックします。
作業項目の件名フィールドで、件名行を入力します。
件名行をカスタマイズするには、プレースホルダーを挿入します。 プレースホルダーは、件名行がユーザーに表示されるときに、適切なデータに置き換えられます。 次の手順に従って、プレースホルダーを挿入します。
- テキスト ボックス内で、プレースホルダを表示する場所をクリックします。
- プレースホルダーの挿入をクリックします。
- 表示されるリストで、挿入するプレースホルダーを選択します。
- 挿入をクリックします。
件名行の翻訳を追加するには、次の手順に従います。
- 翻訳をクリックします。
- 表示されるページで、追加をクリックします。
- 表示される一覧で、テキストを入力する言語を選択します。
- 翻訳テキストフィールドで、テキストを入力します。
- テキストをカスタマイズする場合は、ステップ 3 の説明に従い、プレースホルダーを挿入します。
- 閉じるをクリックします。
作業項目の指示フィールドで、指示を入力します。
指示を個人向けのものにするには、プレースホルダーを挿入します。 プレースホルダーは、指示行がユーザーに表示されるときに、適切なデータに置き換えられます。 次の手順に従って、プレースホルダーを挿入します。
- テキスト ボックス内で、プレースホルダを表示する場所をクリックします。
- プレースホルダーの挿入をクリックします。
- 表示されるリストで、挿入するプレースホルダーを選択します。
- 挿入をクリックします。
指示行の翻訳を追加するには、次の手順に従います。
- 翻訳をクリックします。
- 表示されるページで、追加をクリックします。
- 表示される一覧で、テキストを入力する言語を選択します。
- 翻訳テキストフィールドで、テキストを入力します。
- テキストをカスタマイズする場合は、ステップ 6 の説明に従い、プレースホルダーを挿入します。
- 閉じるをクリックします。
タスクを割り当てる
手動タスクの割り当て先のユーザーを指定するには、次の手順に従います。
左ウィンドウで、割り当てをクリックします。
割り当てタイプタブで、次の表のいずれかのオプションを選択し、オプションの追加手順を実行してから、手順 3 に進みます。
オプション タスクの割り当て先のユーザー 追加手順 参加者 特定のグループまたはロールに割り当てられたユーザー - 参加者のタイプ 一覧の ロール ベース タブの、参加者 を選択したのち、タスクの割り当て先のグループまたはロールのタイプを選択します。
- 参加者 の一覧で、タスクの割り当て先のグループまたはロールを選択します。
階層 特定の組織階層内のユーザー - 階層タイプ 一覧の 階層選択 タブの、階層 を選択したのち、タスクの割り当て先の階層タイプを選択します。
- システムは、一定範囲のユーザー名を階層から取得する必要があります。 これらの名前は、タスクを割り当てることができるユーザーを表します。 システムで取得するユーザー名の範囲について、その開始点と終了点を指定するには、次の手順に従います。
- 開始点を指定するには、開始 一覧から人物を選択します。
- 終了点を指定するには、条件の追加 をクリックします。 次に、階層のどこで名前の取得を止めるかを示す条件を入力します。
- 階層オプション で、タスクを割り当てる範囲内のユーザーを指定します。
- 取得したすべてのユーザーに割り当てる – タスクは範囲内のすべてのユーザーに割り当てられます。
- 取得した最後のユーザーのみに割り当てる – タスクは、範囲内の最後のユーザーのみに割り当てられます。
- 次の条件のユーザーを除外します – タスクは、特定の条件に該当する範囲内のユーザーには割り当てられません。 条件を指定するには、条件の追加 をクリックします。
ワークフロー ユーザー 現在のワークフロー内のユーザー - ワークフロー ユーザー 一覧の、ワークフロー ユーザー タブの、ワークフロー ユーザー を選択したのち、ワークフローに参加するユーザーを選択します。
ユーザー 特定のユーザー - ユーザー を選択したのち、ユーザー タブをクリックします。
- 利用可能なユーザーの一覧には、すべてのユーザーが含まれます。 タスクを割り当てるユーザーを選択し、そのユーザーを 選択されたユーザー リストに移動します。
キュー 作業項目キュー - キュー を選択した後、キュー ベース タブをクリックします。
- タスクを特定のキューに割り当てるには、次の手順に従います。
- キュー タイプ 一覧で、作業項目キュー を選択します。
- キュー名 の一覧でキューを選択します。
- タスクを割り当てるキューを特定の条件で決定する場合は、次の手順に従います。
- キュー タイプ 一覧で、条件付き作業項目キュー を選択します。
- キュー名 の一覧で、条件付きキュー を選択します。
期限タブの、期間フィールドで、ユーザーがタスクを完了するのに必要とする期間を指定します。 次のいずれかのオプションを選択します。
- 時間 – ユーザーがタスクを完了するのに必要とする期間を時間数で入力します。 続いて、組織で使用しているカレンダーを選択し、組織の週間労働時間に関する情報を入力します。
- 日 – ユーザーがタスクを完了するのに必要とする期間を日数で入力します。 続いて、組織で使用しているカレンダーを選択し、組織の週間労働時間に関する情報を入力します。
- 週 – ユーザーがタスクを完了するのに必要とする期間を週数で入力します。
- 月 – ユーザーがタスクを完了する必要のある期限を、曜日、週で選択します。 たとえば、当月の第 3 週の金曜日までにタスクを完了する必要があるように設定できます。
- 年 – ユーザーがタスクを完了する必要のある期限を、曜日、週、月で選択します。 たとえば、12 月の第 3 週の金曜日までにタスクを完了する必要があるように設定できます。
割り当てられている時間内にユーザーがタスクを完了しなかった場合、タスクは期限超過になります。 期限超過のタスクは、このページのエスカレーション領域で選択したオプションに基づいて、エスカレートされます。
タスクが期限超過の場合の処置を指定する
割り当てられている時間内にユーザーが手動タスクを完了しなかった場合、タスクは期限超過になります。 期限超過したタスクは、別のユーザーにエスカレートする (自動的に割り当てる) ことができます。 期限超過したタスクをエスカレートするには、次の手順に従います。
左ウィンドウで、エスカレーションをクリックします。
エスカレーション パスを使用チェック ボックスをオンにし、エスカレーション パスを作成します。 タスクは、エスカレーション パスにリストされるユーザーに自動的に割り当てられます。 たとえば、次の表に、エスカレーション パスを示します。
順番 エスカレーション パス 1 割り当て先: 奈緒美 2 割り当て先: 悦子 3 最終アクション: 拒否 この例では、奈緒美に、期限超過のタスクが割り当てられます。 割り当てられた時間内に奈緒美がタスクを実行しない場合は、悦子にタスクが割り当てられます。 割り当て時間内に悦子がタスクを実行しない場合、処理のために送信されたドキュメントがシステムによって却下されます。
エスカレーション パスにユーザーを追加するには、エスカレーションの追加をクリックします。 割り当てタイプタブで、次の表のいずれかのオプションを選択し、オプションの追加手順を実行してから、ステップ 4 に進みます。
オプション タスクのエスカレート先のユーザー 追加手順 階層 特定の組織階層内のユーザー - 階層タイプ 一覧の 階層選択 タブの、階層 を選択したのち、タスクのエスカレート先の階層タイプを選択します。
- システムは、一定範囲のユーザー名を階層から取得する必要があります。 これらの名前は、タスクをエスカレートできるユーザーを表します。 システムで取得するユーザー名の範囲について、その開始点と終了点を指定するには、次の手順に従います。
- 開始点を指定するには、開始 一覧から人物を選択します。
- 終了点を指定するには、条件の追加 をクリックします。 次に、階層のどこで名前の取得を止めるかを示す条件を入力します。
- 階層オプション で、タスクをエスカレートできる範囲内のユーザーを指定します。
- 取得したすべてのユーザーに割り当てる – タスクは範囲内のすべてのユーザーにエスカレートされます。
- 取得した最後のユーザーのみに割り当てる – タスクは、範囲内の最後のユーザーのみにエスカレートされます。
- 次の条件のユーザーを除外します – タスクは、特定の条件に該当する範囲内のユーザーにはエスカレートされません。 条件を指定するには、条件の追加 をクリックします。
ワークフロー ユーザー 現在のワークフロー内のユーザー - ワークフロー ユーザー 一覧の、ワークフロー ユーザー タブの、ワークフロー ユーザー を選択したのち、ワークフローに参加するユーザーを選択します。
ユーザー 特定のユーザー - ユーザー を選択したのち、ユーザー タブをクリックします。
- 利用可能なユーザーの一覧には、すべてのユーザーが含まれます。 タスクをエスカレートするユーザーを選択し、そのユーザーを 選択されたユーザー リストに移動します。
期限タブの、期間フィールドで、ユーザーがタスクを完了するのに必要とする期間を指定します。 次のいずれかのオプションを選択します。
- 時間 – ユーザーがタスクを完了するのに必要とする期間を時間数で入力します。 続いて、組織で使用しているカレンダーを選択し、組織の週間労働時間に関する情報を入力します。
- 日 – ユーザーがタスクを完了するのに必要とする期間を日数で入力します。 続いて、組織で使用しているカレンダーを選択し、組織の週間労働時間に関する情報を入力します。
- 週 – ユーザーがタスクを完了するのに必要とする期間を週数で入力します。
- 月 – ユーザーがタスクを完了する必要のある期限を、曜日、週で選択します。 たとえば、当月の第 3 週の金曜日までにタスクを完了する必要があるように設定できます。
- 年 – ユーザーがタスクを完了する必要のある期限を、曜日、週、月で選択します。 たとえば、12 月の第 3 週の金曜日までにタスクを完了する必要があるように設定できます。
エスカレーション パスに追加するユーザーごとに、ステップ 3～4 を繰り返します。 ユーザーの順序は、変更できます。
エスカレーション パスに含まれるユーザーが、割り当てられた時間内にタスクを完了しない場合、システムによってタスクが処理されます。 システムによる処理を指定するには、アクション行を選択し、アクションの終了タブでアクションを選択します。
タスクをシステムで自動的に処理する条件を指定する
特定の条件が満たされたときに、手動タスクをシステムで処理するように設定できます。 たとえば、あるタスクでは、経費精算書と共に提出された領収書を経費精算書部門のメンバーが確認する必要があります。 会社のポリシーに従うと、このタスクは、経費精算書の合計金額が USD 100 を超える場合に実行する必要があります。 このシナリオでは、合計金額 < 100 の場合に、完了のマークを自動的にタスクに付けるよう、システムをコンフィギュレーションできます。 手動タスクをシステムによって処理する条件を指定するには、次の手順に従います。
左ウィンドウで、自動アクションをクリックします。
自動アクションの有効化を選択し、チェック ボックスをオンにします。
条件の追加をクリックします。
条件を入力します。
必要に応じて、追加条件を入力します。
入力した条件が正しくコンフィギュレーションされていることを確認するには、次の手順を実行します。
- テストをクリックします。
- ワークフロー条件のテストページで、条件の検証領域で、レコードを選択します。
- テストをクリックします。 システムによってレコードが評価され、定義した条件を満たすかどうかが判定されます。
- OK、またはキャンセルをクリックして、プロパティページに戻ります。
自動完了アクション一覧で、タスクに対してシステムが実行するアクションを選択します。
いつ通知を送信するかを指定する
手動タスクが委任、エスカレート、完了、否認されたとき、または変更が依頼されたときに、ユーザーに通知を送信できます。 通知の送信条件と、通知の送信先のユーザーを指定するには、次の手順に従います。
左ウィンドウで、通知をクリックします。
通知を送信するイベントの横にあるチェック ボックスをオンにします。
- 委任 – タスクは他のユーザーに割り当てられています。
- エスカレート – 割り当てられたユーザーは、割り当て時間内にタスクを完了していません。
- 完了 – 割り当てられたユーザーがタスクを完了しました。
- 拒否 – 割り当てられたユーザーが提出されたドキュメントを否認しました。
- 変更依頼 – 割り当てられたユーザーが、提出されたドキュメントの変更を依頼しました。
手順 2. で選択したイベントの行を選択します。
通知テキストタブのテキスト ボックス内で、通知のテキストを入力します。
通知を個人向けのものにするには、プレースホルダーを挿入します。 プレースホルダーは、通知がユーザーに表示されるときに、適切な情報に置き換えられます。 次の手順に従って、プレースホルダーを挿入します。
- テキスト ボックス内で、プレースホルダを表示する場所をクリックします。
- プレースホルダーの挿入をクリックします。
- 表示されるリストで、挿入するプレースホルダーを選択します。
- 挿入をクリックします。
通知の翻訳を追加するには、次の手順に従います。
- 翻訳をクリックします。
- 表示されるページで、追加をクリックします。
- 表示される一覧で、テキストを入力する言語を選択します。
- 翻訳テキストフィールドで、テキストを入力します。
- テキストをカスタマイズする場合は、ステップ 5 の説明に従い、プレースホルダーを挿入します。
- 閉じるをクリックします。
受信者タブで、通知の送信先ユーザーを指定します。 次の表のいずれかのオプションを選択し、オプションの追加ステップを実行してから、ステップ 8 に進みます。
オプション 通知の受信者 追加手順 参加者 特定のグループまたはロールに割り当てられたユーザー - 参加者のタイプ 一覧の ロール ベース タブの、参加者 を選択したのち、通知の送信先のグループまたはロールのタイプを選択します。
- 参加者 の一覧で、通知の送信先のグループまたはロールのタイプを選択します。
ワークフロー ユーザー 現在のワークフロー内のユーザー - ワークフロー ユーザー 一覧の、ワークフロー ユーザー タブの、ワークフロー ユーザー を選択したのち、ワークフローに参加するユーザーを選択します。
ユーザー 特定のユーザー - ユーザー を選択したのち、ユーザー タブをクリックします。
- 利用可能なユーザーの一覧には、すべてのユーザーが含まれます。 通知の送信先のユーザーを選択して、それらのユーザーを 選択されたユーザー リストに移動します。
ステップ 2 で選択したイベントごとに、ステップ 3～7 を繰り返します。
期限の設定
手動タスクを特定の時間内に完了する必要がある場合は、次の手順に従います。
メモ
この手順で選択するオプションは、このページの割り当て、およびエスカレーション領域で選択されたオプションよりも優先されます。
左ウィンドウで詳細設定をクリックします。
ワークフロー要素の期限の設定を選択し、チェック ボックスをオンにします。
期間フィールドで、このタスクをいつまでに完了する必要があるかを指定します。 次のいずれかのオプションを選択します。
- 時間 – タスクの完了期限を時間数で入力します。 続いて、組織で使用しているカレンダーを選択し、組織の週間労働時間に関する情報を入力します。
- 日数 – このタスクの完了期限を日数で入力します。 続いて、組織で使用しているカレンダーを選択し、組織の週間労働時間に関する情報を入力します。
- 週 – タスクの完了期限を週数で入力します。
- 月 – タスクの完了期限を曜日、週で選択します。 たとえば、当月の第 3 週の金曜日までにタスクを完了する必要があるように設定できます。
- 年 – タスクの完了期限を曜日、週、月で選択します。 たとえば、12 月の第 3 週の金曜日までにタスクを完了する必要があるように設定できます。
時間制限を超過した場合は、システムによってタスクが処理されます。 アクションの一覧で、システムで実行するアクションを選択します。
ユーザーが実行可能なアクションを指定する
手動タスクがあるユーザーに割り当てられた場合、そのユーザーはタスクを処理する必要があります。 タスクに対してユーザーが実行できるアクションを指定するには、次の手順に従います。
メモ
実行可能なアクションは、タスクの設計方法によって異なります。
- 左ウィンドウで詳細設定をクリックします。
- ユーザーが完了マークをタスクに付けられるようにするには、完了チェック ボックスをオンにします。
- ユーザーが提出されたドキュメントを否認できるようにするには、拒否チェック ボックスをオンにします。
- ユーザーが提出されたドキュメントに対して変更を依頼できるようにするには、変更依頼チェック ボックスをオンにします。
- ユーザーがタスクを別のユーザーに割り当てることができるようにするには、委任チェック ボックスをオンにします。
- ユーザーが作業項目キューの他のユーザーにタスクを割り当て直すことができるようにするには、再割り当てチェック ボックスをオンにします。
- ユーザーが作業項目キューにタスクを割り当て直すことができるようにするには、リリースチェック ボックスをオンにします。 すると、別のユーザーがタスクを完了できます。